Projektmanagement (Fach) / 1.08 Problemlösung (Lektion)

IPMA - Fragen zur Wiederholung

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• Warum sehen Probleme auf unterschiedlichen Hierarchiestufen des Unternehmens unterschiedlich aus? Ob eine Situation ein Problem ist, hängt von der Zuständigkeit und der Verantwortung der jeweiligen Person ab. Für andere Personen kann sie eine Wirkung oder eine Ursache sein.
• Die Problemsituation der Projekte wird kaum besser werden, eher wird sie sich verschärfen. Warum ist das so? Weil Projekte im Allgemeinen auch komplexer geworden sind. Die Komplexität eines Projektes wird durch folgende Komponenten bestimmt, welche ebenfalls komplexer werden. Produktergebnisse Organisationen Märkte (Wirtschaft) Umwelt
• Woran erkennen Sie, dass Sie ein Problem und kein Risiko vor sich haben? Ein Problem ist eine Abweichung von Ist und Soll und kann nicht mit den bekannten Vorgehensweisen gelöst werden, da dazu das notwendige Wissen fehlt. Ein Risiko beinhaltet auch Probleme, allerdings ist nicht sicher, ob dieses Problem und wenn ja mit welcher Wirkung es eintreten wird.
• Was unterscheidet ein Problem von einem Konflikt? Ein Problem ist eine Abweichung von Ist und Soll und kann nicht mit den bekannten Vorgehensweisen gelöst werden, da dazu das notwendige Wissen fehlt. Ein Konflikt ist eine Unvereinbarkeit zu z.B. Fakten, Meinungen, Gefühlen zwischen zwei oder mehreren Personen oder auch innerhalb einer Person. Die Abweichung liegt nicht zwischen Ist und Soll, sondern zwischen den Positionen der Beteiligten.
• Was sind die wichtigsten Merkmale, um die Problemhöhe eines Projektes zu beschreiben? Die Problemhöhe ist eine subjektive Wahrnehmung und hängt von der Erfahrung und den Kenntnissen der Handelnden Personen ab. Des Weiteren kann sie auch von den Auswirkungen des Problems auf die Zielerreichung abhängen.
• Was sind die wichtigsten Merkmale, um die Problemhöhe eines Projektes zu beschreiben? Die Problemhöhe ist eine subjektive Wahrnehmung und hängt von der Erfahrung und den Kenntnissen der Handelnden Personen ab. Des Weiteren kann sie auch von den Auswirkungen des Problems auf die Zielerreichung abhängen.
• Wann ist die Problemlösungsmethode „Trial and Error“ gerechtfertigt? Wenn es sich um sehr einfache und überschaubare Probleme handelt.
• Welche sind die Grundsätze des Problemlösungs-Prozesses? Zielorientiert handeln Schnell und entschieden handeln Auf das wesentlichen konzentrieren Gemeinsam handeln Lösungen nicht Schuldige Durchhalten
• Wer hat in welchem Fall die Verantwortung für die Lösung des Problems? Für die Verantwortung der Problemlösungen haben sich folgende Regelungen bewährt: Betrifft das Problem den Arbeitsbereich einer Person, ist diese Person der Problemowner Betrifft das Problem die Koordination im Projektteam oder die Abwicklung des PM, dann ist der PL verantwortlich Betrifft das Problem mehrere Arbeitsbereiche innerhalb des Projekts, muss der PL einen Problemowner benennen. Betrifft das Problem mehrere Abteilungen, dann muss der PL das Problem eskalieren und dafür sorgen das ein Problemowner benannt wird Betrifft das Problem direkt den Auftraggeber, muss der Projektleiter ebenfalls eskalieren.
• Ein Projekt hat überraschend Terminprobleme. Welche Punkte müssen in der Problembeschreibung festgehalten werden? Die eindeutige Problembeschreibung ist eine Erfolgsvoraussetzung für die Analyse und Lösung des Problems. Die „W“-Fragen (Wer, wie, was, warum, wann, womit, wie viel) sollten in der Beschreibung beantwortet werden.   Ebenso gehört dazu, zu definieren, was nicht das Problem ist.
• Was unterscheidet ein normales Problem von einem komplexen Problem? Bei einem normalen Problem ist der Bearbeitungsweg spontan nicht bekannt, wird aber ohne großen Aufwand gefunden. Bei einem komplexen Problem ist der Bearbeitungsweg auch mit hohem Aufwand nicht zu finden, oder die Machbarkeit steht generell in Frage.
• Die Methode Problemnetz führt schnell und präzise zu den Ursachen des Problems. In welchen Schritten erstellen sie ein Problemnetz?   Schritt 1: Das Kernproblem definieren und abgrenzen Schritt 2: Ermitteln der Ursachen Schritt 3: Ermitteln der Folgen Schritt 4: Analyse des Netzes Schritt 5: Lösung erarbeiten
• Nach welchen immer erforderlichen Kriterien wählt man Alternativen einer Problemlösung aus? Mit Hilfe der Nutzwertanalyse können Alternativen im Bezug auf die Zielerreichung nachvollziehbar bewertet und die sachgerechtesten Lösungsalternativen eruiert werden.
• Was charakterisiert die Minimallösung eines Problems? Die Minimallösung ist das, was mindestens als Lösung erreicht werden muss, auch wenn die Randbedingung dadurch verletzt wurde.
• Wer entscheidet im Projektgeschäft über die Lösung zum Problem: „Kapazität reicht für Projekt A nicht aus“? Wer Entscheider der Lösung ist, hängt von den Gegebenheiten und der Bedeutung des Problems um der für seine Lösung notwendigen Ressource ab. Da es sich bei dem o.g. Problem um ein Personelles Problem handelt, sollte das Problem im Regelfall vom Abteilungsleiter gelöst werden.  
• An welchen wichtigsten Faktoren erkennen Sie, dass die Lösung des Problems die erwünschte Wirkung hatte? Bei der Wirkung sind zwei Bereiche zu unterscheiden: Das konkrete Problem, das gelöst werden soll. Die Regelungen, die dafür sorgen sollen, dass ein solches Problem nicht mehr auftaucht.

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