ERP (Subject) / Grundlagen (Lesson)

Ziele, Einführung, Strategien, KPU

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• Wie ist ein ERP-System definiert? ERP = Enterprise Resource Planning„Unter einem ERP-System wird eine integrierte Softwareverstanden, die auf Basis standardisierter Module alleoder wesentliche Teile der Geschäftsprozesse einesUnternehmens aus betriebswirtschaftlicher Sichtinformationstechnisch unterstützt. Die zur Verfügungstehenden Systemfunktionalitäten liefern dabei aktuelleInformationen auf Basis der erfassten und verarbeitetenDaten und ermöglichen hierdurch eine unternehmensweite Planung, Steuerung und Kontrolle.“
• Was versteht man unter einem Procure-to-Pay Prozess? Procure-to-Pay– Lieferantenauswahl– Anlage des Bestellauftrags– Wareneingang und –eingangskontrolle– Rechnungsprüfung– Rechnungsbegleichung
• Was versteht man unter einem (Plan-)Make-to-Stock-Prozess? (Plan/) Make-to-Stock– Forecast Bedarf– Planung Produktion (Menge, Termine)– Anlage Produktionsauftrag– Warenentnahme Beschaffung– Rückmeldung Produktionsmenge und WareneingangsbuchungFertigmaterial– (Abrechnung und Auswertung Produktionsauftrag)
• Was versteht man unter einem Order-to-Cash-Prozess? Order-to-Cash: Prozess vom (Kunden-)Auftragseingangbis zum Zahlungseingang, z.B. mit Teilschritten:– Auftragsanlage– MRP-Lauf– Verfügbarkeitsprüfung– Versand einer Auftragsbestätigung– Erstellen der Lieferbelege und Kommissionierungsunterlagen– Kommissionieren und Verpacken der Materialien– Versand der Materialien– Rechnungslegung inkl. Erlösfortschreibung in die Buchhaltung– Zahlungseingang
• In welchen Einsatzbereichen kann ein ERP verwendet werden? Fertigung– Bestandsführung– Materialbedarfsplanung– Einkauf– Produktionsplanung• Vertrieb– Auftragseingang– Rechnungsstellung– Verkaufsanalysen • Rechnungswesen– Forderungen undVerbindlichkeiten– Buchführung– Anlagenbuchhaltung– Budgetplanung und -überwachung • Finanzwesen– Liquiditätsmanagement– Finanzplanung • Personalwesen– Lohn- undGehaltsabrechnung– Zuschläge und Prämien
• Beschreiben Sie eine In-Memory-Datenbank (Hauptspeicher DB) • In Festplatten-Datenbank werden nur die zuletzt aufgerufenen Datenim Hauptspeicher gehalten und können schneller abgerufen werden;in In-Memory-DB Performance bei Zugriffen unabhängig von denzuvor abgefragten Daten• Speicherung daher nicht in Zeilen mit allen Attributen einesDatensatzes, sondern in Spalten, die jeweils alle Einträge (nur) einesAttributs für alle Datensätze enthalten; moderne Analysen beziehensich zumeist auf alle Datensätze eines Attributs und nicht auf alleAttribute eines Datensatzes• In-Memory-DB kann auf Hauptspeicher mehrerer Server verteilt sein schneller ist als bei Zugriff auf eine Festplatten-Datenbank
• Vorteile von ERP-Systemen Zeit- und Kostenersparnis in Geschäftsprozessen, z.B. schnellereAuftragsbearbeitung, weil gemeinsame Datennutzung Zeitbedarfund Kosten für mehrfache Aktualisierung reduziert• Prozessneugestaltung nach Best-Practice (nur 18% von 215befragten Unternehmen verneinten 2016 eineProzessverbesserung durch die ERP-Einführung)• Schnellere Reaktionsfähigkeit und bessere Kommunikationgegenüber Kunden und Lieferanten• Geringere Außenstände durch automatisches Mahnwesen• Bereichsübergreifender Zugang zu den gleichen Daten zurverbesserten Planung und Steuerung / Ressourceneinsparung(dies nannten 2015 36% in einer Studie als den größten Vorteil)
• Nennen Sie Trends von ERP-Systemen 1. Konsolidierung von ERP-Systemen2. Cloud und Software as a Service (SaaS)3. Mobile Nutzung von Inhalten4. Integration von soft und hard facts in Dashboards(gemeinsame Auswertung von CRM… und ERP)5. Integration von Lösungen zur Industrie 4.06. Usability verbessern
• Was versteht man unter einer ERP-Konsolidierung und welche Ziele stehen dahinter? Durchgängige Prozesse über Unternehmensgrenzenhinweg etablieren• Standardisierung und Harmonisierung der Prozesseerzielen• Standardisierung der Stammdaten erzielen; erhöhteTransparenz / Vergleichbarkeit von Kennzahlen• Möglichkeit zu zentralem Systemsupport schaffen• Eine bessere Ausgangsposition bzgl.Internationalisierung und Globalisierung schaffen• Effizientere Prozesse / Kostensenkung ermöglichen• Reduktion der Prozesskomplexität
• Erklären Sie die Software-as-a-Service sowie Cloud und nennen Sie Vor- und Nachteile! Vorteile• Kürzere Lauf- undAntwortzeiten• GeringeresInvestitionsrisiko• GeringereEinstiegskosten• Schnellere Innovationenmöglich• Keine Software Lizenzenund –Wartung nötig• Geringere Kapitalbindung Nachteile• Gefahr von Verbindungsproblemen• Gefahr von Performanceproblemen• Keine Industriestandardsetabliert• Servicequalität• (noch) unsichere Rechtslagebzgl. Daten• Datenzugang bei CloudAnbieterwechsel unklar
• Erläutern Sie den Modell-Phasenplan einer ERP-Einführung 1. Initiierung 2. Grobkonzept-> Hauptziel-> Scope-> Definition Rahmenbedingungen-> Kosten- und Aufwandsschätzung-> personelle Maßnahmen-> Erster Systementwurf 3. Machbarkeitsstudie-> Realisierbarkeit der Aspekte prüfen: funktionell, operationell, sozial, wirtschaftlich, technisch, personell, rechtlich 4. Auftrag zur ERP-Einführung 5. Auswahl ERP-SystemKriterien allgemeiner Art: -> Vertrag (Umfang, Probezeit, Garantiezeit, Service, Anpassung)-> Wartung (Umfang, Kosten, Reaktionszeit) -> Installation (Beratung, Unterstützung, Schulung)-> Softwarekosten (Einmalig, laufend)-> Sicherheit (Zugriffsschutz, Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen) -> Sonstiges (Referenzen, Programmierung, Modulatrität, Schnittstellen, Investitionssicherheit) Kriterien, bezogen auf die Anwendung: -> Funktionalität-> Leistung-> Eingabe-> Ausgabe-> Bedienung-> Dokumentation 6. Einführung1. Detaillierte Projektvorbereitung (hinsichtlich Zeit, Kosten,Organisation etc.)2. Erstellung des Business Blueprint3. Implementierung: Durchführung des Customizing und derProgrammierung von Schnittstellen sowie unternehmensspezifischen Programmen, Gestaltung der Benutzerrechte,Aufbau der Hardware4. Vorbereitung Go-live: Umfangreiche Systemtests,Schulungen, Vorbereitung der Datenmigration5. Go-live: Datenmigration, Inbetriebnahme des Systems6. Dauerbetrieb: Anwendung, aber auch fortlaufendeOptimierung und Weiterentwicklung
• Was versteht man unter einem Business Blueprint? (in der Praxis) Bezeichnung für die Dokumentation/ dasPflichtenheft• “a master plan for the project”• “a document that includes all the business requirementsof the ERP project in details. The document is organizedaccording to a defined chapters and themes and isdesigned to cover all the decisions of the processanalysis and the required details when you areimplementing ERP system.”• Detaillierte Definition der abzubildendenGeschäftsprozesse inkl. Veränderungsnotwendigkeitenbestehender Geschäftsprozesse / Organisation Die Fachabteilung beschreibt die Geschäftsprozesse undderen Abwicklung in / mit dem System detailliert– i.d.R.graphisch und verbalBsp. Fachabteilung zur DB-Analyse:Die Deckungsbeiträge werden monatlich analysiert nach• Produkten• …• Es muss möglich sein, die DB für Produkte, die als „OriginalEquipment“ verkauft wurden von denen zu unterscheiden, die als„Ersatzteil“ verkauft wurden und denen, die konzernintern verkauftwurden. Produkte sollen daher ein Merkmal erhalten, das dieAusprägungen „OE“, „RE“ oder „ICO“ haben kann 2. ERP-IT-Experte beschreibt technische Abläufe(Datenzugriffe mit technischen Feldnamen etc.) Bsp. IT-Teil des BlueprintsFür das Merkmal wird das Feld OEKZ in der Tabelle MVKE(ModulMM) vorgesehen; Name: Original Equipment Kennzeichen; erlaubteFeldinhalte: OE, RE, ICO. Typ: CHAR, Länge: 3Für die Auswertung in der Anwendung CO-PA wird das MerkmalsfeldWW125 definiert.Um das Feld WW125 zu füllen, wird die Artikelnummer (FeldARTNR) je Fakturaposition ausgelesen. Mit ARTNR wird auf dieTabelle MVKE zugegriffen, das Feld OEKZ gelesen und in WW125geschrieben 3. Definition des Scope, d.h. dessen, was Teil des ERPEinführungsprojekts ist und was nicht
  Klare Definition, was in Folgeprojektendurchgeführt werden soll (und nicht bei der ERPEinführung), z.B. Prozessänderungen,Organisationsänderungen Hinweise auf vor- / nachgelagerte Prozesse müssenenthalten sein• Alle Prozesse sollten nach dem selben Musterdokumentiert werden (Blueprint-Standard)• Es sollte eine Dokumentationssystem eingesetzt werden• Alle Beschreibungen sind einem zuvor definiertenReview process zu unterziehen
• Erklärung Sie das Vorgehensmodell nach Leyh für KMUs für ERP-Einführungen 1. Projektvorbereitung - > Klares Commitment zum Projekt (GF)-> Projektinitialisierung, Formulierung der Ziele, Aufstellen des Projektplans, Zusammensetzung des Projektteams, Kick-Off 2. Ist-Analyse/Sollgrobkonzept-> Ergebnisprüfung (GF)-> Prozesse erfassen, Analyse der bestehenden Software, Schwachstellenidentifikation, Anforderungen, Lastenheft 3. Softwareauswahl -> Beteiligung an der Endauswahl (GF)-> Marktrecherche, Grobauswahl, Feinauswahl auf Basis Lastenheft, Endauswahl, Vertragabschluss 4. Konzeptfeinabstimmung-> Prüfung des Sollkonzepts und des finalen Projektplans (GF)-> Erweiterung des Projektteams, Projektplan mit ERP-Anbieter verfeiner, Pflichtenheft, Entscheidungsbefugnisse festlegen, Sollkonzept aufstellen 5. Realisierung und Einführung -> Ergebnisprüfung/Abschluss (GF)-> Umsetzung des Sollkonzepts, Pilotsystem aufsetzen, Datenmigration, Anwenderschulung, Systemtests, Go live, Optimierung
• Welche Einführungsstrategien gibt es bei ERP-Systemen? Simultane Einführung / Big bangAlle Module eines ERP-Systems werden zeitgleichproduktiv gesetztversusSukzessive Einführung / Stufenkonzept• funktionsorientiert (bspw. erst Start mit FI-Modul, dannCO-Modul etc.) oder• prozessorientiert (bspw. zunächst nur Abwicklung vonKundenaufträgen im ERP-System und erst spätersystemgestützte Durchführung des Produktionsprozesses
• Nennen Sie Gründe für Misserfolge von ERP-Einführungen! Untersuchungen zeigen, dass geplante Kosten undEinführungsdauern – unabhängig vom eingeführten ERPSystem – meist nicht eingehalten werdenHäufige Gründe:• Einer Untersuchung zufolge aus 2017: v.a. Ausweitung desscope (15%), technische Probleme (14%) undDatenprobleme (14%)• Weiterhin genannt:– unklar definierte Anforderungen und Ziele– zu optimistische Zeitplanung– Entscheidungen nur zögerlich – Kein Budget für „vergessene“, sinnvolle Anpassungen beider Einführung– Organisation: Teammitglieder stehen dem Projektzeitweilig nicht zur Verfügung (Tagesgeschäft)– Management ist desinteressiert und trifft benötigteEntscheidungen nur zögerlich
• Nennen Sie kritische Erfolgsfaktoren für ERP-Systeme Einer Studie zufolge Haupt-Erfolgsfaktoren bei KMUs:• Zeitmanagement• Customizing• Datenmigration• Management Support• Projektmanagement 1. Kritische (strategisch relevante) Anforderungen müssengenau definiert und dem Anbieter übermittelt werden2. Der Anforderungsumfang muss vertraglich festgehaltenund bereits für der Ausschreibung genutzt werden3. Nur die besten Mitarbeiter sollten in der Implementierungeingesetzt und von Routineaufgaben befreit werden4. Der Implementierungspartner muss das System und dieBranche kennen und im Projektmanagement bewandertsein5. Die Implementierung sollte für Prozessverbesserungengenutzt werden6. Projektmanagement ist erfolgskritisch7. Erfolgsmaßstäbe (KPIs) müssen bereits vor derImplementierung definiert werden8. Customization möglichst vermeiden9. Tests des Systems sind erfolgskritisch10.Change Management ist erfolgskritisch
• Nennen Sie Testinhalte von ERP-Systemen 1. Alle Prozesse und alle Prozessvarianten (aus IT- undFachbereichssicht) testenBsp. aus fachlicher Sicht: „normale“ Bestellung als auch Bestellung perEDIBsp. 2 aus fachlicher Sicht: Klassifizierung eines in Hamburgansässigen Kunden als Kundenregion „Nord“2. Möglichkeit zur Änderung von zuvor gespeicherten Datentesten,z.B. Wunschliefertermin eines Kunden im Kundenauftrag, Löscheneiner doppelt eingegeben Bestellposition in einer Bestellanforderung 3. Alle definierten Prüfpunkte und Fehler testenz.B. Existiert bei einer als Fehler definierten Situationtatsächlich keine Möglichkeit zur Weiterbearbeitung?Erscheint bei einer zu prüfenden Situation eineWarnmeldung mit weiterer Eingabemöglichkeit?4. Testen, ob als Mussfelder definierte Felder tatsächlicheingegeben werden müssen, ob Kannfelder auch keinePflege ermöglichen, ob Defaulteinträge passendgesetzt werden5. Alle Feldinhalte (CHAR, …, aber auch erlaubte Inhalte) 6. Formulare und deren Druck (z.B. Rechnungen undMahnungen) testen7. Berechtigungen testen8. Hilfetexte testen

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