BWL (5. Semester) (Fach) / Projektmanagement (Lektion)

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• Was macht ein Projekt aus? Merkmale nach DIN 69901 Einmaligkeit der Bedingungen Klare Zielvorgabe Zeitliche Befristung mit Anfangs- und Endtermin Begrenzungen finanzieller und personeller Art Begrenzung gegenüber anderer Vorhaben weitere Merkmale: Komplexität Interdisziplinarität Teamarbeit Lösungsweg häufig diffus Neuartigkeit Besondere Bedeutung
• Was sind Merkmale eines Projekzieles? Zielgrößen des PM sind: Qualität, Kosten, Zeit Müssen präzise formuliert sein müssen in der Zukunft liegen müssen in den Auftrage einfließen dienen dazu das Projektende und die Erfüllung der Aufgaben nachzuweisen PL hat für die Fixierung zu sorgen
• Was sind die 5 Kernkriterien bei der Zielformulierung? SMART-Zielformulierung: Schriftlich und spezifisch Quantitativ Messbar Anspruchsvoll Realistisch Terminlich strukturierbar
• Was bewirkt eine klare Zielvorgabe im Projekt? Projekte werden planbar Führbarkeit wird erleichtert Produktivität wird erhöht Entwicklungsmöglichkeiten für MA Projektkosten sind transparenter, werden reduziert Projektdauer wird verkürzt Qualitätsverbesserung
• Was ist das magische Dreieck? Das magische Dreieck betrachtet die 3 Parameter Kosten, Zeit, Qualität Die Parameter stehen in Beziehungen zueinander, sind voneinander abhängig Es ist das wichtigste Instrument für Planung, Steuerung und Risikoanalyse Stellt den Kern der Anforderungen des Auftraggebers dar Die Veränderung eines Parameters wirkt sich mindestens auf eine weitere Größe aus Veränderung gefährdet die festgelegten Ziele Bsp: Eine höherer Qualitiätsanforderung hat unwillkürlich Auswirkungen auf Termine und Kosten
• Welche Projektorganisationsformen gibt es? Beschreiben Sie die Charakteristik und nennen Sie die jeweiligen Vorteile. Linien-Projektorganisation: keine eigene Projektstruktur (Aufbauorganisation des UN), funktionshierarchische Struktur PL und MA arbeiten in Teilzeit am Projekt PL hat geringe Autorität kleinere und mittlerer Projekte Vorteile: Flexibler Personaleinsatz, keine organisatorische Umstellung erforderlich, kostengünstig und schnell, Spezialisten aus verschiedenen Fachabteilungen Matrix-Projektorganisation: Mischform Linien- und projektorientierte Organisation PL ist in Linie integriert, Projektpersonal ist ihm fachlich unterstellt Einsatz von stark abteilungsübergreifenden Projekten Typisch für UN mit vielen Projekten, eignet sich für mittelgroße bis große Projekte Vorteile: Klare Verantwortlichkeiten, flexibler Personaleinsatz, kurze Informationswege Reine Projektorganisation: Projekt ist selbständige Einheit MA aus unterschiedlichen Fachbereichen sind temporär fachlich und personell dem PL unterstellt Full-time Projekt PL verfügt über fachliche Kompetenz als auch über Weisungs-und Entscheidungsbefugnis Vorteile: Konzentration auf Projekt, Hohe Identifikation der MA mit den Projektzielen, Starke Position des PL ermöglicht schnelle Reaktion auf Störungen
• Kommunkationstechniken - was ist ein Jour Fixe? Routinebesprechung findet in festen Zeitabständen statt Projektteam mit Projektleiter Besprechung des Status Zusammenfassung der offenen Punkte Zuteilung der Aufgaben Protokollierung
• Methoden und Techniken in der Planungsphase - was ist ein Projektstrukturplan? PSP strukturiert das Projekt hierarchisch in Form eines Organigramms oder tabellarisch Projekt → Teilprojekt → Arbeitspakete Wird im Rahmen des Kick-Off Meetings gemeinsam vom ganzen Team erstellt zusätzlich enthält er Informationen über Verantwortlichkeiten und über Controllingdaten zu en relevanten Größen im Projektmanagement: Kosten, Termine und Ergebnisse.
• Welche PSP Arten gibt es? Funktionsorientiert Gliederungskriterium: Entwicklungsfunktionen, z.B. IST-Analyse, Planung, Prototyping Objektorientierter PSP Gliederungskriterium: Komponenten des erwarteten Produktes/Projektergebnisses, z.B. Warenwirtschaftssystem, Anlagenbuchhaltung Ablauforientierter PSP Gliederungskriterium: Entwicklungsprozess Mischform (am häufigsten in der Praxis) Unterschiedliche Gliederungskriterien
• Was sind Arbeitspakete? Kleinste Einheiten des PSP Beinhaltet Information über Durchführung und Ergebnisse der Tätigkeit Bestimmte Tätigkeiten einer Person Sachlich zusammengehörige Arbeiten, die von einer Gruppe/Person durchgeführt werden sollen Entwicklungsauftrag an eine Fremdfirma
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• Wie funktioniert ein Ablaufplan? Die Elemente des PSP (Arbeitspakete) werden in eine logisch Reihenfolge der Abarbeitung gebracht und terminiert Beginnt mit Ermittlung der Vorgangsbeziehungen (logische Abhängigkeiten) Zusammengehörige APs/Vorgänge werden zu Sammelvorgängen zusammengefasst Festlegung von Meilensteinen als wichtige Zwischenergebnisse und Entscheidungspunkte Darstellung der Vorgänge mit Dauer und Abhängkeiten durch Terminlisten, Balkenpläne odder Netzpläne Ermittlungen des kritschen Pfades bzw. freier Pufferzeiten
• Welche Vorgangsbeziehungen gibt es? Ende-Anfangs-Beziehungen (EA): Der nächste Vorgang kann erst begonnen werden, wenn der vorherige abgeschlossen ist Anfangs-Anfangs-Beziehungen (AA): Beide Vorgänge müssen gleichzeitig  gestartet werden Ende-Ende-Beziehung (EE): Beide Vorgänge müssen gleichzeitig abgeschlossen werden
• Was ist ein kritischer Pfad und was sind die Elemente eines kritischen Pfades? in der Netzplantechnik dargestelle Pfad, der all diejenigen Einzelvorgänge darstellt, die keine Pufferzeit haben der kritische Pfad existiert von Anfang bis Ende eine Projektes der kritische Pfad wird mit Hilfe der Vorwärts-und Rückwärtsrechnung ermittelt der Gesamtpuffer ist die Zeitspanne, um die sich ein Vorgang verzögern darf, ohne den spätesten Anfangstermin der Nachfolger und damit das Projektende zu beeinflussen Freier Puffer ist die Zeitspanne, um die sich ein Vorgang verzögern darf, ohne dass die nächsten Vorgänge verzögert werden
• Wie kann der kritische Pfad optimiert werden? Funktionsumfang reduzieren Ressourcen reduzieren/auslagern Personal erhöhen Änderungsverfahren (Change Request verfahren)
• Erläutere die RASCI Technik - wozu dient sie? Technik zur Analyse und Darstellung von Verantwortlichkeiten R - Responsible - Verantwortlich für die Umsetzung der Projektes/der Aufgaben A - Approves - Genehmigt das Resultat/die Lösung oder legt Veto ein, trägt im rechtlichen und kaufmännischen Sinn die Verantwortung S - Supports - gewährleistet, dass Lösung/Produkt geliefert wird, grundsätzlich die Rolle, die die Arbeiten ausführt oder Betriebsmittel zur Verfügung stellt C - Consults - Expertenrolle, liefert Input hat aber keine direkte Verantwortung für die Problemlösung/Produktlieferung I - is informed - Ist über das Resultat (Lösung, Produkt) informiert, ist aber nicht direkt involviert
• Projektsteuerung - Was sind korrektive Maßnahmen bei Abweichungen? Maßnahmen, um aktuellen IST Wert an SOLL Wert heranzuführen Motivation der Mitarbeiter Neuverhandlungen (z.B. bei Budgetkürzungen) Kostenkontrolle verstärken Projektumfang/Funktionalität reduzieren Externe Beauftragung von Teilaufgaben Überstunden Mehr Personal Abhängigkeiten eleminieren Rationalisierungspotential nutzen Dauer der AP am kritischen Pfad kürzen
• Projektsteuerung - Reaktive Maßnahmen Maßnahmen zur Anpassung der Planung an die Projektstituation Verschiebung der Termine (Beginn - und Endtermin) Veränderung der Vorgangsdauer Aktualisierung Personalaufwand Erhöhung des Budgets Erweiterung des Projektteams Reduktion des Funktionsumfangs
• Woran kann man in der RASCI Tabelle mögliche Konflikte erkennen? Zu viele Rs, Keine Rs, zuviele As → keiner trägt die Verantwortung, zuviele sind zugleich verantwortlich Keine As → Wer erhält die Ausgabe? Wen interessiert das Ergebnis? Zuviel Is → geringes Engagement
• Was ist ein Meilenstein? Wichtigste Zwischenereignisse im Projektverlauf Jede Phase endet mit einem Meilenstein Meilensteine sind Entscheidungspunkte Meilensteinplan = Zeitplan für Lenkungsausschuss
• Erkläre die Meilensteintrendanalyse (MTA). Vorwärtsgerichtetes Controllinginstrument Im Fokus sind Projekt-entscheidende Ereignisse Ziel ist ein Soll/Ist Vergleich der definierten Meilensteine Einfache grafische Darstellung des Termintrends Meilensteinverschiebungen sollen rechtzeitig erkannt werden Aussagen über Genaue Schätzwerte gewinnen Voraussetzung sind eindeutig definierte Meilensteine mit festen Terminen und den zu erreichenden Terminen Grafische Darstellung: X-Achse: Berichtszeitraum Y-Achse: Planungszeitraum (wann wird der einzelne Meilenstein erreicht aus aktueller Sicht) Jeder Meilenstein ist durch ein Symbol gekennzeichnet Zu jedem Erhebungszeitpunkt wird der angenommene Fertigstellungstermin neu geschätzt und eingetragen Interpration: Steigende Kurve - Terminüberschreitung Fallende Kurve - Terminunterschreitung Waagrechte Kurve - Termin wird gehalten
• Was sind Merkmale des Projektmarketing? Benennung des Projektes mit Namen Gestaltung Projektlogo Kick-Off Meeting Eigener Projektraum Information der Entscheidungsträger über Projektfortschritt
• Was ist das Ziel von Projektmarketing? Projekt auf dem Weg zur Zielerreichung optimal unter Miteinbezug des Projektumfeldes zu unterstützen Strategische Absicherung Einbindung von Kunden Verbesserung der Markttransparenz Verkauf der Projektidee Identifikation mit den Projektzielen
• Wie ist die Definition für Risiko? Risiko ist ein unsicheres Ereignis eine ungeplante, negative Planabweichung Es wird bestimmt durch die zwei Größen Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenshöhe
• Welche Risiko-Kategorien gibt es? Risiken im Projektumfeld (Management, Gegner, Marktveränderungen, gesetzliche Veränderungen) Personelle Risiken (fehlende Motivation, Fluktuation, Konflikte) Risiken in der Projektplanung (Aktivitäten vergessen, überflüssige AP, Schlechte Aufwandsschätzung) Technische Risiken (neue Techniken, Fehlende Hard/Software, Mangelnde Kompatibilität) Betriebswirtschaftliche Risiken (AG zahlungsunfähig, Lieferant unzuverlässig, Budgetkürzungen) Risiken während der Projektdurchführung (Terminliche Verzögerungen, neue Anforderungen) Risiken beim Projektabschluss (Produkt wird nicht termingerecht fertig, ist mangelhaft)
• Wie sieht ein Risikomanagement Prozess aus? Identifikation: alle relevanten Informationen sammeln (Checklisten, Fragebögen, Erfahrungswerte) → Dokumentation! Quantifizierung: Risiken bewerten und gewichten (Wahrscheinlichkeit und Ausmaß, Bewertungsskala, Risikograph/ALARP) Risiko-Behandlung: Maßnahmeplan entwickeln (Präventionsmaßnahmen, Vorsorgemaßnahmen, keine Maßnahmen) Kontrolle: Regelmäßig kontrollieren und Status bekannt machen, Frühwarnsystem einrichten (achten auf Anzeichen, Symptome)
• Was sind Aufgaben des Projektcontrollings? Projektüberwachung→ Ziel: Rechtzeitiges Erkennen von Abweichungen, durch regelmäßiges Reporting des Projektstatus, zum Vergleich IST/SOLL Größen (Kosten, Ressourcen, Qualität) Projektsteuerung → Steuerungselemente sind Inhalt, Qualität, Termin, Budget → Ziel: Geeignete Maßnahmen erheben (korrektiv/reaktiv) Planungsanpassungen → Ziel: Terminverschiebungen, Budgeterhöhungen, Erweiterung Team od Ü-Stunden, Reduktion Projektumfang, Motiviation, Abhängigkeiten APs eleminieren

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