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TR - "Hamsterkurs" (Fach) / PM (Lektion)

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• Was ist Projektmanagement? Initiieren, Planen, Steuern, Kontrollieren und Abschließenvon Projekten
• Was sind Vorteile und Nachteile der Matrixorganisation bei Projekten? Vorteil: Man greift auf bestehenden Personalstamm zu, weniger teuer Nachteil: Doppelbelastung, Aufgabenkonflikte, Projektleiter ist nicht weisungsbefugt, ist zwischen GL  und Abt.Leiter, muss evtl. zwischen Entscheidungsträgern und
• Unterschied Sachziele vs. Formalziele? Sachziele: Formalziele:
• Wonach kann man bei Zielen gewichten? nach Muss-Zielen und Kann-Zielen
• Was sind Muss-Ziele? Muss-Ziele sind Ziele, die erfüllt sein müssen, damit das Projektziel erreicht wird. (z.B. behördliche Anforderungen, Gesetze, Vorschriften, DIN,finanzieller Rahmen)
• Wass sind Kann-Ziele? Kann-Ziele sind optionale Ziele. Wenn diese mehr oder weniger (gut) erfüllt werden, ist die Ereichung des Gesamtziels nicht in Frage gestellt
• Wer sind die Stakeholder? Alle, die ein Interesse am Ausgang eines Projekts haben.
• Welche Dauer hat ein Meilenstein? Ein Meilenstein hat die Dauer "0". Es ist nur ein Zeitpunkt, keine Zeitspanne!
• Wonach können Ressourcen eingeteilt werden? Danach, ob sie einmalig verwendbar (z.B. Energie, Finanzmittel) oder wiederholt verwendbar sind
• Was kann man machen, wenn der Zeitplan des Projekts in Gefahr ist? Mehr Personal einstellen outsourcen
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• Was ist ein Meilenstein? ein Ereignis von besonderer Bedeutung DIN 69900: Ein Meilenstein ist ein Ereignis, das das Eintreten eines bestimmten Zustandes (= welche Teil-Ergebnisse zu einem def. Zeitpkt. vorliegen müssen) beschreibt
• Hat ein Meilenstein einen Anfangs- und Endzeitpunkt? Nein.
• Was können Beispiele für Meilensteine sein? Das Vorliegen von Liefergegenständen oder Zwischenergebnissen Das Fertigstellen bestimmter Teilabschnitte Abnahmen, Zwischenabnahmen und bestandene Prüfungen Entscheidungen über den Fortgang des Projekts
• Was ist Projektmanagement (nach DIN)? nach DIN ist Projektmanagement: die Gesamtheit von- Führungsaufgaben,- -organisation,- -techniken und- -mittel zur erfolgreichen Abwicklung eines Projekts definiert.
• Was versteht man unter "Multiprojektmanagement"? die gleichzeitige Planung, übergreifende Steuerung und Überwachung mehrerer voneinander abhängiger Projekte. Hierbei werden ganze Projektportfolios betrachtet.
• Wie müssen Ziele sein? SMART
• Was bedeutet SMART? Ziele müssen SMART sein, d. h. S spezifisch (specific) M messbar (measurable) A Angemessen (erreichbar) (eigentlich: achievable) R Relevant (bedeutsam, einen Mehrwert haben (eigentlich: realistic) T Terminiert (timely)
• Was ist eine Meilensteintrendanalyse? eine Anlayse, mit der man herausfindet, ob man noch im Zeitrahmen ist. (ob die Meilensteine rechtzeitig erreicht wurden und wie der Trend dabei aussieht.)
• Was ist eine Umfeldanalyse? Der PL analysiert, wer evtl. ein Problem mit dem Projekt haben könnte, d. h. wie das Umfeld aussieht, welche Hürden es geben kann.
• Was sind Arbeitspakete? Arbeitspakete sind Aufgaben, zerteilt in kleine Häppchen, in abarbeitbare Päckchen. Diese werden zu Vorgängen oder Aktivitäten, wenn wir sie terminiert (zeitlich eingeordnet) haben. Die Aktivitätenplanung und Strukturierung (Bestimmung von Arbeitspaketen und Aktivitäten) ist das Kernstück der Planungsphase. Das ist keine Aufgabe, die man einfach so erledigen und abschließen kann, sondern das wiederholt sich.
• Was sind Aktivitäten? Arbeitspakete werden zu Vorgängen oder Aktivitäten, wenn wir sie terminiert (zeitlich eingeordnet) haben. Die Aktivitätenplanung und Strukturierung (Bestimmung von Arbeitspaketen und Aktivitäten) ist das Kernstück der Planungsphase. Das ist keine Aufgabe, die man einfach so erledigen und abschließen kann, sondern das wiederholt sich.
• Ist die Projektplanung eine einmalige Sache? Nein, es können/werden im Laufe des Projekts immer wieder Umstände auftreten, die es erforderlich machen, umzuplanen.
• Was bezeichnet man als "lebendes Dokument"? ein Dokument (z.B. ein Plan), das immer wieder aktualisiert werden muss. Es "lebt".
• Was ist Einsatzmittelplanung/Kapazitätsplanung? Die Einsatzmittelplanung ist Teil der Planungsphase im PM. Mit ihr wird der Einsatz der Ressourcen geplant, mit deren Hilfe die einzelnen Aufgaben im Projekt erledigt werden sollen. Z.B. Mitarbeiter, Rohstoffe, Werkzeuge, Maschinen usw. Kapazitätsplanung bedeutet, die (knappe) Verfügbarkeit der Ressourcen dabei zu berücksichtigen, z.B. wenn man einen Kran braucht, der nur an bestimmten Tagen zur Verfügung steht, muss man ihn genau dann auch nutzen. Ressourcenplanung ist eine hohe Kunst!
• Was ist charakteristisch für Projekte? zeitlich begrenzt komplexe, nicht routinemäßige Aufgabe Aufgabenerstellung erfordert Teamarbeit Ressort- und Abteilungsübergreifendes Denken Eigenständige Projektorganisation Es gibt einen verantwortlichen Projektleiter
• Was ist ein "Change Request"? ein Änderungsvorschlag in einem Projekt
• Wie nennt man einen Änderungsvorschlag in einem Projekt? Change Request
• Was ist Änderungsmanagement in einem Projekt? Änderungen kommen bei Projekten häufig vor. Der Umgang mit Änderungen ist Aufgabe der Projektleitung. In einem Projekt wird z.B. ein Änderungsvorschlag gemacht (Change Request), der Projektleiter muss dann darüber entscheiden, ob die Änderung angenommen wird und ein Budget zur Umsetzung bewilligt wird.
• Welche Aufgaben einer Projektleitung sind Querschnittsaufgaben, die über das gesamte Projekt immer wieder vorkommen? Umang mit Änderungen (Änderungsmanagement) Risikomanagement Vertrags- und Claimmanagement Qualitätsmanagement in Projekten Berichtswesen und Dokumentation Kommunikation und Projektmarketing Personal- und Teammanagement
• welche Grundformen für die Projektorganisation? Stabsorganisation (fachliche Weisungsbefungis beim PL, personelle Weisungsbefungnis bei den Abteilungsleitern/Managern im Unternehmen) Matrixorganisation (eher wenn häufig Projekte gemacht werden, Mitarbeiter bleiben eigentlich wo sie sind, werden aber temporär ins Projekt integriert) reine Projektorganisation
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• In welcher Projekt-Organisationsform ist Diplomatie gefordert, da keine Weisungsbefugnis besteht? in der Stabsorganisation
• Was bedeutet "RPZ"? Risikoprioritätskennzahl. Damit werden Risiken beurteilt nach ihrer Schwere und Eintrittswahrscheinlichkeit
• Was heißt SMART? Englisch: specific measurable achieveable realistic timely Deutsch: spezifisch messbar erreichbar / angemessen / sinnvoll realistisch terminiert
• Wozu dient die Umweltanalyse? Sie dient der systematischen und kategorischen Erfassung des Projektumfeldes. (Stakeholder-Anlaysis + alle Faktoren, die Einfluss auf das Projekt nehmen könnten, Umweltfaktoren, rechtliche Faktoren)
• Welche Inhalte hat der Projektstrukturplan? (PSP, WBS) Der Projektstrukturplan beinhaltet die Gesamtaufgabe - in plan- und kontrollierbare Teilaufgaben (Arbeitspakete) untergliedert: Aufgaben und Leistungen (Ressourcen)
• Was sind die Aufgaben des Projektcontrollings? nach DIN 69903: "Sicherung des Erreichens der wirtschaftlichen Projektziele". Anwendung von Kennzahlen Kostenüberwachung, Cash-Flow-Analyse (einnahmewirksame Erträge, ausgabewirksame Aufwendungen) Soll-ist-Vergleiche (wenn nicht Aufgabe des PL), z.B. Doppelbalkenplan (im Balkendiagramm) Meilenstein-Trendanalyse Earned Value Analyse Aufgaben können je nach Projekt ganz oder Teilweise auch vom PL übernommen werden.
• Welche Gegenmaßnahmen kann ich als PL bei Abweichungen ergreifen? Ressourcen anpassen (billiger, mehr, schneller, andere) Termine ändern Projektziel ändern Änderungsmanagement (z.B. weiteres Budget bewilligen) Subunternehmer beauftragen, outsourcen
• Wodurch unterscheiden sich Projekte von Prozessen? größere Unsicherheit in Bezug auf die Erreichung des Zieles keine Routineaufgabe, sondern innovativ und risikobehaftet das Wie steht nicht gleich zu Anfang fest
• Welche Rollenkonflikte gibt es? Abteilungs- gegen Projektziele disziplinarische gegen Projektführung ???
• Was ist der Unterschied zwischen Sach- und Formalziel Sachziel: Was will ich erreichen? (inhaltliches Ziel) Formalziel: Wie komme ich da hin? (Bedingungen der Zielerreichung, Zeit- und Ressourceneinsatz)
• Wie ist das Vorgehen bei einer Projektumfeld-Analyse? Rahmenbedingungen/Randbedingungen bestimmen Einflussfaktoren erkennen Risiken analysieren Handlungsalternativen in Erwägung ziehen Auswirkungen auf das Umfeld analysieren Schnittstellen erkennen
• Was sind die Inhalte einer Projektdefinition? Ziel Meilensteinplan inhaltliche Beschreibung des Projekts (wahrscheinliche) kritische Erfolgsfaktoren grobe Planung, ohne konkrete Kennzahlen (nur Schätzungen)
• Welche Methoden und Werkzeuge zur Projektplanung gibt es? Projektstrukturplan, Aufgabenplanung Meilenstein- und Terminplanung Ressourcenplanung, Kostenplanung Risikoplanung und -Management Personaleinsatzplanung Projektorganisation und -Rollen Kommunikationsplanung

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