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ABWL (Fach) / Organisation (Lektion)
1) Grundlagen
2) Analyse-Sytnhese Konzept
3) Neuere Organisationsansätze
4) Gestaltung organisatorischer Veränderungen
Diese Lektion wurde von Waldmama erstellt.
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- Definieren Sie den Begriff „Organisation“. Der Begriff Organisation beschreibt .... aus funktionaler Sicht die zielorientierte und ganzheitliche Gestaltung von Prozessen und Strukturen innerhalb von Betrieben aus institutioneller Sicht das Ergebnis dieser Tätigkeit.
- Erläutern Sie, was unter dem Analyse-‐Synthese-‐Konzept verstanden wird. Unter dem Analyse-‐Synthese-‐Konzept werden zwei Techniken verstanden, die aufeinander aufbauen. Darunter zählen die organisatorische Analyse, bei der die Gesamtaufgabe eines Unternehmens in Teilaufgaben und Arbeitsgänge zerlegt wird, sowie die organisatorische Synthese, bei der diese Teilaufgaben und Arbeitsgänge wieder zu größeren organisatorischen Einheiten (Prozessketten und Abteilungen) zusammengefasst werden.
- Erläutern Sie anhand welcher drei Kriterien die Arbeitssynthese durchgeführt wird. Die Arbeitssynthese erfolgt anhand von der zeitlichen Synthese (Wann?), die die zeitliche Reihenfolge der einzelnen Arbeitsgänge und deren individuelle Zeitdauer bestimmt. Außerdem findet die räumliche Synthese (Wo?) statt, die die räumliche Anordnung der Arbeitsplätze und Bearbeitungsstationen und die Zuordnung der Arbeitsgänge zu diesen bestimmt. Zu guter Letzt findet die Personelle Synthese (Wer?) statt, die die einzelnen Arbeitsgänge gedachten Personen oder Organisationseinheiten zuordnet. => In diesem Punkt wird die Ablauf- mit der Aufbauorganisation verknüpft.
- Was kennzeichnet Prozesse? ..... die zielgerichtete Erstellung einer Leistung durch eine Folge von logisch zusammenhängenden Arbeitsgängen bzw. Aktivitäten, die innerhalb einer Zeitspanne nach bestimmten Regeln durchgeführt wird. => Prozesse umfassen inhaltlich abgeschlossene Vorgänge, die von einem bestimmten Ereignis, z.B. von einem Auftrag, angestoßen werden und einen definierten Input und Output haben.
- Nennen Sie mindestens vier Prozessmerkmale. Start- und Endereignis In-und Output Prozessquellen und -senken (interne Lieferanten-Kunden-Beziehungen) Prozessaufgaben- und Ziele Arbeitsgänge Durchlaufzeit Zugeordnete Ressourcen Zugeordnete Organisationseinheiten
- Nennen Sie zwei Prozessarten, die nach dem Marktbezug unterschieden werden können. Primärprozesse (direkter Leistungsprozess) Sekundärprozesse (indirekte Leistungsprozesse).
- Nennen Sie drei Prozessarten, die nach der Tätigkeit unterschieden werden können. Management-‐, Geschäfts-‐(Kernprozesse) und Unterstützungsprozesse.
- Erläutern Sie, was unter Prozessketten verstanden wird. Unter Prozessketten wird verstanden, dass inhaltlich zusammenhängende Prozesse miteinander verbunden werden. Prozessketten sind in der Regel abteilungsübergreifend und die Prozesse werden mit verschiedenen Methoden verknüpft. (UND-‐/ODER-‐/XODER-‐Verknüpfung)
- Nennen Sie mindestens vier Möglichkeiten der Gestaltung und Optimierung von Prozessen und Prozessketten. Weglassen Hinzufügen Zusammenfassen Aufteilen Parallelisieren Verändern der Reihenfolge
- Was versteht man unter Organisationseinheiten? Organisationseinheiten sind sämtliche organisatorische Elemente, die durch die dauerhafte Zuordnung von Teilaufgaben auf eine oder mehrere existierende oder gedachte Personen entstehen. (Stelle/Gremium)
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- Nennen Sie mindestens drei Merkmale von Organisationseinheiten. Dauerhafte Aufgabenbündelung Versachlichter Personenbezug Kompetenzzuweisung Verantwortungszuweisung
- Definieren Sie den Begriff Stelle. Unter Stellen versteht man eine Organisationseinheiten die durch dauerhafte Zuordnung von Teilaufgaben auf eine existierende oder gedachte Person etsteht.
- Erläutern Sie den Unterschied zwischen Linien-‐ und unterstützenden Stellen. Linienstellen werden im Unterschied zu unterstützenden Stellen unmittelbar in die direkten Bereiche eines Unternehmens eingebunden, die für die Erbringung marktbezogener Kernleistungen (z.B. Beschaffung, Produktion, Absatz) zuständig sind. Unterstützende Stellen hingegen werden dem indirekten Bereich zugeordnet, da sie nicht direkt der Erbringung der marktbezogenen Kernleistungen eines Unternehmens dienen.
- Erläutern Sie, welche zwei Arten von Linienstellen es gibt. Linienstellen werden in Leitungs-‐ und Ausführungsstellen unterteilt. Leitungsstellen, die auch als Instanzen bezeichnet werden, sind mit Fremdentscheidungs-‐ und Weisungskompetenzen ausgestattet. Sie dürfen also verbindliche Entscheidungen für andere Stellen treffen und diese in Weisungen umsetzen, die von den untergeordneten Stellen auszuführen sind Ausführungsstellen ?????
- Erläutern Sie was unter Lean-‐Management verstanden wird. Unter Lean-‐Management oder auch Just-‐In-‐Time-‐Prinzip wird die Optimierung zwischen Produktionssteigerung und Lagerungs-‐ und Materialkosten verstanden.
- Definieren Sie den Begriff „Change Management“. Change Management ist die zielgerichtete Analyse, Planung, Realisierung, Evaluierung und laufende Weiterentwicklung von ganzheitlichen Veränderungsmaßnahmen in Unternehmen.
- Erläutern Sie den Unterschied zwischen der Organisationsgestaltung und der Organisationsentwicklung. Der Unterschied zwischen der Organisationsgestaltung und der Organisationsentwicklung liegt an den verschiedenen Ansätzen. Bei der Organisationsgestaltung (Technologischer Ansatz) wird auf die systematische Planung, Einführung und Kontrolle von organisatorischen Regeln abgezielt, bei der der Mensch nur eine untergeordnete Rolle spielt . bei der Organisationsentwicklung (Verhaltensorientierter Ansatz) spielen hingegen die Beziehung zwischen diversen Individuen, Gruppen, der Umwelt und der Zeit eine primäre Rolle.
- Erläutern Sie den Unterschied zwischen einem Wandel erster und zweiter Ordnung. Bei einem Wandel erster Ordnung verfolgt man eine kontinuierliche Verbesserung (kontinuierliche Verbesserungsprozesse KVP/KAIZEN), bei einem Wandel zweiter Ordnung erfolgen plötzliche und einschneidende Veränderungen der Arbeitsweise insgesamt (Business-‐Process-‐Reengineering BRP).
- Nennen Sie mindestens zwei neuere Organisationsansätze Modulare vernetzte virtuelle Organisation
- Erläutern Sie, welche zwei Formen der Aufgabenverteilung es gibt. Aufgabenzentralisation vs. Aufgabendezentralisation eine Aufgabenzentralisation liegt vor, wenn gleichartige Teilaufgaben in einer Organisationseinheit/Abteilung zusammengefasst werden. eine Aufgabendezentralisation vorliegt, wenn gleichartige Teilaufgaben auf mehrere Organisationseinheiten /Abteilungen verteilt werden.
- Definieren Sie den Begriff „strategisches Geschäftsfeld“. Ein strategisches Geschäftsfeld kann als............ .........die Gesamtheit von homogenen Produkt-Markt-Kombinationen definiert werden, die gemeinsam eine Funktion erfüllen und sich eindeutig von anderen Produkt‐Markt-Kombinationen unterscheiden.
- Erläutern Sie, welche drei Grundformen des Projektmanagements es gibt. Es gibt die reine Projektorganisation, bei der die Projektmitarbeiter fachlich und disziplinarisch dem Projektmanager unterstellt werden. Alle Mitarbeiter sind vollamtlich im Projekt beschäftigt. Bei der Stabs-‐Projektorganisation wird die Aufgabe der Projektkoordination einer oder mehrerer eigens dafür geschaffenen Stabsstellen übertragen. Das bedeutet, dass die Projektkoordinationsstelle keine Entscheidungs-‐ noch Weisungsbefugnis besitzt. Bei der Matrix-‐Projektorganisation wird die Primärorganisation von der Projektstruktur überlagert. Das bedeutet, dass verschiedene Mitarbeiter aus den jeweiligen Abteilungen in einem bestimmten Projekt mitarbeiten. Deswegen ist es sinnvoll eine übergeordnete Projektadministration einzurichten, deren Aufgabe die Unterstützung und Entlastung der Projektmanager darstellt.
- Nennen Sie mindestens drei Formen des Produktmanagements. Linienproduktmanagement Stabs-Produktmanagement Matrix-‐Produktmanagement Produktausschuss
- Erläutern Sie, was unter einer divisionalen Organisation verstanden wird. ....wenn die Strukturierung nach Produkten, Regionen oder Kundengruppen erfolgt, so spricht man von divisionaler, Sparten-‐ oder Geschäftsbereichsorganisation. => Dieses Modell wird oft bei größeren Unternehmen mit heterogenen Produkten angewandt. Die Unternehmensbereiche werden als Divisionen, Sparten oder Geschäftsbereiche bezeichnet.
- Erläutern Sie den Unterschied zwischen der funktionalen Organisation und dem Funktionsmanagement. Die Funktionale Organisation ist im Prinzip eine Primärorganisation eines Unternehmens, weil es nach Verrichtungen strukturiert ist. Das Funktionsmanagement stellt dann die Sekundärorganisation dar, als bereichsübergreifende Querschnittsfunktion. (Dotted-‐Line-‐Prinzip)
- Nennen Sie mindestens vier Strukturierungsmerkmale von Aufbauorganisationen. Strukturierung nach....... Verrichtung Produkten Kundengruppen Regionen Projekten Prozessen strategischen Geschäftsfeldern
- Nennen Sie die drei Elemente aus denen Matrixorganisationen bestehen. Matrixleitung Matrixstelle Matrixschnittstelle
- Erläutern Sie den Unterschied zwischen Primär-‐ und Sekundärorganisation. Bei der Primärorganisation handelt es sich um das Grundgerüst der Aufbauorganisation, die dafür zu sorgen hat, dass die marktbezogenen Kernleistungen des Unternehmens effektiv erbracht werden. Die Sekundärorganistion umfasst bereichsübergreifende, flexible Strukturen, die in erster Linie Planungs-‐, Koordinations-‐, Realisations-‐ und Kontrollaufgaben haben.
- Erläutern Sie, welche zwei Arten von Weisungsbefugnissen es gibt. Es gibt disziplinarische Weisungsbefugnisse, die personalpolitische Maßnahmen gegenüber anderen Stellen umfassen. Diese Regeln im Alltagsgeschäft u. a. die Abwesenheits-‐ und Urlaubszeiten sowie die Genehmigungen von Dienstreisen. Langfristig beziehen sich die disziplinarischen Weisungsbefugnisse auf die Einstellung und Entlassung von Mitarbeitern, die Aus-‐ und Weiterbildung sowie die Gehaltsfindung. Außerdem gibt es fachliche Weisungsbefugnisse, die sich auf die Art und Weise der Aufgabenerfüllung anderer Stellen bezieht. Hierzu zählen alle Merkmale einer Aufgabe.
- Erläutern Sie, welche drei Arten von unterstützenden Stellen es gibt. Es gib Stabsstellen, die spezielles Fachwissen mitbringen und insbesondere Beratungsfunktionen und fachbezogene Aufgaben ohne Fremdentscheidungs- und Weisungsbefugnissen wahrnehmen. Sie sind im Gegensatz zu Assistenzstellen immer in einem klar definierten Aufgabenspektrum an eine Leitungsstelle gebunden. Assistenzstellen haben ein unterschiedliches bzw. wechselndes Aufgabenspektrum und sind generalisierte Leitungshilfsstellen ohne Fremdentscheidungs- und Weisungsbefugnis. Außerdem gibt es Dienstleistungsstellen, die auch häufig als Zentralstellen, Zentralabteilungen, Servicestellen oder Service-Center bezeichnet werden.Dies sind spezialisierte Stellen, die zentrale Unterstützungsaufgaben für mehrere Leitungsstellen wahrnehmen und dabei eine Richtlinienkompetenz besitzen.
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- Was versteht man unter Gremien? Gremien sind Organisationseinheiten, die durch die dauerhafte Zuordnung von Teilaufgaben auf eine existierende oder gedachte Vereinigung von mehreren Personen entstehen.
- Nennen Sie mindestens drei Arten von Gremien. Leitungsgruppen (zB: Geschäftsführung einer GmbH / Vorstand einer AG) Arbeitsgruppen = Zusammenschluss von mehreren Arbeitnehmern zu einer Gruppe, die ein bestimmtes Aufgabengebiet zugeteilt bekommt. Kennzeichnend ist die Autonomie hinsichtlich der Aufgabenverteilung, der Job-Rotation und die Möglichkeit zur Mitgestaltung von Arbeitsinhalten, -bedingungen u -plätzen. Von den Gruppenmitgliedern wird Selbstständigkeit, Problemlösungskompetenz u. der Wille zur stetigen Verbesserung im Sinne des Kaizen-‐Prinzips. Projektgruppen (Projekte sind zeitlich begrenzte, zielorientierte und neuartige Vorhaben, die eine besondere Komplexität aufweisen und eine interdisziplinäre Zusammenarbeit der betroffenen Bereiche erfordern.) Problemlösegruppen Ausschüsse (Ausschüsse gehören zu den nebenamtlichen Tätigkeiten, das heißt die Mitglieder treffen sich nur zu bestimmten Terminen und werden für diese Zeit von ihren hauptamtlichen Tätigkeiten freigestellt. Die Mitglieder arbeiten diskontinuierlich zusammen und nehmen Problemlösungs-‐ und Koordinationsaufgaben wahr. Ausschüsse werden entweder unbefristet zur Bewältigung von Daueraufgaben eingerichtet oder auf Zeit zur Bearbeitung von Sonderaufgaben.)
- Nennen Sie mindestens drei Möglichkeiten der Bildung von Organisationseinheiten. Bildung anhand der Aufgaben (ad rem) einer Person (ad personam) der Sachmittel (ad instrumentum) aufgrund gesetzlicher Vorschriften
- Was versteht man unter einer Leitungsspanne? Unter der Leitungsspanne wird die Anzahl der einer Instanz direkt unterstellten Mitarbeiter verstanden.
- Was versteht man unter der Leitungstiefe? Die Leitungstiefe ist die Anzahl der Hierarchieebenen unterhalb einer Instanz.
- Erläutern Sie Vor-‐ und Nachteile des Mehrliniensystems. Zu den Vorteilen des Mehrliniensystems zählen u. a. dass die Mitarbeitern mit ihren Problemen direkt mehrere Ansprechpartner haben. Im Vordergrund steht die Fachkompetenz der Vorgesetzten und nicht die Positionsmacht. Allerdings können aufgrund der überschneidenden Kommunikationswege Weisungskonflikte entstehen. Außerdem kann die Verantwortung bei schlechten Arbeitsergebnissen nicht direkt zugeordnet werden.
- Erläutern Sie, welche zwei Arten von Organisationstypen es gibt. Es existiert das Einliniensystem und das Mehrliniensystem Beim Einliniensystem muss der direkte Dienstweg eingehalten werden. => Das bedeutet, eine nachfolgende Organisationseinheit erhält nur von der ihr direkt vorgesetzten Leitungsstelle Anweisungen, wobei keine Instanz über die einzelnen Hierarchieebenen übersprungen werden darf. Das hat zur Folge, dass die Informations- und Kommunikationsprozesse häufig verzögert werden. Beim Mehrliniensystem erhalten die nachfolgenden Organisationseinheiten von mehreren Leitungsstellen Anweisungen. Dadurch soll eine Spezialisierung der Instanzen und eine Verkürzung der Kommunikationswege realisiert werden.
- Erläutern Sie den Zusammenhang zwischen Leitungstiefe und -spanne. Bei gegebener Zahl von Organisationseinheiten ............... ..........vergrößert sich die Leitungstiefe, je geringer die Leitungsspannen sind. Kleine Leitungsspannen => ermöglichen einen schnellen und unverfälschten Informationsaustausch und tragen dadurch zu einer Beschleunigung der betrieblichen Kommunikations- und Entscheidungsprozessen bei.