PMG (Fach) / Projektmanagement Prüfungsrelevant (Lektion)

FFHS PMG 5. Präsenztag

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• Wann ist ein Projektwürdig? Zeitlich befristet (Zeit- und Terminplan) Komplexität (Systemdenken, Phasenmodell und Changemanagement Einmaligkeit (Portfoliomanagement Instanzen- und Projektorganisation Stakeholdermanagement) Begrenzte Ressourcen (Ressourcenplanung und -controlling) Innovativ / Zielorientiert (Zielkatalog Projektstrukturplan) Risikobehaftet (Risikomanagement)
• Projektarten? Investitionsprojekte Infrastrukturprojekte Organisationsprojekte Organisationsentwicklungsprojekte Produktentwicklungsprojekte Informatikprojekte (ICT-Projekte)
• Welche Instanz(en) ist/sind verantwortlich für das Treffen von Entscheidungen im Rahmen der Meilensteine? Projektauftraggeber und/oder Projektausschuss
• Nennen Sie die 5 Phasen eines typischen Phasenkonzepts in der richtigen Reihenfolge Initialisierung Vorstudie Konzept Realisierung Einführung Nutzung
• welche vier Schritte umfasst das Stakeholdermanagement? Stakeholder identifizieren Stakeholder analysieren Stakeholder bewerten Stakeholder steuern
• was verstehen sie unter AKV- Prinzip? Wird als Werkzeug zur Planung der Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten der Projektbeteiligen verwendet. ⇒ AKV Matrix                                   Aufgaben                 Kompetenzen            VerantwortlichkeitenAuftraggeber          Projekt überwachen  Beauftragung              Verträglichkeit des Projekts Projektleiter            Projekt planen           Vollmacht bis xxCHF  Zeit-. Kosten-, QualitätszieleProjektmitarbeiter  Umsetzung                Vollmacht bis xx         Professionelle Umsetzung
• Ziele formulieren, was muss beachtet werden? Ziele sollten lösungsneutral, Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und Terminiert formuliert werden.
• Erklären Sie SMART Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch und Terminiert
• Gründe warum Projekte scheitern? Mangelhafte Projektkommunikation Schlechte Projektvorbereitung und -planung Mangelnde Ressourcenverfügbarkeit Zu optimistische Annahmen Unklare Rollenverteilung
• Organisationsformen kennt Ihr? Reine Projektorganisation Einsatz bei sehr grossen Projekten. Das Projektteam wird eigens aus den Linienorganisations-Abteilungen heraus gegründet. Die Projektmitarbeiter sind dem Projektleiter unterstellt. Dieser besitzt volle Entscheidungsbefugnis und hat die Verantwortung für das Projekt. Projektkoordination Die funktionale Organisationsstruktur bleibt bei diesem Ansatz erhalten. Sie wird lediglich durch eine Stabsfunktion, einen Projektkoordinator, ergänzt. Der Projektkoordinator besitzt aber nur beratende Funktion.  Matrixorganisation Diese Form stellt eine Mischung aus reiner Projektorganisation und der Projektkoordination aus der Linienorganisation dar. Ein wesentliches Merkmal ist, dass die Verantwortung auf die Abteilungsleiter und Projektleiter aufgeteilt wird. So bekommt der Projektleiter zwar die volle Projektverantwortung übertragen, aber nicht die volle Weisungs- befugnis für die Projektmitarbeiter. Diese bleiben in ihren Linienorganisationsabteilungen und werden nur zeitweise in ein Projektteam eingegliedert
• Programm-Management Management der Gesamtheit aller Projekte die auf ein gemeinsames strategisches Ziel ausgerichtet sind.
• Produktmanagement Umfasst alle strategischen und operativen Aktivitäten einer Stelle oder einer Person die für ein Produkt oder Dienstleistung verantwortlich ist.
• Problemlösungszyklus Situationsanalyse: Worum geht es genau, Stärken Schwächen Chancen Risiken – Ursachen und Wirkung (Teilprobleme, Zeitverhältnisse, Einflüsse, Handlungsrichtlinien/-freiheiten) Ziele formulieren: SMART, muss und kann Ziele, Vorgehensziele und Systemziele formulieren Lösungsalternativen suchen: Varianten (Grobselektion) Lösung auswählen: Lösung mit grösstem Nutzen wählen Umsetzung der Lösungswahl planen: Planen Seite 6 Kontrolle: Ist und Plan vergleichen, Ziel erreicht?
• Was ist Risiko? ''ein Wagnis eingehen'' Risiko = Schadenausmass * Eintretenswahrscheinlichkeit
• Zählen Sie ein paar generelle Projektrisiken auf Unklare Ziele / Anforderungen Fehlendes Risikobewusstsein Ungeeignete Teamzusammensetzung Know-how Verlust Falsche Priorisierung Preiserhöhung Umstrukturierung Gesetzliche Vorschriften
• die mögliche Gliederung von Projektrisiken sind.... Umsetzungsrisiken Einführungsrisiko Funktionsrisiko Lieferrisiko Managementrisiken Führungsrisiko Planungsrisiko Koordinationsrisiko Kommunikationsrisiko Soziale Risiken Mitarbeiterrisiko Motivationsrisiko Politisches Risiko
• Risikomanagement 4 Phasen sind? (kommt bestimmt an der Prüfung) Risiken Identifizieren (Alle möglichen Risiken identifizieren und alle relevanten Informationen sammeln) Risiken Bewerten (Risiken bewerten und gewichten ''Wahrscheinlichkeit des Eintretens'') Risiken Steuern (Massnahmen entwickeln und Auktionen vorbereiten ''vermeiden, verhindern, abwälzen oder akzeptieren'') Risiken Überwachen (Regelmässig kontrollieren und Status bekannt geben)
• Was bedeutet Konfigurationsmanagement? Inventarisierung aller ElementeAlle Projektkomponenten (z.B. Konzept, HW, SW, Netze etc.) werden bestimmt, identifiziert, erfasst, verwaltet, Änderungen kontrolliert und gesteuert.
• Erkläre Change Management und die Schritte Idee Wunsch mit Änderungsantrag, priorisiert, kontrolliert Änderungsvorschlag Schriftlicher Änderungsauftrag Erfassen und Priorisierung  Analysieren  Entscheidung Realisierung Kontrolle der Umsetzung
• wie berechnet man Soll- Kosten zum Stichtag (EV) Earned Value = Fortschrittsgrad (FGR ist in %) * Geplante Projektkosten (BAC TOT in CHF) Budget at completion
• wie berechnet man Plankosten zum Stichtag (PV) Planned Value  = Fortschrittsgrad (FGR Plan in %) * Geplante Projektkosten (BAC TOT in CHF) Budget at completion
• wie berechnet man Geschätzte Gesamtkosten bei Fertigstellung (EAC) Linear Estimate at Completion (EAC) = Budget at completion BAC : (Earned Value (EV) : Actual Cost (AC)) = Geplante Gesamtkosten bei Fertigstellung (BAC) : (Sollkosten zum Sticktag (EV) : Aktuelle Ist-Kosten zum Stichtag (AC))
• wie berechnet man Geschätzte Gesamtkosten bei Fertigstellung (EAC) Estimate at Completion (additiv) = Budget at completion BAC + Actual Cost (AC) - Earned Value (EV)= Geplante Gesamtkosten bei Fertigstellung (BAC) + Aktuelle Ist-Kosten zum Stichtag (AC) - Sollkosten zum Sticktag (EV)
• Welche Aufgaben hat das Controlling? Projektkontrolle (Termin und Kostentreue überprüfen) Projektbeurteilung (Meilensteine sind gut geeignet, läuft alles gut, Projektabbruch etc.) Projektsteuerung (Projektkennzahlen aktualisieren und überwachen) Projektänderung (Änderungsantrag erstellen) Berichtwesen (regelmässiger Austausch der Zwischenergebnisse)
• Controlling BAC = Geplante Gesamtkosten bei Fertigstellung EAC = Geschätzte Gesamtkosten bei Fertigstellung AC = Aktuelle Ist-Kosten zum Stichtag EV = Soll-Kosten zum Stichtag PV = Plan-Kosten zum Stichtag
• Terminplanung Gantt-Planung  Ressourceneinsatzprofil
• Welche Ziele werden durch den Auftraggeber definiert? WAS ⇒ Systemziele Qualität z.B. Zuverlässigkeit, Bedienbarkeit / Wartung, Fehlerfreiheit Leistung / Funktionalität z.B. Unterstützung Prozesse, Integration, Performance / Response Wirtschaftlichkeit z.B. Kosteneinstaprungen, Rationalisierung, Ertragsverbesserungen
• Welche Ziele werden durch den Projektleiter definiert? Wie ⇒ Vorgehensziele Termine z.B. Start / Ende, Meilenstseine, Terminkontrolle / -einhaltung Budget / Kosten z.B. Personal / Ressourcen, Sachmittel (SW / HW), Infrastruktur / Nebenkosten Methodik z.B. Projektorganisation, Standardisierung (Methoden / Modelle), Tooleinsatz / Technologien
• Welche Vorteile bieten die Meilensteine? Überwachung des Projektfortschritts: Liegen wir zeitlich und inhaltlich im Plan? Abschluss von Projektphasen sowie Qualitätssicherung: Wurden die definierten Ziele erreicht? Orientierung und Motivation für das gesamte Projektteam: Wir müssen den nächsten Termin halten! Regelmäßige Einbindung von Auftraggeber und/oder Lenkungskreis: Wann blickt der Lenkungskreis das nächste Mal auf das Projekt?
• Zähle die Einflussfaktoren von Magischen Dreieck (der PL ist dafür verantwortlich) oder auch Projekt-Pythagoras oder Bermuda Dreieck genannt auf. Projektziele (Umfang, Qualität, Funktionalität, Konfort etc.) Projektdauer (Zeitraum für die Erreichung der vereinbarten  Projektkosten (Kosten inkl. Arbeitsleistung) oft wird als weitere Klasse noch ''Soziale Ziele'' ergänzt. Alle Faktoren haben einen gegeneseitigen Einfluss.
• Vor- und Nachteile Reine Projektorganisation Vorteile: Effizient für Grossprojekte Verantwortung geregelt schnelle Reaktion bei Störung Hohe Identifikation mit dem Projekt Nachteile: Wenig Personalflexibilität Rekrutierung und Wiedereingliederung nach Abschluss des Projektes von Projektmitarbeitern kann schwierig sein.
• Vor- und Nachteile Matrix Projektorganisation Vorteile: Projektleiter und Team fühlen sich verantwortlich Eindeutige Verantwortung und Entscheidungskompetenz beim PL Flexibler Personaleinsatz Hohe identifikation des Projektteams mit dem Projekt fachliche Weiterbildung der Mitarbeiter Nachteile: sehr Konfliktanfällig zwischen Linien und Projektautorität Hohe Anforderungen an die Informations- und Kommunikationsbereitschaft Verunsicherungen von Führungskräften
• Vor- und Nachteile Projektkoordination Vorteile: Hohes Mass an Flexibilität des Personaleinsatzes Keine Org. Umstellung, Verantwortung des Projekts in Linie Nachteile: Niemand fühlt sich verantw.  kein wirkliches Projektteam Geringe Reaktionsgeschwindigkeit
• Wie berechnet man die Cost Performance Index (CPI) und was besagt dieser Wert? = EV : AC Soll-Kosten zum Stichtag : Ist- Kosten zum Stichtag Wie viel Leistung ich in CHF habe damit für einen CHF Einsatz bekommen. --> 1 oder höher ist gut!
• Nennen Sie die 6 Meilensteine eines typischen Phasenkonzepts in der richtigen Reihenfolge MS0 Bedürfnis, Anforderung erkannt MS1 Auftrag verabschieden MS2 Pflichtenheft verabschiedet, Machbarkeit erwiesen MS3 Konzept verabschiedet, Ressourcen zugesichert MS4 Erreichte Ergebnisse überpüft MS5 Abnahme erfolgt, Abschlussbericht akzeptiert

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