Projektmanagment (OP) (Subject) / 03_Projektorganisation_etc. (Lesson)

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• Beschreiben Sie die Projektorganiosation Projektorganisation ist die Aufbau- und Ablauforganisation zur Abwicklung eines bestimmten Projektes. Sie beschreibt die durchführung und Bearbeitung neuartiger, einmaliger und Fach übergreifender Vorhaben.
• Nennen Sie sechs Vorraussetzungen für eine gut funktionierende Projektorganisation klare Projektvereinbarung: herausfordernde Zielsetzung und Rahmenbedingungen bzw. Leitplanken, welche den Spielraum definieren klare und ausreichende Entscheidungskompetenz und entsprechende Führungsverantwortung der Projektleitung aktive Benutzer und Betroffene, um möglichst hohe Akzeptanz zu erreichen Arbeitskultur, welche Kommunikation, Engagement und Kreativität fördert Verfügbarkeit der Ressourcen methodische Unterstützung durch das „Projekt-Office“.
• Beschreiben Sie die Projektablauforganisation In der Projektorganisation regelt die Ablauforganisation die zeitliche und räumliche Abwicklung aller Aktivitäten und ihre wechselseitigen Abhängigkeiten. Sie legt also fest wie und womit die Umsetzung eines Projektes erfolgt. VorgehensweisenProzesseMethodenTools
• Beschreiben Sie die Projektaufbauorganisation Eine Projektaufbauorganisation bezeichnet die Struktur, in der Projekte bearbeitet werden. Ziel der Projektaufbauorganisation ist eine möglichst reibungslose Projektabwicklung. Außerdem soll sie dazu beitragen, im Projekt möglichst gute Ergebnisse zu erzielen.
• Welche sechs Punkte muss die Projektorganisation regeln? Aufgaben und Pflichten der ProjektbeteiligtenVerantwortungen der ProjektbeteiligtenKompetenzen der Projektbeteiligtenkurze effektive EntscheidungswegeEinbindung in die bestehende Organisation des Unternehmens
• Nennen Sie fünf Organisationsformen • Linien – Projektorganisation• Stab-Linien-Organisation / Einfluss-Projekt-Organisation• Matrix – Organisation  schwache Matrix  ausgewogene Matrix  starke Matrix• Auftrags-Projekt-Organisation• Reine (autonome) Projekt – Organisation
• Beschreiben Sie die Linien – Projektorganisation Bei der Linienprojektorganisation wird ein Projekt im jeweiligen Funktionsbereich einer Linienorganisation eingegliedert. Der Projektmanager ist dem Leiter der Fachabteilung direkt unterstellt.
• Bei welchem Projekt eignen sich die Linienprojektorganisation? Bei Projekten die eine organisationseinheit Betreffen.
• Was sind zwei vorteile der Linienprojektorganisation? „spontane" Aufnahme von Projekten möglichgeringe organisatorische Anpassungen notwendig
• Was sind vier anchteile einer Linienprojektorganisation? gleichbleibende Aufgabenstellung der Liniegeringere Flexibilitätgeringer Teambildungseffekti.d.R. werden nur Mitarbeiter aus der eigenen Org.-Einheit eingebunden
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• Beschreiben Sie die Stab-Linien – Organisation Bei der Einfluss-Projektorganisation / Stab-Linien-Projektorganisationgenannt ist der Projektleiter Mitglied des Stabes und hat die Rolle eines Projektkoordinators, der keine Weisungsbefugnisse in der Linie hat und daher nur koordinierend und lenkend wirken kann.
• Was sind vier vorteile der Stab-Linien – Organisation die Einführung eines Projektes erfordert nur geringe organisatorischen Änderungender Personaleinsatz gestaltet sich flexibel,die Mitarbeiter unter Umständen können in verschiedenen Projekten parallel tätig seinmehrere Projekte eines Unternehmens können unmittelbar koordiniert werden
• Was sind drei Nachteile der Stab-Linien – Organisation niemand fühlt sich für das Projekt voll verantwortlichdie Identifikation der Projektmitarbeiter mit dem Projekt ist oft geringaufgrund der Arbeitsverteilung aufmehrere Abteilungen besteht die Gefahr, dass Aufgaben nicht oder doppelt abgearbeitet werden,
• Beschreiben Sie die Matrixorganisation Bei der Matrixorganisation überlagern die temporären Projektorganisationen die Linienorganisation so, dass zwei oder mehr Organisationseinheiten (die Trägerorganisation und die Projekte) zugleich auf die Ressourcen zugreifen. Die Mitglieder des Projektteams bleiben bei einer Matrixorganisation unverändert in die Linienorganisation eingebunden und unterstehen somit sowohl ihrem Vorgesetzten als auch dem Projektmanager.
• Was sind vier Vorteile einer Matrixorganisation? o Förderung einer ganzheitlichen Betrachtungsweiseo guter Know-How-Transfero Spezialisten aus den Fachbereichen können flexibel eingesetzt und besser ausgelastet werdeno gute Integration von Projekten in das Unternehmen
• Was sind drei Nachteile der Matrixorganisation? o Mehrfachunterstellung von Mitarbeitern (fachlich vs. disziplinarisch)o Konfliktpotentialeo Koordinierungs- und Kommunikationsaufwand
• Nenne die drei Matrixorganisationsarten und Beschreibe sie Schwache Matrix-Organisation Projektleiter als Projektkoordinator Projektleiter ist Teil einer normalen Linien-Organisationseinheit Linienmanager hat die Kontrolle über das ProjektbudgetAusgewogene Matrix-Organisation Projektleiter als Projektverantwortlicher/Projektleiter/Projektmanager Projektleiter ist Teil einer normalen Linien-Organisationseinheit Linienmanager und Projektleiter haben gemeinsam die Verantwortung über das ProjektbudgetStarke Matrix-Organisation Projektleiter ist Teil einer Organisationseinheit „Projektmanager“ Projektleiter hat weitreichende Befugnisse u.a. die Kontrolle über das Projektbudget
• Beschreiben Sie die Reine Projekt-Organisation (auftragsorientiert) Bei dieser Organisationsform wird für das Projekt eine eigenständige neue Organisationseinheit gebildet. Hierzu werden interne Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen des Unternehmens vollständig aus der Linienorganisation herausgelöst und für die Projektlaufzeit von ihren ursprünglichen Aufgaben befreit. Externe Kräfte werden direkt in die Projektorganisation eingeordnet. Der Projektleiter wie auch die Teammitglieder sind vollamtlich im Projekt. Somit besitzt der Projektleiter auch die volle Führungsverantwortung mit sämtlichen Entscheidungskompetenzen (außer bezüglich der Meilensteinentscheide).
• Was sind sieben Vorteile der Reine Projekt-Organisation (auftragsorientiert) o Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten im Projekt sind klar bestimmt.o Die Fachkoordination ist durch die einheitliche fachliche Zuordnung erleichtert.o Konfliktpotenziale sind verringert, da die Mitarbeiter des Projektteams ausschließlich vom Projektleiter geführt werden.o Die Arbeitsleistung der Projektmitarbeiter für das Projekt ist im Vergleich zu anderen Organisationsformen höher, da sich die Mitarbeiter voll auf das Projekt konzentrieren können.o Da die Projektmitarbeiter ausschließlich dem Projekt zur Verfügung stehen, ist die Projektdauer vermindert, und Abweichungen von der Projektplanung und neuen Situationen kann schneller begegnet werden.o Projektbezogene Entscheidungen können schnell getroffen werden.o Durch die Bildung einer eigenen Einheit ist die Identifikation mit dem Projekt größer.
• Was sind drei Nachteile einer Reine Projekt-Organisation (auftragsorientiert) o die Einrichtung der eigenständigen Organisationsform einen erheblichen Eingriff in die bisherige Unternehmensstruktur darstellt und Aufwände und Kosten für die Einrichtung verursacht werden.o die Teammitglieder aus der Unternehmenshierarchie bei der Projekteinrichtung aus- und nach dem Projektabschluss wieder eingegliedert werden müssen.o ein Projekt durch die Abgrenzung von den Fachabteilungen des Unternehmens ein zu starkes Eigenleben entwickelt. Die Folge können Projektergebnisse sein, mit denen sich die Fachabteilungen nicht identifizieren können.
• Beschreiben Sie die Reine (autonome) Projekt – Organisation Innerhalb einer reinen Projektorganisation entsprechen die Projekte den Organisationseinheiten. Dies bedeutet, dass die Projektleiter die volle Führungsverantwortung gegenüber den Mitgliedern des Projektteams haben. Ggf. gibt es innerhalb des Projekts eine eigene Personalhierarchie mit Teilprojektleitern und Gruppenleitern.
• Was sind vier Vorteile einer Reine (autonome) Projekt – Organisation o verbesserte Ausrichtung auf Projektzielo Unabhängigkeito Flexibilität durch Unabhängigkeit von der Linie der „Mutter-Organisation"o reduzierte Schnittstellenprobleme
• Was sind vier Nachteile der Reinen (autonome) Projekt – Organisation o Aufwändig in der Schaffung einer neuen „Organisationssäule“o eigene Administration notwendigo Rückführung der Mitarbeiter notwendigo i.d.R ist ein Zugriff auf Linien-MA nicht möglich
• In welchen zwei Punkte unterscheiden sich Organisationsformen voneinander? • Befugnisse des Projektmanagers (z.B. Projektbudget): Ist der Projektmanager stark in der Linie verankert, so werden die wesentlichen Projektentscheidungen nicht vom ihm getroffen. Er wird dann zum reinen „Projektkoordinator“.• Disziplinarische Einbindung der Mitarbeiter: Wenn die Mitarbeiter im starken Maße der Linie zugeordnet sind, so kann der Linienvorgesetzte Einfluss auf das Projekt nehmen. Der Projekterfolg wird hierdurch erschwert
• Beschreiben Sie Rollen und Gremien Rollen und Gremien sind Positionen inerhalb einer Projektes die verschiedene Kompetenzen und Verantwortungen inne halten
• Nennen Sie vier Rollen die ein Projekt haben muss und Beschreiben Sie diese • Projektträger (Auftraggeber; Intern oder Extern)) der Interesse an der Umsetzung des Projekts hat und auch die Mittel zur Umsetzung bereitstellen kann Projektsponsor (Intern)o der ebenfalls Interesse an der Umsetzung des Projekts und die Befugnis hat, für das Projekt kaufmännische Vorgaben zu machen und durchzusetzen. Er ist „interner Kunde“ • Verantwortliches Managementgremium (Lenkungsausschuss [steering board]) welches das Projekt beauftragt, das Budget bewilligt, den Projektmanager benennt und während der Projektlaufzeit das Projekt grob steuert. Der Projektsponsor ist immer Mitglied des Lenkungsausschusses Der Auftraggeber bzw. ein Vertreter ist Mitglied des Lenkungsausschuss • Projektleiter der für die Erfüllung des Projektauftrages und die Erreichungdes Projektziels verantwortlich ist. Er ist „Unternehmer auf Zeit im Unternehmen“ • Projektteam welches die Aufgaben umsetzen muss. Das Projektteam besteht aus ständigen (Kern-Team) und temporären Mitgliedern
• Was sind die Aufgaben, Verantwortungen und Kompetenzen eines Projektträgers • Aufgaben Projektauftrag Zielvorgabe Vorgabe von Budget und Zeit Durchsetzung der Unternehmensinteressen gegenüber dem Projektleiter Abstimmung mit dem Lenkungsausschuss Überwachung des Projektfortschritts Meilensteinentscheide und Entscheidung in Ausnahmefällen Kontrolle und Abnahme der Projektergebnisse• Verantwortung für die Ergebnisse, also Finanz-, Sach- und Terminverantwortung• Kompetenz Komplett
• Nennen und beschreiben Sie Projekt-Sponsoren - Externe geldgeber (Sponsor) Seine Rechte können einerseits sehr weitgehend sein, so dass er unmittelbar auf das Projektgeschehen Einfluss nehmen kann, andererseits ist auch eine Beschränkung auf die reine Finanzierung und die Überprüfung der ordnungsgemäßen Mittelverwendung möglich. - Interner unterstützer aus dem Unternehmen (meist Führungsebene) Stellt aus seinem Geschäftsbereich-Budget das Projekt-Budget zur Verfügung.
• Beschreiben Sie den Steuerungsgruppe (Lenkungsausschuss) und nennen Sie seine Aufagben Sie nimmt die Rolle der generellen Steuerung und Vorentscheidung wahr, besonders in großen Projekten. In der Steuergruppe sind meistens Exponenten des oberen Managements oder wichtiger Anspruchsgruppen vertreten.Die DIN 69901 definiert den Lenkungsausschuss als "übergeordnetes Gremium, an das der Projektleiter berichtet und das ihm als Entscheidungs- und Eskalationsgremium zur Verfügung steht"  Ernennung und Beauftragung des Projektleiters Sicherstellen der benötigten Kapazitäten / Ressourcen Kontrolle und Genehmigung der Projektplanung Prüfung und Genehmigung der erarbeiteten Phasenergebnisse Prüfung und Genehmigung der vom Projektleiter (PL) erstellten Statusberichte Unterstützung und Beratung des PL bei schwerwiegenden Problemen Fällen von Entscheidungen, die die Kompetenzen des PL übersteigen Schlichtung von auftretenden Problemen zwischen allen am Projekt beteiligten / betroffenen Stellen (Eskalationsgremium) Zusammen mit dem Projektleitero Definition von Projektziel und –aufgabeo Ernennung und Beauftragung Projektteamo Festlegung und Beauftragung von Mitgliedern der Beratergruppe
• Beschreiben Sie die Rolle Projektleiter innerhalb einer Projektorganisation und nennen Sie seine Aufgaben Die Projektleitung nimmt die operative Führung des Projektes wahr, d.h. sie istverantwortlich für die Bearbeitung des Projektes. Sie ist somit Verantwortliche,hat Führungsfunktion und ist auch Sachbearbeiter. • Im Einzelnen nimmt er die folgenden Aufgaben wahr: Initialisierung und Definition des Projekts Entwicklung der Arbeitspakete und der Aufgabenprozesse Planung, Steuerung und Kontrolle der einzelnen Projekttätigkeiten Überwachung der Termine und des Budgets fachliche und evtl. disziplinarische Führung der Projektmitarbeiter Qualitätskontrolle Arbeits-, Ergebnis- und Informationskoordination Schaffung der Voraussetzung für die Projektdurchführung Information des Auftragsgebers bzw. Lenkungsausschusses Gewährleistung des Projektabschlusses Vertretung des Projekts nach außen
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• Nennen Sie fünf Kompetenzen die der Projektleiter besitzen und beherrschen muss. Kommunikative Fähigkeiten• Kommunikation zum Kunden und ins Team• Konflikt- und Krisenmanagement  Sozial-Kompetenz (u.a.)• teamorientiert/-fähig• Umsetzung – und Handlungskompetenz• Moderation und Motivation• Interkulturalität  (PM-) Methoden-Kompetenz (u.a.)• Projekt- Strukturierung , - Planung, -Controlling• Stakeholder-Management, QM, Risiko-Management• Change-Management• Teambildung• Hinweis: Wird häufig auch als (PM-) Fachkompetenz bezeichnet  persönliche Kompetenz / Führungskompetenz (u.a.)• Management , Selbst-Management, unternehmerisches Handeln  allgemeine Fachkompetenz• kein Experte im Fachgebiet, aber die Zusammenhänge sollten verstanden werden
• Beschreiben Sie die Rolle des Projektteams innerhalb einer Projektorganisation und deren Aufgaben Das Projektteam hat in die Rolle der inhaltlichen Projektbearbeitung. Sie führ die Fachliche naspekte des Projektes durch. o Durchführung von Aufgaben im Rahmen der definierten Arbeitspakete/ Teilprojekteo Erarbeitung der Ergebnisse zu den Arbeitspakete/ Teilprojekteno Test und Qualitätskontrolle für seine Tätigkeiteno Berichtspflicht
• Beschreiben Sie die Rolle des Projekt-Office Bei größeren, komplexen und strategisch bedeutenden Projekten wird häufig ein Projektoffice eingerichtet. Es ist Teil der Projektorganisation und übernimmt eine Dienstleistungsfunktion  Projekt Office lt. DIN 69901o einem einzigen Projekt zugeordnete Funktion, die Unterstützungsleistung für das Projekt erbringt
• Beschreiben Sie das Project Management Office (PMO) projektübergreifende Unterstützungsfunktion zu Einführung und Optimierung von PMS sowie der operativen Unterstützung von Projekten und Projektbeteiligten
• Beschreiben Sie Multiprojekt-Management / Projektportfolio-Management Multiprojektmanagement ist die übergreifende Planung, Überwachung, Koordination und Steuerung mehrerer Projekte in einem Unternehmen. Ziel des Projektportfoliomanagements ist es auf der strategischen Ebene die Projekte so auszuwählen und zusammenzustellen, dass ein Projektportfolio entsteht, das für die übergeordneten Unternehmensziele optimal ist und auf der operativen Ebene den Ressourceneinsatz in den Projekten so zu planen und zu steuern, dass das Gesamtergebnis wirtschaftlich optimal ist.
• Was sind die Aufgaben eines Projektportfoliomanagement?  Bewertung von Projektanträgen nach Chancen, Risiken und strategischer Bedeutung für das Unternehmen Analyse von Abhängigkeiten zwischen geplanten und laufenden Projekten Priorisierung von Projektanträgen auf Basis dieser Bewertungen und Analysen Genehmigung bzw. Ablehnung von Projektanträgen Gruppierung von Projekten in hierarchischen oder überschneidenden Portfoliostrukturen Koordination zwischen den laufenden Projekten hinsichtlich Ressourcen, Synergien und Konflikten Überwachung der laufenden Projekte (Multiprojekt-Controlling) Laufende Überprüfung des Projektportfolios hinsichtlich seiner Ausrichtung auf das Unternehmensziel Abschließende Bewertung von beendeten Projekten Sicherung der Erfahrungswerte aus laufenden und abgeschlossenen Projekten Definition von Vorgaben für neue Projekte Initiierung neuer Projekte
• Beschreiben Sie das Projekthandbuch / Projektmanagementhandbuch Regelungen über die Projekt-Vorgehensweise in einer Organisation erfolgen in einem Projektmanagementhandbuch (beschreibt das Projektmanagementsystem) und einem Projekthandbuch. • Projektmanagementhandbuch gemäß DIN 69901-5 Zusammenstellung von Regelungen, die innerhalb einer Organisation generell für die Planung und Durchführung von Projekten gelten • Projekthandbuch gemäß DIN 69901-5 Zusammenstellung von Informationen und Regelungen, die für die Planung und Durchführung eines bestimmten Projekts gelten sollen. • Anmerkung : Das Projekthandbuch kann umfassend oder nur als spezifische Ergänzung zu einem Projekt-Management-Handbuch erstellt werden.

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