Fachwirt für Versicherung und Finanzen (Fach) / Steuerung und Führung im Unternehmen 5. Kapitel (Lektion)

Diese Lektion wurde von ChristianBePartOfIt erstellt.

Lektion lernen

zurück  |  weiter 1 / 1

• Was ist "Organisation" im betriebswirtschaftlichen Sinn ? Ein System von Regelungen, um ein Unternehmen und dessen Prozesse zu gestalten. Mithilfe einer Orgianisation realisiert ein Versicherungsunternehmen sein Produktionsprogramm. Die Aufgabe besteht darin, Versicherungs-, Kapitalanlage und andere Geschäfte so zu betreiben, dass die Unternehmensziele erreicht werden.
• Was ist ein Prozess ? ..ist eine zielgerichtete Erstellung einer Leistung durch eine Folge logisch zusammenhängender Aktivitäten.
• Interne Situationsfaktoren (Organisation) Betriebsgröße (mit der Zahl der Beschäftigten steigt der Koordinationsbedarf) Informationstechnologie (Die eingesetzte Hard- u. Software entscheident) Unternehmenshistorie
• Externe Situationsfaktoren (Organisation) Marktsitutation (Verändern sich die Konkurrenzverhältnisse, ergeben sich darauf meist organisatorische Anpassungserfordernisse (Wegfall Monopol 94 Gebäude) Rechtsrahmen (Gesetzgeber u. Aufsichtsbehörde bestimmen durch formulierte Anforderungen den Aufbau und die Abläufe in VU direkt oder indirekt mit. Technologische Entwicklung Technische Innovationen können sich auf die Branche in verschiedener Hinsicht auswirken. Neben neuem Versicherungsbedarf mit entsprechenden Marketingaktivitäten vor allem im gewerblichen Geschäft und neuen Möglichkeiten der internen Organisationsgestaltung durch EDV führt die zunehmende Akzeptanz der papierlosen Kommunikation seitens der privaten Haushalte zu einschneidenden Verhaltensänderungen. Kunden die via Internet recherchieren, sich informieren und korrespndieren, stellen zumindest höhere Anforderungen an ihren Berater oder erwarten eine schnellere Bearbeitung. Damit lösen sie die Frage aus, ob die bishere Organisation noch adäquat ist. Kundenstrukturen und Bedürfnisse Versicherungsunternehmen, die ihren Innen- und Außendienst "am Markt vorbei" organisieren, werden Ihre Ziele verfehlen.
• Wo ist das Gesetz über die Beaufsichtigung der Versicherungsunternehmen geregelt ? (Versicherungsaufsichtsgesetz - VAG)§ 64a Geschäftsorganisation; Geschäftsleiterpflichten
• Was sind die Kernaufgaben eines Organisators die Bildung von Stellen, Gruppen und Bereichen die Festlegung des gesamten Unternehmensaufbaus die Gesaltung der Kommunikationswege die Ausstattung der Aufgabenträger mit Kompetenzen und Verantwortung die Erarbeitung von zweckentsprechenden Prozessen die Einführung und Dokumentation neuer Systeme
• Organisationsziele aus Unternehmenssicht Was durch Organisation erreicht werden soll, ist vielfältig. Im allgemeinen Sprachgebrauch gilt sie dann als "gut", wenn das Zusammenspiel zwischen allen Teilnehmern fehlerlos, reibungfrei und generell effizient funktioniert. optimale Arbeitsteilung durch zielgerichtete Zerlegung von Aufgaben und der Bildung entsprechender Organisationseinheiten (Spezialisierung) optimale Anpassungsfähigkeit an sich verändernde Bedingungen Kontrollierbarkeit der Zielerreichung höchstmögöliche Transparenz über alle Unternehmensteile, Instanzen, Prozesse.
• Organisationsziele aus Kundensicht Geschwindigkeit, mit der Schadenmeldungen und andere Vorgänge bearbeitet werden Fehlerfreiheit bei Druckstücken aller Art, Prämienberechnung, Datenspeicherung Verfügbarkeit qualifizierter Ansprechpartner bei allen Anlässen und in jeder Phase der Vertragsbeziehung Berücksichtigung zpezieller Wünsche wie besondere Deckungskonzepte, Prämienzahlungsmodalitäten oder Kündigungsbedingungen.
• Organisationsziele aus Mitarbeitersicht Arbeitszufriedenheit Sicherheit (pünktliche Gehaltszahlung) Minimierung von Konflikten (durch klare Stellenbeschreibung persönliche Entwicklungsmöglichkeiten (transparentes Bewerbungssystem)
• Was versteht man unter einer "Leitungsspanne" ? Die Anzahl der einer Führungskraft zugeordneten Stellen
• Anzeige
• Die Aufbauorganisation... (kurze Erklärung - was macht diese ?) ..gliedert ein Unternehmen in Teileinheiten (Stellenbildung), ordnet Ihnen Aufgaben und Kompetenzen zu und ermöglicht die Koordination der verschiedenen Einheiten.
• Die Ablauforganisation... (kurze Erklärung - was macht diese ?) ...regelt primär die inhaltliche, zeitliche und räumliche Folge der Arbeitsprozesse.
• Was muss in einer Stellenbeschreibung enthalten sein ? - die Kernaufgaben - die Eingliederung in die Organisatinsstruktur - Die Entscheidungsbefugnisse des Stelleninhabers (Kompetenzen)
• Zentralisation / Dezentralisation (kurze Erklärung) Zusammenfassung / Verteilung von gleichwertigen Aufgaben im Rahmen der Ablauforganisation in Bezug auf einen Mittelpunkt.
• Wie sieht ein Einliniensystem aus ?   Geschäftsführung Abteilungsleiter     Sachbearbeiter Vorteil: Einheitlich und einfach Nachteil: Lange Wege durch die Instanzen und Überlastung der Vorgesetzten
• Wie sieht eine Stablinienorganisation aus ? Geschäftsführung Stabstelle 1                                                                                        Stabstelle 2 Abteilungsleiter Sachbearbeiter ----Stäbe unterstützen die Einheiten, denen Sie zugeordnet sind - Sie fungieren als Unterstützer Die Delegation von Aufgaben an die Stäbe verbessert die Arbeits- und Entscheidungsqualität. "Gefahr" = ggf. reine "Zulieferer" ohne Entscheidungsvollmachten - Konflikte Demotivation
• Wie sieht ein Mehrliniensystem (auch Funktionssystem) aus ? weist parallel mehrere Instanzwege auf. Mitarbeiter ist unterschiedlichen Vorgesetzten unterstellt um kurze Wege zu realisieren. hierdurch Probleme bei der Abgrenzung von Zuständigkeiten / Verantwortung / Konflikte zwischen Führungskräften einer Hierarchieebene möglich.
• Sie werden beauftragt, im innerbetrieblichen Unterricht für die Auszubildenden des Berufsbildes „Kaufmann für Versicherungen und Finanzen“ zum Thema „Organisation in Versicherungsunternehmen“ einen Workshop zu leiten. Aus diesem Grund befassen Sie sich mit dem Begriff Organisation. Erläutern Sie je zwei interne und externe Aspekte, die Einfluss auf die Organisation eines Versicherungsunternehmens haben. Rein begrifflich wird unter „Organisation・ das System von Regelungen verstanden, durch das der Aufbau und alle Abläufe (Prozesse) in Unternehmungen bestimmt sind. Bei der Gestaltung solcher Systeme wird eine Vielzahl von Gesichtspunkten berücksichtigt, z. B. die Art der zu erledigenden Aufgaben, die vorhandenen Ressourcen etc. Diese können u .a. danach unterschieden werden, ob es sich um unternehmensinterne oder unternehmensexterne Aspekte handelt. Als interne Aspekte sind z. B. aufzuführen: die Art der zu erfüllenden Teilaufgaben der Grad der Arbeitsteilung (= Zerlegung von Aufgaben in mehrere Arbeitsschritte) die Betriebsgröße, von der die mögliche Arbeitsteilung u .a. abhängt; die Betriebsgröße wird im Zusammenhang mit Produktions- und Organisationsfragen häufig an der Zahl der Beschäftigten oder an der Zahl der Arbeitsvorgänge gemessen  die Ausstattung mit Hilfsmitteln, z. B. im Bereich Datenverarbeitung Informationstechnologie) etc.  die Kostenentwicklung, z. B. das Verhältnis von Gemeinkosten und direkten Kosten, das für Beschäftigungsanpassungen und damit auch für die organisatorische Struktur von Bedeutung ist die Geschichte des Unternehmens, von der die vorgenannten Aspekte und damit die gegebene Organisation selbstverständlich auch abhängen Als externe Aspekte können unterschieden werden:  die Marktsituation, d. h. die Nachfrage- und Angebotsstruktur auf den Versicherungsmärkten, die das Unternehmen bearbeiten will, z. B. in Bezug auf Änderungen der Nachfrage, z. B. infolge technologischer Entwicklungen (neue Risiken und Versicherungsdeckungen) oder veränderter Risikoeinstellungen der Kunden (geänderte Kundenbedürfnisse) Änderungen der Konkurrenzsituation aufgrund von Rechtsvorschriften (Aufhebung von Versicherungsmonopolen, Freigabe des Marktzugangs für Versicherer aus anderen EU-Staaten) Veränderungen dieser Faktoren erzwingen i. d. R. auch organisatorische Anpassungen; ?h direkte Eingriffe des Gesetz- oder Verordnungsgebers, die zwar als externe Einflüsse eingeordnet werden können, aber auch primär interne Wirkung entfalten können, z. B. die o Einführung eines besonderen Risikomanagements für Versicherungsunternehmen, o Beratungs- und Informationspflichten für die Versicherungsvermittlung.
• Der Organisationsentwicklung kommt mehr denn je eine große Bedeutung zu. Arbeiten Sie drei Anforderungen an eine optimale Organisation heraus aus Sicht  des Kunden,  des Unternehmens,  des Mitarbeiters. Organisation als arbeitsteiliges System soll aus Sicht aller Beteiligten „funktionieren“, und dies möglichst effizient. Dahinter verbirgt sich im Kern das Befolgen des ökonomischen Prinzips auch bei der Zuordnung der einzelnen Aufgaben zu Aufgabenträgern und Hilfsmitteln. Sind die Aufgaben vorgegeben bzw. definiert, sind die notwendigen Aufwendungen zwar so gering wie möglich zu halten, aber gleichwohl die z. T. gegenläufigen Interessen bzw. Anforderungen der beteiligten Parteien nicht außer Acht zu lassen. Aus Sicht des Kunden sind dies z. B. die  Geschwindigkeit, mit der Schadenmeldungen und andere Kontakte mit den Kunden bearbeitet werden,  Fehlerfreiheit bei Druckstücken aller Art, Prämienberechnungen, Datenspeicherung, Schadenregulierung etc.,  Verfügbarkeit qualifizierter Ansprechpartner bei allen Kontakten während der gesamten Dauer der Vertragsbeziehung,  Flexibilität in der Bearbeitung auch spezieller Wünsche, z. B. besonderer Risikodeckungen abweichend von den Standardbedingungen (Erweiterung der versicherten Gefahren und/oder Gegenstände, abweichende Haftungssummen); aus Sicht des Versicherungsunternehmens selbst die  zweckmäßige Arbeitsteilung durch trennscharfe Zerlegung von Aufgaben und anschließende Zuordnung der Arbeitsergebnisse, damit dem Aufgabencharakter entsprechende Organisationseinheiten (Stellen, Abteilungen) gebildet werden können,  optimale Koordination aller Teilaufgaben in und zwischen den beteiligten Stellen bzw. Abteilungen sowohl in zeitlicher Hinsicht als auch im Hinblick auf Räume, Ausstattung etc.,  Anpassungsfähigkeit an sich verändernde Bedingungen,  Kontrollierbarkeit der Zielerfüllungsgrade,  Transparenz über die gesamte Unternehmensstrukturen und -prozesse; aus Sicht der Mitarbeiter die  Minimierung von Konflikten, z. B. durch klare Stellenbeschreibungen, Kompetenzregelungen und Berichtswege,  Arbeitszufriedenheit, z. B. durch abwechslungsreiche Arbeitsaufgaben und -abläufe (Job-Enlargement, Job-Enrichment), zeitgemäße Arbeitsmittel und -räume, klare, ggf. individuell steuerbare Arbeitszeiten,  Möglichkeiten persönlicher beruflicher Weiterentwicklung, z. B. mittels eines transparenten, abteilungsübergreifenden durchlässigen internen Bewerbungssystems,  Erhaltung des Arbeitsplatzes durch darauf ausgerichtete Arbeitsabläufe.
• Die Grundlage einer Organisation ist u. a. die Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese. Definieren Sie zunächst die Begriffe Zentralisation und Dezentralisation und vergleichen Sie beide Organisationsmerkmale anhand von drei Kriterien. Die Aufgabensynthese als zweckbestimmte Zuordnung von Teilaufgaben zu Aufgabenträgern und Hilfsmitteln (= Stellenbildung) setzt eine Aufgabenanalyse voraus, bei der diese Teilaufgaben zuvor durch Zerlegen der Gesamtaufgabe nach verschiedenen Kriterien, z. B. dem Grad der Gleichförmigkeit von Arbeitsabläufen oder der Notwendigkeit selbstständiger Entscheidungen, definiert werden. Im Rahmen der Aufgabensynthese wird auch darüber entschieden, ob die durch Teilaufgaben definierten Stellen in wenigen Abteilungen bzw. im Grenzfall auch in nur einer Abteilung zusammengefasst (Zentralisation) oder auf mehrere bzw. viele getrennte Abteilungen verteilt werden (Dezentralisation). Die Entscheidung über Zentralisation oder Dezentralisation und die notwendige Abgrenzung der Abteilungen orientiert sich z. B. an: der sachlichen (technischen) Struktur von Aufgaben, notwendigen Kompetenzen Leitungsbefugnissen) der Stellen, der Leitungsspanne der mit Entscheidungsbefugnissen ausgestatteten Stellen (=Instanzen), der zeitlichen Verknüpfung der Abläufe in den Stellen sowie räumlichen Merkmalen der Abteilungen.Im Einzelnen ergibt sich beispielsweise: Gleichförmige Aufgaben, z. B. die Antragsbearbeitung in bestimmten Versicherungssparten, können in einer Abteilung zentral zusammengefasst werden. Ist Kundennähe erforderlich, wie z. B. bei der Schadenregulierung bestimmter Kfz- Versicherungsfälle, wird eine dezentrale Organisationsform notwendig sein.  Die Größe einer Abteilung wird durch die Anforderungen an die Leitungskompetenz bestimmt. Daraus ergibt sich, ob mehrere (Unter-)Abteilungen eingerichtet werden müssen und folglich die Möglichkeit zur dezentralen Anordnung besteht. Sind unterschiedliche Aufgaben folglich verschiedener Stellen in ihren Abläufen technisch oder zeitlich verknüpft, ergeben sich daraus ggf. auch räumliche Konsequenzen für die zentrale oder dezentrale Anordnung von Abteilungen, z. B. ausKontroll- und Sicherheitsgründen.
• Viele Versicherungsunternehmen verfolgen das Ziel eines Allfinanzanbieters. Entwerfen Sie ein Organigramm für den Allfinanzanbieter und begründen Sie Ihre Entscheidung. Unter Allfinanz wird verstanden, dass ein Versicherungskonzern auch Vermögensanlage oder Bankgeschäfte – in eigens dafür eingerichteten, erworbenen oder durch Kooperation verbundenen Unternehmen – betreibt; umgekehrt gilt dasselbe für Kreditinstitute, die Versicherungsgeschäfte in das Produktportfolio ihres Konzerns aufnehmen. Aufgrund aufsichtsrechtlicher Vorgaben (z. B. Verbot versicherungsfremder Geschäfte und Spartentrennung für Versicherungsunternehmen) sind für Allfinanzstrategien rechtlich selbstständige Unternehmensmäntel erforderlich. Gleichwohl können die einzelnen Aufgaben nach Zweckmäßigkeitsgesichtspunkten zusammengelegt oder im Wege der sog. Funktionsausgliederung in untergeordnete Konzerngesellschaften verlagert werden. Für den Konzern bleibt unabhängig davon die Aufgabe der zweckmäßigen Strukturierung der anfallenden Aufgaben in einer geeigneten Aufbauorganisation. Ein traditioneller Allsparten-Versicherungskonzern hat sich in der Vergangenheit häufig nach dem Muster der sog. Spartenorganisation nach Versicherungszweigen gegliedert. Nur einige Zentralbereiche wurden direkt der Konzernleitung zugeordnet (vgl. die Konzernstruktur in Abb. 8 auf S. 194 im Band „Steuerung und Führung im Unternehmen“). Da die Bank- und Vermögensanlagegeschäfte weitere in der Logik der Struktur selbstständige Teilaufgaben beinhalten, liegt bei einer solchen Organisationsform die Zuordnung als weitere „Sparte“ nahe. Allerdings werden damit mögliche Synergieeffekte auf diese Weise nicht unbedingt gefördert. Insbesondere die Verbundenheit der Nachfrage nach bestimmten Vorsorgeprodukten der Assekuranz und Kapitalanlageformen der Bank- und Kreditwirtschaft im weitesten Sinne (vgl. die französische Bezeichnung „bancassurance“) wird nicht hinreichend berücksichtigt. Es bietet es daher sich an, z. B. die Marketing- und Vertriebsfunktionen zentral zusammenzufassen und auch die Betriebs- und Leistungsfunktionen nur noch teilweise  dezentral anzuordnen. Soweit z. B. maschinell standardisierte Leistungsabrechnungsverfahren installiert werden können, liegt eine Zentralisierung nahe. Heute wird in einigen Konzernen statt der produktorientierten eine eher  funktionsorientierte Spartenorganisation – ggf. unter Berücksichtigung von Kundengruppenmerkmalen (Kundengruppenorientierung) – bevorzugt. Denkbar ist auch eine teilweise Anordnung in Form der Matrixorganisation. Eine solche Mischform zeigt die Abbildung. Funktionsträger der Zentralbereiche können als Inhaber definierter Funktionsstellen im Sinne der Matrixorganisation Koordinationsaufgaben in den Produktsparten übernehmen. Die Schnittstellen in der Matrix stellen das sog. institutionalisierte Konfliktpotenzial dar. Sie sind durch Einigungszwang zwischen den Funktionsleitern (hier z. B. für Produktentwicklung, Vertrieb und Betrieb) und den Spartenleitern gekennzeichnet. In der Abbildung werden sie durch die Kreise markiert.
• Ziel eines jeden Versicherungsunternehmens ist die Optimierung von Geschäftsprozessen. Neben dem Ziel der Kostensenkung steht immer öfters die Verbesserung der Leistungs- und Servicequalität für den Kunden im Mittelpunkt der Diskussionen. Schlagen Sie zwei Maßnahmen vor, die diesem Anspruch gerecht werden. Begründen Sie Ihre Vorschläge. Gefragt sind Maßnahmen der Prozessoptimierung, die zumeist ausgelöst werden durch die Feststellung von Schwachstellen, technische Entwicklungen z. B. in der Informationsverarbeitung, Wandlungen der Kundenwünsche etc. Als solche kommen in Betracht:  Zentralisierung bestimmter vom Kundenkontakt unabhängiger Aufgaben an einem Standort, z. B. durch die Zusammenfassung bestimmter Verwaltungs- und Dokumentationsaufgaben oder die Auflösung von Bezirksdirektionen,  Dezentralisierung von Datenerfassungs- und Dokumentationsaufgaben, wie z. B. die Verlagerung der Eingabe/Prüfung von Kundendaten zur Antragsausfertigung auf Außendienstmitarbeiter,  Verlagerung von bisher selbst erbrachten Leistungen auf spezialisierte und kostengünstige Fremdfirmen (Outsourcing) oder Konzerngesellschaften im Wege der Funktionsausgliederung, z. B. für Rechnungswesen, Telefon-Service, Leistungsabrechnungen. Die Begründung für diese Maßnahmen ergibt sich aus der vorangehenden Schwachstellenanalyse und der Bewertung der zu erwartenden Wirkungen auf die Kosten und die Kundenbeziehung.

zurück  |  weiter 1 / 1