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Projektmanagment (OP) (Subject) / 10_01_Risikomanagement (Lesson)

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• Was ist ein Risiko? Viele Probleme sind absehbar, wenn man sich nur früh genug Gedanken darüber macht.Ein Risiko ist ein potentielles Problem, das noch nicht eingetreten ist, das aber eintreten könnte.
• Was ist Risikomanagement? Risikomanagement dient dazu Risiken möglichst frühzeitig zu erkennen und begegnet den Risiken mit angemessenen Maßnahmen. Risikomanagement ist die systematische Anwendung von Managementgrundsätzen, -verfahren und –praktiken zwecks Ermittlung des Kontextes sowie Identifikation, Analyse, Bewertung, Steuerung/Bewältigung, Überwachung und Kommunikation von Risiken.
• Was ist der unterschied von einem Risiko und einem Problem? • Ein Problem ist ein Umstand, der die erfolgreiche Durchführung eines Projekts erschwert oder verhindert ist vorhanden oder ein Risiko, das bereits eingetreten ist • Ein Risiko ist ein Problem, das mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit eintritt und Konsequenzen (Negative oder Positive) für das Projekt zur Folge hat ist ein potentielles Problem Gefährlichkeit eines Risiko = Eintrittswahrscheinlichkeit * Schadenshöhe (Risikohöhe = Eintrittswahrscheinlichkeit * Tragweite)
• Aus welchen 3 Komponenten setzt sich ein Risko zusammen? Ein Risiko (in Projekten) setzt sich zusammen aus der Ursache, die sich im Umfeld des Projekts befindet, dem Risiko(-Ereignis), welches mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit eintrittund der Auswirkung auf das Projekt / auf die Projektziele im Falle des Eintritts.
• Was sind 6 Risikokategorien?  Technologische Risiken (z.B. Materialeigenschaften, Komplexität) Personelle Risiken (Ausfall von Mitarbeitern durch Krankheit oder Urlaub) Funktionale Risiken (unklare Anforderungen) Abwicklungstechnische Risiken (Planungen zu ungenau) Terminrisiken (Planung zu ambitioniert) Sicherheitsrisiken (Manipulation von Daten) Wirtschaftliche Risiken (Bonität des Kunden) Politische Risiken (Änderung der Geschäftsführungsstrategie) Wettbewerbs- und Marktrisiken (Konkurrenz früher am Markt, Produkt preislich nicht marktfähig) Juristische Risiken (Änderung der Gesetzeslage) Risiken aus Umwelteinflüssen (Wetter)
• Was haben Stakeholder mit Risiken zu tun? Stakeholder haben erwartungen und BEfürchtungen. Die Befürchutngen der Stakeholder können ein direktes Risiko sein oder ein Risiko erkennen. Somit steh tdas Stakeholdermanagement und das Risikomanagement eng zueinander.
• Was sind die 3 Prozess-Schritte des Risikomanagements?  Risikomanagement-Planungo Festlegung der Risikostrategieo Umgang mit Risiken festlegen  Risikoanalyseo Risiken identifiziereno Risiken bewerten und klassifizieren• Eintrittswahrscheinlichkeit• Schadenhöhe / Auswirkungeno Gegenmaßnahmen festlegen (planen und umsetzen)  Risiken steuern und überwachen(Kommunikation nicht vergessen)
• Was wird bei der Risikomanagement-Planung gemacht? Risikomanagement planen“ (Plan Risk Management) ist die Aktivität die definiert, wie Vorgänge im Rahmen des Risikomanagements eines Projekts durchgeführt werden.
• Was ist ein Risikomanagementplan? Risikomanagementplan beschreibt, wie das Risikomanagement in Projekten für ein Projekt strukturiert und ausgeführt wird und ist im Projektmanagementplan enthalten oder ein Teilplan desselben. ALSO: Festlegung der Risikostrategie
• Welche 4 Risikostrategien gibt es?  RisikovermeidungGefahr des Auftretens durch Ursachenbehandlung verbanneno z.B. risikobehaftetes Arbeitspaket oder Mitarbeiter vom Projekt vom Projekt entfernen  Risikoverlagerung / RisikoübertragungÜbergabe des Risikos an einen Dritteno z.B. Versicherung ; Verlagern von Tätigkeiten an Fremdfirmen  Risikominderung / RisikobegrenzungReduktion der Wahrscheinlichkeit des Eintretens (präventiv) oder der Auswirkung (korrektiv)o z.B. Erstellung eines Prototypen ; Schulung von Mitarbeitern  RisikoakzeptanzMit dem Risiko leben, aber das Risiko nicht ignoriereno z.B. Mitteilung an das Management, dass Mehrkosten auftreten können -> Risikobudget bilden
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• Was passiert bei der Risikoanalyse? Die Risikoanalyse ist eine Methode zur Untersuchung und Bewertung von Projektrisiken. Deren Gefährlichkeit für den Projekterfolg wird nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Größe der Auswirkung eingeschätzt. Die Risiken werden zudem hinsichtlich der zu ergreifenden Maßnahmen priorisiert. Die Ergebnisse werden für die weiteren Schritte im Risikomanagementprozess dokumentiert.
• Wie werden Risiken in der Risikoanalyse identifiziert? • systematische Ermittlung aller als relevant erkannten Risikofaktoren eines Projektes, die dieses beeinflussen können -> was bedroht den Projekterfolg• Risiken systematisch ermitteln  Input:o Projektstrukturplan und/oder Produktplano Termin- und Ablaufplano Stakeholder-Analyseo Ressourcenplan  Methoden / Hilfsmittel z.B.o Analytische Methoden• Ursachen-Wirkungs-Analyse , FMEA , SWOT-Analyse, Fragenkatalogo Kreativitätsmethoden• Brainstorming , Mind-Mappingo Kollektionsmethoden• Checkliste, Expertenbefragung,Risikokatalog
• Wie werden Risiken in der Risikoanalyse bewertet? Nach der Identifizierung bestehender Risiken müssen diese hinsichtlich ihrer Relevanz bewertet werden.  Was sind die Ursachen (Woher kommt es?) Was sind die Auswirkungen (Was bewirkt es?) Sind beim Eintreten des Risikos weitere Risiken zu erwarten, wirkt es sich auf andere aus? Qualitative Risikoanalyse /-Bewertungo Abschätzen der Eintrittswahrscheinlichkeit• Für die Beurteilung der Risiken nach ihren Eintrittswahrscheinlichkeiten kann eine sehr grobe Skalierung von "gering", "mittel", "hoch" ebenso verwendet werden wie eine detaillierte Skalierung mit Prozentangaben z.B. in 10% oder 20% -Schritteno Abschätzen der Auswirkungen• Für die Einschätzung des Schadens, den ein Risikoereignis im Projekt bewirken kann, wird ebenfalls eine geeignete Stufenskala gewählt.o Bewertung = Eintrittswahrscheinlichkeit * Auswirkungo Variante FMEA (Fehlermöglichkeits- und –Einflussanalyse)• Identifizierbarkeit des Risikos (Entdeckungwahrscheinlichkeit)• Risikowert = Eintrittswahrscheinlichkeit x Auswirkung x Identifizierbarkeit Quantitative Risikoanalyse / - Bewertung (Wie hoch ist der Schaden?)o Es wird der Wert des Risikoeintrittes (Expected monetary value [EMV]) ermittelto Risikowert = Eintrittswahrscheinlichkeit * Auswirkung in Geld Priorisierung von Risiken
• Wie werden Gegenmaßnahmen in der Risikoanalyse getroffen? Auf Basis der Risikobewertung und Priorisierung werden entsprechend der festgelegten Risiko-Strategien(vermeiden, verlagern, vermindern, akzeptieren) Gegenmaßnahmen geplant. Bei den Maßnahmen ist zu unterscheiden  Präventive (ursachenbezogenen) Maßnahmen(vermindern die Eintrittswahrscheinlichkeit des Risiko)o z.B. Bei technischen Risiken : Simulation oder Prototyping von Systemeno Bei Risiken bzgl. Anforderungen/Kunden : Kundenworkshopso Bei Ressourcenproblemen: Schulung / Coaching von Mitarbeitern  Korrektive (wirkungsbezogenen)Maßnahmen (begrenzen im Eintrittsfall den Schaden bzw. die Tragweite)o z.B. Bei technischen Risiken: Aufbau von Rückzugspositioneno Bei Risiken im Bereich der Ressourcen :Aufbau von Ersatz-Mitarbeiterno übertragen des Risiko an Dritte (Versicherung)  Kosten für Gegenmaßnahmen und für den Eintrittsfall (Schadenskosten) ermitteln Einfluss der Gegenmaßnahme auf Projektplan untersuchen Einschätzen der Wirksamkeit von Maßnahmen Entscheidung bezüglich Gegenmaßnahmen treffen
• Was macht man bei der Risikoüberwachung bei der Projektdurchführung? Während der Projektdurchführung setzt die Risikoüberwachung und -steuerung den Risikomanagementplan um. Zusätzlich identifiziert sie eventuelle neue Risiken und bewertet diese. Sie beobachtet identifizierte Risiken. Bei Bedarf stellt sie Änderungsanträge oder empfiehlt Korrekturmaßnahmen und vorbeugende Maßnahmen zur Verhinderung von Schäden und zur Realisierung von Chancen. Die Riskoüberwachung und -steuerung verbindet alle anderen Prozesse des Risikomanagements mit den anderen Prozessen zur Überwachung und Steuerung des Projekts.  kontinuierliche Erfassung (Dokumentation) und Überwachung aller relevanten Risiken Verantwortlichen für die Verfolgung eines jeden Risikos benennen Einleiten von Maßnahmen zur Erreichung der angestrebten risikopolitischen Ziele laufende Überprüfung der risikoorientierten Steuerungsmaßnahmen und ggf. Anpassung an veränderte Bedingungen Regelmäßige Kontrolle
• Was ist (Risiko-)Kommunikation? Risikokommunikation ist wichtig und man sollte sie keinesfalls dem Zufall überlassen, sondern als Bestandteil des Kommunikationsplans sehen. • regelmäßige Berichterstattung über die wesentlichen Risiken an die jeweiligen Entscheidungsträger • Aufzeigen von Abweichungen gegenüber den vorgegebenen risikopolitischen Zielen
• Was ist ein Risikoregister?  hier werden alle identifizierten Ereignisse und Risiken (tabellarisch) festgehalten und verwaltet Andere Begriffe: Risikotabelle, Risikoliste, Risikokatalog oder Risikoverzeichnis
• Welche Struktur kann eine qualitative Risikobewertung besitzen? o Spalte Risiko-Bezeichnung (Ereignis) Was kann passieren? o Spalte Risiko-Ursache Was verursacht das Risiko? o Spalte Risiko-Auswirkung (Text) Was sind die zu erwartenden Auswirkungen bei einem Risiko-Eintritt? o Spalte Risiko-Auswirkung Wert 1 (gering) – 5 (sehr hoch) o Spalte Risiko-Eintrittswahrscheinlichkeit Wert 1 (gering) – 5 (sehr hoch) o Risiko-Kennzahl Produkt aus Auswirkung * Eintrittswahrscheinlichkeit o Maßnahmen Maßnahmen zur Senkung der Eintrittswahrscheinlichkeit und/oder der Auswirkungen
• Wie schaut die Struktur für eine quantitative Risikobewertung aus? o Spalte Risiko-Bezeichnung (Ereignis) Was kann passieren? o Spalte Risiko-Ursache Was verursacht das Risiko? o Spalte Risiko-Auswirkung (Text) Was sind die zu erwartenden Auswirkungen bei einem Risiko-Eintritt? o Spalte Risiko-Auswirkung Wert 1 (gering) – 5 (sehr hoch)  Spalte WahrscheinlichkeitEintrittswahrscheinlichkeit in Prozent  Spalte Betrag AuswirkungenDer Betrag, den das Risiko bei Eintritt kostet  Spalte Risiko-Wert Das Produkt aus Wahrscheinlichkeit in Prozent * Betrag-Auswirkungen
• Durch welche Methoden können Risiken visualisiert werden? Risikomatrix Die Risikomatrix visualisiert die Risikosituation eines Projekts, Programms oder Portfolios in einer intuitiven Darstellung. Die einzelnen Risiken werden in ein durch Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung aufgespanntes Koordinatensystem eingetragen. Mit Hilfe der Risikomatrix können diejenigen Risiken identifiziert werden, die am vordringlichsten zu behandeln sind. 3x3 und 5x5 Risikomatrix Spinnennetz
• Was ist Risiko-Budget? Risikobudget ist im Projektmanagement ein Teil des Projektbudgets, der zur Finanzierung von Risikomaßnahmen verwendet wird. Bei der Risikoanalyse werden die möglichen Risiken für das Projekt hinsichtlich Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung bewertet und präventive oder korrektive Maßnahmen zu ihrer Behandlung festgelegt. Die für die Durchführung der Maßnahmen erforderlichen Mittel sollten in einem eigens definierten und nicht für reguläre Projekttätigkeiten einsetzbarem Risikobudget vorgehalten werden.
• Welche Methoden können für Methodische Ansätze, qualitative und quantitative angewandt werden? • Methodische Ansätze FMEA (Failure Modes and Effects Analysis ) (Fehler-Möglichkeits- und Einflussanalyse)o Risikoprioritätszahl (RPZ)• RPZ = B * A * E (Bedeutung * Auftreten * Entdeckungswahrscheinlichkeit)o Risikobewertung, Risikoanalyse, Maßnahmen zur Risikominimierungo Kritikalität / Technisches Risiko = B * A (Bedeutung * Auftreten) Ursache-Wirkungs-Analyse (Ishikawa-Diagramm)o Sowohl zur Analyse von Qualitätsproblemen als auch Identifikation von Risiken Monte Carlo Simulationo es wird ein Rechenmodell, das das Projekt beschreibt, vielfach durchlaufen (10.000 Wiederholungen) • Quantitative (Monetäre) Risikobewertung Risikowert = Eintrittswahrscheinlichkeit (%) x Tragweite (€) (Schadensausmaß) Aufstellung der TOP-xx-Risiken • Qualitative Risikobewertung Risikomatrix  Risikoregister
• Was sind Best-Practice Maßnahmen für diese Projektrisiken: Projektteam, Umfeld, PM, Vertragsmanagement • Projektteam Fach- und Sozialkompetenz sicherstellen Benötigte Ressourcen sicherstellen Ersatz bei Ausfall wichtiger Projektmitglieder sicherstellen Experten hinzuziehen • Umfeld Volle Unterstützung des Management sicherstellen Kunden bzw. Benutzer frühzeitig einbinden Risiken bezüglich negativer Berichterstattung identifizieren • Projekt-Management Projektziele und Lieferobjekte klar definieren Aufwand realistisch schätzen Projektplanung / Projektcontrolling Change-Management-Prozess implementieren • Vertragsmanagement Versicherungsdeckung für Personen-u. Sachschäden prüfen Pflichten von Subunternehmer vertraglich umfassend absichern Änderung im Projekt vertraglich absichern (Claim Management)
• Was hat Chancenmanagement mit Risikomanagement zu tun? Gutes Risikomanagement dreht sich nicht nur um die Abschwächung derder negativen Auswirkungen oder der Verstärkung positiven Auswirkungen, sondern versucht vor allem die Eintrittswahrscheinlichkeit von negativen Auswirkungen zu minimieren und diejenige von positiven Auswirkungen zu maximieren. Auch Chancen haben Ursache & Auswirkung Ursache -> Chance -> Auswirkung (->Maßnahmen)

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