IATF Rules (Subject) / IATF Rules (Lesson)
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Rules
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- 5.11 Abweichungsmanagement Der Klient und die Zertifizierungsgesellschaft haben die Verantwortung für den wirksamenAbschluss des Abweichungsmanagements wie nachfolgend beschrieben.
- 5.11.1 Die Zertifizierungsgesellschaft muss den Klienten verpflichten, innerhalb von maximal zwanzig(20) Kalendertagen ab dem Abschlussgespräch vor Ort Nachweise zu folgenden Punkten zuübermitteln:a) Implementierung von Abstellmaßnahmen,b) Grundursachen einschließlich der angewendeten Analysemethode und -ergebnisse.Die Zertifizierungsgesellschaft muss den Klienten verpflichten, innerhalb von maximal sechzig(60) Kalendertagen ab dem Abschlussgespräch vor Ort Nachweise zu folgenden Punkten zuübermitteln:c) implementierte systemische Korrekturmaßnahmen um jede Abweichung nachhaltig zubeseitigen, einschließlich der Berücksichtigung von Auswirkungen auf ähnliche Prozesseund Produkte,d) Verifizierung der Wirksamkeit umgesetzter Korrekturmaßnahmen.
- 5.11.2 Verantwortung des Klienten bei Nebenabweichungen Die Zertifizierungsgesellschaft muss den Klienten verpflichten, innerhalb von maximal sechzig(60) Kalendertagen ab dem Abschlussgespräch vor Ort Nachweise zu folgenden Punkten zuübermitteln:a) Implementierung von Abstellmaßnahmen,b) Grundursachen einschließlich der angewendeten Analysemethode und -ergebnisse, c) implementierte systemische Korrekturmaßnahmen, um jede Abweichung nachhaltig zubeseitigen, einschließlich der Berücksichtigung von Auswirkungen auf ähnliche Prozesseund Produkte,d) Verifizierung der Wirksamkeit umgesetzter Korrekturmaßnahmen.
- 5.11.3 Verantwortung der Zertifizierungsgesellschaft Die Zertifizierungsgesellschaft muss innerhalb von neunzig (90) Kalendertagen nach demAbschlussgespräch vor Ort die vom Klienten übermittelten Informationen bewerten undentscheiden, ob sie akzeptabel sind.Sofern akzeptabel, muss die Abweichung geschlossen werden, und die Zertifizierungsgesellschaft muss die wirksame Umsetzung der Korrekturmaßnahmen im nächsten Audit verifizieren (siehe Abschnitt 5.2 und 5.11.5), sofern kein außerordentliches Audit durchgeführt wurde (siehe Abschnitt 5.11.4 und 7.2).Sofern nicht akzeptabel, muss die Zertifizierungsgesellschaft den Klienten dazu anhalten, dieoffenen Punkte innerhalb von neunzig (90) Kalendertagen ab dem Abschlussgespräch vor Ortzu beseitigen. Wenn die offenen Punkte nicht beseitigt werden können, muss dasabschließende Auditergebnis als nicht bestanden (engl.: failed) gewertet und die IATF Datenbank entsprechend aktualisiert werden. Die Zertifizierungsentscheidung muss negativausfallen (siehe Abschnitt 5.12 a bis d), und der Klient muss mit einem Erstzertifizierungsaudit(Stufe 1 und Stufe 2) neu beginnen. Das aktuell gültige Zertifikat muss unverzüglich entzogenwerden.In Ausnahmenfällen, in denen die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen nicht innerhalb vonneunzig (90) Kalendertagen ab dem Abschlussgespräch vor Ort erfolgen kann, muss dieZertifizierungsgesellschaft die Abweichung als offen, aber 100%ig gelöst einstufen – sofernfolgende Bedingungen erfüllt sind:a) eingeleitete Sofortmaßnahmen, die das Risiko für den Kunden abwenden, einschließlicheiner Bewertung der systemischen Auswirkungen auf die Prozesse des Klienten,b) dokumentierter Nachweis eines akzeptablen Maßnahmenplans sowie von Anweisungen undAufzeichnungen, die die Beseitigung des festgestellten nichtkonformen Zustandes belegen –einschließlich einer Bewertung der systemischen Auswirkungen auf die Prozesse des Klienten,c) basierend auf dem akzeptierten Maßnahmenplan wurde ein außerordentliches Audit vor Ortvor dem eigentlichen nächsten Audit angesetzt (siehe Abschnitt 7.2),d) bei Einstufung einer Abweichung als 100%ig gelöst muss die ZertifizierungsgesellschaftUnterlagen mit der Begründung aufbewahren.Die Zertifizierungsgesellschaft muss die wirksame Implementierung der festgelegten Korrekturmaßnahmen im nächsten Audit verifizieren (siehe Abschnitt 5.2).
- 5.11.4 Verifizierung von Hauptabweichungen vor Ort Wenn eine Hauptabweichung festgestellt wurde, muss die Zertifizierungsgesellschaft dieVerifizierung der Korrekturmaßnahmen mittels eines außerordentlichen Audits vor Ort (sieheAbschnitt 7.2) durchführen. Diese Verifizierung vor Ort muss innerhalb von maximal neunzig(90) Kalendertagen ab dem Abschlussgespräch vor Ort abgeschlossen sein.Für den Fall, dass ein akzeptierter Maßnahmenplan für eine Hauptabweichung als nichtwirksam implementiert bewertet wird, muss das abschließende Auditergebnis als nichtbestanden (engl.: failed) gewertet und die IATF-Datenbank entsprechend aktualisiert werden.Das Zertifikat muss entzogen werden (siehe Abschnitt 8.4).Die Zertifizierungsgesellschaft muss nach Abschluss der Verifizierung der Korrekturmaßnahmeneinen ergänzenden Bericht für den Klienten erstellen, welcher die Einzelheiten derVerifizierung jeder einzelnen Abweichung enthält.
- 5.11.5 Die Zertifizierungsgesellschaft entscheidet auf Basis ihrer Erfahrung, ob eine Nebenabweichungeine Verifizierung der Korrekturmaßnahmen vor Ort innerhalb von maximal neunzig (90)Kalendertagen nach dem Abschlussgespräch vor Ort erfordert.Für den Fall, dass ein akzeptierter Maßnahmenplan für eine Nebenabweichung als nichtwirksam implementiert bewertet wird, muss eine neue Hauptabweichung gegen den Korrekturmaßnahmenprozess (siehe IATF 16949, Abschnitt 10.2) festgestellt und die vorangegangene Nebenabweichung als neue Hauptabweichung klassifiziert werden.Die Zertifizierungsgesellschaft muss nach Abschluss der Verifizierung der Korrekturmaßnahmeneinen ergänzenden Bericht für den Klienten erstellen, welcher die Einzelheiten der Verifizierung jeder einzelnen Abweichung enthält.
- 5.12 Zertifizierungsentscheidung Die Zertifizierungsgesellschaft muss mindestens eine Person der Zertifizierungsentscheidungsfunktion bestimmen, die das Vetorecht zur Zertifizierungsentscheidung ausübt. Personen mit Vetorecht müssen durch das zuständige IATF Oversight Office freigegeben werden (siehe Abschnitt 4.1).Eine Zertifizierungsentscheidung (d. h. Zertifikat erteilen oder nicht erteilen) muss bei folgendenAudits getroffen werden:- erstmalige Zertifikatserteilung nach Erstzertifizierungsaudits,- Aufrechterhaltung der Zertifizierung nach jedem Überwachungsaudit oder außerordentlichenAudit, - erneute Zertifikatserteilung nach Rezertifizierungsaudits,- Zertifikatserteilung nach Durchführung von Transferaudits.Die Zertifizierungsentscheidungsfunktion muss, bevor die Zertifizierungsentscheidung getroffenwird, bestätigen, dass:a) die Informationen im endgültigen Auditbericht bezüglich der Zertifizierungsanforderungenund des Geltungsbereiches der Zertifizierung ausreichend sind,b) jedes aufgezeigte Verbesserungspotenzial durch den dokumentierten objektiven Nachweisder Konformität untermauert wird (siehe Abschnitt 10.0). Eine Abweichung darf nicht alsVerbesserungspotenzial klassifiziert oder so formuliert werden, dass dies als Beratung oderals Empfehlung für die Beseitigung einer Abweichung verstanden werden kann,Anmerkung: Die IATF wertet den Missbrauch oder die unsachgemäße Verwendung einesVerbesserungspotenzials als Hauptabweichung gegen die Zertifizierungsgesellschaft.c) die während des Audits festgestellten Abweichungen überprüft und anerkannt wurdensowie die dokumentierten Nachweise bezüglich der Wirksamkeit von Abstellmaßnahmen,Ursachenanalysen, Korrekturmaßnahmen verifiziert wurden oder dass die vom Klientengeplanten Abstellmaßnahmen, Ursachenanalysen und Korrekturmaßnahmen als 100%iggelöst anerkannt wurden,d) die Entscheidung des Auditors, eine Abweichung zu schließen bzw. als 100%ig gelöst zuakzeptieren, die Anforderungen in Abschnitt 5.11.3 erfüllt.Die Zertifizierungsentscheidungsfunktion muss diese Zertifizierungsentscheidung auf Basiseiner abschließenden Beurteilung der Auditfeststellungen und -bewertungen sowie allerweiteren relevanten Informationen (z. B. öffentliche Informationen, Kommentare des Klientenzum Auditbericht usw.) treffen. Bevor eine Zertifizierungsentscheidung getroffen wird, kann dieZertifizierungsentscheidungsfunktion weitere zusätzliche Informationen einfordern, um alleoffenen Punkte des Auditberichtes zu klären.Die Zertifizierungsentscheidung muss innerhalb von maximal 120 Kalendertagen ab demletzten Audittag des Stufe 2-Erstzertifizierungs-, Überwachungs-, Rezertifizierungs-, Transfer oder außerordentlichen Audits (siehe Abschnitt 5.1.1) und vor Ablauf des vorherigen Zertifikates getroffen werden. Das Vor- oder Rückdatieren der Zertifizierungsentscheidung ist nicht zulässig. Wird das zulässige Zeitfenster für die Zertifizierungsentscheidung überschritten, muss der Klient mit einer Erstzertifizierung (Stufe 1 und Stufe 2) neu beginnen.Die Zertifizierungsgesellschaft muss sicherstellen, dass alle Personen, die an der Zertifizierungsentscheidungsfunktion für Erstzertifizierungs-, Überwachungs-, Rezertifizierungs-,Transfer- oder außerordentliche Audits teilnehmen, nicht an der Durchführung des Audits beteiligt waren.
- 5.13 Zertifizierung und Zertifikatserstellung Ein Zertifikat muss, nachdem eine positive Zertifizierungsentscheidung getroffen wurde, erstellt werden. Der Inhalt des Zertifikates:a) muss in der vom Klienten festgelegten Sprache ausgestellt werden, jedoch muss auch eineVersion in englischer Sprache verfügbar sein,b) darf im Geltungsbereich ausschließlich Produktentwicklungs- und Produktionsaktivitäten fürdie entsprechenden automobilspezifischen Produkte bzw. Dienstleistungen an diesenProdukten, die dem Anwendungsbereich der IATF 16949 entsprechen, enthalten (sieheAbschnitt 10.0),c) muss den Ausgabestand der IATF 16949 enthalten,d) muss das Ausstellungsdatum (Datum der Zertifizierungsentscheidung der Zertifizierungsgesellschaft) und das Ablaufdatum des Zertifikates (Ausstellungsdatum plus maximal 3 Jahre minus 1 Tag) enthalten,e) muss zulässige Ausschlüsse enthalten, wie im Abschnitt 4.3.1 der IATF 16949,„Anwendungsbereich“, definiert,f) muss auf dem Deckblatt den Namen und die vollständige Adresse des zertifiziertenStandorts aufführen. Das Zertifikat für einen Produktionsstandort mit verlängerter Werkbankmuss den Hauptproduktionsstandort zuerst auf der Hauptseite des Zertifikates aufführen,gefolgt von allen verlängerten Werkbänken mit zugehörigem Namen und vollständigerAdresse. Sollten die verlängerten Werkbänke nicht auf der Hauptseite des Zertifikatesaufgeführt werden können, so darf die Zertifizierungsgesellschaft diese auf die folgendeSeite übertragen und mit einem entsprechenden Querverweis auf die Hauptseite desZertifikats versehen. Eine Postfachadresse als Adresse ist nicht zulässig. Mehrere Namenfür einen einzelnen Standort sind zulässig,Anmerkung: Mehrere Namen für einen einzelnen Standort sind nur zulässig, wenn derKlient nachweisen kann, dass diese unterschiedlichen Namen für einenStandort in einem (Handels-)Registerauszug entsprechend den jeweiligennationalen Gesetzen eingetragen sind.g) muss Seitenzahlen enthalten (d. h. Seite 1 von 3), falls das Zertifikat Anhänge umfasst,und jeder Anhang muss mit der IATF-Nummer und der Zertifikatsnummer der Zertifizierungsgesellschaft versehen sein,h) muss ein Druck-/Ausgabedatum oder eine Fußnote zur Dokumentenlenkung des Zertifikatesund der Anhänge enthalten,i) muss im Anhang des Zertifikates die entfernten Unterstützungsfunktionen enthalten (z. B.Entwicklung, Beschaffung, Vertragsprüfung usw.), die Teil des Qualitätsmanagementsystemssind und auditiert wurden, einschließlich ihrer Standorte (vollständige Adresse) undFunktionen. Die aufgelisteten Unterstützungsfunktionen müssen den in der IATF-Datenbank j) muss den Namen und die vollständige Adresse der Vertragsgeschäftsstelle der Zertifizierungsgesellschaft enthalten (Stadt, Bundesland, Land),k) muss das IATF-Logo enthalten, in der gleichen Ausprägung und Größe wie das Logo derZertifizierungsgesellschaft auf jeder Seite des Zertifikates. Logos des Klienten auf demZertifikat sind nicht zulässig,l) darf keine Logos von Organisationen, der die Zertifizierungsgesellschaft angehört, enthalten,m) muss ein separates Zertifikat für jeden Produktionsstandort im Konzernschema ausstellenmit einer gemeinsamen Zertifikatsnummer der Zertifizierungsgesellschaft und einem Suffix,n) muss beide Zertifikatsnummern, d. h. die der Zertifizierungsgesellschaft und die IATF-Nummer, enthalten,o) darf keine Referenz auf andere Standards ausweisen, für die die Zertifizierungsgesellschaftnicht bei der IATF zugelassen ist (z. B. ISO 9001).Wird dem Klienten ein vorläufiges Zertifikat ausgestellt, muss es ein Wasserzeichen aufweisen.IATF 16949-Zertifikate dürfen ausschließlich durch die Vertragsgeschäftsstelle der Zertifizierungsgesellschaft ausgestellt werden oder durch deren regionale Geschäftsstellen, sofern diese von der IATF-zugelassenen Vertragsgeschäftsstelle gesteuert und überwacht werden.Das Ausstellungsdatum des Zertifikates ist das Datum der Zertifizierungsentscheidung (sieheAbschnitt 5.12). Die Zertifikatsinformation muss innerhalb von sieben (7) Kalendertagen abZertifizierungsentscheidung im festgelegten Format in die IATF-Datenbank eingetragen werden(in Englisch).Das Zertifikat muss innerhalb von zwanzig (20) Kalendertagen, nachdem die Zertifizierungsinformation in die IATF-Datenbank eingetragen wurde, übertragen (engl.: upload) werden. Wird ein Zertifikat geändert, muss das geänderte Zertifikat innerhalb von zwanzig (20) Kalendertagen in die IATF-Datenbank übertragen werden.Das Format des in die Datenbank zu übertragenden Zertifikates muss folgende Anforderungenerfüllen:- es muss sich um eine englischsprachige Version handeln (zweisprachige Versionen sind zulässig),- es muss alle Anhänge zum Zertifikat enthalten (es kann nur eine Datei übertragen werden),- es muss sich um eine Schwarz-Weiß-, farbige oder grau-skalierte Version handeln,- es muss als PDF-Datei übertragen werden (alle anderen Dateiformate werden nicht angenommen),- die Dateigröße darf 2 MB nicht überschreiten (inklusive aller Anhänge).
- 5.14 Konformitätserklärung Der Zweck einer Konformitätserklärung ist es, zu bestätigen, dass vorhandene Prozesse dieAnforderungen der IATF 16949 und der hier beschriebenen Zertifizierungsvorgaben erfüllen,wenn ein Klient aus folgenden Gründen noch nicht in der Lage ist, eine IATF 16949-Zertifizierung zu erhalten:a) Es existiert ein neuer Produktionsstandort, der noch keine internen oder externenLeistungsdaten für die Produktion von Serien- und/oder Ersatzteilen für die Automobilindustrieüber einen Zeitraum von zwölf (12) Monaten im Geltungsbereich seinerZertifizierung vorweisen kann.b) Ein bestehender Produktionsstandort steht nachweislich auf der Bieterliste eines Kunden,der eine IATF 16949-Zertifizierung bzw. -Konformität fordert.
- 5.14.1 Entscheidung zur Ausstellung einer Konformitätserklärung Die Zertifizierungsgesellschaft kann eine Konformitätserklärung ausstellen, nachdem:a) der Klient in der Lage ist, die für die Stufe 1 des Erstzertifizierungsaudits (Bereitschaftsbewertung) (siehe Abschnitt 6.5) geforderten Informationen einschließlich interner und externer Leistungsdaten und eines vollständigen Zyklus interner Audits sowie Managementbewertung vorzulegen – allerdings ohne die Anforderung nach internen Audits undLeistungsdaten über volle zwölf (12) Monate erfüllen zu können,b) der betroffene Produktionsstandort ein Erstzertifizierungsaudit (Stufe 1 und Stufe 2) ohneoffene Abweichungen abgeschlossen hat undc) die Freigabe einer Person mit Vetorecht vorliegt.
- 5.14.2 Inhalt einer Konformitätserklärung Das Ausstellungsdatum einer Konformitätserklärung ist das Datum der positiven Entscheidung.Eine Konformitätserklärung hat eine Gültigkeit von maximal zwölf (12) Monaten. Das IATF-Logound eine IATF-Zertifikatsnummer dürfen auf einer Konformitätserklärung nicht erscheinen. EineKonformitätserklärung einschließlich zugehöriger Audits darf nicht in die IATF-Datenbankeingetragen werden.Die Konformitätserklärung darf nicht aussehen oder wirken wie ein Zertifikat.Die Druckvorlage einer Konformitätserklärung muss vom zuständigen IATF Oversight Officefreigegeben werden.
- 5.14.3 Erneute Beantragung einer Konformitätserklärung Wenn ein Vertrag mit dem Kunden, der eine IATF 16949-Zertifizierung fordert, innerhalb vonzwölf (12) Monaten nicht zustande kommt, kann der Klient eine weitere Konformitätserklärungbeantragen. In diesem Fall muss keine Stufe 1 der Erstzertifizierung (Bereitschaftsbewertung)durchgeführt werden, und eine Reduzierung um maximal 50 % der Audittage für die Stufe 2 desErstzertifizierungsaudits ist möglich (siehe Abschnitt 5.2 und 5.4 g).
- 5.14.4 Sobald der Klient für diesen neuen Standort Leistungsdaten über einen Zeitraum von zwölf (12) Monaten nachweisen kann oder der Klient, der auf einer Bieterliste stand, einen Vertrag von diesem Kunden erhält, der die IATF 16949-Zertifizierung fordert, muss das Zertifizierungsverfahren von derselben Zertifizierungsgesellschaft mit einem Erstzertifizierungsaudit (Stufe 1 und Stufe 2) fortgesetzt werden. Hierfür ist eine maximale Reduzierung der Audittage um 50 % für die Stufe 2 des Erstzertifizierungsaudits zulässig (siehe Abschnitt 5.2 und 5.4 g).Die Reduzierung der Audittage um 50 % ist ausschließlich für das Erstzertifizierungsauditzulässig und nur wenn das Audit vor Ablauf der Gültigkeit der Konformitätserklärung durchgeführt wird. Die Reduzierung darf nicht auf den folgenden Überwachungsauditzyklus angewendet werden.Ein Mitglied des Auditteams, welches die Erstzertifizierung für die Konformitätserklärungdurchgeführt hat, sollte auch im Erstzertifizierungsaudit und in jedem Überwachungsaudit des3-jährigen Auditzyklus eingesetzt werden.Die Stufe 2 des Erstzertifizierungsaudits muss vor Ablauf der Gültigkeit der Konformitätserklärung durchgeführt werden. Wird dieses Zeitfenster überschritten, muss der Klient mit einer neuen Erstzertifizierung (Stufe 1 und Stufe 2) ohne Reduzierung der Audittage beginnen.