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Wissens- & Transfermanagement (Fach) / 6. Projektmanagement 2 (Lektion)

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  • 01. Was versteht man unter Strukturierungsphase (Projektphase)? Strukturierungsphase (Projektphase) - Arbeitsschritt eines Projektes, der definierte Voraussetzungen und Rahmenbedingungen hat.
  • 03. Was versteht man unter Vorgang, Planung und Vorgangsliste? Vorgang (Teilaufgabe) ist die kleinste Einheit eines Projekts. Bei der Planung werden die Vorgänge (Teilaufgaben) mit einander verknüpft. Vorgangsliste - Zusammenstellung aller Vorgänge mit zugeordneten Ressourcen und der Dauer.
  • 02. Projektphasen Definition o   Problemanalyse, Ideenfindung und Zielsetzung o   Lösungsfindung und Auswahl o   Prüfung der Wirtschaftlichkeit des Projekts Planung o   Grobplanung (Budget, Personal, Zeitablauf) o   Kick-off-meeting o   Feinplanung (Terminierung Maßnahmen und Reihenfolge, Strichliste) Durchführung -  Durchführung und Kontrolle des Fortschritts / Abweichungen Abschluss o   Abnahme durch AG o   Bericht + Dokumentation der Erfahrungen o   Party o   Auflösung der PO
  • 04. Schildern Sie die Vorgehensweise bei der Netzplantechnik siehe Lernkarte
  • 05. Phasen der Planung Grobplanung - Projektstrukturplan, Projektablaufplan Feinplanung - Terminplanung, Ressoourcenplanung, kostenplanung, Qualitätsplanung
  • 06. Was versteht man unter Strukturplanung? Hier wird die Projektstruktur erstellt. Die Projektaufgaben werden auf die Teilaufgaben aufgeteilt. Die Teilaufgaben werden in die Arbeitspakete aufgeteilt. Die Strukturplanung kann erfolgen nach: funktionsorientiert objektorientiert gemischt
  • 07. Was ist eine Ablaufplanung? Bei der Ablaufplanung werden die Arbeitspakete und die Vorgänge in eine logische und zeitliche Reihenfolge gebracht. Anordnungsbeziehungen: Normalfolge - die Arbeitsschritte haben einen Vorgänger und einen Nachfolger Parallelfolge - mehrere Vorgänge laufen nebeneinander her. Zwischen ihnen besteht keine Verknüpfung Verzweigung - nach einem Arbeitsschritt folgen zwei oder mehrere Projektschritte Zusammenführung - zwei od. mehrere Projektschritte müssen fertig sein, befor der nächste Projektschritt anfangen kann Zwischen durch werden Meilensteine eingebaut.
  • 08. Was versteht man unter Meilensteine? Meilensteine sind Termine, wo man die Zwischenziele überprüfen kann. Diese ergeben sich entweder der Projektplanung oder werden z.B. vom AG vorgegeben.
  • 09. Terminplanung Bei der Terminplanung wird der Aufwand für jeden Vorgang eingeschätzt. Am besten geht es mit dem Netzplan oder Balkendiagramm. Es werden die Puffer und Kritische Pfade festgestellt.
  • 10. Ressourcenplanung Hier werden den Vorgängen die personellen, maschinellen und finanziellen Ressourcen zugeordnet. Bei der Verplanung der MA müssen andere Aufgaben, Urlaube, Krankheiten berücksichtigt werden. Bei der Verplanung von Maschinen sollen andere Aufträge und Projekte berücksichtigt werden. Dabei können Konflikte entstehen, wenn die Ressourcen mehrfach verplant sind. Lösung: Umverteilung Verzögerung der Vorgänge Beschaffung neuer Ressourcen
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  • 11. Kostenplanung Die Kosten setzen sich zusammen: aus den Kosten für das PM für die personellen Ressourcen für das Material für extern beschaffenen Leistungen
  • 12. Projektstart Zum Projektstart  werden alle Beteiligten zum Kick-off-Meeting eingeladen. Ablauf des Kick-off-Meetings: Vorstellung des Hauptziels des Projektes Vorstellung der PL Vorstellung der P-Beteiligten Regeln für den Umgang miteinander Vorstellung der Teilzielen und Erfolgskriterien interne und externe Rahmenbedingungen Vorstellung der Grobplanung
  • 13. Projektsteuerung und Aufgaben des PL. Bei der Projektsteuerung wird der Regelkreis angewendet: Plan-Do-Check-Act Aufgaben des PL: Starten und Beenden von Vorgängen Überwachung der Vorgänge Soll-Ist-Vergleich Kontrolle der Ergebnisse Anpassung der Projektplanung Führung der MA, die im Projektteam tätig sind
  • 14. Projektabbruch und die Ursachen dafür. Unter Projektabbruch versteht man die Einstellung der Projektabwicklung. Ursachen dafür: veränderte Rahmenbedingungen Konflikte innerhalb des Projektteams falsch definierte Projektziele Kosten- und Terminüberschreitungen Entscheidung des AG
  • 15. Projektsanierung Vor der Projektsanierung wird eine gründliche Analyse gemacht. Anhand der Ergebnisse werden folgende Maßnahmen durchgeführt: Definition neuer Projektziele Umstrukturierung des PO Evtl. Austausch des PL Evtl. neues Teambildung Neue Projektplanung mit dem Endtermin und Meilensteinen Aufstockung des Budgets
  • 16. Projektabschlussbericht Projektabschlussbericht - zusammenfassende, abschließende Darstellung von Aufgaben und erzielten Ergebnissen, Darstellung von Zeitaufwand, Kostenaufwand und Personalaufwand. In Mittelpunkt der Auswertung soll die Erfüllung der wichtigsten Zielen: Kostenziel, Sachziel, Terminziel stehen. PAB dokumentiert die gewonnenen Erfahrungen, die für das U. in Zukunft nutzbar sein können. Inhalte des PAB: Projektbeschreibung (Ziele, Inhalte, Rahmenbedingungen) Unterlagen der Projektplanung zum Projektstart Unterlagen der Projektplanung zum Projektende Abschlussanalyse zur Erfüllung der Projektziele (Kostenziel, Sachziel, Terminziel)
  • 17. Projektabschluss Um das Projekt intern zu bewerten, wird eine Projektabschlusssitzung einberufen. Bei der Sitzung nehmen alle Projektbeteiligten teil. Inhalte der Sitzung: Vergleich der erreichten Ziele und den Vorhaben tatsächlichen Ablauf des Projekts in Kurzform Bewertung der Übereinstimmungen und Abweichungen Erläuterung zur Überleitung der MA Feedback der MA zum Projekt Stärken und Schwächen werden Dokumentiert besondere Leistungen der einzelnen MA oder Gruppen werden hervorgehoben Aufgaben: Projektabschlussbericht erstellen Überleitung der MA Überleitung der Projekte in die Betreuungsphase
  • 18. Welche Einflüsse und Auswirkungen können Projekte haben? Die Projekte können folgende Einflüsse und Auswirkungen haben: besser Kommunikation neue Dienstwege Konflikte, Naid Projekt bring ein frisches Wind in das U.
  • 19. Was versteht man unter einem Konflikt? Unter einem Konflikt versteht man eine Spanungssituation zw. mind. zwei Personen oder Gruppen (Konfliktparteien), die versuchen ihre eigenen Interessen durchzusetzen.
  • 20. Konfliktursachen Interpersonelle - individuelle Unterschiede - die MA haben unterschiedliche Ansichten, Werte, Normen, Vorstellungen, was zur Rivalität, Abneigung oder Eiversucht führen kann, Veränderungen und Umstrukturierungen - hier entsteht Furcht von Veränderungen durch Entlassung von Kollegen, Wechsel der FK, Umstrukturierung, neue Einstellungen, Fusion mit anderen U. Strukturen im Team - z.B. Verteilung der Verantwortung zw. MA (zu viel oder zu wenig)
  • 21. Konfliktarten Beurteilungskonflikte - Ursache: mangelnde oder unterschiedliche Informationsstand. Lösung / Vermeiden: Informationsausgleich, Transparenz Zielkonflikte - Bsp. Ziel der technischen Perfektion und finanzielle Realisierbarkeit. Lösung: gute Zielformulierung Verteilungskonflikte - Ursache: ungleiche Verteilung der knappen Ressourcen (MA, Maschinen, Finanzen). Lösung: bessere Ressourcenplanung Beziehungskonflikte - aufgrund der ungleichen Kompetenzenverteilung können Antipathien, Misstrauen und Vorurteile gegenüber den anderen entstehen. Vermeidung: klare Verhaltensregeln von Anfang an definieren. Werte- und Normkonflikte - entstehen aus dem persönlichen Bewusstsein der MA. Lösung: Verankerung der Werte und Normen
  • 22. Konfliktprävention angemessener Umgamg mit einander Respekt und Vertrauen Ärger und Frust werden offen angesprochen die Konflikte werden nicht unter den Teppich gekehrt in der Diskussion wird aktiv zugehört und geantwortet in die Diskussion werden möglichst alle Beteiligte einbezogen Kritik wird konstruktiv formuliert Gruppenarbeit angestrebt Transparenz der Informationen Besprechungen sind gut vorbereitet und beginnen pünktlich
  • 23. Ablauf von Konflikten Konfliktentstehung - auf Sach- oder Beziehungsebene oder gemischt. Das eigentliche Anlass ist schwer definierbar. Der Konflikt kann verdeckt entstehen und offen ausbrechen. Konfliktwahrnehmung - die Konflikte werden unterschiedlich wahrgenommen. Der Vorgesetzte muss die Konfliktsignale erkennen wie z.B. Agressivität in der Kommunikation, Mobbing, Verweigerung, ungewöhnlich hoher Krankenstand, Unpünktlichkeit. Konfliktanalyse - es wird geklärt wer die Beteiligte, was ist der Gegenstand des Konflikts. Die FK muss die Konfliktart erkennen. Die FK muss feststellen welche Gemeinsamkeiten unter beiden Konfliktparteien noch vorhanden sind. Konflikthandhabung - Durchsetzung (Kampf), Kompromiss (Verhandlung), Vermeidung (Rückzug) (nicht für FK oder PL), Konsens (Kooperative Lösung)
  • 24. Projektmanagementsoftware In einer PM-Software werden Ressourcen und Vorgänge eingegeben und verknüpft das Programm berechnet die Termine, Arbeitszeiten und Kosten Die Daten werden auf einem Datenserver zentral gespeichert die verschiedenen Projekte können miteinander verknüpft werden

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