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Projektmanagment (OP) (Subject) / 17_01_Projektabschluss (Lesson)

17_01_Projektabschluss

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  • Was ist der Projektabschluss? Mit dem Projektabschluss tritt das Projekt in seine letzte Prozessphase. Der Projektabschluss umfasst diejenigen Tätigkeiten eines Projekts, die dazu dienen, alleProjektprozesse und Projektmanagementprozesse zu beenden und die Abnahme des Projektsherbeizuführen.
  • Was sind zwei Herausforderungen beim Projektabschluss? Nachhaltige Lessons Learned KulturVerankerung der Erfahrungen außerhalb der Projektarbeit
  • Was ist nach DIN 69901-2 der Auslöser für die Abschlussphase? der Prozess "Abnahme erteilen".
  • Was sind 9 Aktivitäten der PM-Phase „Abschluss“ nach DIN 69901: 2009? • Nachkalkulation erstellen• Verträge beenden• Projektabschlussbericht erstellen• Abschlussbesprechung durchführen• Leistungen würdigen• Projekterfahrungen sichern• Projektdokumentation archivieren• Ressourcen rückführen• Projektorganisation auflösen
  • Welche 4 Prozessschritte sind Bestandteil eines Projektabschlusses in ICB 3.0 und PM3? Produktabnahme Projektabschlussanalyse (Projekt-Evaluation)o Nachkalkulationo Abweichungsanalyseo Wirtschaftlichkeitsanalyseo Kundenbefragung Erfahrungssicherungo produktbezogene und projektbezogene Erfahrungsdateno Kennzahlen Projektauflösungo Projektabschlussbericht erstellen und kommuniziereno Abschlussbesprechung durchführeno Projektdokumentation archiviereno Personalressourcen beurteilen und Ressourcen rückführeno Projektparty / Projektabschlussveranstaltungo formales Projektende und ggf. Information an Portfolio-Management
  • Was ist eine Nachkalkulation? Auf Basis des Projektplans (Kosten, Finanzmittel, Businessplan) erfolgt das Zusammentragen aller wesentlichen kaufmännischen IST-Daten und eine Gegenüberstellung der in der Vorkalkulation geschätzten Plandaten sowie der erreichten Produktergebnisgrößen. Die Projektnachkalkulation ist damit auch eine Art Projektergebnisrechnung.
  • Was sind 2 Ziele der Nachkalkulation? Ermittlung der tatsächlichen Kosten eines Projekts und Überprüfen der wirtschaftlichenTragfähigkeit Kontrolle der zu Projektbeginn gemachten Wirtschaftlichkeitsprognosen am Projektende
  • Was sind 7 mögliche Kennzahlen eines Plan-/Ist Abgleiches(Nachkalkulation)? Erfolgskriterien / Ziele Leistungo geplanter Leistungsumfang vs. realisierter Leistungsumfango Change-Management Kosten-> EVA: CPI (Cost Performance Index): EV / ACo Sachkosten ; Personalkosten / Personalaufwand Termin-> EVA : SPI (Schedule Performance Index): EV / PV Risikeno Risikobudget Qualitäto Qualitätskosten / Qualitätsaufwand Kommunikationo Wirksamkeit der Maßnahmen Stakeholdermanagement
  • Was ist eine Abweichungsanalyse? Auf Basis der Projektnachkalkulation wird eine Abweichungsanalyse der Projekt - undProduktparameter erstellt. Durch sie sollen Maßnahmen und Lösungsansätze für das künftigeVermeiden größerer Abweichungen von den Planvorgaben abgeleitet werden .
  • Was sind 3 Planabweichungskategorien und welche 3 Ursachenarten gibt es für diese Abweichungen? Abweichungskategorien: - Personelle Ursachen - Technsiche Ursachen - Organisatorische Ursachen Ursachenarten: - vermeidbare Ursachen - kaum vermeidbare Ursachen - nicht vermeidbare ursachen
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  • Welche 3 Aktivitäten finden beim beenden der Verträge statt? • Abschluss aller Verträge, die nach Projektende nicht mehr benötigt werden• Überprüfung welche Verträge nach Projektende noch für den Weiterbetrieb der vom Projekterstellten Leitungen notwendig sind• Übergabe der noch notwendigen Verträge an die betreueunden Organisationseinheiten
  • Was ist der Projektabschlussbericht? „zusammenfassende, abschließende Darstellung von Aufgaben und erzielten Ergebnissen, von Zeit-, Kosten- und Personalaufwand sowie gegebenenfalls von Hinweisen für mögliche Anschlussprojekte.“ Der Projektabschlussbericht dokumentiert den Ablauf, stellt die tatsächlich erreichtenLeistungen des Projekts dar und vergleicht sie mit dem ursprünglich vereinbartenLeistungsumfang. Dies umfasst alle Aspekte sowohl der erstellten Werke als auch desProjektmanagements.
  • Welche 3 ktivitäten finden bei Projektabschlussbericht statt?  die Analyse des Projektverlaufs (Abwicklungsprozesses)o die Organisationo die Planverfahren und deren Einhaltungo die Abweichungen von Terminen, Kosten, Leistungen und Qualitäto die Kommunikationo die Abläufeo das Führungsverhalten die Abweichungsanalysen mit den folgenden wesentlichen Punkteno projektbezogene Abweichungen (Kosten, Zeit)o Produktmerkmale (Funktionalität, Qualität)o Personelle, technische, organisatorische Ursacheno vermeidbare bzw. nicht oder kaum vermeidbare Ursacheno Korrekturmaßnahmen ggf. offene Punkte
  • Was ist eine Abschlussbesprechung? Die förmliche Projektabschlusssitzung wird auch als „Kick-Out-Meeting“ bezeichnet.Die ursprünglichen Planungen und Ziele werden in einer Abschlusspräsentation mit den erreichtenZielen verglichen• hard facts• soft facts
  • Welche 6 Aktivitäten finden bei der Abschlussbesprechung statt?  Wurden die Ziele erreicht ?o Kosteno Zeito Qualität/Leistung ggf. welche Gründe gab es für Abweichungen ?  Waren die Maßnahmeno Stakeholder-Managemento Risiko-Managementerfolgreich  Was haben wir aus diesem Projekt gelernt? (lessons learned)o Was ist in diesem Projekt gut gelaufen?o Was ist in diesem Projekt schlecht gelaufen?o Was hätten wir anders machen sollen?o Was sollte in zukünftigen Projekten berücksichtigt werden?  Ist die Projekt-Dokumentation vollständig ? Wurde der Change-Management-Prozess gelebt ?
  • Was wird bei "Leistungen würdigen" gemacht? Die Leistungen der Projektbeteiligten werden in geeigneter Form (z.b. materielle oderimmaterielle Anerkennung) gewürdigt und das Erreichen der Projektziele gebührend gefeiert
  • Was passiert bei der Projekterfahrungen Sicherung? es müssen die „wesentlichen Merkmale und Erkenntnisse“ aus dem abzuschließendenProjekt extrahiert und für Nachfolgeprojekte zugreifbar gemacht werden.
  • Womit können Projekterfahrungen gesichert werden? Eine Erfahrungsdatenbank bietet eine Grundlage für Aufwandsschätzungen Produktivitätsbetrachtungen Projektbeurteilungen Wissenstransfer
  • Was sind 4 mögliche Themenbereiche der Erfahrungssicherung? o Projektplanung / Projektcontrolling-> Planabweichungen inkl. der Steuerungsmaßnahmen• Leistung, Kosten, Termino Qualitätsmanagement -> QS-Kosteno Fehlermanagement -> Fehlerkosteno Risikomanagement -> Maßnahmen zur Risikobehandlungo Ressourcenmanagement -> Produktivität und Overheado Kommunikationsmanagement -> erfolgreich / nicht erfolgreicho Stakeholdermanagement -> erfolgreiche / nicht erfolgreiche Maßnahmeno Konfliktmanagement -> erfolgreiche / nicht erfolgreiche Maßnahmeno Änderungsmanagement -> Umgang mit Änderungsanträgeno Effizienz der Projektorganisation -> z.B. Entscheidungsprozesseo Effizienz des Projektmanagements -> z.B. Methoden, Verfahren
  • Wie wird die Projektdokumentation archiviert(3)? Prüfung der Projektdokumentation auf Konsistenz und Vollständigkeit Integration in das vorhandene Archiv• Bereitstellung für ggf. notwendige Recherchen
  • Welche 3 Aspekte werden bei der Ressourcen Rückführung gemacht? Projektteam (Mitarbeiter) Beurteilen(durch PL)• Projektleiter Beurteilen(durch AG und/oder Projekt-Team)• andere Ressourcen Hardware Testumgebungen Möbel und Arbeitsräume

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