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Wissens- & Transfermanagement (Fach) / 5. Projektmanagement 1. (Lektion)

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  • 01. Was ist ein Projekt? Projekt ist ein einmaliges und komplexes Vorhaben.
  • 02. Merkmale eines Projektes. klares Ziel zeitlich befristet Budget limitiert Personal limitiert Betriebsmittel limitiert fach- und hierarhieübergreifende Zusammenarbeit erhöhtes Risiko Sekundärorganisation
  • 03. Typische Beispiele für Projekte. Einführung einer Produktionssysteme Einführung neuer Produkte am Markt Forschungs- und Entwicklungsvorhaben Zertifizierung des Qualitätsmanagements Umsetzung neuer Organisationsstrukturen Einführung eines neuen Software
  • 04. Unterscheiden Sie Primär- und Sekundärorganisation Primärorganisation: Tagesgeschäft, Routine, Liniensystem, Dimensional, Matrix Sekundärgeschäft: Sonderaufgaben, Projekte, Taskforce, KVP, Zirkel
  • 05. Unterscheiden Sie Sachziel und Formalziel Sachziel: Brücke bauen Formalziel: Wie? Bis wann? Unter welchen Konditionen?
  • 06. Magisches Dreieck der Projektziele Sachziel - Kostenziel - Terminziel Bsp. Zielkonflikt: wenn Qualität sich ändert, explodieren Kosten und Termine ändern sich. Die Ziele sind abhängig von einander -> deshalb "magisch".
  • 07. Projektphasen Projektauswahl Projektlenkung Projektabschluss
  • 08. Projektauswahl Auslösemoment (Auftrag, Gesetzeänderung, politische/wirtschaftliche Änderungen) Ist-Aufnahme (erfassen) Ist-Analyse (bewerten) kritische Würdigung (was gut läuft / nicht alles alte ist schlecht) Soll-Konzept (was will ich) Umfeld / Umwelt Analyse (wer hat daran Interesse) Risikoanalyse Projektvertrag / Antrag
  • 09. Projektlenkung Planen, Durchführen, Kontrollieren: Grobplanung (Budget, Personal, Fristen, Zeitablauf) Kick-Off (offizieller Startschuss des Projektes) Feinplanung (wer was macht, terminierte Maßnahmen, Streichliste) Controlling Dokumentieren
  • 10. Projektabschluss Präsentation vor dem Auftragsgeber Implementierung Schulung Berichte Party
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  • 11. 5-Phasen-Projektablauf (Beispiel: Einführung eines Wissensmanagements) Bsp.: Einführung eines Wissensmanagements: Initiieren - Zielsetzung: bis zu einem bestimmten Zeitpunkt soll das Wissensmanagement implementiert sein. Analysieren - die aktuelle Wissensprozesse werden analysiert und mit dem Sollzustand verglichen -> daraus werden Erfordernisse abgeleitet -> es ergiebt sich eine Aufgabenstellung. Entwickeln - Entwicklung einer Lösung anhand der Anforderungen. Sie umfasst Methoden und Werkzeuge des Wissensmanagements. Implementieren - das Wissensmanagement wird eingeführt. Die MA werden in die Anwendung der Methoden eingewiesen. Evaluieren - die Methoden und Werkzeige werden beurteilt.
  • 12. Was bedeutet Wissenserwerb? Wissenserwerb = Lernen von Sachverhalten. Wissenserwerb ist Schlüssel zum Können, nicht Intelligenz.
  • 13. Welche Projektrisiken unterscheidet man? Kostenrisiko Terminrisiko Qialitätsrisiko Funktionsrisiko Personalrisiko Konfliktrisiko
  • 14. Was bedeutet Risikomanagement? Risikomanagement dient der frühzeitigen Erkennung möglicher Fehler. Für diese Fälle werden Alternativen geplant.
  • 15. Risikoanalyse Ablauf Worin besteht das Risiko? (interne (personelle/materielle Ressourcen) / externe (Marktsituation / Gesetzesänderungen) Risikoquellen) Risiken bewerten Gegenmaßnahmen entwickeln Entscheidung für Maßnahme
  • 16. Unetrscheidung der Projekte (Projektformen). nach Auftragsart nach Projektart nach Projektdauer nach Projektgröße
  • 17. Auftragsart: interne / externe Projekte Interne Projekte - hier werden Aufgaben bearbeitet, die das U. sich selbst stellt. Bsp. : Erstellen einer Wissensbilanz Einführung einer Software Rationalisierungsprojekte Einführung eines Umweltmanagementsystem externe Projekte - hier werden Aufträge bearbeitet, die ein anderes U. vergibt. Der Auftraggeber stellt die finanziellen Ressourcen zur Verfügung und dann nimmt das Projekt ab. Bsp.: Betreuungsprojekte Fertigungsprojekte Montageprojekte Forschungs- und Entwicklungsprojekte im Auftrag
  • 18. Projektarten Investitionsprojekte Rationalisierungsprojekte Fertigungs- und Montageprojekte OE-Projekte Forschungs- und Entwicklungsprojekte
  • 19. Erläutern Sie den Begriff Projektbeteiligter. Projektbeteiligter ist eine Person oder Personengruppe, die am Projekt beteiligt, am Projektverlauf interessiert oder von den Auswirkungen des Projekts betroffen ist.  Öfters werden die Projektbeteiligten als Stakeholder oder Interessensgruppe bezeichnet. Bsp. interne Interessensgruppe: GF, Kundenbetreuer, Anteilseigner, Verwaltung (Buchhaltung, Personal), Betriebsrat, Datenschutzbeauftragter.
  • 20. Erläutern Sie den Begriff Auftraggeber. Auftraggeber eines Projekts setzt das Projektziel fest erteilt den Auftrag verfügt über die Freigabe der Projektmittel entscheidet über die Abnahme des Projekts bei internen Projekten tritt die GF in Rolle des Auftraggebers auf
  • 21. Erläutern Sie den Begriff Auftragnehmer. Auftragnehmer ist der Vertragspartner des Auftraggebers und: setzt die Ressourcen und Projektmittel so, dass das Projekt zum Erfolg geführt wird erstellt Pflichtenheft (wie das Projekt umgesetzt wird) bei internem Projekt befindet sich die PL in der Rolle des Auftragnehmers
  • 22. Erläutern Sie den Begriff Projektleitung. Projektleitung = für die Dauer eines Projektes geschaffene Organisationseinheit, welche für die Planung, Steuerung und Überwachung des Projektes verantwortlich ist. => Aufbauorganisation ist auf Dauer angelegt => Projektorganisation ist befristet angelegt
  • 23. Erläutern Sie den Begriff Lenkungsausschuss. Lenkungsausschuss lenkt / koordiniert mehrere Projekte
  • 24. Erläutern Sie den Begriff Projektleitervereinbarung und Kongruenzprinzip In einer PL-Vereinbarung werden die Rechte und Pflichten des Projektleiters festgelegt. z.B. Budgetverantwortung, Entscheidungskompetenzen, Zielvereinbarung. Hier muss das Kongruenzprinzip eingehalten werden. Kongruenzprinzip = deckungsgleiche Übertragung von Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung und Informationen an die nachgeordnete Stelle.
  • 25. Aufgaben des Projektleiters (je nach Projektorganisation!) Mitarbeit in der Konzeptions- und Planungsphase des Projekts Strukturierung des Teams Beschaffung der Ressourcen Überwachung des Projektes Auswertung des Projektes Sicherung der Erfahrungen für künftige Projekte PL muss das notwendige wirtschaftliche und technische Fachwissen besitzen und auch als FK, Moderator und Konfliktmanager tätig sein.
  • 26. Was versteht man unter Projektmanagement? Projektmanagement - Schaffen bestimmter Rahmenbedingungen, um das Projekt gut abwickeln zu können.
  • 27. Welche Ziele hat das PM? • transparente Umsetzung der Aufgabenstellung in eine Projektplanung• Orientierung am Projektziel• Konzentration der Kräfte auf das Projekt• schnelle Reaktion auf Probleme und Konflikte• Kontrolle der Projektziele• Anpassung des Projekts, falls die Rahmenbedingungen sich geändert haben
  • 28. Rollen bei der PM und deren Aufgaben.  Projektleiter o Mitarbeit bei der Zielsetzung und Planungo Zusammenstellung des Projektteamso Beschaffung von Ressourceno Steuerung des Projektablaufso Kontrolle der Ergebnisse Technikkoordinator o Auswahl der geeigneten IT-Lösung o Definition von Schnittstellen o Implementierung der Lösung Wissensmanager o Koordination der Wissensarbeit o Analyse der Wissensbasis o Beantwortung der Fragen der beteiligten MA Wissensarbeiter o   Mitarbeit an der Wissensbasis o   Recherchen im Internet o   Formulierung des Wissens o   Mitarbeit bei den Tests des Systems

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