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Projektmanagment (OP) (Subject) / 16_01_Kommunikation_T2 (Lesson)
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- Was sind 6 Instrumente der projektinternen Kommunikation? • Projektordner zur Dokumentenablage• Mail-Verteiler• Wikis• Projekt-Portal, ggf. mit Unterportalen für Teilprojekte Projektinformationen (Projektereignisse, Veranstaltungen) Dokumentenablage (mit Versionierung) DB-gestützte Listen für verschiedene Projektaufgaben (ToDo-, Risiko-Listen) Wichtige Links• Regelmäßige Meetings Teilprojekte Kernteam Lenkungsausschuss• Themenspezifische Meetings in unterschiedlicher Zusammensetzung ggf. auch mit Nicht-Projekt-Mitarbeitern
- was sind 4 Spielregeln der Projektinternen Kommunikation? Alle orientieren sich am jeweils gleich verstandenen Ziel und jeder trägt zur Erreichung der Ziele bei Wir achten auf gegenseitige Wertschätzung und unsere Beziehungsebene Stärken und Schwächen (der Teammitglieder) werden akzeptiert Probleme werden offen (und direkt) angesprochen Konstruktives Feedback ist erwünscht aufmerksam zuhören ausreden lassen Abweichende Meinungen werden ernstgenommen Absprachen und Zeiten werden eingehalteno Einhalten von Terminvorgabeno Einhalten von definierten Prozesseno Einhalten von Kommunikationsregeln und Eskalationswegen Interkulturelle Unterschiede werden akzeptiert
- Was ist eine Projektbesprechungen und welche 4 Inhalte hat sie? Eine Besprechung (synonym: Meeting, Sitzung) ist ein formelles Treffen von Projektbeteiligten zum Zweck des Informationsaustauschs und ggf. der Beschlussfassung. Einladung: Rechtzeitig versendete Mitteilung über Termin, Ort bzw. Medium und Teilnehmer sowie mit der (vorläufigen) Tagesordnung Tagesordnung: Liste der zu besprechenden Punkte Besprechungsorganisation: Gesprächsleitung und Protokollant Ergebnisprotokoll: Nach den Tagesordnungspunkten geordnete Dokumentation der Besprechungsergebnisse
- Welche 3 Besprechungsarten gibt es? Regelmäßige besprechungen Ergebins-gesteuerte besprechungen Ereignis-gesteuerte Besprechugnen
- Was sind die Ziele, Teilnehmer und der Zeitpunkt der 3 Besprechungsarten? • Regelmäßige Besprechungen Ziel:o Ermittlung des Projektstatus (Projektstatus-Sitzungen (PSS)) Teilnehmer:o Projektleitung/Kernteam Zeitpunkt:o Regelmäßig, (z.B. Montags-jour-fixe, 14-tägig, monatlich Hauptaufgabeno Projektstatus feststelleno Informationen austauscheno Planabweichungen (Termine, Kosten, Aufwand) besprecheno Diskussion von Problemen (problem of the day (POD))o Erforderliche Steuerungsmaßnahmen ausarbeiteno Teamgeist fördern und Motivation steigerno Stakeholder-, Risiko-, Kommunikations- und Qualitätsmanagemento Vorbereitung von Lenkungsausschuss-Sitzungen • Ergebnis-gesteuerte Projektbesprechungen Ziel:o Treffen von Entscheidungen Teilnehmer:o Lenkungsausschuss, PL, Controller Zeitpunkt:o Wichtige Ergebnisse liegen vor bzw. sollten gemäß Planung vorliegen und sind abzunehmen Beispiele:o Abnahme von Meilensteineno Freigabe der Folgephaseo Unterbrechung des Projekteso Abnahme (Beendigung) des Projektes Alle zur Entscheidung anstehenden Punkte werden in Beschlussvorlagen zusammengefasst Sitzungsergebnis:o Entscheidung über das weitere Vorgehen im Projekt (GO / NOGO) • Ereignis-gesteuerte Projektbesprechungen Ziel:o Lösung von großen, unvorhergesehenen Problemen Teilnehmer:o Projektleitung/Kernteam, ggf. Spezialisten aus bestimmten Bereichen ggf. Auftraggeber oder Lenkungsausschuss Zeitpunkt:o im Bedarfsfall Beispiele:o Projektkriseno Plötzlich geänderte Rahmenbedingungen (z.B. Gesetzesänderung, Marktereignis)o Plötzliche Personalprobleme (z.B. Ausscheiden des PLs)o Erhebliche Planungsabweichungen (Zeit, Kosten, Ergebnis) erkennbaro Erhebliche Liefer- und Bestellproblemeo Schwierige entwicklungstechnische Sachprobleme
- Was ist das Projektberichtswesen? Das Berichtswesen umfasst das Sammeln, die Aufbereitung und die Verteilung von Projektinformationen an die Stakeholder. Charakteristisch für das Berichtswesen ist, dass die erstellten Informationseinheiten (z.B. Projektstatusbericht) sich stets auf einen genau definierten Zeitpunkt (meist Stichtag) beziehen. stellt sicher, dass alle Projektbeteiligten jederzeit auf die wesentlichen Informationen des Projekts zugreifen können. dient als Grundlage für Kontroll- und Steuerungsmaßnahmen und ist hauptsächlich ergebnisbezogen. ist „verwandt“ mit dem Kommunikations- und Informationswesen sowie dem Stakeholdermanagement.
- Was ist der Projektstatusbericht? Der Projektstatusbericht ist einer der wichtigsten Bericht im Projekt. Er wird in einem regelmäßigen Abstand durch den Projektleiter erstellt und dann verteilt. Insbesondere die Lenkungsausschuss- Mitglieder erhalten hierüber Kenntnis über den Stand des Projekts und darüber, ob Entscheidungen von ihnen erforderlich sind, die dann in der korrespondierenden Lenkungsausschuss-Sitzung getroffen werden.
- Welche Inhalte hat der Projektstatusbericht? Die Bewertung der wichtigen Zielgrößen des magischen Dreiecks:o Kosteno Termineo Leistung / Qualität Die Bewertung der Risiken und Probleme. Eine Einschätzung der Projektsituation insgesamt.
- Was kann zur Darstellung des Projektstatusprojekts benutzt werden? Zur einfachen Darstellung des Status von Projekten wird vielfach ein dreistufiger Indikator in Assoziation mit der Verkehrsampel verwendet.
- Was sind 6 konkrete Inhalte des Projektstatusberichts? - Status / Trend - Kurzstatus / Bewertung - geplante Maßnhamen - Risiken - Entscheidungsbedarfe - Liste der offenen Punkte
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- Was ist der Projektabschlussbericht? Der Projektabschlussbericht (engl. project closing report) ist eine „zusammenfassende, abschließende Darstellung von Aufgaben und erzielten Ergebnissen, von Zeit-, Kosten- und Personalaufwand sowie gegebenenfalls von Hinweisen für mögliche Anschlussprojekte.
- Was sind 3 Inhalte des Projektabschlussberichts? • von besonderer Relevanz sind die Analyse des Projektverlaufs (Abwicklungsprozesses)o die Organisationo die Planverfahren und deren Einhaltungo die Abweichungen von Terminen, Kosten, Leistungen und Qualitäto die Kommunikationo die Abläufeo das Führungsverhalten die Abweichungsanalysen mit den folgenden wesentlichen Punkteno projektbezogene Abweichungen (Kosten, Zeit)o Produktmerkmale (Funktionalität, Qualität)o Personelle, technische, organisatorische Ursacheno vermeidbare bzw. nicht oder kaum vermeidbare Ursacheno Korrekturmaßnahmen ggf. offene Punkte
- Wie kann die Struktur eines Projektabschlussberichts aussehen? - Gesamteindruck - Refelxion: Zielereichung - Refelxion: Leistung - Refelxion: Ressourcen / Kosten - Refelxion: Interne Organisation - Leistungsbeurteilung - Lessons learned - Restaufgaben, ToDos - Projektabnahme (Unterschrieft)