Prozessmanagement (Subject) / Prozessmanagement (Lesson)

Prozessmanagement

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• Wie sollten Prozesse sein? schnell, fehlerfrei, kostengünstig, kundenorientiert
• Was sind Beweggründe für Prozessmanagement? - Standardisierung - Q-Steigerung - Prozesseffizienz - DLZ verringern - MA-Motivation
• Was ist die "Organisatorische Lücke"? Lücke zwischen der Veränderungsrate zwische Strategie und Organisation -> Strategien leicht ändernbar aber Organ. Strukturen haben großes Beharrungsvermögen
• Welche Faktoren müssen bei der Prozessimplementierung beachtet werden? - Akzeptanz & Umfeld
• Wie können Verbesserungspotenziale eingeteilt werden? - Bedeutung ext. Kunden - Einfluss auf U-Erfolg
• Wie geht man bei der Schwachstellenalyse vor? 1. Kontrollfragen (Allg., Prozessergebnis, -struktur, qualität, kennwerte. dokumente) 2. Quantifizierbare Nutzenparameter (DLZ, Kosten, Liquidität, AV / UV, Prozessanzahl, BEarbeitungszeit, ERlöse) 3. Nicht-Quantifizierbare Paramter (Image, Kundenorientierung, Inforverfügbarkeit, Fehlerquote, Qualität, Motivation)
• Was für möglichkeiten gibt es mit kritischen / unkritischen Prozessen umzugehen? Neue: Prozessdesign, bestehend: P-Redesign, -Verbesserung -> Bei unkritischen: Elimination, Outsourcing, verbesserung
• Was ist der Gartner-Hype-Cycle Prognose bzgl. der Reife einer Technologie in der öffentlichen Wahrnehmung Achsen: Aufmerksamkeit, Zeit
• Was sind typische Anwendungsbeispiele der Prozessmodellierung Dokumentation, Analyse/Optimierung/Neugestaltung, Simulation, P-Kostenrechnung, Kommunikation, Modellbasierte Entwicklung
• Was sind die Aufgaben und Ziele von Modellen? - Abbilden der Realität: Ziel: Realität durch Abstraktion verstehen - Voribild der zu schaffenden Realität, Ziel: zu errecihenden Zustand darstellen, Diskussion, PLanungsunterstützung
• Was sind Tätigkeiten von Prozessanalysten? - Erhebung von Prozessen (-> Organisation verstehen) - Prozessanalyse (-> Untersuchung Prozessverbesserungen, IT-Unterstützung)
• Was sind die einzelnen Teile des House Of Aris? Was sagen die einzelnen Teile aus, welche Methoden werden dort angewandt? Organisationssicht - Welche Orga-Einheiten gibt es? - Organigramme (Einkauf, Vertrieb, ...) Datensicht - Welche Informationen sind wichtig? - Entity-Relationship - Modell, Fachbegriff-Modell (Kunde, Lieferant, Produkt, Materialrechnungen) Steuerungssicht - Beziehung zwischen Daten, Funktion, Organisations-Einheiten - EPK  Funktionssicht - Welche Funktionen werden ausgeführt? - Funktionsbäume (Produktionsplanerstellung, Auftragsbearbeitung) Leistungssicht - Welche Leistungen sind wichtig? - Leistungsbäume (geprüfter Auftrag, Kundenzahlung, ...)
• Was sind nötige Prozessanalysten - Kompetenzen? - Abstraktionsfägigkeit - Kommunikationsfäh. - MEthodenwissen zur VErbeserung / Neugestaltung - Methodenwissen zur Kennzahlenmessung  - Fachwissen aus der Anwendungsdomäne
• Welche Ebenen gibt es bei einem Wertschöpfungskettendiagramm? Führungsprozesse - Primäre Prozesse - Unterstützungprizesse
• Wie kann man "Formale Modellierungsmethoden" unterscheiden? - Skriptbasierte Methoden (Skriptsprachen) - Grafische Methoden (Diagrammsprachen) -> Datenflussorientiert (IDEF, Flussdiagramm, Stuktogramm) -> Kontrollflussorientiert (EPK, BPMN, Swimlane. WKD) -> Objektorientiert (Activity & Use-Case-Diagramms)
• Welche Elemente kommen in Prozessmodellen vor? -Prozessschritte / Arbeitsschritte / Aufgaben (Für Prozessleistung erforderliche Tätigkeit) - Objekte (werden bearbeitet & dazwischen ausgetauscht) - Ablauflogistik eines G-Prozesses - Aufgabenträger (führen Tätigkeiten aus)
• Anhand welcher Kritierien kann man Modellierungsmethoden unterscheiden? - Zielgruppe - Modellierungstiefe - Standardisierung - Verbreitung - Komplexität / Schulungsbedarf
• Was sind Vor- und Nachteile von Modellierungswerkzeugen? Vorteile: - Personenneutral  - Von Dritten verstanden - Bei einfachen Grafiken ist manuelle Änderung sehr aufwändig Nachteile: - umfangreich, unübersichtlich - selbst erstellt ist praxisnäher und besser lesbar
• Nach welchen Kriterien sollte man Werkzeuge aussuchen? - Einsatzfelder - Methodenangebot - Integrität - Analyse / Simulations-Möglichkeit - Preis - Internet-Modellierungsfähigkeit - Import / Export - Schnittstellen - Hersteller
• Was für verschiedene Barrieren gibt es bei bereichsübergreifende Arbeiten? - Hierarchische Barrieren - Funktionsbarrieren -> Führen zu operativen Inseln
• Wie wird PROZESSMANAGEMENT definiert? Alle planerischen, organisatorischen und kontrollierenden Maßnahmen zur Steuerung einer Wertschöpfungskette eines Unternehmens
• Wie wird ein PROZESS definiert? Die zielgerichtete Erstellung einer Leistung durch eine Folge logisch zusammenhängender Aktivitäten die innerhalb einer Zeitspanne nach bestimmten Regeln durchgeführt wird
• Was ist eine Prozessaufgabe? Dauerhaft wirkende Verpflichtung zur Erbringung einer Soll-Leistung
• Definition des Prozessziels? Aussagen über erwünschte Zustände, die als Ergebnis von Entscheidungen eintreten sollen
• Wodurch kann ein Prozess angestoßen werden? - Ereignis (extern)  - Output eines anderen Prozesses (intern) - Zeitpunkt
• Was hat ein Prozess mit Quellen / Senken zu tun? Transformation des Inputs von mind. 1 Quelle (Sender, Lieferant) in Output, der an mind. 1 Senke (Empfänger, Kunde) weitergegeben wird
• Was sind interne bzw. externe Quellen / Senken? Intern: Vor- bzw. nachgelagerte Prozesse sind Teil der Prozesskette -> Interne Kunden-Lieferanten-Beziehungen Extern: Beziehungen mit Kunden, Lieferant außerhalb der Orga, auf Beschaffungs / Absatzmarkt
• Wie wird eine Prozesskette definiert? Sachlogische und zeitlich Verknüpfung von mehreren Teilprozessen über Input-Output-Beziehung
• Was ist die Durchlaufzeit? Zeit von Start bis Ende des Prozesses -> Start: Aktiv werden von Mensch / Sachmittel -> Ende: Vollständige, Fehlerfreie Übergabe and Senke
• Was sind mögliche Prozessressourcen? - Menschliche Leistung (abh. von Leistungfähigkeit, -bereitschaft, -anforderung) - Sach/Betriebsmittel: Materielles Hilfsmittel zur Prozessabwicklung - Methoden: Regeln Vorgehen bei Prozessdurchführung, Beschreiben Schritte für Transformation
• Wie kann man Prozesse unterscheiden? - Gegenstand des Prozesses (-> Materiell, Immateriell) - Marktbezug (Primär, Sekundär, Innovationsprozess) - Tätigkeitsart (Managementprozess, Operativerprozess)
• Wie kann ein Gechäftspriozess / Kernprozess definiert werden? Prozesskette zur Leistungserstellung / -verwertung Prozess mit großem Beitrag zu Unternehmenserfolg Schnittstelle zu Kunden / Lieferanten Abgeleitet von Sachzielen
• Was sind kritische Prozesse? Prozesse mit hoher Bedeutung von ext. Kunden und Anteil an U-Erfolg
• Was ist eine Wertschöfpungskette? Verbindung aller GEschäftsprozeesse einer Unernehemenstätigkeit
• Definition von Prozessgestaltung Dauerhafte Strukturierung und laufende Optimierung von Geschäftsprozessen im Hinblick auf Prozessziele
• Was sind die Gestaltungsziele bei der Prozessgestaltung? - Stellen und Abteilungsbildung durch spezifische Erforderniss eines effizienten Ablaufs - Aufgabenverteilung und Stellenanzahlfestlegung anhand Vorgangsmenge, Arbeitsscrhitte, Bearbeitzeiten
• Was ist das Magsiche Viereck? Innovationsfähigkeit - Kosten - Qualität - Zeit
• Wie kann die DLZ berechnet werden? Auführ + Rüst + Transfer + Liegezeit
• Wie kann Qualität definiert werden und was genau ist Prozessqualität? Übereinstimmung von tatsächliche Eigenschaften und Kundenanforderungen -> Entsteht in Prozess -> Prozess wenig / keine Iterationsschleifen duirch Fehlleitung ( reibungslos)
• Woran orientieren sich die Kosten einer Aktivität? - Auführ, Transport, Rüst, Liegezeiten - Fehlerkosten - Informationskosten (Koordination der Abläufe)
• Was ist durch eine prozessorientierte Organisationsgestaltung möglcih? Prozesskosten transparent, messbar, beeinflussbar -> möglich zu senken
• Was ist die Grundlage für prozessorientierte ORganisationsgestaltung und was ist daran so schwer an funktionaler Struktur und Lösung dafür? Alle Leistungserstellungsaktivitäten auf Kunden zielgerichtet verknüpft -> Probleme bei bereichsübergreifenden Aufgaben bei funktionalen Orga. -> Lösung: Matrix / Tensororganisation -> Primärstruktur mit Prozessachse überlagert 
• Was zeichnet das Prozessmanagement bei Primärorganisationen aus? Vielzahl an miteinander vernetzten materiellen und infromativen Prozesse als eigenständige Organisationseinheiten -> eigenveratwortlich und ganzheitlich für Auftragsbearbeitung zuständig (Case-Management)  -> Koordination durch (int.) Kunden-Lieferanten-Beziehung -> stände Optimierung durch wettbewerbsdruck
• Was sind alles die Aktionsträger im Prozessmanagement? Lenkungsausschuss, Eigner, Manager, Mitarbeiter, Team, Zirkel, Methodenberater
• Was macht der Prozesslenkungsausschuss? - Höchstes Gremium - Vorstand / G-Führer Vorsitzender, bestehend P-Eigner - Gesamtintegration der Geschäftsprozesse -> Synergien nutzen - Strategische Ausrichtung der Prozesse
• Was macht der Prozesseigner? - trägt Geamtveranwortung - leitet Prozessziele aus U-Zielen ab - Muss Veränderungen der G-Politik und deren Auswirkungen erkennen & Umsetzungen veranlassen
• Was macht der Prozessmanager? - Operative Ziele d. Eigners durchsetzen - Planung, Steuerung & Kontrolle der P-MA -Koordination der Mitarbeiter und Abstimmung der Organisationeinheiten durch Kommunikation - Durchführung Reviews, laufende Optimierung und Weiterentwicklung
• Was machen die Prozessmitarbeiter? - Umsetzer vor Ort - tragen Verantwortung und Ausführungskompetenz - Optimierungsvorschläge, Selbstkontrolle, Aktivitätenüberwachung
• Was macht das Prozessteam? - aus P-MA und P-Manager - Austausch über P-Störungen und Abstimmung  - Teamgedanke durch netzwerkartie Kommunikationsstruktur -> Ziel / Ressourcenkonflikte bewältigen
• Was macht der Prozesszirkel? - Bei P-MGM als Sekundärorganisaion - Mit Prozessvertretern unter Leitung der Prozessmanagern - Ziel: Stände Verbesserung und fachübergreifender Erfahrungsaustausch - Beseitigung Zielkonflikte, Schnittstellen stärken

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