eProcurement

= Abspringen aus dem eigenen Bestellsystem in einen externen Katalog, dort Zusammenstellen des Warenkorbs, Übernahme und Weiterverarbeitung dann im eigenen System

Elektronische Märkte sind Teilmärkte bestimmter Produkt- und Dienstleistungsmärkte, die sich dadurch abgrenzen, dass zumindest der Vertragsabschluß und einzelne Phasen der Markttransaktionen über Informations- und Kommunikationssysteme abgewickelt werden.

Als wildes Einkaufen, oder maverick buying wird das eigenhändige Einkaufen durch den Bedarfsträger, unter Umgehung der Einkaufsabteilung, bezeichnet. Beim ('wilden') Einkaufen seitens des Bedarfsträgers, am Einkauf vorbei (Maverick Buying), erfolgt nicht selten eine willkürliche Lieferantenauswahl (kürzester Weg, altbekannte Anbieter, kurzfristig günstiges Angebot). Wie bereits oben erwähnt, reduziert dies die Chancen für den Einkauf, günstige Konditionen zu verhandeln, da nicht das gesamte Beschaffungsvolumen in die Verhandlungen einfließt. Zudem werden in diesen Fällen nicht die 'Grundsätze ordnungsmäßigen Einkaufens' eingehalten, d. h. die Vorgehensweisen der Einkaufenden sind nicht dokumentiert und damit nicht nachvollziehbar, so dass Schwierigkeiten entstehen können, rechtliche Schritte bei Mängeln an der Ware, bei unvollständiger oder verspäteter Lieferung oder bei fehlerhaften Rechnungen einzuleiten. Zudem verteilt sich die Gefahr der Vorteilsnahme bzw. Bestechlichkeit auf eine u. U. unüberschaubare Gruppe Mitarbeiter im Betrieb

Bei Desktop Purchasing Systemen handelt es sich um eine Software, die es jedem Mitarbeiter erlaubt, Bestellungen über zuvor definierte Produkte zu generieren.

Als Back End wird das letzte Hardwaresystem in einem Rechnernetzwerk bezeichnet. Vgl. Frühschütz, S. 22. Ein Back End-System ist somit das letzte System in einer Reihe von Systemen. Hierbei handelt es sich typischerweise um Materialwirtschafts-, Produktionsplanungs und -steuerungs- (PPS-) oder Enterprise Resource Planning- (ERP-) Systeme oder auch Advanced Planning and Scheduling- (APS-) Systeme. Die möglichst reibungslose Interaktion von betrieblichen Back End-Systemen - und hier vor allem den genutzten ERP-Systemen - und Marktplatz ist von zentraler Bedeutung, um die Aktualität und Einheitlichkeit der Datenhaltung gewährleisten sowie Mehrfacharbeiten und -speicherungen vermeiden zu können. Eine Optimierung der gesamten Prozesse - von der Bedarfsfeststellung bzw. -ermittlung, über die Verfügbarkeitsprüfung, die Bestellung, Terminverfolgung, Eingangsbuchung bis zur Zahlung, einschließlich Prüfung, Anweisen und Verbuchung - ist nur möglich, wenn alle daran beteiligten Systeme zusammenarbeiten. Marktplätze übernehmen dabei zumeist (nur) die Rolle des Informations- und Verhandlungsmediums zwecks Marktpartnerbestimmung. Alle weiteren Aktivitäten werden typischerweise durch ('konventionelle') IT-Systeme im Unternehmen unterstützt.

Elektronischer KatalogWirtschaftswissenschaften - E-ProcurementDefinition:Elektronische Produktkataloge sind computerbasierte Informationssysteme zur Verarbeitung und Bereitstellung produktbezogener Informationen (...). Sie präsentieren Informationen oft mit Unterstützung multimedialer Daten und zeichnen sich in der Regel durch eine für elektronische Produktkataloge typische Funktionalität aus (...). Dazu gehören gegebenenfalls: die Möglichkeit der Anmeldung des Benutzers, ... der Zugriff auf das enthaltene Produktsortiment durch direkte Auswahl von Artikeln oder ein Zugang über hierarchisch angeordnete Datenbestände, ... Such- und Recherchemöglichkeiten, ... eine Warenkorbfunktionalität zur Auswahl aus dem Sortiment und zur Initiierung der Bestellung, ... die Integration von Informationen zur Zahlung und Abwicklung. Erläuterung:In einem elektronischen Produktkatalog werden die zu beschaffenden Produkte standardisiert dargestellt. Dabei ist darauf zu achten, dass jedes Produkt hinreichend beschrieben ist (...). Zur eindeutigen Klassifizierung der Produkte gibt es verschiedene Standards. In Deutschland setzt sich zunehmend das Klassifizierungssystem eCl@ss durch. Alle Daten eines Katalogs werden in einem standardisierten Format, z. B. BMEcat verarbeitet. Merz, S. 71f.Des Weiteren werden in einem Katalog alle ausgehandelten Kontraktbedingungen mit den verschiedenen Lieferanten in Form von Preisprofilen, garantierten Abnahmemengen usw. abgelegt. Hentrich, S. 35.Die so von den einzelnen Lieferanten gelieferten Kataloge können für den Einsatz im E-Procurement-System zu einem Multi-Lieferantenkatalog zusammengestellt werden, der die Vergleichbarkeit aller Angebote gewährleistet. Merz, S. 72. Daher ist für die Akzeptanz des Beschaffungssystems bei den Mitarbeitern entscheidend, dass die Aktualität der Produkt- und Preisinformationen im elektronischen Katalog jederzeit gegeben ist. Hentrich, S. 35.Möglichkeiten der Digitalisierung von ProduktangebotenUm einen Überblick über die Möglichkeiten der Digitalisierung von Produktangeboten zu bekommen, die mit unterschiedlichen Standardisierungsgraden verbundenen sind, soll die Komplexitäts-Spezifitäts-Matrix herangezogen werden.Attribut-Kataloge:In Katalogen, die sich auf die Angabe einiger wesentlicher Produkteigenschaften sowie auf Lieferbedingungen und -konditionen beschränken, ist das sinnvolle Angebot auf leicht darzustellende bzw. zu erklärende Güter beschränkt. Diese Güter sind oft dem Besteller hinsichtlich ihrer grundsätzlichen Eigenschaften bekannt, so dass sich die Beschreibungen auf wenige Attribute reduzieren lassen.Intelligente Kataloge:Im Falle komplexerer, jedoch ebenfalls nicht kundenindividuell variierbarer Produkte sind oft umfangreichere Erklärungen erforderlich. Beschränken sich diese nicht auf Standarddarstellungen, sondern wird der Benutzer entsprechend seiner Bedürfnisse - also gemäß seiner Problemsituation - informiert, so wäre eine 'intelligente' Assistenzfunktion in die Kataloge einzubauen.(einfache) Varianten-Konfiguratoren:Sobald eine bestellerindividuelle Konfiguration möglich ist, die hinsichtlich der Kompatibilität der ausgewählten Einzelkomponenten geprüft werden muss, reichen reine Attribut-Kataloge nicht mehr aus.Sobald die Nachfrager die Eigenschaften des Produkts - z. B. durch Konfiguration - selbst bestimmen können, entsteht eine größere Anzahl an Varianten, und die Güter erhalten den Charakter von Kundenprodukten. Konventionelle, auf Attributdarstellungen beschränkte Kataloge, sind hier kaum noch geeignet, da beispielsweise bereits bei vier alternativen Komponenten zehn Varianten (n*(n+1)÷2) entstehen, die jeweils einzeln im Katalog abzubilden wären. In diesem Fall kann mit Konfiguratoren gearbeitet werden, die die Zusammenstellung individueller Varianten aus einer vorgegebenen Menge von Komponenten erlauben.'intelligente' Konfiguratoren:Diese können die Zulässigkeit und gegebenenfalls Leistungsfähigkeit oder Wirtschaftlichkeit von Varianten ermitteln und so auch im Konfigurationsprozess beraten.

Definition:Zentrales Charakteristikum Elektronischer Marktplätze ist die Möglichkeit, geschäftliche Transaktionen (Verträge) auf der Plattform selbst zu vereinbaren oder zumindest den Vertragsabschluß in wesentlichen Aspekten, insbesondere durch Verhandlungen (Ausschreibungen, Angebotsabgabe und -annahme) vorzubereiten.