GPM (Fach) / GPM Sem 6 (Lektion)

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• Definition Prozess Bürgel Gentner: Folge von Tätigkeiten, Aktivitäten und Verrichtungen Dynamische Perspektive -> Nicht in starrer Organisation möglich -> Prozessorganisation Abteilungsbildung mit Fokus auf Leistungserstellung und -Verwertung Fischer: Wiederholbare Folge von Tätigkeiten mit messbarer Eingabe, Wertschöpfung und Ausgabe
• Definition Geschäftsprozess Striening: Prozess zur Schaffung von Produkten oder Dienstleistungen mit direktem Zusammenhang der Tätigkeiten. Betriebswirtschaftlicher, produktionstechnischer, verwaltungstechnischer und finanzieller Unternehmenserfolg werden sichergestellt. Scheer 1994:Ein Geschäftsprozess beschreibt die mit der Bearbeitung eines bestimmtenObjekts verbundenen Funktionen, beteiligten Organisationseinheiten,benötigte Daten und die Ablaufsteuerung der Ausführung.
• Definition Geschäftsprozessmanagement Zielgerichtete Planung, Organisation und Kontrolle von GPs -> Gesamter Lebenszyklus GPM = Gestaltungsinstrument der Ablauforganisation GPs angeordnet entlang der Wertschöpfungskette GP Output orientiert sich an Kundenanforderungen -> nächster GProzess Betriebliche Funktionsbereiche müssen in Geschäftsbereiche integriert werden -> Effizienz
• Ziele und Aufgaben des Geschäftsprozessmanagements Aufgaben:• Planung von Geschäftsprozessen
  In Abhängigkeit der Organisationsziele• Überwachung und Steuerung von Geschäftsprozessen
  Mit Hilfe von Workflow-Management-Systemen• Optimierung von Geschäftsprozessen
  Umfasst Analyse der bestehenden Geschäftsprozesse undgegebenenfalls deren Restrukturierung Ziele:Nachhaltige Verbesserung der Wirtschaftlichkeit der Organisation:– Ausrichtung an der Wertschöpfungskette– Kundenorientierung– Integration der betrieblichen Funktionsbereiche
• Klassifikation von Prozessen (3 Gruppen) Ziel: • Materielle Prozesse: beschaffen, erzeugen, lagern, etc.• Formale Prozesse : planen, kontrollieren, entscheiden, etc. Relevanz / Hirachie: • Hauptprozesse (Auftragsabwicklung, Produktentwicklung, etc.)
  Direkt an Wertschöpfung beteiligt
  Leistungen direkt an externen Kunden • Service- / Unterstützungsprozesse (Personalbeschaffung, Qualitätssicherung)
  Leistungen an interne Kunden oder andere Prozesse • Management - / Führungsprozesse (Berichtswesen, Budgetierung, etc.)
  Wirken steuernd auf Hauptprozesse ein Strukturierung: • Stark strukturiert
  häufige Wiederholungen, datenintensiv• Schwach strukturiert
  geringe Vorhersehbarkeit
• Ziele / Zweck der Prozessmodellierung • Prozessmodellierung ist eine Methode, um:– ablaufende Prozesse zu verstehen,– alle notwendigen Ressourcen im Prozess zu erkennen,– das System aus Aktivitäten, Ereignissen und Ressourcen zudokumentieren.
• Ablauf einer Prozessmodellierung • ErhebungVerstehen der Ist-Prozesse, Erheben der Ressourcennutzung, Stärken,Schwächen, Chancen und Risiken• Definition der gewünschten Soll-Prozesse und Beschreibung derFunktionalität bestehender Prozesse• Beschreibung und Festlegung der gewünschten Ressourcennutzungunter Berücksichtigung der kritischen Erfolgsfaktoren• ImplementierungBeschreibung des Systems, der Prozess-Ressourcen-Zuordnung sowieder Maßnahmen für die einzelnen Bereiche
  Prozesse und Funktionen der Prozesse erkennen und verstehen.
  Analyse der Prozesse unterstützen.
  Verbesserungsbedarfe sichtbar machen.
  Änderungen im Prozessablauf sowie deren Ablauf erkennen.
• Ziele der Prozessmodellierung • Optimierung von Organisationsabläufen• Erhöhung der Wirtschaftlichkeit• Gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit
• Welche Notationsformen der Prozessmodellierung gibt es? • Informale Beschreibungstechniken
  Flowcharting-Tools, etc.• Semi-formale Beschreibungstechniken
  EPK, UML, etc.• Formale Beschreibungstechniken
  Petrinetze, etc.
• Welche Anforderungen bestehen an eine Modellierungssprache? Ausdrucksmächtigkeit
  Fähigkeit der Sprache, alle relevanten Aspekte eines Prozessedarstellen zu können. Formularisierungsgrad / Präzisierungsgrad
  Flexible Anpassung an gesetzte Ziele verschiedener Organisationen. Visualisierungsmöglichkeiten
  Grafische Darstellung ist sehr hilfreich, vor allem bei komplexenSystemen. Entwicklungsunterstützung
  Tools unterstützen Entwickler beim Modellieren. Analysierkeit / Validierbarkeit
  Um mögliche Wege der Optimierung aufzeigen zu können. Ausführbarkeit / Simulierbarkeit
  Durchführung ausreichender Tests oder Simulationen.
• ARIS-Haus - Bestandteile Dach:  Organisation Säulen: Daten - Steuerung - Funktion Basis: Leistung Aufschnitt der Bereiche: Fachkonzept, DV-Konzept und Implementierung
• Bedeutung ARIS Architektur integrierter Informationssysteme. Formalisierung betrieblicher Informationssysteme
• Veränderungspotenziale durch Prozessoptimierung Automatisierung Training - Kenntnis der Prozesse Ablaufoptimierung - Reihenfolge, Parallelisierung, Eliminierung von Medienbrüchen und Zwischenstellen / Übermittlern Verbesserte Kontrolle - Auskunftsbereitschaft, Prozessstatus Entscheidungsunterstützung - Besserer Informationsstand für qualitativ bessere Entscheidungen Regionale Zusammenarbeit - Bessere Koordination bei verteilten Unternehmensstandorten Koordination auf Prozessebene - Abstimmung Förderung von Lernprozessen - Weitergabe von Wissen
• Schritte der Prozess-Nutzwertanalyse 1. Bewertungsziele sind in einem hierarchisch gegliederten Zielsystemaufzustellen2. Gewichtung der Ziele festlegen3. Wertetabellen / Wertefunktionen aufstellen, die den Zusammenhangzwischen Eigenschaften und Erfüllungsgrad der Alternativen ausdrücken.Damit wird eine objektive Beurteilung der Alternativen sichergestellt.4. Bestimmung und Bewertung der Alternativen. Die Eigenschaften werdenanhand des Zielsystems zusammengestellt und anschließend anhand derWertetabellen bzw. Wertefunktionen in Erfüllungsgrade umgewandelt.5. Berechnung der Nutzwerte. Mit Hilfe der Gewichtungen undErfüllungsgrade werden die Nutzwertbeiträge zum Gesamtnutzwertaufsummiert.6. Empfindlichkeitsanalyse der Nutzwerte, um festzustellen, in welchemUmfang subjektive Bewertungen den Nutzwert verfälscht haben.7. Beurteilung der Ergebnisse, die die Aussagekraft der durchgeführtenNutzwertanalyse bewertet und die Rangfolge der Alternativen festlegt.
• Definition Workflowmanagement McCarthy / Bluestein: (Workflowmanagement-Software) Proaktives Computersystem zum Managen der Arbeitsabläufe unter den Prozessteilnehmer entlang einer festgelegten Reihe von Aufgaben Koordination von Teilnehmern und Nutzern und Bereitstellung von Daten Sicherstellen der vollständigen und Korrekten Sequenz Ziel: Erreichung definierter Ziele innerhalb festgelegter Zeitrahmen WFMC: (Teilweise) Automatisierung von Geschäftsprozessen Umfasst das Weiterreichen von Dokumenten, Informationen und Aufgaben entlang des Prozesses von einem Teilnehmer zum Nächsten entsprechend gesetzter Vorgangsregeln Albers/Rüschenbaum, 2002:• Bei Workflow handelt es sich um einen Arbeitsablauf (z.B.Geschäftsprozess), dessen Schritte (Vorgänge) verknüpft sind und ggf.integriert durchzuführen sind. Der Workflow beinhaltet (teil-) automatisiertablaufende Aktivitäten, die sich aus einem (Geschäfts-) Prozess ergeben. Andreas Oberweis, 2007:• Ein Workflow-Managementsystem (WFMS) ist ein (Standard-)Softwaresystem zur Unterstützung des Entwurfs, der Analyse und derAusführung von Geschäftsprozessen.• Ein Workflow-System (WFS) ist ein auf einem WFMS basierendesIndividual-Softwaresystem zur Unterstützung einer bestimmten Menge vonGeschäftsprozessen durch Ausführung rechnergestützter Prozessmodelle.
• Ziele der Workflow Management Coalition • Der Einsatzes von „Workflow“ soll verbreitet werden.• Standards in der Software-Terminologie sollen entwickelt undanschließend vermarktet werden.• Zwischen verschiedenen Workflow-Produkten soll Interoperabilität erreichtwerden.
• Ziele des Workflowmanagements • Steigerung der Prozesstransparenz• Reduzierung der Durchlaufzeiten von Prozessen• Beschleunigung der Aufgabenerfüllung• Erhöhung der Effizienz / Effektivität• Verbesserung der Koordination und Kommunikation bei arbeitsteiligerErfüllung von Sachaufgaben• Beschleunigung und Flexibilität des Reagierens auf bestimmte Ereignisse• Unterstützung der eigenverantwortlichen Erfüllung der individuellenAufgaben
• Aufgaben / Rolle von Workflowmanagementsystemen • Früher haben Informationssysteme immer nur einzelne Aufgabenunterstützt – heutzutage unterstützen InformationssystemeGeschäftsprozesse. • Prozesse, Ressourcen und Komponenten von Anwendungen werdendurch das Workflow-Management-System richtig in das Unternehmenbzw. deren Abläufe integriert. Dabei steht die Logik desGeschäftsprozesses im Zentrum der Betrachtungen und nicht dieeinzelnen Aufgaben. • Workflow-Management-Systeme gehen über reine Automatisierung vonIV-Tätigkeiten hinaus, sie steuern den Arbeitsfluss zwischenProzessteilnehmern anhand eines vordefinierten Ablaufs und bieten eineUnterstützung des Dokumentenflusses im Rahmen von Prozessen.
• Aufgaben eines WFMS (3 Gruppen) Modellierung und Simulation von Workflows: -Modellierung der Aufbauorganisation, Ablauforganisation, Applikationsintegration, Datenintegration -Simulation und analyse der Moldelle Instanziierung und Ausführung von Workflows: -Synchronisation der Aktivitätsträger -Aufruf und ggf. Parametrisierung von Applikationen -Erzeugung von Protokolldaten -Verwaltung der Workflowdaten Monitoring laufender Vorgänge und nachträgliche Analyse: -Statusinformationen laufender Vorgänge, Ressourcenauslastung - Bereitstellung von Abweichungen zwischen Workflowmodell und Ausführung - Überwachung von Vorgangswiedervorlagen (Trigger)
• WFM-System Anforderungen Erweiterbarkeit Dynamische Anpassbarkeit Wiederverwendbarkeit von Teilen des Systems Offenes (Kompatibles) System - Einbindung in bestehende Hard- und Softwarelandschaft Skalierbarkeit
• WFM-System Implementierungsanforderungen Effizienz - Antwort- und Durchsatzzeiten Zuverlässigkeit - Verfügbarkeit Korrektheit - Konsistenz Wartbarkeit - Anbinden späterer Systemkomponenten Übertragbarkeit - Portierbarkeit auf andere Infrastrukturen Modularität: -Modulare Dekomposition -Modulare Komposition -Modulare Verständlichkeit -Modulare Kontinuität (Auswirkungen geänderter Anforderungen) -Modulare Fehlerbegrenzung - Fehler breiten sich nicht zwischen Modulen aus
• WFMC Referenzmodell Bestandteile Innere Box: Workflow Enactment Service mit Workflow Engines - Rahmen: Workflow API und Interchange formats Äußere Boxen: Process Definition Tools, Workflow Client Applications, Invoked Applications, Other Workflow Enactment Services (Workflow Engines), Administration and Monitoring Tools ... Interfaces ... interoperability
• Rolle der Workflow Engine (WMFC Referenzmodell) Workflow Engine• Software stellt Laufzeitunterstützung zur Ausführung bereit.• Generiert Instanzen aus den Prozessdefinitionen und arbeitet diese ab.• Ist zuständig für Navigation zwischen einzelnen Prozessaktivitäten.• Unterstützt Interaktionen von Anwendern mittels Schnittstelle.• Tauscht Workflow relevante Daten zwischen Anwender - Applikation aus.• Dient als Supervisor für Steuerung, Administration und Überprüfung.
• Workflow Enactment Service (WFMC Ref. Modell) Workflow Enactment Service = eine oder mehrere Workflow Engines.
• Workflow API and Interchange formats (WFMC Ref. Modell) Workflow API and Interchange formats• Dient standardisiertem Funktionsaufruf zwischen Systemkomponenten.• Dient Formatstandardisierung.
• Process Definition Tool (WFMC Ref. Modell) Process Definition Tool• Prozessdefinition werden erstellt.• Dient zur Analyse, Modellierung, Beschreibung, Dokumentation desProzesses (als Teil des WfMS oder als eigenständiges Produkt).– Dabei wird eine Prozessdefinition übergeben, die zur Laufzeit von derWorkflow Engine interpretiert werden kann.• Durch bspw. ein Metamodell sollen Prozessbeschreibungen Tools/Produkte verschiedener Hersteller eingebunden werden können.
• Workflow Client Applications (WFMC Ref. Modell) Workflow Client Applications• Dient zur Zusammenarbeit mit den Anwendern.• Aktiviert spezielle Applikationen, die ebenfalls zum WfMS gehörenkönnen.• Enthält Konzept „Worklist“, die aller Arbeitsschritte und die zugehörigenAnwender enthält.
• Invoked Applications (WFMC Ref. Modell) Invoked Applications• Repräsentiert alle möglichen Plattformen und Netzwerkumgebungen(bspw. Übersetzungsprogramme, Abrechnungsprogramme).• Momentan besteht noch eine eher eingeschränkte Auswahl anApplikationen, die einebunden werden können.• Dahinter stehendes Konzept „Application Agent“.
• Workflow Interoperabilität (WFMC Ref. Modell) Workflow Interoperabilität• verschiedene Hersteller = Heterogenität systemübergreifende Zusammenarbeit• ABER: unwahrscheinlich– alle Workflow Engines müssen gemeinsame Prozessdefinitioninterpretieren können, Daten teilen, etc. Erwünscht ist die Möglichkeit, Teile eines Prozesses an weiterenEnactment-Service zu senden.
• Administration and Monitoring (WFMC Ref. Modell) Administration and Monitoring• Bietet Werkzeuge für Benutzerverwaltung, Anpassungs- undOptimierungsmöglichkeiten (Anpassung technischer Parameter) undMonitoring.• Zustand bzw. Auslastung der laufenden Instanzen werden angezeigt(Rechen- und Speicherlast des Systems).• Wichtige Aktivitäten werden protokolliert, später Fehler oderOptimierungspotential erkennen zu können.
• Phasen der Softwareentwicklung Phasen der Softwareentwicklung • AnalyseProblemanalyse, Planung• DefinitionAnforderungsdefinition, Prämissen für die Realisierung• EntwurfArchitektur, Komponenten, Schnittstellen• ImplementierungCodierung / Generierung• Abnahme / EinführungÜbergabe, Abnahmetest, Installation, Schulung, Inbetriebnahme• WartungFehlerbeseitigung, Änderungen, Optimierung
• Grundlegende Prinzipien der Systemmodellierung Grundlegende Prinzipien:• Abstraktion: Beschränkung auf wesentliche/relevante Punkte im System• Partitionierung: Unterteilung in Subsysteme, einschl. Schnittstellen• Projektion: es gibt mehrere Sichtweisen auf ein System
• Prinzipien der Unternehmensmodellierung nach Pidd Prinzipien der Modellierung nach Pidd• Modelliere einfach – denke kompliziert!(z. B. Verwendung einfacher Modellierungssprachen) • Beginne klein und erweitere!(z. B. Modellierung zunächst nur die Details, die wirklich nötig sind) • Teile und herrsche, vermeide Mega-Modelle!(z. B. Dekomposition, Betrachtung von Teilmodellen) • Nutze Metaphern, Analogien und Ähnlichkeiten!(z. B. Ersetzung von Modellteilen durch einfachere oder ähnliche) • Verliere dich nicht in Daten!(z. B. zuerst Erstellung des Modells, danach Beschaffung/ Erzeugunggenau der im Modell auftretenden Daten)
• Seven Process Modeling Guidelines (7PMG) Seven Process Modeling Guidelines (7PMG)G1 Use as few elements in the model as possibleG2 Minimize the routing paths per elementG3 Use one start and one end eventG4 Model as structured as possibleG5 Avoid, where possible, OR routing elementsG6 Use verb-object activity labelsG7 Decompose a model with more than 30 elements

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