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Projektmanagment (OP) (Subject) / 07_02_Ressourcenmanagement (Lesson)
07_02_Ressourcenmanagement
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- Was ist Ressourcenmanagement? Die zeitliche und räumliche Disposition von Arbeitskräften, Maschinen, Werkzeugen und anderen für die Projektarbeit benötigten Hilfsmitteln ist Aufgabe des Ressourcenmanagements. Oftmals wird auch nur die Einsatzplanung von Mitarbeitern für die Projektarbeit unter Ressourcenmanagement verstanden. Ziel des Ressourcenmanagements ist zum einen die optimale Auslastung der Ressourcen und andererseits eine möglichst gerechte Versorgung der Projekte mit Arbeitskapazitäten. In einer Matrixorganisation ist das Ressourcenmanagement deshalb der zentrale Konfliktpunkt.In Deutschland wird häufig der nicht genormte Begriff "Einsatzmittel" für das Ressourcenmanagement verwendet. Neu im Entstehen ist innerhalb des Ressourcenmanagements das sogenannte Skill-Management. Hier geht es nicht nur um die zeitliche und räumliche Verfügbarkeit von Mitarbeitern, sondern auch um die detailliertere Betrachtung ihrer Fähigkeiten und ihrer Qualifikation.
- Welche 2 Ressourcenkategorien gibt es? Ressourcen unterteilen sich ineinmalige verwendbare Ressourcen (Verbrauchsgüter) Einsatzstoffe, Material , Energie Finanzmittel projektrelevantes Wissen (z.B. Daten) wiederholt verwendbare Ressourcen (Gebrauchsgüter, Kapazitäten) Betriebsstätten Personen, untergliedert nach Qualifikation (Personalplanung) Betriebsmittel personenunabhängiges Wissen (z.B. Verfahren)
- Was muss bei der personenplanung neben den Kosten och berücksichtigt werden? Bezüglich der Personalplanung ist neben dem Kostenaspekt vor allem die Verfügbarkeit des Personals sicher zu stellen. Es sit unabdingbar, dass zwischen Projekt- und Linienorganisation eine regelmäßige Abstimmung erfolgt und dass ggfs. Zielkonflikte zwischen Linie und Projekt rechtzeitig erkannt werden.
- Wie läuft der Prozess der Ressourcenplanung ab? (5) 1. Der Projektleiter erarbeitet die Grundlagen für die Ressourcenplanung: Projektstrukturierung, Terminplanung, Schätzung der Aufwände. 2. Der Projektleiter kontaktiert die Ressourcenmanager/Teamleiter der Linienorganisation und meldet ihnen die Bedürfnisse des Projektes: benötigtes Fachwissen («Skills») und Kapazität, Zeitrahmen sowie ggf. den Namen der bevorzugten Mitarbeiter. 3. Die Ressourcenmanager/Teamleiter klären innerhalb ihrer Verantwortungsbereiche, wie weitsie diesen Anforderungen entsprechen können, und reservieren die Ressourcen. 4. Die Ressourcenmanager/Teamleiter teilen dem Projektleiter das Ergebnis dieser Planung mit. Die Schritte 2 bis 4 müssen unter Umständen mehrfach durchlaufen werden. 5. Sind die Projektmitarbeiter bestimmt, nimmt der Projektleiter mit den Mitarbeitern direkten Kontakt auf.
- Wie wir die Kapazitätsplanung durchgeführt? • Auf der Basis der Zeitplanung und der Aufwandsplanung aus der Arbeitspaketbeschreibung wirdermittelt wie viele Arbeitskräfte in welchem Zeitraum für welche Tätigkeiten benötigt werden und welche Anforderungen (Qualifikationen) sie erfüllen müssen • Ermittlung des Bedarfs an Personal in quantitativer Hinsicht: Mitarbeiteranzahl = Arbeitsmenge (in Personenzeiteinheiten) / Dauer in Zeiteinheiten• unter Berücksichtigung der bedingten Skalierbarkeit und der Nettoleistung eines Mitarbeiters. Rechenbeispiel: 110 PM : 14 KM = ca. 8 MA -> Produktivität ca. 90 % -> ca. 9 MA • Bemerkungen Annahme der normierten Leistung (1 MA leistet 1 PM pro Monat) Annahme der unabhängigen Multiplizität von Mitarbeitern Ein Mitarbeiter arbeitet ca. 20 Tage im Monat, ca. 210 Tage im Jahr -> Produktivität <= 90 % p.a. ;
- Soll- / Ist- Vergleich auf Basis Kapazitätsplan und Optimierung Tatsächlich pro Zeiteinheit vorhandenen Kapazitäten der betrachteten Personalressourcen determiniert Verlauf der Kapazitätengrenze Personelle Ressourcenengpässe zeigen sich durch „Überschreiten“ der Grenzeo Beispiel: Kapazitätengebirge mit Kapazitätengrenze ____ Verlegung von nichtkritischen AP aus Überlastbereichen in Zeiten mit geringer Auslastung ohne Verzögerung des Endterminso D.h. Verschiebung von Aktivitäten innerhalb der Pufferzeiten (Freier Puffer) Rekrutierung von zusätzlichem Personal bzw. Personalverschiebung innerhalb des Unternehmens, Einsatz freier Mitarbeiter oder eines Subunternehmers. Verschiebung des Endtermins,o Beschränkung erfolgt auf Grund personeller, technologischer, organisatorischer Abhängigkeiten Verlegung durch: Strecken, Stauchen, Unterbrechen, Verschieben
- Wenn Personalressourcenengpässe nicht innerhalb der vorhandenen Kapazitäten ausgeglichen werden können, welche 3 Möglichkeiten gibt es? mögliche Handlungsalternativen: o Kapazitätstreue Planung• Erfordert ggf. die Verschiebung des Projekt-Endtermins o Termintreue Planung• Zusätzliche Ressourcen oder höheren Einsatz der vorhandenen Ressourcen o Leistungsreduktion• Leistungen reduzieren bzw. verschieben auf Folgeversion
- Was ist eine Engpassrescource? • Engpassressourcen Allgemeino Eine Engpassressource ist die Ressource, deren Leistungsfähigkeit die Prozessgeschwindigkeit bestimmt bzw. begrenzt. Im Projektmanagement wird diese auch als "kritische Ressource" bezeichnet .o Charakteristika von Engpassressourcen sind:• Ihre Leistungsfähigkeit kann nicht weiter gesteigert werden.• Ihre Kapazität kann nicht kurzfristig erhöht werden bzw. für eine Kapazitätserhöhung ist eine Investition erforderlich, deren Return on Invest fraglich erscheint.• Sie verursacht hohe Kosten.• Sie soll möglichst hoch ausgelastet werden, um ihre Investition zu amortisieren. Mitarbeiter als Engpassressourceo Mitarbeiter mit Spezialkenntnisse in einem bestimmten Themengebiet Z.B.• Der einzig verfügbare Datenbank-Spezialist für Big Data• Der einzig verfügbare Jurist für Claim-Management Bei der Verplanung von Engpassressourcen sind grundsätzlich drei Strategien möglicho Eine Überbuchung der Engpassressource -> i.d.R. Wartezeiteno Die Vergabe von exakten Zeitfenstern -> sehr genaue Planung notwendigo Die Einplanung ausreichend großer Zeitpuffer -> Reduzierung Auslastungsgrad
- Welche 4 Kompetenzen gibt es? Fachkompetenz Methodenkompetenz Sozial-Kompetenz Persönlichkeitskompetenz
- Was passiert bei der Personalbedarfsplanung? (Projektteam zusammenstellen) Bei der Personalbedarfsplanung definieren die Projektplaner die benötigten Rollen inkl. dem notwendigen know-how, Befugnisse, Verantwortungen und Fachkompetenzen der Projektbeteiligten. Qualifikationen sind sehr wichtig, nicht nur die Masse an mitarbeitern!
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- Was ist der Ablauf einer Qualifikationsplanung? Bedarf ermitteln z.B. auf Basis know-how-Anforderung je Arbeitsbereich • Ziele setzen Zielgruppe bestimmen Lernziele festlegen Budgetfragen klären • Gestalten Inhalte konkretisieren Prioritäten setzen/ Verbindlichkeiten schaffen Lernformen und Lernorte festlegeno Methoden, Medien, Lokationen• eLearning, Präsenz-WS, …. Anbieter/ Trainer auswählen Terminplanung und Organisation sicherstellen • Durchführung realisieren • Erfolgskontrolle durchführen Zufriedenheit der Teilnehmer ermitteln Lernerfolg messen (auf Basis der Lernziele)o Einstellungs-, Wissens- und Verhaltensänderungo Verifizierung durch Test’s bzw. Prüfungen Lerntransfer messen und sicherno Ergebnisse im Funktionsumfeld Investitionserfolg (ROI) ermittelno Zielerreichung, Praxisbezugo Effizienzsteigerung • Transfersicherung das Gelernte dauerhaft anwenden
- Wenn dem Projekt oder dem Mitarbeiter das know.how fehlt, wie ka ndas kompensiert werden? Durch eien Qualifikationssschulung/Planung an die der Mitarbeiter teilnimmt.
- Was sind 4 Kennzahlen einer Erfolgskontrolle? (Schulungen) Zufriedenheitserfolg (Reaction – Zufriedenheit)o Waren die Teilnehmer des Trainings mit den Inhalten, dem Trainer, dem Ablauf usw. zufrieden? Lernerfolg (Learning – Lernen)o Haben die Teilnehmer durch das Training etwas gelernt Transfererfolg (Behavior – Verhalten)o Hat das Training nachhaltig das Verhalten der Teilnehmer verändert / verbessert Unternehmens-/Praxis-Erfolg (Results – Ergebnisse)o Hat das Training sichtbar zur Erreichung von Ergebnissen (z.B. Umsatzsteigerung, Erhöhung der Kundenzufriedenheit) geführt