Projektmanagement (Fach) / 1.02 Interessengruppen / Interessierte Parteien (Lektion)

1.02 Interessengruppen / Interessierte Parteien

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• Projektumfeldausschnitte Sachfaktoren: technisches Umfeld öknomisches Umfeld natürliche Umfeld Sozialfaktoren: sozio-kulturelles Umfeld rechtlich-politisches Umfeld
• tabellarische Darstellung des Projektumfelds x - intern extern y - sachlich / sozial intern = innerhalb FA nicht in Projekt extern = außerhalb FA nicht in Projekt  
• Umfeldanalyse Matrix Nr intern / extern Umfeldfaktor Schnittstelle (Umfeldauschnitt) Bewertung Maßnahme  
• Zusammenhang zwischen Stakeholder / Umfeld und Risiko und Chancenmanagemnt Einige Ergebnisse der Stakeholderanalyse werden in der Risikoanalyse weiterverwendet Ergebnisse der Umfeldanalyse fließen in Risikoanalyse mit ein Einige Ergebnisse der Stakeholderanalyse gehen in den Projektplan bzw. die Kommunikationsmatrix mit ein
• Wozu Stakeholdermanagement Um komplexes Umfeld überschaubar zu machen rechtzeitiges Erkennen von postiven und negativen Einflüssen Problem und Chancen erkennen > daher elementarer Bestandteil des PM
• Vorgehen bei Stakeholdermanagement (Phasen) (1)Identifikation (2)Information und Analyse Erwartungen Betroffenheitsanalyse Stakeholdermatrix: A:Bedeutung/Macht/Einfluss B: Einstellung zum Projekt Bewertung (AxB) Maßnahmen (Dringlichkeit der Bedrohung (Zeitaspekt)) (3)Aktionsplanung Projektmarketing (Kommunikation) -> durch Beeinflußung des Projektumfelds die Projekterfolgswahrscheinlichkeiten steigern Stakeholder-Maßnahmen-Matrix (aktive/passive Einbindung) (4)Monitioring
• Erläutern Sie Strategien und ethische Aspekte zur Beeinflussung von Stakeholdern.   1.     Partizipative Strategie Ziel der partizipativen Strategie ist es, die Stakeholder zu Partnern in der Projektarbeit zu machen. Dabei können die Formen Kommunikation und Information, Projektmitarbeit oder Mitentscheidung unterschieden werden. 2.     Diskussive Strategie Die diskussive Strategie basiert auf einer fairen und nachvollziehbaren Auseinandersetzung mit den Stakeholdern zum Ausgleich von Konflikten (Konfliktmanagement). 3.     Repressive Strategie Eine repressive Strategie basiert darauf, dass übergeordnete Instanzen (bspw. Geschäftsleitung) so gesteuert werden, dass diese Konflikte durch Weisungsbefugnis „beseitigen“ können. 4.     Projektmarketing Projektmarketing heißt, das Projekt gegenüber den Stakeholdern positiv darzustellen, um so die Stakeholder von der Vorteilhaftogkeit des Projekts zu überzeugen und so ihre Unterstützung zu sichern. Dies kann bspw. mit Hilfe des Projektauftrags, dem Projekthandbuch, Projektpräsentationen, einer Projektzeitung oder informellen Kontakten erreichen.   Repressive Strategien basieren auf der Idee, das Umfeld über Druck, vollendete Tatsachen, selektive Information und ähnliche Formen der Machtausübung zu steuern. Diese Strategie mag kurzfristig zum Erfolg führen. Sie ändert aber nichts an der Motivation der Stakeholder und wird längerfristig eher zu Konflikten führen. Dazu kommt der ethische Aspekt, der z.B. von Kant mit "Handle so, daß die Maxime deines Willens jederzeit zugleich als Princip einer allgemeinen Gesetzgebung gelten könne".In
• BUCH: In welchem Zusammenhang stehen Stakeholder und Projekterfolg? Stakeholder und ihre Einstellung zum Projekt stellen für den Projekterfolg Chancen als auch Risiken dar. Sie haben bestimmte Ziele und Erwartungen, die das Projekt unterstützen aber auch gefährden können. Daher ist eine Identifikation und Analyse der Stakeholder fortlaufend erforderlich, um durch geeignete Maßnahmen die Chancen zu unterstützen und die Risiken zu beschränken oder gar zu eleminieren
• BUCH: Nennen Sie Besonderheiten beim internationalen Stakeholdermanagement. Gegebenheiten zu berücksichtigen. Als Beispiel sei der sogenannte Kontextbezug genannt, d.h. die Aufmerksamkeit die in der Kultur den Zusammenhängen z.B. aus Gestik, Mimik, Sprache und Situation gewidmet wird. Daraus ergibt sich, inwieweit einfache unddirekte Fragen gestellt werden können oder nicht.Des Weiteren ist die sogannte Machtdistanz bzw. das hierarchische Gefüge zu berücksichtigen.
• BUCH: Nennen Sie die 4 Hauptphasen des Stakeholdermanagements? Aktives Umfeldmanagement bettet Projekte in ihr komplexes Umfeld ein, um diese übersichtlichdarzustellen und mögliche Einflussgrößen rechtzeitig zu erkennen. Zur Stakeholderbetrachtunggehören- Idenfikation der Stakeholder- Analyse- Aktionsplanung- Monitoring IdentifikationErster Schritt ist die Ermittlung möglicher Stakeholder. Dabei spielen oft Stakeholder aus vergangenen auch bei zukünftigen Projekten eine Rolle (projektübergreifendes Wissensmanagement). Stakeholder ergeben sich teilweise „von selbst“ aus Organisation und Verträgen, denGesetzen u.ä. Z.B. sind interne und externe Auftraggeber immer Stakeholdern. Informationssammlung und AnalyseDer Identifikation schließt sich dann die Analyse als zweiter Schritt an. Stakeholdernkönnen dem Projekt positiv, wohlwollend und fördernd oder negativ, skeptisch und hinderlichgegenüber stehen. Sie sind frühzeitig ins Projekt einzubinden und mit den relevantenInformationen zu versorgen. Fragen dazu:- Wie ist ihre Einstellung? Stehen die Stakeholder dem Projekt positiv oder negativgegenüber?- Betroffenheit? Welche Betroffenheit löst das Projekt bei den Stakeholdern aus?- Erwartungen und Befürchtungen?- Einfluss / Macht?Ergebnis ist eine grafische Veranschaulichung z.B. in einem Stakeholder-Portfolio, ausdem sich ableiten lassen:- Promotoren und Befürworter- Neutral Eingestellte- Opponenten und Gegner Aktionsplanung Darstellung in der Stakeholder-Maßnahmen-Matrix (senkrecht Stakeholdern, horizontalaktive bzw. passive Einbindung).Das Projektmarketing berücksichtigt das soziokulturelle Umfeld und die Kommunikation. Die Botschaft entsteht beim Empfänger!Mögliche Methoden zur Einflussnahme sind: - Motivation, d.h. die Rahmenbedingungen zur Eigenmotivation schaffen; eigene Ziele so vermitteln, dass von anderen zu deren Eigenzielen übernommen werden- Harvard-Methode Separate Betrachtung von Sach- und Beziehungsebene auf Interessen konzentrieren, nicht auf Positionen Entscheidungsalternativen aufzeigen Neutrale Beurteilungskriterien entwickeln MonitoringProjekte und Stakeholdern sind in einem dynamischen Umfeld, in dem sich z.B. Positionen ändern können. Stakeholdermonitoring ist daher in regelmäßigen Statussitzungen zu institutionalisieren.  
• BUCH: Warum nimmt man eine Stakeholderanalyse vor? Die Stakeholder haben ihrerseits Erwartungen und Anforderungen an das Projekt. Hieraus können sich Zielkonflikte ergeben. Stakeholder können aufgrund ihrer Einstellung zum Projekt maßgeblich zum Projekterfolgbeitragen oder ihn gefährden. Chancen und Risiken lassen sich durch eine Analyse frühzeitig erkennen.
• BUCH: Was ist eine Betroffenheitsanalyse? Für jeden Stakeholder wird die Art und der Grad der Betroffenheit durch das Projekt ermittelt.Was wird ermittelt:- Interessen der Stakeholder.- Einstellung ggü. dem Projekt (positiv, negativ)- Art der Betroffenheit.- Bedeutung und Macht des StakeholdersAus diesen Informationen werden Maßnahmen durch den PL abgeleitet, die der positivenBeeinflussung der Stakeholder dienen.
• Was sind die Ergebnisse einer Stakeholderanalyse? - Die Stakeholder sind analysiert.- Die Erwartungen der Stakeholder sind analysiert.- Die Betroffenheitsanalyse wurde durchgeführt (Art und Grad der Betroffenheit).- Die Machtpositionen der einzelnen Stakeholder sind ermittelt.- Maßnahmen zur positiven Beeinflusung der Stakeholder sind definiert.
• BUCH: Was sind Unterschiede und Gemeinsamkeiten von Projektumfeld- und Stakeholderanalyse? Die Projektumfeldanalyse betrachtet Faktoren außerhalb des Projektes. Damit unterscheidet sie sich von der Stakeholderanalyse, welche alle Stakeholder / Interessierte Parteien auch innerhalb des Projektes einbezieht. Externe Stakeholder gehören zum Projektumfeld und hier liegt eine Überscheidung aus Umfeld- und Stakeholderanalyse vor. Allerdings umfasst die Umfeldanalyse sachliche als auch soziale Faktoren, während sich die Stakeholderanalyse alleine auf die sozialenFaktoren des Umfelds beschränkt.
• Welcher Unterschied besteht zwischen direkten und indirekten Stakeholdern (primären und sekundären)? - Primäre StakeholderSie wirken direkt auf das Projekt ein und haben oftmals eine verantwortliche Positionim Projekt; z.B. Zulieferer, Kunden, Projektmitarbeiter.- Sekundäre StakeholderSie verfügen nicht über die Möglichkeit (z.B. über Verträge), direkt auf das Projekteinzuwirken, z.B Umweltverbände, Nachbarschaftsinitiativen, Wettbewerber
• BUCH: Wie kann man Stakeholder klassifizieren? - interne Stakeholder (gehören dem Unternehmen an, welches das Projekt durchführt)- externe Stakeholder (gehören nicht dem Unternehmen an, welches das Projektdurchführt)- primäre Stakeholder (wirken direkt auf das Projekt ein)- sekundäre Stakeholder (können nicht direkt auf das Projekt einwirken)
• Wie können diese Projektumfeldfaktoren strukturiert werden? - Natürliches Umfeld- Technisches Umfeld- Ökonomisches Umfeld- Rechtlich-, politisches Umfeld- Kulturelle und traditionelle Rahmenbedingungen

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