Was sind Transaktionen?
• SAP ist ein Transaktionssystem• Transaktionen sind logisch abgeschlossene Vorgänge,die aus einzelnen Aktionen bestehen. Diese Aktionensind stets vollständig oder gar nicht durchzuführen.Damit wird sichergestellt, dass die zugrundeliegendeDatenbank immer von einem konsistenten Zustand ineine anderen konsistenten Zustand überführt wird.• Bsp:– Anlegen eines Kundenauftrags– Anlegen eines Materialstammsatzes– Buchen eines Rechnungseingangs– Buchen einer Faktura– Umlagern von Material vom Lager in die Produktion
Was ist eine Business Suite?
• = integrierte Geschäftssoftware, Unternehmenssoftware• „eine umfassende, integrierte, betriebswirtschaftlicheAnwendungsprogrammsammlung, deren Komponentendie betrieblichen Leistungsprozesse (ERP-Kernsysteme)und die betriebsübergreifende Koordination undKooperation […] unterstützen. Die Geschäftsabwicklungmit Dritten […] erfolgt durch die Nutzung des Internets.Der direkte Zugang von Mitarbeitern und Marktpartnernzu betrieblichen Informationssystemen wird durchWebportale ermöglicht.“
Was ist eine Enterprise Service Architekture (ESA)?
SAP Bezeichnung für die vom SAP NetWeaverunterstützte serviceorientierte Architektur• Methode, um die einzelnen Dienste verschiedener EDVKomponenten in einem verteilten System so zukoordinieren („orchestrieren“), dass die Dienste sich inihrer Summe zu komplexen Services wie z.B. zukomplexen, betriebsübergreifenden Geschäftsprozessenverbinden• Verschiedene IT-Systeme von SAP als auch von SAPexternen Anbietern werden somit integriert.
Welche Anpassungsmöglichkeiten gibt es in SAP R/3?
1. CustomizingEinstellung von Parametern und Variablen zurBeeinflussung des Verhaltens der Komponenten2. Erweiterungen im SAP-Standard: User exitsAn vorbereiteter Stelle im Quelltext von Programmen,Menüs und Dynpros existieren „leereModifikationshülsen“, die kundenspezifisch ausgestaltetund zur Erweiterung genutzt werden können (z.B.Fremdanwendungen anbinden)3. Modifikationen des SAP-StandardsVerändern von SAP-Standard-Programmteilen oderDatenobjekten4. Eigenentwicklungen
Was versteht man unter Customizing?
Konfiguration des (leeren) SAP-Standardsystems auf dieorganisatorischen, strukturellen und prozessualen Belange desUnternehmens mittels Einstellung von bereits in der Softwarevorgegebenen Parametern oder Variablen• Auswahl der einzusetzenden SAP-Komponenten• Anpassung von Bildschirmmasken, Formularen und Reports, z.B.länderspezifische Einstellung von Währung und Sprache• Einstellung und Vergabe der System- und Benutzerberechtigungen• Anpassung des Systems an die Organisationsstruktur desUnternehmens• Weitere unternehmensspezifische Anpassungen vonGeschäftsprozessen Customizing• vorgesehene Anpassung• ungefährlichste Art der Anpassung; Releasewechsel habenkeine Auswirkungen
Grenzen Sie Zustands- und Abwicklungsdaten voneinander ab!
ZustandsdatenStammdaten sind zustandsorientierte / eigenschaftsorientierteDaten, die über einen längeren Zeitraum unverändert bleiben undfür mehrere Geschäftsvorfälle gelten; z.B. Lieferantenadresse,Kostenstellen, PersonalnummerBestandsdaten sind zustandsorientierte Daten, die Auskunft überdie Mengen- und Wertestruktur eines Unternehmens geben undsich häufig ändern. Bsp.: Kontenstände, Warenbestände AbwicklungsdatenBewegungsdaten sind geschäftsvorfallspezifische Daten unddemnach abwicklungsorientiert, die auf Stammdaten referenzierenund Bestandsdaten ändern.Bsp: Kundenaufträge, FertigungsaufträgeÄnderungsdaten sind abwicklungsorientierte Daten, dieStammdaten verändern.Bsp. Veränderung der Stückliste bei Nichtverfügbarkeit einesRohstoffs
Was ist eine Organisationseinheit?
Bausteine im SAP-System, mittels derer die Struktur desUnternehmens / die Unternehmens(aufbau)organisationabgebildet wird verschiedene Arten von Organisationseinheiten fürverschiedene Zwecke (Konzernabschluss,Einzelabschluss, Lagerhaltung…) bzw.Organisationsbereiche (Funktionen) einesUnternehmens (Vertrieb, Produktion…) Verschiedene Arten von Organisationseinheitenwerden daher parallel angewendet – je Modul definierte Organisationseinheiten …– …mit von SAP fest vorgegebenen Eigenschaften jeOrganisationseinheit– Unternehmensindividuelle Organisation erfolgt durchAuswahl und Zusammensetzung der Organisationseinheiten– Einige Organisationseinheiten müssen genutzt werden– Auswahl und Zuordnung der Org.einheiten zueinandererfolgt im Customizing – Zwischen den verschiedenen Ordnungseinheitenexistieren Abhängigkeiten, Über- und Unterordnungen– Organisationseinheiten sind den sonstigenStammdaten hierarchisch übergeordnet, d.h.Lieferanten weil Bestände z.B. nur in einembestimmten Werk liegen können, weil Erlöse in einerbestimmten Tochtergesellschaft generiert werden etc. Einrichten der Organisationseinheiten daher VORAnlage der weiteren Stammdaten (Materialstamm, …)notwendig! Organisationseinheiten werden bei den sonstigenStammdaten und den Bewegungsdaten auf verschiedene Artmitgeführt (werden z.B. Teil des Schlüssels in diesenStammdaten)Bsp.1: Kunde 2744 wird vom Vertriebsbereich 1000betreut, der zur Silver AG gehörtBsp.2: 24.200 Stück vom Material 5862 liegen imProduktionswerk AachenBsp.3: Der momentane Bestandswert desRohstofflagers 0001 in der Silver AG beträgt8.620€
Was ist ein Mandant in SAP?
hierarchisch höchste „Organisationseinheit“ von SAP• Stammsätze und damit Tabellen eigenständig nicht von anderen Mandanten nutzbar• Festlegungen auf Mandantenebene gelten für allehierarchisch niedrigeren Organisationseinheiten diesesMandanten, d.h. auch: einheitliche Verarbeitungsregeln je Mandant• Primär-Schlüsselfeld in (fast) allen Tabellen Betriebswirtschaftlich meist interpretiert als die obersteUnternehmenseinheit (z. B. Konzern), die mehrererechtlich oder wirtschaftlich eigenständige Unternehmenoder Unternehmensteile subsumiertABER: Ein Konzernabschluss wird in der Org.einheit„Gesellschaft“ ermöglicht“ Mehrere Mandanten können auf einem gemeinsamen Systemlaufen (z.B. verschiedene Mandanten auf einemEntwicklungssystem, die unterschiedlicheEntwicklungsversionen darstellen)• Stammdaten und Tabellen gelten aber generell nur füreinen Mandanten
Was ist ein Buchungskreis in SAP?
Org.einheit im Finanzwesen• Kleinste rechtlich selbständige, bilanzierende Einheitinnerhalb eines Mandanten, für die eine vollständigeFinanzbuchhaltung inkl. Bilanz und GuV (nachHandelsrecht, z.B. HGB oder IFRS) erstellt werden kann →also im Konzern je Tochtergesellschaft 1 Buchungskreis• Es ist unerheblich, ob die legal entity tatsächlich operativarbeitet oder nicht (z.B. Holding)• Für einen Teilbereich des Unternehmens, für den lediglichaus Managementzwecken interne Bilanzen erstellt werdensollen, darf KEIN Buchungskreis angelegt werden! obligatorisch zu definieren, d.h. mindestens einBuchungskreis je Mandant• Bildet quasi „die rechtliche Heimat“ für viele Daten, d.h.beantwortet z.B. die Frage, in welcherTochtergesellschaft die Erlöse in der GuV gezeigtwerden sollen, in welcher Tochtergesellschaft einRohstoffvorrat in der Bilanz aktiviert werden soll …Daher: Kontenführung und Erfassung der Geschäftsvorfälle jeBuchungskreis sowieVerknüpfung zahlreicher Organisationseinheiten mit demBuchungskreis (Integration der Funktionen und Prozesse)
Was ist eine "Gesellschaft" im SAP?
Org.einheit im Finanzwesen• die kleinste Einheit für einen handelsrechtlichenKonzernabschluss• Da ein Konzern i.d.R. aus mehreren rechtlichselbstständigen Unternehmen besteht, gilt die Zuordnung:n (zu konsolidierende) Buchungskreise : 1 Gesellschaft• Voraussetzungen:– Alle Buchungskreise benutzen denselben Kontenplan– Alle Buchungskreise haben dasselbe Geschäftsjahrdefiniert
Was ist ein "Werk" im SAP?
Org.einheit in der Logistik• gliedert das Unternehmen aus Sicht der Produktion,Beschaffung, Instandhaltung und DispositionBsp.: Produktionsstätte, Verteilzentrum• auch für „logische“ Unternehmensteile definierbar (z.B. einWerk je Fremdlieferant, um beigestelltes Materialabzubilden) Obwohl der Logistik zugeordnet, wird es in vielen Modulenexplizit verwendet, Bsp:– Materialwirtschaft: Materialbedarf je Werk ermittelt,Bestände je Werk– Vertrieb: Werk als liefernde Einheit– Produktion: Werk als produzierende Einheit– Im Controlling: Herstellkosten variieren je Werk Werk : Buchungskreis = n : 1 (Grund: Buchungskreiszeigt das aus rechtlicher Sicht verantwortlicheUnternehmen ab)• Für Bestandsführung weitere Untergliederung in Lagerorteund Lagerstellen, ggf. sogar in Chargen, möglich• Stammdaten z.T. in Abhängigkeit vom Werk (und damitindirekt vom Buchungskreis) definiert;z.B. viele Daten des Materialstamms sind abhängig vomWerk• Werk wird in vielen Bewegungsdaten mitgeführt, z.B.Warenbewegung bei Verkauf aus Werk 2300
Was ist eine "Einkaufsorganisation" im SAP?
• Org.einheit des Einkaufs• Dient zur Abbildung einer organisatorischenUnternehmenseinheit (deren Verantwortung), dieMaterialien oder Dienstleistungen für ein oder mehrereWerke beschafft und allgemeine Einkaufskonditionen mitden Lieferanten aushandelt; dies kann sein:– Ein für alle Buchungskreise (eines Mandanten) tätigerZentraleinkauf– Die Einkaufsabteilung eines einzelnen, juristischselbstständigen Unternehmens (= für 1 Buchungskreis)– Die Einkaufsabteilung eines einzelnen Produktionswerks(= für 1 Werk)
Was ist ein "Kostenrechnungskreis" im SAP?
Einheit im Unternehmen, für die eine vollständige, geschlossene Kostenrechnung (nach denselben Einstellungen)durchgeführt werden soll• Einstellungen z.B.:– Voll- oder Teilkostenrechnung?– Welche Kostenarten unterscheiden?– Profitcenterrechnung nutzen oder nicht?• ermöglicht, dass mehrere Buchungskreise in der Kostenrechnung nach denselben, zentral vorgegebenen Regelnarbeiten ( Zuordnung Buchungskreis : Kostenrechnungskreis = n:1)• Voraus.: alle Buchungskreise haben denselben Kontenplan undverwenden dieselbe Geschäftsjahresvariante
Was ist ein Ergebnisbereich im SAP?
dient zur kostenrechnungskreisübergreifendenAuswertung von strategischen Geschäftseinheiten,d.h. bspw. Vergleich von DB, Erlösen oder Ergebnissenzwischen strategischen Geschäftseinheiten nachdenselben Merkmalen und Formeln• für jeden Ergebnisbereich wird individuell definiert,– nach welchen Merkmalen das Ergebnis ausgewertetwerden soll– welche Werte als Teil des Ergebnisses ausgewertetwerden sollen Die Definition obligatorisch bei Nutzung von CO-PA• Systemseitige Analyse nur innerhalb einesErgebnisbereichs möglich (ergebnisbereichs-spezifischeReports);• Innerhalb eines Ergebnisbereichs auch kostenrechnungskreisübergreifende, buchungskreisübergreifende undwerksübergreifende Analysen möglich• Bei mehreren Ergebnisbereichen kann eineHarmonisierung der Struktur (falls gewünscht) nur auforganisatorischem Weg erreicht werden.
Was sind Stammdaten im SAP?
Für jedes Stammdatum eindeutige Codierungmandantenweit• Zentrale Haltung von funktionsspezifischen Daten zu bspw.einem Lieferanten (Einkauf, FiBu)• Für jedes Stammdatum mehrere Schlüsselfelder definiert,z.B. Material: Code + Materialart…, Personal: Code +Kostenstelle …
Erklären Sie den Materialstamm im SAP!
Material = Waren, die ein Unternehmen einkauft,produziert und/oder verkauft• Materialstamm benötigt für wiederholt verwendeteMaterialien, die systemgestützt eingekauft, verwendetetc. werden, Bsp.:– Für jeden Rohstoff, der in der Produktion (gemäß Stückliste)verwendet wird, muss ein Materialstamm angelegt werden– Für jedes Zwischenprodukt, das produziert wird (undzwischenzeitlich gelagert werden kann), muss ein Materialstammangelegt werden– das produzierte Gut selbst muss angelegt werden, damit eseingelagert und verkauft werden kann• Infos je Material in bis zu 100 Datenfeldern gepflegt
Was ist eine Materialart im SAP?
• Je nach Verwendung des Materials (Einkauf, Produktion,Verkauf) sind unterschiedliche Sichten, Felder und/oderunterschiedliche Feldinhalte relevant → DaherMaterialart (Rohmaterial, Zwischenprodukt,Fertigprodukt, Handelsware, Dienstleistung…) Teil desSchlüssels im Materialstamm• Je nach Materialart werden unterschiedliche Sachkontenim externen Rechnungswesen bebucht
Nennen und erklären Sie wichtige Materialstamm-Felder (-> Beschaffungsart, Retrograde Entnahme, Eigenfertigungszeit etc)
Beschaffungsart: legt fest, ob ein Material• ausschließlich eigengefertigt wird• ausschließlich fremdbezogen wird oder• sowohl eigen- als auch fremdgefertigt wirdwichtig z.B. für die Kalkulation oder für die notwendigen Maßnahmen bei Vorliegen eines Materialbedarfs (Bestellung oder Produktion anstoßen?) Retrograde Entnahme:wichtig für in der Produktion verwendete Materialien• Verwendung im Fertigungsauftrag:Bei der Buchung des Wareneingangs eines hergestellten Produkts bucht SAP automatisch den Verbrauch und den Warenausgang der Materialien in der Menge gemäß Stückliste des produzierten Artikels→ siehe Fertigungsprozess Eigenfertigungszeit:nur relevant bei Eigenfertigung- bei der automatischen Anlage eines Planfertigungsauftrags für die Errechnung der Plantermine genutzt. Bsp: Bei einer EFZ von 10 Tagen kann das Prod frühestens nach 10 Tagen verkauft werde. Planlieferzeitnur relevant bei Fremdbezuggibt die Kalendertage an, die benötigt werdne, um das Material oder die Leistung durch Fremdbeschaffung zu beziehenBenötigt, um systemseitig die voraussichtlichen Fertigstellungstermine Bewertungsklassein FI verwendet für die KontensteuerungWareneingänge werden dadurch auf andere Bestandskonten gebucht als Fertigprodukte Preissteuerung V - Bewertung des Material mit gleitendem DurchschnittspreisS - das Material wird über einem längeren Zeitraum mit einem fixen Preis bewertetGleitender Preis / Standardpreis= aktueller Bewertungspreis des Materials (zu beziehen auf die „Preiseinheit“)• Das jeweils zur Bewertung relevante Preisfeld ist abhängig von der Preissteuerung:– bei „V“ ist der Wert im Feld „gleitender Preis“ relevant– Bei „S“ ist der Wert im Feld „Standardpreis“ relevant• Achtung: beide Felder können Werte zeigen, aber nur der Preis ist relevant, der nach derPreissteuerung gilt. Plankalkulation: Bei selbsterstellten Produikten, die in SAP kalkuliert wurden, sind die Ergebnisse der laufenden, einer zukünftigen und der vergangenen Kalkulation hier inkl. des Datums ablesbar.
Erklären Sie, was Stücklisten sind!
Stammdaten -> Stücklisten! -> ist ein vollständiges, formal aufgebautes Verzeichnis für einen Genestand, das alle zugehörigen Bestandteile unter Angabe von Bezeichnung, Menge und Einheit enthält. -> Erst nach Anlage der Materialien und Stücklisten können Transaktionen durchgeführt werden! -> Stücklisten dienen der Standardisierung der Produktion, der Kommunikation, zur Materialbedarfsplanung, in der Kalkulation, als Ausgangspunkt für Produkverbesserungen
Was ist unter einem "Arbeitsplan" im SAP zu verstehen?
Beschreibung der Tätigkeiten zur Herstellung von Zwischen- und Endprodukten bzw. Leistungen in der Fertigung.Informationen:– Art der Tätigkeiten (Leistungsarten)– Arbeitsplätze– Dauer der einzelnen Tätigkeiten (Vorgabezeiten)– Benötigte FertigungshilfsmittelErst nach Anlage der Materialien können Transaktionenausgeführt werden, bei denen die Materialien verwendetwerden sollen. Daher gilt: Zuerst Materialstamm anlegen,erst anschließend den Arbeitsplan
Was sind generelle Anforderungen an Stammdaten im SAP?
- vollständig gepflegt• konsistent• rechtzeitig verfügbar• stets aktuell• eindeutig bezeichnet und codiert, damit z.B.– weltweite Analyse und einheitliches Reporting ermöglicht wird– ein Kunde stets die gleichen Konditionen erhält– Materialrabatte für die gesamte Menge eines Rohstoffs ausgehandelt werden können Typische Fehler: • Redundante Daten /Dubletten• Buchstabendreher und phonetische Fehler in Langtexten• Fehlende Eingaben• Ungültige Eingaben (z.B. Postleitzahlen oderKontonummern)
Was können Gründe für eine niedrigen Datenqualität bei Stammdaten sein und wie kann man diese verhindern?
• historisch gewachsene, heterogene IT-Infrastruktur,• ungeklärte Arbeitsabläufe zur Dateneingabe und -pflege• Ungeklärte Verantwortlichkeiten• fehlende Ressourcen für die DatenpflegeRahmenbedingungen• niedrige Priorität im Unternehmen; keine Strategie zumDatenmanagement gegeben• Güte der Datenqualität unbekannt, weil keine Messgrößendefiniert• Keine technische Unterstützung zur Sicherung derDatenqualität Nötige / sinnvolle Regelungen und Maßnahmen• Stammdatenmanagement• Einheitliches Vorgehen bei der Neuanlage– Definition von Regeln zur Anlage von Stammdaten (Wenn-dann)– Dokumentation dieser Regeln– Klare Verantwortlichkeiten inkl. Vertreterregelung– Entsprechend gepflegte Berechtigungen– Kontextabhängige Definition von Defaultwerten und erlaubtenFeldinhalten• Einheitliche Nummernkreise / Codierung• Zukunftssichere Codes• zentrale Verwaltung der Nummernkreise und Strukturen zurSicherung der Konsistenz• Einsatz von Software
Was sind "Bestandsdaten" im SAP?
-> Verknüpfung der STtammdaten und Bewegungsdaten führen zu den Bestandsdaten -> Rohstoffbestand, Forderungsbestand, Liquide Mittel Bestand ($$$)
Wie können Sie Kosten einer Kostenstelle im SAP planen?
Planung der Kosten für Verbräuche von unternehmensextern bezogenen Ressourcen (Primärkosten)• Planung von fixen und variablen Kosten getrennt• Planung je Kostenart• Planung in Abhängigkeit einer Leistungsart möglichPlanung der Kosten für Verbräuche von unternehmensintern bezogenen Ressourcen (Sekundärkosten)• Durchführung einer Innerbetrieblichen Leistungsverrechnung im PlanStart: Anlage Stammdaten (Kostenstellen und Kostenarten) Definition: organisatorische Einheit in einem Kostenrechnungskreis, die einen eindeutig abgrenzbaren Ort derKostenentstehung zeigt. Die Abgrenzung kann funktional,abrechnungstechnisch, räumlich oder nach Kostenverantwortung erfolgen.• genau einem Kostenrechnungskreis zugeordnet• genau einem Buchungskreis zugeordnet• Bei der Buchung eines kostenrechnungsrelevanten Aufwands/ Ertrags in FI wird die Kostenstelle mitgegeben– manuell oder– Übernahme eines definierten Default-Werts oder– automatisch aus der Kostenart abgeleitet Verrechnung von Kostenstellenkosten• auf andere Kostenstellen (zur Planung derSekundärkosten)• auf die Produkte bzw. Fertigungsaufträgegemäß Arbeitsplan-Zeiten (Tarifermittlung)
Welche Verrechnungsmöglichkeiten zwischen Kostenstellen gibt es?
1. Verrechnung durch Umlage mittels der Zyklussegmenttechnik-> nach Anzahl der PCs oder Anzahl Personen auf den empfangenen Kostenstellen -> #PCs als "statistisch Kennzahl" Voraussetzung Stammdaten: leistende und empfangene Kostenstellen, Sekundärkostenart angelegt, Anlage der statistischen Kennzahl, Anlage einer Verrechnungsregel Ablauf: 1. Anlage einer statistischen Kennzahl-> Anzahl PCs2. Planung Primärkosten der leistenden K-Stelle-> IT: 100k EUR3. Planung der statistiischen Kennzahl je KostenstelleProd.: 10 PC, Mark. 50 PC, Vw. 40 PC4. Definition Umlageregel (Zyklussegmenttechnik) 5. Durchführung der UmlageIT (-100k), Prod (10k), Mark (50k), Vw(40k) 2. Tarif je Leistungseinjheit: Verrechnung direkt bei Tarifermittlung im System -> Verrechnung auf die Kostenstellen, die die Leistung "Betreuung" der IT-Kostenstelle in Anspruch genommen haben für die in Anspruch genommene Leisutungsmenge -> Leistungsart der IT-Kst: "Betreuungsstunden" Ablauf: 1. Definition der Leistungsarten-> IT-Beratungs-Std. 2. Planung der Leistung der leistenden Kostenstelle-> 2000h p.a3. Planung der Primärkosten auf der leistenden Kostenstelle -> 100k € 4. Planung der empfangenen Leistung auf den Empfänger-Kostenstellen-> Vw. 1200h, Prod. 800h (50€/h)5. Bestimmung des Kostenstellentarifs und automatische Durchführung der ILV -> IT(-100k), Vw(60k), Prod(40k)
