Projektmanagment (OP) (Subject) / 16_02_Problem_und_Konfliktmanagement (Lesson)

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• Wie verläuft der weg von einem Risiko zu einer Krise? Risiko -> Abweichung/Problem -> Konflikt -> Krise
• Was ist ein Problem? Ein Problem ist eine (größere) Abweichung zwischen Soll- und Ist-ZustandDas Ziel ist klar, aber der Weg zum Ziel ist unklar(wird nicht gefunden oder kann nicht gegangen werden)d.h. : Ein Problem ist immer eine Abweichung, von der nicht spontan bekannt ist, wie sie aufgehoben werden soll
• Was sind 5 Problemarten mit denen ein Projektleiter umgehen muss? • Zielproblem: Abweichung von dem erwarteten Ziel• Sachproblem: Die Sachlösung des Projekts oder einzelner Projektschritte entspricht nicht den Anforderungen, z. B. weil Fehler gemacht wurden• Methodenproblem: Methoden, werden nicht angewendet oder führen nicht zu dem gewünschten Ergebnis.• Entscheidungsproblem: Entscheidungen erfolgen nicht bzw. nicht zeitnah• Team- / Personal-Problem: Das Verhalten von Personen entspricht nicht den erwarteten oder vorausgesetztem Verhalten im Projekt.
• Welche 4 Dimensionen hat die Wirkung von Problemen?  Stärke der Wirkungo kleine oder mittlere oder große Auswirkungen auf die Zielerreichung Art der Wirkungo Terminliche oder wirtschaftliche Auswirkungeno Image Schädigungo Leistungsfähigkeit oder Zusammenarbeit oder Motivation des Projektteams Reichweite der Wirkungo Arbeitspaket, Teil-Projekt, Projekt, Projekt-Portfolio, Unternehmen Einmal- oder Grundsatz-Problem
• Was ist Problem-Management ? Problemmanagement ist die Erarbeitung einer Lösung des Problems unter dem Auffinden eines Weges um zu dem gewünschten Soll-Zustand zu kommen.
• Welche Methode hat sich zur Lösung von Problemen bewährt? Der systematischer Problem-Lösungsprozess
• Nennen und beschreiben sie die 6 Schritte des systematischen problemlösungs prozess Problem erfassen und beschreiben Eine eindeutige Problembeschreibung ist eine entscheidende Erfolgsvoraussetzung für die Analyse und Lösung des Problems Die Präzision der Problembeschreibung hängt sehr stark von der Formulierung ab. Unklare Beschreibungen führen zu Fehlinterpretationen und ggf. zu neuen Problemen. W-Fragen (Wer, Wie, Wann, Warum, Was, Wo, Womit, Wieviel) führen zu einer deutlichen Präzisierungo Was ist das Problem und warum ist das ein Problem ?o Wann und wo tritt das Problem auf ?o Was hat sich verändert und was war der frühere Zustand ?o Welche Zielgruppe ist vom Problem betroffen und welche Zielgruppe ist vom Problem nicht betroffen ?o Worin liegt die Abweichung ?o Wie häufig tritt das Symptom auf ?o Welche Lösungsversuche gab es schon und warum brachten sie keinen Erfolg ?o Welche Auswirkung hat das Problem wenn es nicht gelöst wird ?  Problemanalyseo Ziel der Problemlösung Es muss klar sein, was die Ziele und die Randbedingungen der Problemlösung sind. z.B. muss geklärt werden, welcher Aufwand für die Problemlösung investiert werden kann.o Situationsanalyse unter Einbeziehung aller Projektprobleme Die Gesamtsituation aller Probleme eines Projektes werden erfasst und für die Bearbeitung bewertet.o Ursachenanalyse (methodisch z.B. „Ishikawa-Diagramm“) In diesem Schritt geht es darum, die Ursachen des Problems zu ermitteln. Erst, wenn es möglich ist, an die Wurzel des Problems heranzukommen, ist eine Problemlösung nachhaltig realisierbar. Es ist sinnvoll in zwei Schritten vorzugehen.1. Woran kann es liegen, dass wir das Problem haben?2. Woran liegt es tatsächlich.  Lösungsfindungo Lösungen erarbeiten Stehen die Ursachen fest, geht es nun weiter mit dem Erarbeiten von möglichen Lösungsalternativen. Hier steht die Frage im Vordergrund, welche Möglichkeiten uns zur Verfügung stehen, um die Ursachen zu beheben.o Lösungen bewerten Aus den möglichen Lösungsansätzen muss gemeinschaftlich mittels systematischer Methoden die Lösung ausgewählt werden, welche die optimale Erfüllung der Ziele gewährleistet. Entscheidungsfindungo Der ausgewählte Lösungsansatz muss bewusst entschieden werden. Dabei muss Entscheidungskompetenz transparent sein.o Eine Überprüfung auf Akzeptanz bei den Stakeholdern sollte auf jeden Fall erfolgen. Umsetzungo Planung der Aktivitäteno Durchführung der Aktivitäten Erfolgskontrolleo Wirkungskontrolle Nicht immer kann die Lösung auch das Problem tatsächlich vollständig beseitigen. Deshalb muss die Wirkung der Problemlösung anhand der Ziele und deren Muss-Kriterien überprüft werdeno Lessons Learned Oft treten gleichartige Probleme nicht nur in einem Bereich auf. Daher ist es sehr lohnenswert sich am Ende des Lösungsprozesses die Frage zu stellen, was wir aus der Lösung lernen können. Kann das gleiche Problem evtl. an einer anderen Stelle auftreten, sind wir in der Lage im Vorfeld die richtigen Maßnahmen zu ergreifen, damit das Problem erst gar nicht auftritt. Nach jedem Problemlösungs-Prozess muss geprüft werden, wie dieser Prozess noch verbessert werden kann.
• Welche 2 weiteren Methoden gibt es noch für die Problemlösung? - Fordec - 8D Problemlösungsmethode / 8D-Report
• Was ist ein Konflikt? Konflikte sind Spannungssituationen, in denen Zwei oder mehr Personen Gleichzeitig durch unvereinbares oder widersprüchliches Denken, Fühlen, Bewerten und Verhalten Einander verletzen oder behindern. Dabei reicht es aus, wenn eine Partei die Unvereinbarkeit empfindet. Definition Lt. Dudeno Zusammenstoßo Auseinandersetzungo Streito Zerwürfniso Widerstreit der Gefühle
• Was ist Konflikt-Management? Aufgabe des Konfliktmanagements ist es, Konflikte im Projekt durch geeignete Vorsorgemaßnahmen zu vermeiden, Symptome und Warnzeichen von Konfliktpotenzialen im Projektverlauf frühzeitig zu erkennen und angemessen darauf zu reagieren sowie entstandene Konflikte kreativ und kooperativ zu lösen.Das Konfliktmanagement beschäftigt sich mit dem • Erkennen, Verstehen, Bewältigen und Vorbeugenvon Konflikten. Nicht jeder Konflikt kann gelöst werden – daher wird oftmals der Begriff „Bewältigen“ gewählt.
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• Welche 6 Konfliktarten gibt es in Projekten? - Zielkonflikt - Beurteilungskonflikt - Verteilungskonflikt - Beziehungskonflikt - Wertekonflikt
• Welche 3 Konflikttypen gibt es? Es gibt drei Konflikttypen:• Konflikte zwischen Gruppen (interkulturell)• Innere Konflikte (intrapersonal)o Widersprüche bei den verschiedenen Rollen einer Person• Konflikte zwischen Streitparteien (interpersonal)
• Welche 3 Konfliktursachen in Bezug auf Bedürfnisse gibt es?  Leistungsbedürfnis:o Streben nach Leistungsverbesserung und Erfolgo sind Spezialisten (Perfektionisten) in einem Bereicho wollen hier messbaren Erfolg und richtig gut seino möchten, dass ihnen keiner in ihrer Art es zu machen, reinregierto lieben Routine und Ungestörtheit  Zugehörigkeitsbedürfnis:o Wunsch nach kontaktintensiver Interaktion und Anerkennungo arbeiten gut und gerne, wenn es harmonisch ist wenn man Zeit und Lust hat, neben der Arbeit auch über Privates sich auszutauschen wenn sie nicht alleine unterwegs sind  Machtbedürfnis:o Streben nach Einflussnahmeo wollen gestalten und Einfluss nehmeno Einige wollen das, um ein Problem zu lösen oder einen Prozess, eine Organisation weiterzubringeno Andere wollen sich selbst beweisen, wollen der Welt beweisen, wie groß und mächtig sie sind.
• Was sind heiße und kalte Konflikte? Heiße und kalte KonflikteKonflikte können „heiß“ oder „kalt“ auftreten. Von heißen Konflikten spricht man, wenn diese für Dritte offensichtlich ausgetragen werden. Kalte Konflikte hingegen sind für Außenstehende kaum oder nicht erkennbar.
• Was ist das Konflikteskalation nach Glasl? Ein bekanntes Modell zur Beschreibung der Konflikteskalation stammt von Friederich Glasl. Er beschreibt das Fortschreiten von Konflikten als eine Folge von sich verstärkenden neun Eskalationsstufen, die in drei Bereiche unterteilt sind.  Win-win-Situationo es gibt keine Verlierer (Gegner des Konflikts sind zufrieden) Win-lose-Situationo es gibt Verlierer und Gewinner (Verlierer des Konflikts tragen die größten Konsequenzen) Lose-lose-Situationo es gibt keinen Gewinner (Gegner erleiden großen/ größtmöglichen Schaden)
• Was sind die 9 Phasen des Konflikteskalation Modells nach Glasl? Verhärtung Die Stimmung verschlechtert sich Affektive Beteiligung tritt an die Stelle von humorvoller Frotzelei Beteiligten tauschen sich zunächst im engsten Freundeskreis aus Keine offene Konfliktaustragung Polarisierung / Debatte• „Argumentationskarussel“• Es geht darum, Recht zu haben. Man ist nicht bereit, den Standpunkt des anderen sachlich zu betrachten• Man redet aneinander vorbei, hört nicht zu Man kreist um ewig gleiche Themen Taten statt Worte• Vermeidungsstrategie• Körperliche Abwehrhaltungen• Missbilligende Kommentare, nun auch in aller Öffentlichkeit• Informationen werden bewusst vorenthalten Koalitionen• Lästern im Kollegenkreis• Gedanken/Gespräche diesbezüglich auch im privaten Umfeld.• Umfassende, gezielte Sympathisantengewinnung, die der Bestätigung der eigenen Person dient• Selektive Wahrnehmung in das Bild passen der Eigenschaften/Ereignisse bei dem Kontrahenten Gesichtsverlust• Der Kontrahent wird als ganze Person infrage gestellt• Psychologisieren des Verhaltens/der Persönlichkeit des Kontrahenten• Bewusste, öffentliche Diffamierung des Gegenspielers Drohstrategien• Offen ausgesprochene Drohungen Begrenzte Vernichtungs-schläge• Umsetzung mit „Denkzettel“-Charakter Zersplitterung• Bewusste Schadenszufügung• Gezielte „Vernichtung“ des Gegners Gemeinsam in den Abgrund• Schadenszufügung um jeden Preis
• Welche 6 Lösungsstile für Konflikte gibt es? - Durchsetzten - Vermeiden - Nachgeben - Kompromiss - Kooperation - Delegation
• Was ist der Genereller Ablauf von Konfliktlösungsverfahren? (5) Eskalation Stoppen Neutralität sichern Ursachen Suchen \ Lösung finden Vereinbarung treffen Vereinabrung prüfen
• Was ist Mediation (Vermittlung)? • Es handelt sich um ein strukturiertes Verfahren zur Beilegung - oder im Vorfeld zur Vermeidung - eines Konfliktes unter Einschaltung einer unparteiischen Person (= Mediator/ Vermittler). • Ziel dieser moderierten Konfliktbearbeitungsmethode ist es nicht, einen objektiv fairen Ausgang zu erreichen, sondern die betroffenen Personen zu einer subjektiv für sie ausgewogenen Lösung zu führen.
• Was bedeutet Konfliktvorbeugung? Sind Konflikte in einem fortgeschritten Stadium, so erfordert ihre Lösung einen höheren Aufwand als wenn sie in einem frühen Stadium behandelt werden. Eskalierende Konflikte binden Ressourcen und Energien, die dann woanders nicht genutzt werden können.Konfliktvorbeugung hat also mit dem Schaffen eines geeigneten Arbeitsumfeldes zu tun. Auch wenn dies sehr einfach klingt, werden hier in der Praxis häufig Fehler gemacht.Im besten Fall treten (gewisse) Konflikte erst gar nicht auf – Dies ist jedoch nicht mit Konfliktunterdrückung zu verwechseln. Ganz vermeiden lassen sich Konflikte jedoch nicht d.h.: Konfliktvorbeugung spart GeldKonfliktvorbeugung im Projektmanagement hat nichts mit den gezieltem Vermeiden konkreter Konflikte zu tun, sondern mit der Gestaltung konfliktvorbeugender RahmenbedingungenAnsatzpunkte zur Konfliktvorbeugung  Die beste Möglichkeit, Konflikten vorzubeugen ist „das Gespräch“. Möglichkeiten zur Reduzierung des Konfliktpotenzials in Projekten
• Was sind positive Aspekte von Konfllikten? Ein mittleres Konfliktniveau wirkt effizienzsteigernd. Sowohl zu niedriges (keine Ideen, Innovationen) als auch zu hohes (Streß, Intrigen) Konfliktniveau sind mit geringer Effizienz verbunden. Chancen von Konflikteno Entwicklung neuer Energien (starker Wettbewerb)o Stimuliert zu Kreativität und fördert Innovationo Erhöht Gruppenkohäsiono Voraussetzung für organisatorischen Wandel, da Konflikte Unternehmensstagnation verhindern und Veränderungen auslöseno Management-by-Conflict: kleine Konflikte provozieren, um größere zu verhindern (Spannungsabbau)
• Was ist eine Krise? Krise• ist ein vorhersehbares (und damit ein kalkulierbares) Negativereignis• ist eine Eskalation von Problemen oder Konflikten innerhalb eines Projekts, deren Lösung unter den gegebenen Rahmenbedingungen unmöglich ist oder als unmöglich erscheint und als existenzbedrohend für das Projekt angesehen werden kann.
• Welche 4 Phasen durchläuft das Projekt bevor es kollabiert?  Stakeholder- oder Leitungskriseo Auf der Führungsebene sorgen Konflikte oder die Überforderung Beteiligter dafür, dass grundsätzliche Entscheidungen zur Projektdurchführung oder- vollendung zu spät oder gar nicht fallen. Das Vertrauen in einen Projekterfolg geht verloren.  Strategiekriseo Dem Projekt fehlen klare Ziele und eine Vision. Das führt zu Fehlsteuerungensowie Verzögerungen und Inkonsistenzen in Planung und Priorisierung.  Meilensteinkrise / operative Kriseo Die fehlende oder fehlerhafte Strategie schlägt auf das operative Vorgehen durch; Termine werden gerissen, das Budget explodiert, die Qualität leidet, der Kunde wird nicht mehr mitgenommen.  Ergebniskriseo Leitung, Projektorganisation und Auftraggeber realisieren, dass die Projektziele in einer oder mehreren Dimensionen (Zeit, Budget, Qualität, Nutzerakzeptanz) nicht mehr oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand erreicht werden können. Werden alle Zieldimensionen verfehlt, folgt unweigerlich der Kollaps.
• Was ist Krisenmanagement und aus aus welchen 4 Bereichen besteht es? • Im Wesentlichen besteht es aus den Bereichen Krisenpräventiono konzentriert sich darauf, bekannte Faktoren für Projektkrisen zu reduzieren. Professionelles und systematisches Projektmanagement und Risikomanagement leisten hier den größten Beitrag. Krisenfrüherkennungo versucht, Indikatoren für Krisen möglichst rechtzeitig zu erkennen. Diese sind oftmals im Bereich der "soft facts" angesiedelt wie z.B. erkennbar abnehmende Motivation von Mitarbeitern, zunehmende Konflikte, oder mangelndes Interesse des Auftraggebers. Aber auch messbare Indikatoren wie beständige Qualitätsmängel, laufende Verzögerungen von Meilensteinen oder stark variierende Projektkennzahlen können auf entstehende Krisen hinweisen. Krisenbewältigungo setzt schließlich ein, wenn eine Krise offenbar geworden ist, bzw. ein projektgefährdendes Risiko eingetreten ist. In der Regel wird hier ein Projektaudit erforderlich sein, in dem die Chancen und Möglichkeiten für eine Projektsanierung erkundet werden. Bei Krisensituationen empfiehlt es sich, eine neutrale Person (z.B. aus einer anderen Abteilung, vom zentralen Projektbüro oder einen externen Dienstleister) hinzuzuziehen, um durch den unabhängigen Blick von außen eine bessere Einschätzung der Lage zu erhalten.o Ziel: Wiederherstellung der Handlungsfähigkeit im Projekt Krisenreflexiono Erfahrungssicherung; lessons learned• Hilfen zur Krisenprävention und Krisenfrüherkennung sind Projektcontrolling Risikomanagement
• Welche Methode kann zur zur Krisenbewältigung genutzt werden?  KOPV-Methode (gesprochen: „Kopf“) (Michael Neubauer) - Analyse - Schadenserwartung - Lösungsalternativen - Nutzen darstellen - Verhandlung

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