Projektmanagment (OP) (Subject) / 14_01_Projektcontrolling (Lesson)

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• Was bedeutet Projektcontrolling? Projektcontrolling bezeichnet das Controlling innerhalb eines Projekts. Es ist eine der Kernaufgaben der Projektleitung. Das übergeordnete Controlling eines Projekts aus Unternehmenssicht hingegen ist Aufgabe des Programm- bzw. Portfoliomanagements und wird entsprechend als Programm- oder Projektportfolio-Controlling bezeichnet.
• Durch welche 6 Aspekte versucht das Projektcontrolling die Projektziele zu erreichen.  IST-Datenerfassung Soll-Ist-Vergleich, Analyse der Abweichungen Bewertung der Abweichungen Maßnahmenplanung Steuerung der Durchführung von Maßnahmen
• Was sind 4 Ziele des Projektcontrollings?  Möglichst frühe Signalisierung von Planabweichungen:Veränderter AufwandVeränderter Einsatz von Mitarbeitern , RessourcenVeränderte Fertigstellungstermine  Ableitung von Maßnahmen zurGegensteuerung bei Planabweichungen  Datenbereitstellung für Projektberichte und Statusmeldungen  Sammlung von Daten zur Verbesserung von Schätzungen
• Was sind die Verantwortlichkeiten des Projektleiters und des Projektcontrollers? Projektleiter verantwortet das Ergebnis (Leistung (Qualität) , Kosten, Termin) Projektcontroller verantwortet die Transparenz der Ergebnisse
• Was ist die Basis des Projektcontrollings? Die Basis des Projektcontrollings sind die Arbeitspakete des Projektstrukturplans. Deshalb müssen bei der Bearbeitung der APs die wesentlichen Informationen bereitgestellt werden.• „Alles, was geplant wird, wird auch controlled.“
• Von welchen 3 Plan-Werten spricht man beim Projektcontrolling? • Plan-Werte: Ursprünglich geplante Werte für das Projekt (Baseline) ; erstellt (und gültig) bei Projektbeginn. Werden i.d.R. nur bei schwerwiegenden Änderungen am Leistungsumfang angepasst • Soll-Werte: (Angepasste) Planwerte zu einem bestimmten Zeitpunkt (Stichtag). • Ist-Werte: Tatsächlich erreichte Werte zu einem bestimmten Zeitpunkt (typischerweise zu den Meilensteinen oder Berichtszeitpunkten).
• Was ist das Vorgehen beim Projektcontrolling? (4 Stufig) • Basis aller Vergleiche ist der detaillierte Projektplan mit seinen Arbeitspaketen (Baseline) Erstellt in der Projektplanungsphase Evtl. überarbeitet in der vorausgegangenen Periode • Erfassung des aktuellen Status (Ist-Werte der Fertigstellung) hier gibt es Unterscheidungen bei den Methoden • Kontrolle / Abweichungsanalyse SOLL/IST Vergleich auf Basis vorab definierter Kennzahlen (key performance indicators)o Meilensteintrend-Analyse (MTA)o (Einfacher) Soll/Ist – Vergleicho Integrierte Betrachtung von Kosten, Zeit und Leistung -> Earned Value Analysis (EVA) / Earned Value Methode (EVM) • Steuerung Ableitung geeigneter Gegenmaßnahmen (falls notwendig)
• Was wird beim Projektcontrolling kontrolliert? (6)  Kosten Termine Kapazitäten / Ressourcen Leistungsumfang Qualität Risiken Änderungen Fehler Fertigstellungsgrad Projektablauf Projektteam-Produktivität u. Zufriedenheit Zahlungen
• Welche 3 Sachen lassen sich leicht und welche 3 Sachen lassen sich Schwer kontrollieren? • Einige Kriterien lassen sich relativ leicht messen: Budgetverbrauch geleistete Aufwände Termine• Andere Kriterien sind in IT-Projekten schwer objektiv messbar: Fertigstellungsgrad der einzelnen Ergebnisse Anteil der fertiggestellten Ergebnisse an dem endgültigen Projektergebnis Team- / Mitarbeiter-Zufriedenheit / - Motivation
• Welche 4 Herausforderungen hat der Projektleiter beim Projektcontrolling • Diese Daten sollen aktuell verfügbar sein.• Entstehende Aufwände müssen korrekt dem Projekt zugeordnet werden• Die projektrelevanten Aufwände sollen den einzelnen Arbeitspaketen zugeordnet werden• Die Daten sollen eine geeignete Grundlage für Prognosen darstellen. Wesentlich ist hierfür die projektbezogene Arbeitszeiterfassung der Projektmitarbeiter.
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• Was ist ein Fertigsstellungsgrad? Der Fertigstellungsgrad (engl. Percent Complete, PC) ist das Verhältnis der zu einem Stichtag erbrachten Leistung zur Gesamtleistung eines Arbeitspaketes bzw. Vorganges oder eines Projektes“.
• Wie wird der Fertigstellungsgrad berechnet? Diese erbrachte Leistung wird im Allgemeinen mit Kosten und Zeit gleichgesetzt – also bezeichnet der Fertigstellungsgrad den Prozentsatz von• bereits entstandenen Kosten zu (noch entstehenden Kosten + bereits entstandenen Kosten).• bereits aufgebrauchter Zeit zu (noch benötigter Zeit + bereits aufgebrauchter Zeit). Als Kriterien werden daher Zeitaufwand, Kostenaufwand, Arbeitsaufwand, Datenmenge, Materialmenge oder auch nur die individuelle Schätzung verwendet. Berechnungsformel: IST-Aufwand / (Ist-Aufwand + Rest-Aufwand) z.B.o Aufwand lt. Plan : 65 ; Ist-Aufwand = 60 ; Rest-Aufwand (geschätzt) = 20o Fertigstellungsgrad = [60/(60+20) ] = 75 %
• Was ist das 90% Syndrom? In einer relativ frühen Phase des Projekts (typischerweise zwischen 30% und 60% der Projektlaufzeit), glaubt man, bereits 90% des Projektergebnisses zu haben. Hervorgerufen wird dieser Effekt durch die erworbene Kenntnis des Lösungswegs und die Unkenntnis der noch auftretenden Störungen. Tatsächlich erfordert die Umsetzung einer erkannten Lösung erhebliche Aufwände, so dass die subjektive Aufwandseinschätzung der Projektmitarbeiter hinterfragt und gegebenenfalls deutlich erhöht werden muss.
• Welche 3 Methoden zur Fertigstellungsgradermittlung sind üblich? 0/100-, die 20/80- und die 50/50-Methode. mengenproportional zeitproportional Sehr häufig wird die 20/80-Methode eingesetzt.
• Wieso ist eine IST-SOLL Vergleich im Projektcontrolling nicht ausreichend? Seine Aussagefähigkeit ist begrenzt, da er keine direkte Aussage über den Status des Projekts ergibt. Hierfür müssen sowohl Kosten- und Zeitinformationen als auch der Fertigstellungsgrad gemeinsam betrachtet werden. Er muss daher mindestens durch die Meilensteintrendanalyse und eine angemessene inhaltliche Projektbewertung ergänzt werden.
• Was ist eine Meilensteintrendanalyse? Die Meilensteintrendanalyse (MTA) ist eine einfache Methode zur Überwachung der Termintreue für Projekte aller Größen. Zu den vorab definierten Berichtszeitpunkten werden von den Meilensteinverantwortlichen die voraussichtlichen Termine abgefragt, an denen ihr Meilenstein erreicht werden kann. Diese Datumsangaben werden in einem Diagramm gegen die Berichtszeitachse aufgetragen. Aus dem Verlauf der Prognoselinien können Rückschlüsse auf die aktuelle und künftige Termintreue des Projekts gezogen werden.
• Wie ist das Vorgehen einer MTA? 1. Ausgangssituation nach Planung2. Erste Projektbesprechung mit Terminkontrolle nach einem Monat3. Zweite Projektbesprechung mit Terminkontrolle nach zwei Monaten4. Dritte Projektbesprechung mit Terminkontrolle nach drei Monaten
• Welche 6 Kurvenverläufe gibt es im MTA und was bedeuten sie?  Normal (im Griff)Geringe Terminverschiebungen nach unten und obenGesamttermin wird wahrscheinlich gehalten  Extrem ansteigend (außer Kontrolle)Wiederholt viel zu optimistische TerminaussagenGesamttermin wird sich ganz erheblich verzögern  Trendwende (verschlafen)Terminverschiebungen erst gegen EndeKeine Möglichkeit für rechtzeitigen SteuerungseingriffGesamttermin wird sich ganz erheblich verzögern  Divergierend (unlogisch)Terminaussagen fachlich abhängiger Arbeitspakete verlaufen stark divergierendEine der Tendenzen ist nicht realistischAussagen sind derzeit nicht möglich  Gleichmäßig fallend (beschleunigt)Planung mit vielen SicherheitspuffernGesamttermin wird wahrscheinlich unterschritten Zickzack (Vorsicht)Erheblich Unsicherheit in TerminaussagenKeine sichere Aussage zum Gesamttermin möglich
• Was ist die Kostentrendanalyse (KTA)? ist eine Methode zur Ermittlung der Kostensituation in einem Projekt. Der geplante Kostenverlauf wird den tatsächlichen Kosten gegenübergestellt. Dabei werden für die jeweiligen Berichtszeitpunkte die Plan-/Soll-Kosten und die Ist-Kosten ermittelt und eingetragen. Weichen die beiden Kurven (stark) voneinander ab, so müssen die Ursachen analysiert und gegebenenfalls Maßnahmen ergriffen werden. Die Aussagekraft jedoch begrenzt, da das „Hochrechnen für Zukunft“ nicht (einfach) möglich ist.
• Was ist eine Terminorientierte Kostenkontrolle? Die Kosten-Trend-Analyse (KTA) ergänzt die Meilensteintrendanalyse (MTA) um die Betrachtung des für die erreichten Ergebnisse benötigten Aufwands (Einsatzmittel und Finanzmittel). d.h. Kostentrend- und Meilenstein-Trendanalyse gemeinsam darstellen, damit dann alle wesentlichen Fakten für die Interpretation quasi "auf einen Blick" verfügbar sind.
• Durch welche methode lassen sich Ursachen herausfinden? Für eine systematische Analyse der Ursachen eignet sich beispielsweise das Ishikawa-Diagramm, das die vier Ursachenkategorien Mensch, Material, Maschine und Methode unterscheidet.Das Umfeld (hier: Mitwelt, damit es 5 "M" werden) kann als 5. Kategorie noch eingefügt werden.
• Welche Ursachenkategorien gibt es?  normale Änderungen (aufgrund von neuen Erkenntnissen in der Durchführung, etc) Fehler (z.B. Planungsfehler, zu optimistische Schätzungen) Fehler bei der Durchführung unverschuldete Änderungen (z.B. nachträgliche Kundenwünsche, Gesetzesänderungen)
• Welche 4 Maßnahmen kann der Projektleiter bei Abweichungen treffen? - Reduzieren des Leistungsumfangs - Reduzierung des Aufwands - Erhöhung der Kapazität - Erhöhung der Produktivität
• Was ist eine einer Liste der Offenen Punkte (LOP)? Eine Liste aller offenen Punkte die vom Projektleiter/Projektteam noch abgearbeitet werden müssen.
• Was sind typische Fehler im Projektcontrolling ? • Statt auf den Projektfortschritt wird nur noch auf den Projektplan geachtet• Es werden die Messgrößen nicht zeitnah zur Verfügung gestellt• Zwischen Messung und Steuerung ist ein zu großer zeitlicher Abstand• Es werden die falschen Messgrößen verwendet• Die Granularität der Messgrößen ist falsch gewählt• Projektcontrolling verkommt zu reinem Kostencontrolling (da dies besonders einfach für Controller ist)• Es wird keine Zeit für das Controlling eingeplant• Aus dem Personalwesen abgeleitete Größen bedürfen besonders sensibler Betrachtung, da sie i.A. nicht öffentlich sind• Es wird oft verwechselt: Der Projektcontroller ist nicht der Projektmanager. Er zeigt nur die Schwachstellen auf die Beseitigung der Schwachstellen ist Aufgabe des Projektleiters• Nichtbeachtung der Verbindlichkeit von Terminzusagen: beim Überschreiten der Termine werden keine Gegenmaßnahmen eingeleitet

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