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Marketplace (Fach) / Büro & Eventmanagement (Lektion)
- Büro- und Eventmanagement allgemein (1) WELCOME
- WELCOME WELCOME - Das professionelle Besucher und Eventmanagementsystem - Der moderne Besucherempfang - Begrüßen Sie Ihre Besucher professionell und modern mit WELCOME. Funktionen und Vorteile Innovative und moderne Außendarstellung Mit WELCOME repräsentieren Sie Ihr Unternehmen optimal nach außen. Schaffen Sie eine positive Grundstimmung und überzeugen Sie Ihre Gäste. Dokumentation für Werkschutz Mit WELCOME wissen Sie immer jederzeit, welche externen Besucher in Ihrem Unternehmen sind. Sie können sich außerdem von Besuchern Sicherheitsrichtlinien o.ä. unterzeichnen lassen - ganz einfach elektronisch. WELCOME Screen Über den WELCOME Screen begrüßen Sie Ihre Besucher bereits im Eingangsbereich mit einem virtuellen “Herzlich Willkommen” und können dazu auch bereits erste Informationen liefern wie z. B. “Bitte melden Sie sich bei ….”. Gestalten Sie den WELCOME Screen über den mitgelieferten Editor nach Ihren eigenen Vorstellungen. Mehrere Bildschirme Sie können über mehrere Bildschirme Ihre Besucher leiten und ihnen Informationen z.B. über den gebuchten Meeting-Raum zur Verfügung stellen. Dabei können die Bildschirme mit unterschiedlichen Informationen bespielt werden. Beschriftung Mit dem WELCOME Screen können Sie z.B. auch elektronische Türschilder für Besprechungsräume beschriften. So sehen Sie immer sofort, welcher Termin wo mit wem stattfindet. Outlook-Integration Mit der Outlook Integration planen Sie Ihre Termine in Outlook und WELCOME ohne Medienbruch. Sie können Termine, die bisher nur in Outlook gepflegt wurden, auch direkt in WELCOME anlegen. Das Add-In erkennt die externen Teilnehmer des Termins, Betreff, Termindaten und ermöglicht es, die WELCOME-spezifischen Informationen für die einzelnen Besucher direkt in Outlook zu erfassen. So können dann in Outlook auch die Willkommensbildschirme, persönliche Begrüßungsnachricht, Besucherausweis und zu unterzeichnende Dokumente für die Besucher definiert werden. Besucher noch schneller anmelden Mit der Outlook-Integration können Besucher, die Sie bisher nur über Outlook eingeladen haben, noch schneller und transparent für den Empfang eingeladen werden. Mitarbeiter legen die Termine wie gehabt in Outlook an - die Kollegen am Empfang haben immer den Überblick, wer wann erwartet wird. Terminbestätigung Stellen Sie Ihren Besuchern alle wichtigen Informationen vorab zur Verfügung. WELCOME fasst alle relevanten Besuchsdaten in übersichtlicher Form in einer E-Mail zusammen und fügt eine komfortable Anfahrtsbeschreibung hinzu. So ist Ihr Besucher bestens auf seinen Termin vorbereitet. Anfahrtsbeschreibung In der Einladungsemail ist ein Link zur Anfahrtsbeschreibung zu Ihrer hinterlegten Firmenadresse. So kann sich der Besucher sofort informieren, wie er zu Ihnen kommt. Email Die Terminbestätigung per Email wird in Ihrem hinterlegten Corporate Design versendet. Ihr Firmenlogo können Sie zentral hinterlegen. Besucherausweis Erstellen Sie per Knopfdruck besucherindividuelle Ausweise und gestalten Sie über den Editor Ihr eigenes Besucherausweis-Layout. Selbstverständlich liefert Ihnen WELCOME auch einen CheckIn/CheckOut Prozess per Knopfdruck. Und sollten Besucher regelmäßig zu Besuch sein, so bietet die “Dauerbesucher” Regelung auch hierzu eine einfache und schnelle Lösung. Layout Über verschiedene Layouts können Sie Ihren Besuchern unterschiedliche Besucherausweise zur Verfügung stellen. Beispielsweise können Sie die Besucherkategorie so farblich kennzeichnen. WELCOME unterstützt alle gängigen Drucker- und Kartenformate, wie z.B. Papier- oder Plastikkarten. Besucherbild Drucken Sie falls gewünscht auf den Besucherausweis ein Foto Ihrers Besuchers. So sind die Besucher sofort identifizierbar. Firmensicherheit Sicherheitsrelevante Vereinbarungen können Sie Ihren Besuchern digital zur Einsicht zur Verfügung stellen, unterzeichnen lassen und automatisch zum jeweiligen Besuchstermin abspeichern. So haben Sie stets den Überblick, welche Vereinbarungen Ihre Besucher aktuell unterzeichnet haben. Selbstverständlich können Sie Fristen definieren, wie lange die Vereinbarungen gültig sind. Gültigkeit Die Vereinbarungen haben eine von Ihnen definierte Gültigkeit. Kommt ein Besucher innerhalb dieses Zeitraums erneut, behalten die Dokumente ihre Gültigkeit und er muss erst nach Ablauf erneut unterzeichnen. Nachvollziehbarkeit Sie haben nicht nur den Überblick, wer welche Dokumente unterzeichnet hat, sondern wissen auch immer, wer wann auf Ihrem Werksgelände war, damit Sie, falls notwendig, Ihre Dokumentationspflichten erfüllen können. Self Check-In Mit dem Self Check-In melden sich Ihre Besucher selbständig an. Ob über einen Terminal-Empfang oder an Ihrem Empfangsbereich – der Besucher registriert sich selbst, erhält einen Besucherausweis und kann sogar Vereinbarungen akzeptieren und unterzeichnen. Das ist einfach und spart Zeit. Erleichterung für Empfang Besucher können sich auch komplett selbständig registrieren. Wenn ein Besucher nicht angemeldet ist, kann er seine Daten eintragen - der Besuchte wird automatisch informiert. Ressourcenplanung WELCOME unterstützt Sie auch bei der Verwaltung Ihrer Ressourcen. Das können z. B. die Besucherparkplätze oder auch Besprechungszimmer sein. Sie richten dies in den Einstellungen individuell ein und können bei der Anlage eines Besuchstermins einen Parkplatz oder ein Besprechungszimmer direkt hinzubuchen. Anzeige auf Bildschirmen Die Ressourcen können Sie auch auf WELCOME Bildschirmen anzeigen. So können Sie z.B. elektronische Türschilder für Ihre Besprechungsräume automatisch bespielen oder die Besucher über Bildschirme zum jeweiligen Raum führen. Mandantenfähigkeit Sie möchten über WELCOME mehrere Standorte und Empfangsbereiche verwalten? Auch hierfür liefern wir mit WELCOME die passende Lösung. Verwalten Sie Ihre Empfangsbereiche in einer Mandantenübersicht und steuern Sie Ihre Drucker und WELCOME Screens gezielt und individuell. So haben Sie alles stets im Griff und steuern gezielt Ihre Besucher zum gewünschten Empfangsbereich. Getrennte Bereiche Die Mandanten sind voneinander getrennt, d.h. die Benutzer haben immer nur Zugriff auf die Besucher jeweils ihres Mandanten. Eventmanagement Die Besucher werden beim Empfang modern, schnell und professionell mit dem Check-in Code oder Nachnamen registriert. WELCOME informiert automatisch den zugeordneten Ansprechpartner per E-Mail oder SMS über den eingetroffenen Besucher. Gleichzeitig wird eine Echtzeitstatistik über eingeladene, erwartete und anwesende Besucher geführt. Autorisierte Personen können sich die Echtzeitstatistik über Smartphones, Tablets und jegliche Devices mit Webbrowser anzeigen lassen. Die digitale Statistik über genaue Besucherzahlen ist ein wichtiges Element in der Nachbearbeitung und dient für die 100% genaue Eventabrechnung. Aktuelle Statistik Sie wissen immer genau, wie viele Besucher anwesend sind. Lästiges Zählen auf Excel-Listen gehört der Vergangenheit an.