Projektmanagement (Fach) / Unternehmensstrategien und Projekte umsetzen (Lektion)

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• Was ist die Zeildefinition eines Projektes? Die Zeildefinition eines Projektes beschreibt einen klar vorgegebenen Punkt, andem das Projekt zu Ende ist. Das bedeutet, dass ein sauberer Projektabschluss nur unter der Voraussetzung eines richtig definierten Projektziels durchgeführt werden kann. Die Zieldefinition ist in der Regel das Ergebnis eines Abstmmungsprozesses zwischen dem Auftraggeber und dem künftigen Projektleiter. Das Projektziel besteht häufig aus: dem eigentlichen Kernziel und einer detaillierten inhaltlichen Ergänzung ( z.B. Pflichtenheft, Fachkonzept, Leistungsbeschreibung)
• Wieso sollte ein Projektziel definiert sein? Damit der Projektleiter eine gesichterte Planungs- und Aktionsgrundlage besitzt. Die Zieldefinition ist Ausgangspunkt für den Aufbau der gesamten Projektplanung Damit der Auftraggeber des Projektes weiß, was er bekommt. Zur Fixierung des Projektendes, um Missverständnisse beim Projektabschluss zu vermeiden
• Wie sollte die Zielformulierung aussehen? Folgende Attribute sollten Sie einem richtig formulierten Projektziel zuordnen können: realistisch nicht interpretierbar / eindeutig messbar lösungsneutral zwischen Auftraggeber und Projektierter abgestimmt und von beiden akzeptiert
• Was gehört alles zu einem Projektziel? Ein Projektziel kann aus folgenden Komponenten bestehen: inhaltliche Beschreibung ( Leistungsziel) Vorgabe-Termin für die Erreichung des inhaltlichen Projektziels ( Zeitziel) Projektbudget (Kostenziel) 
• Was sind Steakholder? Steakholder sind Personen oder Personengruppen, die am Projekt beteiligt sind  am Projektablauf interessiert sind, oder von den Auswirkungen des Projektes betroffen sind Sie haben ein begründetes Interesse am Projekterfolg und am Nutzen für das Projektumfeld.
• Schritte der Stakeholderanalyse  Identifizieren aller persönlich bekannten Steakholder durch Brainstorming, Checklisten, Netzwerkanalysen Informationssammlung zu potetiellen Stakeholdern. Einschätzen der Stakeholder: Welche Steakholder beschleunigen oder blockieren das Projekt Priorisieren der Steakholder nach dem Grad der Betroffenheit und Einfluss auf das Projekt Erforschen der Ursachen für das Verhalten Erarbeiten präventiver Maßnahmen Die Stakeholderanalyse eröffet dem Projektleiter Handlungsspielräume und hilft, sein Projekt im Unternehmen, beim Kunden, Am Markt und ggf. in der Öffentlichkeit zu positionieren. Es werden Interessen herausgefunden, die ein Projekt antreiben oder es blockieren könenn und Präventivmaßnahmen auf- und umgesetzt. Auch Möglichkeiten zur Problemlösung werden erweitert. Die Steakholderanalyse ist ein gutes Instrument, um den Projektleiter gerade auch für dei politische Seite eines Projektes zu sensibilisieren. Sie hat durch entprechende Erkenntnisse oft einfluss auf die Risikoanalyse und dem Kommunikationsplan. Der Kommunikationsplan hat die Aufgabe, alle am Projekt Interessierten und Beteiligten ausreichend und rechtzeitig zu informieren.
• grundsätzliches zur Rollendefinition Für alle Projekte ist die Besetzung der Projektrahmenorganisation Auftraggeber, Projektleiter, sowie Projektteam verbindlich: Die nachfolgenden Rollenbeschreibungen definieren das Verhältnis von Aufgaben, Verantwortung und Befugnissen. Die Wahrnehmung von Verantwortung setzt dabei die Zuordnung der entsprechenden Befugnisse voraus. Zu Beginn eines jeden Projektes werden diese Rollenbeschreibungen konkretisiert und ggf. erweitert, wenn es die inhaltliche Zielsetzung erfordert.
• Der Auftraggeber Aufgaben: Unterstützung des Projektleiters bei allen fachlichen und zwischenmenschlichen Fragen und Problemen, Festlegung und Freigabe des Projektbudgets, Sicherstellung aler notwendigen Ressourcen für das Projekt Kontrolle des Projektstatus im Abgleich mit dem Projektauftrag. Verantwortung: Unmissverständliche und eindeutige formulierung der Projektziele, Überprüfung und Abgleich der Ergebnisse aus dem Projekt mit dem Projektziel Befugnisse: Vetorecht bei allen Fragen und Entscheidungen mit Auswirkung auf das Projektziel und das Projektbudget, Einfordern der Statusberichte vom Projektleiter, Anfordern von detaillierten Informationen zum Projekt beim Projektleiter bei drohender Termin oder Kostenüberschreitung, Abnahme des Projektergebnisses bzw. des Produktes, Entscheidung über Projektunterbrechnung
• Der Projektleiter Aufgaben Bei der Benennung des Projektleiters spielt dessen ursprüngliche hierarchische Position keine Rolle sondern ausschließlich seine fachliche und menschliche Qualifikation. Der Projektleiter wird vom Auftraggeber benannt. Aufgaben: Abstimmung mit dem Auftraggeber, Vertretung des Projektes nach innen und nach außen, Vorbereitung der Infrastruktur für das Team, Organisation und Moderation aller Projektsitzungen, Betreuung und Einsatzplanung der Projektmitarbeiter, Koordination aller am Projekt beteiligten Mitarbeiter und Stellen, Rollierende Projektplanung und Steuerung, Informaitin des Auftraggebersbei drohenden Risiken und PLanabweichungen Erstellung der Projektberichte für den Auftraggeber und das Projektcontrolling Erstellung des Projektabschlussberichts
• Der Projektleiter Verantwortung Konsens über Projektziele und Inhalte mit dem Auftraggeber herstellen, Vermittlung der Projektziele und inhalte an die Projektmitarbeiter, Qualität der Projektplanung sicherstellen, Realisierung des Projektes entsprechend dem Projektauftrag, Einhaltung der im Projektauftrag beschriebenen Ziele hinsichtlich Arbeitsergebnisse ( Inhalt und Qualität), Termine und KOsten, pünktliche Vorlage von Entscheidungsunterlagen in hoher Qualität, Übergabe des Projektergebnisses an den Auftraggeber, Sicherung der Erfahrungen aus dem Projekt
• Der Projektleiter Befugnisse Ablehnung des Projektauftrages bei Dissen mit dem Auftraggeber bzgl. der Realisierbarkeit des Projektes, Entscheidung über Schulungsbedarf der Projektmitarbeiter und Form der Schulungsdurchführung, Fachliche Weisungsbefugnis im Rahmen des Projektes gegenüber den Projektmitarbeitern, Delegation von Aufgabe und ggf. Befugnisse an Projektmitarbeiter, Abnahme von Arbeitsergebnissen der Projektmitarbeiter, eigenständige Verwendung des Projektbudgets, Vetorecht bei Änderungen des Projektauftrages, Entlastung der Projektmitarbeiter bezüglich ihrer Aufgaben im Projekt.
• Das Projektteam Aufgaben: Eigenverantwortliche Bearbeitung von Aufgaben innerhalb eines Projektes, Dokumentation der Arbeitsergebnisse, Rückmeldung des Arbeitsfortschritts an den Projektleiter, Konstruktive Mitarbeit zur raschen Lösung fachlicher Problemstellungen im Team, Teilnahme an Projektbesprechnungen Verantwortung: Termingerechte Fertigstellung der Arbeitspakete bei gleichzeitiger Erfüllung der fachlichen Anforderungen, Sicherstellung der Qualität der eigenen Arbeitsergebnisse, Sicherstellung der integrationsfähigkeit der Arbeitsergebnisse in die Projektgesamtlösung, Einhaltung des Planaufwandes für übertragene Arbeitspakete, Frühzeitige Indormation des Projektleiters bei drohender Termin. und/oder Aufwandsünerschreitung siwie bei anderen erkennbaren Risiken, die den Projekterfolg gefährden könnten, Absprache von Besprechungen mit dem Projektleiter in allen das Projekt betreffenden disziplinarischen Fragen ( z.B. Urlaub, Dienstreisen)  Bedugnisse: Einberufung von Besprechungen mit dem Projektleiter, fachliche Weisungsbefugis gegenüber Projektmitarbeitern die ihm zur Durchführung eines Arbeitspaketes zugeteilt sind.
• Was ist ein Projekt Kick off? Ein Projektkickoff ist die erste offizielle Sitzung des Projektteams, nachdem der Projektauftrag erteilt wurde. sie dient noch nicht dazu, inhaltlich am Projekt zu arbeiten, sondern soll Gelegenheit für die Teammitglieder geben , sich über das Projektziel zu informieren und sich gegenseitig kennenzulernen.
• Was sind die Ziele des Projektkickoffs? Vorstellung der einzelnen Teammitglieder Klärung der Rollen der einzelnen Teammitglieder Herstellen eines gemeinsamen Informationsstandes für alle Projektbeteiligten Festlegen von Spielregeln für die Teamarbeit: Organisation Kommunikation Verhaltenskodex Sanktionen bei Nichteinhalten der Spielregeln
• Wie soll ein Projektkickoff ablaufen? Der Projektleiter eröffnet die Sitzung, Er stellt kurz sich selbst vor und informiert dabei auch über seine relevanten Erfahrungen aus der Vergangenheit Der Projektleiter stellt kurz das inhaltliche Projektziel vor Jedes Teammitglied stellt sich selbst kurz vor und schildert seine Erfahrungen, die es möglicherweise auch aus früheren ähnlichen Projekten einbringen kann. Außerdem kann jeder Teilnehmer seine Wünsche und Befürchtungen äußern, die zunächst kommentarlos aufgenommen werden. Der Projektleiter informiert über weitere Details zum Projektauftrag und geht dabei auch auf die Wünsche und Befürchtungen der Teammitglieder ein. Dazu gehört auch die Information über Aufgaben und Befugnisse von Instanzen und Gremien aus der Projektorganisation Gemeinsam werden die Spielregeln für die künftige Zusammenarbeit im Team festgelegt Die weitere vorgehensweise wird vereinbart Die Sitzung dauert maxial 2h
• Was soll man bei einem Projektkickoff vermeiden Vom Projektleiter diktierte Soielregeln für die Zusammenarbeit im Projektteam. Inhaltliche Diskussionen über die Vorgehensweise im Projekt. Dazu sollte ein eigener Planungs-Workshop stattfinden Projektleiter, die sich selbst stark in den Vordergrund stellen und nicht auf die Wünsche und Fragen der Teammitglieder eingehen.
• Was sind Meilensteine? Meilensteine sind wichtige Ereignisse im Projektverlauf und markieren den Abschluss oder Beginn von wichtigen Projektschritten. Sie ergeben sich aus der Projektstruktur d.h. aus einer Zergliederung des Projektziels in Teilziele.
• Wozu dienen Meilensteine? Meilensteine sind Punkte, an denen eine Entscheidung über den weiteren Projektfortgang gefällt werden kann. So werden z.b. besonders wichtige Meilensteine als Gateway oder Review bezeichnet, bei deren Erreichen eine Review-Situng durchgeführt wird. Hierbei wird zunächst geprüft, ob die für diesen Meilenstein festgelegten Ergebnisse vorhanden sind. Außerdem wird eine Entscheidung gefällt, ob das Projekt wie geplant weitergeführt, abgebrochen oder in Teilen wiederholt wird. Ein Meilenstein ist immer ein Ereignis, von dem sich eindeutig feststellen lässt, ob es eingetreten ist oder nicht. Deshalb kann darauf eine objektive Ermittlung und Darstellung des Projektstatus siwue eun fundiertes Berichtswesen aufbauen. Meilensteinen können zu sog. Meilensteinpläne zusammengefasst werden. Diese geben einen schnellen Überblick über die wesendlichen Eckpunkte der Projektplanung und sind deshalb auch zur Information des Managements geeignet- Außerdem sind richtig definierte Meilensteine die Basis dür ein effektives Controllinginstrument, der Meilenstein-Trend-Analyse Für den Marathonläufer werden wichtige Kilometersteine farbig markiert um ihn für die verbleibende Reststrecke neu zu motivieren. Demselben Zweck dient auch das Definieren von Meilensteinen. Es motiviert immer wieder zwischenspurts einzulegen und nicht dem Frust des noch so weit entfernten Projektziels nachzugeben!
• Wie werden Meilensteine definiert? MS Name MS Verantwortlicher Termin für die Erbringung der MS Ergebnisse festgelegte MS Ergebnisse
• was ist Ablaufplanung und wozu dient sie? Die bei der Projektstrukturierung definierten Arbeitsoakete können nicht immer parallel und völlig unabhängig voneinander abgearbeitet werden. Viele Arbeitspakete weisen untereinander sachlich erforderliche, logische Abhängigkeiten aus. Diese müssen während der Projektplanung ermittelt und so dokumentiert werden, dass sie nachvollziehbar bleiben. Das hierfür geeignete Instrument ist der Netzplan. On ihm werden die Arbeitspakete mittels sog. Anordnungsbeziehungen in die aus sachlichen Gründen erforderliche Reihenfolge gebracht. Wichtig: Die Arbeit mit Netzplänen ist nur dann sinnvoll, wenn eine Software bei der Berechnung zur Verfügung steht. Die manuelle Pflege eines Netzplans ist zu aufwendig.
• Wozu dient die Risikoanalyse? Aufgabe der Risikoanalyse ist es Faktoren die eine Gefahr für den Projekterfolg darstellen zu identifizieren zu bewerten und entsprechende Gegenmaßnahmen vorzubereiten bzw. einzuleiten. projektimmanente Risiken, die sich aus der Projektabwicklung also aus dem Prozess heraus ergeben produkimmanente Risiken, die sich aus dem zu erstellenden Produkt, also dem neuen Motor oder der neuen Organisationsform ergeben
• Wie finde ich Projektrisiken raus? Quellen: Kreativität- hier können Kreativitätstechniken sinnvoll eingesetzt werden wie z.B. Brainstormin, Mind mapping. oder ERFAHRUNG die werden meist in Form von Checklisten konserviert und lassen sich auch über Expertenbefragungen anzapfen Typische Projektrisiken sind z,B Ausfall von wichtigen Mitarbeitern während der Projektabwicklung durch Krankheit, Kündigung etc. Nichteinhaltung von Terminen Fehlende Akzeptanz bei den potentiellen Nutzern des Produktes zu optimistische Planung Verzögerungen aufgrund unklarer Definition der Projektrollen und daraus resultierende Kompetenzkonflikten Interpersonelle Konflikte zwischen Teammitgliedern
• Wie lassen sich Projektrisiken bewerten? Ein Risiko ist immer dann ein hohes wenn zwei Eigenschaften erfüllt sind: 1. Die Wahrscheinlichkeit, dass das Risiko eintritt ist hoch und 2. Die Auswirkungen bei Eintreten des Risikos sind hoch PORTFOLIO RISIKEN STUFEN: Risiken gefährden akut das Projekt und können sogar zu Abbruch führen, evt. ist eine Neuplanung erforderlich Risiken können umfangreiche Planänderungen erfordern Risiken erfordern lediglich kleinere Plankorrekturen
• Welche Möglichkeiten gibt es um ein Risiko zu vermindern? Maßnahmen zur Beherrschung von Risiken können entweder die Eintrittswahrscheinlichkeit reduzieren oder die Auswirkungen bei Eintreten des Risikos mindern. Sowohl Präventiv als auch Korrektiv maßnahmen sind möglich.  Ein Projekt ohne jedes Risiko wird es nicht geben. Wichtig ist jedoch sich der Risiken die das Projekt bringt, bewusst zu sein. Nicht keine sondern die richtigen Risiken sind zu tragen.
• Welche ist Daten benötige ich als Basis für die Projektsteuerung? Ist. Daten können sich auf alle Parameter der Projektsteuerung beziehen: Termine, Aufwand und Kosten. Bei allen IST_DATEN sind zwei Aspekte zu beachten:  Vergangenheitsbezogene ist-daten: dies sind die klassischen ist daten die in vielen Betrieben schon aus betriebswirtschaftlichen Gründen erfasst werden. Sogibt es häufig eine ist aufwandserfassung die alle mitarbeiter z.b. wöchentlich zu führen haben. Aus diesen daten lassen sich interessante schlüsse ziehen, bsp. hinsichtlich der Aufteilung des gesamten Abteilungsaufwands auf Neuentwicklungen etc. Ist anfangs und EndTermin eines Vorgangs; bereits angefallene Kosten, bereits geleistete Aufwände zukunftsbezogene Istdaten. aktualisierte Schätzungen als Basis für ein Frühwarnsystem BSP: vorraussichtlicher Fertigstellungstermin eines Arbeitspaketes, voraussichtlicher Restaufwand, voraussichtlich noch anfallende Kosten. Fazit: Die Frage nach dem voraussichtlichen weiteren Projektverlauf ist dür die aktive Steuerung eines Projektes wichtiger als die Frage nach der Vergangenheit.
• Wozu sollte ich die Ist daten analysieren? Die Erfassung der Istdaten ist der 1. Schritt um diese sinnvoll interpretieren zu können müssen sie im 2. schritt genauer untersucht werden. Ziel ist es herauszufinden, wie das Projekt im Vergleich zum ursprünglichen Plan weiter verlaufen wird und welche Auswirkungen die derzeitige Situation hat. Zu diesem Zweck gibt es verschiedene Controllingmethoden. 
• Soll ist Vergleich Ziel ist es durch die Gegenüberstellung von ursrprünglicher Planung und momentaner Situation abweichungen transparent zu machen und deren auswirkungen auf den weiteren Projektverlauf abzuschätzen. Der sollistvergleich kann für alle Steuerungsparameter gemacht werden. Zur Visualisierung nutzt man am besten die entsprechenden Planungsinstrumente also zb. Balkenplan, Belastungsdiagramm oder Kosten summen linie. Allen Darstellungsformen ist gemeinsam, dass unbedingt eine Linie eingezeichnet sein muss die den Stichtag kennzeichnet auf den sich die ist datten beziehen. nur dadurch lässt sicherkennen, welche der angaben sich auf die vergangenheit und welche sich auf die zukunft beziehen.  Wichtig für die Darstellung sit, dass die zukunftsbezogenen Ist Daten ganz genauso in die Planung eingearbeitet werden müssen, wie dies mit den Plandaten der Erstplanung der Fall war. So wird also z,b, der Netzplan mit den aktualisierten Schätzungen der Arbeitspaketdauern und dem Stichtag als frühesmöglicm Startzeitpunkt neu berechnet. Heraus kommt eine aktualisierte Planung die Ist daten enthält und damit eine höhere Planungsqualität besitzen sollte als die Erstplanung bei der ja noch kein Teil des Projektes realisiert war.
• Maßnahmendefinition bei drohendem Terminverzug Verkürzung von Dauern terminbeestimmender Vorgänge durch: - Erhöhung der verfügbaren Kapazität Überstunden etc. - höhere Effizienz (Externer Spezialist) bei der Abwicklung der Aktivitäten - Verminderun des Leistungsumfangs von Aufgaben oder des gesamten Projektes Änderung der Reihenfolge durch Überlappung oder Parallelisierung bislang sewuentieller Arbeitspakete. Dies kann z.b. durch negative Zeitabstände im Netzplan erfolgen Verschieben von Terminen notfalls des Projektendtermins
• Maßnahmendefinition bei drohenden Aufwands oder kostenüberschreitung höhere Effizenz bei der Auftragsabwicklung Verminderung des Leistungsumfangs z.b. in Form eines Release-Konzeptes, bei dem die volle Funktionalität erst in späteren Ausbaustufen erreicht wird
• Wie lassen sich Steuerungsmaßnahmen beurteilen? Kosten. Was kostet eine bestimmte Maßnahme an ZEIT GELD UND AUFWAND Wirkung: Welche Auswirkung hat eine Maßnahme auf TERMINE BUDGET ODER PRODUKTQUALITÄT Um die richtige Maßnahme aus allen möglichen auszuwählen müssen diese beiden Faktoren gegeneinander abgewogen werden.
• Was ist der Projektabschluss? Ein Projekt ist Abgeschlossen, wenn das Projektziel erreicht ist. Ohne ein klar definiertes Projektziel ist es also schwierig ein Projekt ordentlich abzuschließen. In SOnderfällen enden Projekte auch durch Abbruch. Auch dann ist ein systematischer Projektabschluss notwendig. Der Projektabschluss ist der offizielle Schlusspunkt eines Projektes. Danach fallen keine Aufwände für die Erreichung des Projektziels mehr an.
• Wozu ist ein Projektabschluss gut? Überleitung des während des Projektes entstandene Produkts in die Betreuungsphase. Der Projektabschluss ist das offizielle Projektende. Die Projektorganisation wird aufgelöst, die beteiligten übernehmen neue Aufgaben Künftige Projekte werden nur dann besser laufen, wenn aus den Fehlern des abgeschlossenen Projekts gelernt wird. Außerdem hilft die Erfahrungssicherung die Basis für neue Aufwandseinschätzungen zu verbessern Während der oft hektischen und stressigen Abwicklung bon Projekten entstehen häufig latente Konflikte zwischen Projektbeteiligten. Der Projektabschluss ist der späteste Zeitpunkt um diese evtl. entstandenen Gräben wieder zu kitten.
• Wie sollte eine Projektabschlusssitzung ablaufen? Rückschau Was war gut was war weniger gut welche Ziele wurden erreich? welche nicht? Anerkennung und Kritik Erfahrungssicherung für künftige Projekte. Was kann aus dem Projekt gelernt werden? Welche Maßnahmen werden konkret getroffen um Fehler nicht zu wiederholen? Überführung der Projektteammitglieder in neue Aufgabengebiete Information über den Projektabschluss: Wer bekommt den Abschlussbericht? Wer wird nur kurz über den Abschluss informiert? Abschlussfeier
• Wie sieht ein Projekt Abschluss aus? Projektauftrag/ Projektziel Planungsunterlagen vor Projektfreigabe Ist unterlagen bei Projektende Abschlussanalyse Gegenüberstellung von ursprünglichen und im Projektverlauf aktualisierten Plangrößen mit den Ergebnissen bei Projektende bezüglich: Termine, Aufwände Kosten sowie inhaltlicher Zielerreichung Ansprechpartner zu weiteren Betreuung des Projekts Dank an alle Beteiligten für deren Mitwirkung am Projekt.

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