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BPR (Subject) / BPR Klausur (Lesson)
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- Tageswert - kein bleibender Wert
- Prüfwert - nur in einem bestimmten Zeitraum wichtig
- Gesetzwert - gesetzliche aufbewahrungsfristen - 10 Jahre: Bilanzen, Abschlüsse, Rechnungen, Inventare - 6 Jahre: Geschäftsbriefe
- Dauerwert Wichtige Schriftstücke die so lange aufbewahrt werden sollten, wie das Unternehmen besteht.
- Ablageorte - Arbeitsplatzablage -> akutelle Bearbeitung - Abteilungsablage -> mehrere MA bearbeiten - Zenstralregistatur / Archiv -> versch. Bereiche können zugreifen
- Ablagetechnick - Loseblattablage -> zeitgewinn, schneller verlust - Geheftete Ablage -> zeitverlust, besser zu finden
- Aktenarten - Einzelakte - Sammelakten
- Arten der Registratur Liegend - Flachablage - Aktendeckel, Schnellhefter, Jurismappe - Geringe Kosten (Vorteil) - Schlechte übersicht, umständlich Bearbeitung (Nachteil)
- Arten der Registratur Stehend - Ordnerregistratur - Ordner - sehr übersichtlich, schneller zugriff, geringe Kosten - Ablage zeitaufwendig
- Arten der Registratur - Liegend - Stehend - Hängend
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- Ordnungssysteme - Alphabetische Ordnung - Numerische Ordnung - Alphanumerische Ordnung - Mnemotechnische Ordnung - Chronologische Ordnung (Zeitliche Reihenfolge)
- Elektronische Dokumentenmanagementsysteme bieten Unternehmen folgende Vorteile - Schneller Zugriff auf Informationen - Wegfall von Kopien - Verlust von Dokumenten wird reduziert - geringer Platzbedarf - unabhängiger Zugriff aug Dokumente
- Datensicherheit - Geschützt sind Hard-, Software und Daten - Gefahren sind Verlust, Zerstörung, Missbrauch
- Datenschutz erklärung Der Datenschutz beschreibt Maßnahmen, die Daten des Unternehmens vor Missbrauch zu schützen.
- Maßnahmen zur Datenerfassung - Prüfzifferverfahren - Plausibilitätskontrolle
- Maßnahmen zur Datenübertragung - Prüfbit - Übertragungsprotokolle - Verschlüsselung
- Maßnahmen zur Rechnerausfall - Notstromanlage - Plattenspiegelung
- Maßnahmen zur Computerkriminalität - Zugriffskontrolle - Passwort - Kennzahlen ( PIN ) - Virenschutzprogramme
- Zeitmanagement Ziele - Beseitigung von Störungen - Vermeidung von Stress und Überforderung - Steigerung der Zufriedenheit
- Äußere Störungen im Zeitmanagement - unordentlicher Arbeitsplatz - Kollegen - klingelnde Telefonate - Raumklima - Ständige unterbrechung durch Kunden u. Lieferanten - Wartezeiten an Druckern - technische Störungen
- Innere Störungen im Zeitmanagement - Lustlosigkeit - Unfähigkeit "nein" zu sagen - fehlende Selbstdisziplin - Angstgefühle - beunruhigende Gedanken - Redseligkeit - Müdigkeit - Träumen
- Sägeblatteffekt - Der Sägeblatteffekt entsteht bei häufiger Störung - Es wird Zeit danach benötigt um wieder auf die gleiche Leistung zu kommen - Durch Störungen können bis zu 28 % der Zeit verloren gehen - "Stille Stunde" einplanen um - ungestört wichtige Aufgaben zu erledigen - Fest einplanen in den Arbeitstag
- Leistungskurve - am leistungsfähigsten ist der durchschnitt zwischen 08.00 und 12.00 Uhr - Aufgaben für die volle leistungsfähigkeit benötigt wird im Persönlichen Hoch der Leistungskurve erledigen - Ausnahmen Morgen oder Abendmenschen - Morgenmenschen am frühen Nachmittag - Abendmenschen Nachmittags - Pausen wichtig um Kraft zu tanken und um Burn-Out risiko zu verringern
- ABC- Analyse - A-Aufgaben sind Muss-Aufgaben (z.B Geldbringende Aufgaben) - Höchster Erfolg bei wenig Zeitaufwand - bei der höchsten Leistungsfägikeit bearbeiten - B-Aufgaben sind Soll-Aufgaben (z.B Aufgaben die keinen Ertrag bringen) - Arbeitserfolg und Aufwand sind ungefähr gleich gewichtet - Erst nach den A-Aufggaben den B-Aufgaben widmnen - C-Aufgaben sind Kann-Aufgaben (z.B Routine Arbeiten wie Ablage, Buchführung) - Bei Hektik im Büro oder im Leistungstief bearbeiten - nehmen am meisten Zeit in Anspruch, erbringen den wenigsten Erfolg
- Eisenhower-Prinzip - Zu erledigenden Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit sortieren - Wichtigkeit vor Dringlichkeit! - Dringend sind Aufgaben, bei denen ein Termin eingehalten werden muss - Wichtig sind Aufgaben, bei denen das Unternehmen einen Arbeitserfolg erzielt - Wichtige und Dringene Aufgaben sofort selbst erledigen - Nur wichtige Aufgaben in Terminplanung berücksichtigen - Dringende Aufgaben an Mitarbeiter delegieren - Weder Wichtige noch Dringende Aufgaben in den Papierkorb
- ALPEN-Methode - Bei Beginn des Arbeitstages zunächst schriftlichen Tagesplan erstellen - 5 Schritte: - Aufgaben und Termine zusammenstellen und aufschreiben - Länge der Tätigkeiten realistisch abschätzen - Pufferzeiten einplanen - Entscheidungen über Prioritäten treffen, eventuell delegieren - Nachkontrolle und alles, was nicht erledigt werden konnte, neu einplanen - Arbeitszeit nur zu 60% verplanen, um für unvohergesehenes platz zu lassen ( Pufferzeiten) - Je mehr Erfahrung, um so realistischer werden die Einschätzungen
- Pareto-Prinzip - Wurde Anfang 20. Jahrhunderts von Vilfredo Pareto entdeckt - in 20% der eingesetzten Zeit, erreicht man 80% des Erfolgs - 20% der Arbeit am Schreibtisch ermöglichen 80% des Arbeitserfolges - 20% der Kunden eines Unternehmens, sorgen für 80% des Gewinns - Es macht wenig sinn, alle Aufgaben mit der gleichen Aufmerksamkeit zu erledigen - wichtiges zuerst erledigen
- Salamitaktik - Komplexe, schwierige und große Aufgaben in kleinere, überschaubare Schritte unterteilen - Großes event in kleine Schritte unterteilen um demotivation zu vermeiden - Terminplanung - Raumplanung - Verkaufsplanung
- SMART-Regel - Die SMART Regel beschreibt die einzelnen Bestandteile der Zielvereinbarung. - Spezifisch: Ziele müssen so präzise wie möglich formuliert sein - Messbar: Die Zielerreichung muss sich messen lassen, in quantitativer und qualitativer Hinsicht - Akzeptiert: Ziel muss akzeptiert werden. Hilfreich dafür ist eine positive Formulierung - Realistisch: Es muss möglich sein, das Ziel erreichen zu können - Terminiert: genaue Terminvorgabe, wann das Ziel erreicht sein muss
- Selbstmanagement - Verantwortung für die eigene Entwicklung, sowohl im persönlichen als auch beruflichen bereich - sich selbst motivieren - sich selbst ziele setzen - planen - sich selbst organisieren - sich selbst Feedback geben - den eigenen Erfolg prüfen - die eigene Lernfähigkeit prüfen
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- Termin - Definition Ein Termin ist ein genau definierter Zeitpunkt, an dem ein Ereignis stattfindet.
- Terminarten Feste Termine wiederholen sich periodisch: - Geburtstage - Steuerzahlungen - Messen und Ausstellungen - Schul- und Betriebsferien Flexible Termine werden nach vereinbarung eingetragen - Besprechungen, Sitzungen - Geschäftsreisen - private und Geschäftliche Treffen