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Projektmanagement BMI FHD (Fach) / 05 - Kommunikationsmanagement (Lektion)

Wissensgebiet Kommunikationsmanagement

Diese Lektion wurde von rstruminski erstellt.

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  • Was sind die 2 Hauptaufgaben des Kommunikationsmanagements? (Folie 67) Sicherstellen, dass alle Projektbeteiligten und Stakeholder die für sie wichtigen Informationen im und über das Projekt erhalten Sicherstellen guter und effektiver Kommunikation
  • Nenne 3 typische Prozesse des Kommunikationsmanagements. (Folie 67) Planung der Kommunikation Analyse des jeweiligen Informationsbedarfes und Festlegung des passenden Mediums Informationswesen, Berichtswesen Konkrete laufende Bereitstellung der Informationen Administrativer Abschluss Bereitstellen aller Abschlussdokumente Lessons Learned
  • Erläutere kurz die 4 Phasen der Gruppenentwicklung. (Folie 68) FormingUnsicherheit; Teammitglieder müssen sich erst noch kennenlernen und ihre Beziehungen zueinander klären; Ausprobieren, welches Verhalten akzeptiert wird StormingKonflikte zwischen Untergruppen; Unstimmigkeiten zwischen Teammitgliedern; Machtkämpfe um die Führungsrolle; "Aufstand"; Ablehnung der Aufgabenanforderungen NormingEntwicklung von Gruppenkohäsion; offener Austausch von Meinungen und Gefühlen; Bereinigung von Konflikten; Normen, Regeln und Rollen werden gefunden; das Team wird harmonischer, gegenseitige Akzeptanz steigt Performinginterpersonelle Probleme gelöst; Energie wird ganz der Aufgabe gewidmet; Rollenverhalten ist flexibel und funktional; gute Atmosphäre; erfolgreiche Zusammenarbeit
  • Welche 5 Punkte machen eine Gruppenarbeit aus? (Folie 68) Mehrzahl von Personen direkte Interaktion über längere Zeit hinweg Rollendifferenzierung gemeinsame Normen Wir-Gefühl → Mehrere Personen arbeiten über längere Zeit hinweg gemeinsam ("Wir"-Gefühl) an einem Ziel. Sie haben in ihre unterschiedlichen Rollen gefunden, aber auch gemeinsame Normen und Regeln zur effektiven Zusammenarbeit entwickelt.
  • Nenne 3 Voraussetzungen für eine effiziente Gruppenarbeit. (Folie 69) Ich - Es - Wir: Jeder sollte die Möglichkeit haben, sich (sein "Ich") einzubringen. Die Aufgabenstellung ("Es") muss gemeinsam verfolgt werden. Das Team ("Wir") fühlt sich zusammengehörig.
  • Nenne 4 Hindernisse für effiziente Gruppenarbeit. Wie lassen sie sich vermeiden? (Folie 69) KonkurrenzdenkenGegenmittel: Vermeidung von Gewinner-/Verlierersituationen Statusdenken zwischen den GruppenmitgliedernGegenmittel: Wertigkeit der einzelnen Mitglieder nicht nach der Hierarchieebene (also ihrer Position in der Firma o.ä.) bemessen Tendenz, stets Mängel eines Vorschlags zu diskutierenGegenmittel: Positives herausstellen Fehlende Fähigkeit des Zuhörens
  • Nenne jeweils 4 Vor- und Nachteile von Gruppenarbeit. (Folie 70) Vorteile Sachliche Vorteile Größere Fähigkeit zur Aufgabenlösung Zunahme der Kreativität Verkürzung der Kommunikationswege Koordinationsvorteile Personelle Vorteile Motivationseffekt Lernmöglichkeiten Soziale Unterstützung Nachteile Sachliche Nachteile Zeitnachteile (möglich) Aufwand für Vorbereitung, Kosten für zus. Qualifikation, Bezahlung, ... "Risky Shift"(Gruppen entscheiden risikofreudiger als Einzelpersonen, weil jeder denkt: "Wenn's schief geht, bin ich ja nicht alleine schuld.") Gefahr der Konformität([zu] starke Anpassung der einzelnen Mitglieder an die Gruppe, keine Individualität mehr) Personelle Nachteile Höhere Arbeitsanforderungen Förderung von Opportunismus(immer den leichtesten/eigennützigsten Weg gehen) geringerer Anreiz für überdurchschnittliche individuelle Leistungen(nach dem Motto "Die anderen machen das schon.")
  • Nenne 3 Funktionen eines Moderators. Welche 2 Dinge darf er somit nicht tun? (Folie 71) Funktionen eines Moderators: er hilft der Gruppe, eigenverantwortlich und konstruktiv/kreativ zu arbeiten er schlichtet Konflikte, bevor sie kontraproduktiv werden er "führt" ohne zu "verführen" - er ist neutral das geschieht durch Fragen, Zusammenfassungen, Ermunterungen, positive Kritik, Überbrückung von Denkblockaden, Vorbildfunktion, Setzung von Zielen, Vorgabe von Regeln usw. Im Umkehrschluss darf er nicht: parteiisch sein oder seine eigene Meinung vertreten sich inhaltlich einmischen
  • Nenne 6 Verhaltensempfehlungen für Moderatoren. (Folie 72) Blickkontakt aufnehmen vor Beginn und während der gesamten Moderation laute und deutliche Sprache bewusster Einsatz von Stimme und Gestik den Teilnehmern immer ein/e Gliederung/Inhaltsverzeichnis an die Hand geben Zusammenfassung und Visualisierung von erledigten (Teil-)Aufgaben Störungen durch Teilnehmer (freundlich) ansprechen auf "Killerphrasen" nicht inhaltlich eingehen sich beim Sprechen immer den Teilnehmern zuwenden, nicht dem Flip Chart... immer so viele TeilnehmerInnen wie möglich einbinden
  • Was sind die 3 Hauptziele einer Präsentation? (Folie 73) Information Überzeugung Motivation
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  • Von welchen 3 Kriterien hängt der Erfolg einer Präsentation maßgeblich ab? (Folie 73) Inhalt und Struktur gelungene Visualisierung gekonntes Präsentationsverhalten
  • Welche 2 Maßnahmen helfen, den Präsentationserfolg zu optimieren? (Folie 74) Unterstützung der Sprache, hauptsächlich durch Bilder/Grafiken Einbindung der Teilnehmer/innen (Feedback, Kritik, Zustimmung, Mitarbeit usw.)
  • Was ist der Unterschied zwischen dem Präsentations-Ziel und dem Präsentations-Thema? (Folie 75) Das Thema gibt nur eher grob den Bereich an, um den es in der Präsentation geht. Beispiele: "Projekt XY" "Blutspende" Das Ziel dagegen ist das, was man mit der Präsentation bei den Zuhörern erreichen möchte. Beispiele: "Die Teilnehmer werden nach der Präsentation für die Bewilligung weiterer Mittel für das Projekt XY stimmen." "Die Zuhörer werden durch die Präsentation überzeugt, bei nächster Gelegenheit Blut zu spenden." Das Ziel sollte vor der Erstellung einer Präsentation eindeutig formuliert werden, um anschließend genau die richtigen Informationen auswählen zu können. Die gesamte Präsentation muss sich der Zielsetzung unterordnen.→ Es finden nur Informationen Verwendung, welche diesem Ziel dienen.
  • Welche 3 Eigenschaften der Zielgruppe sollte man zuerst klären, um die Art und Weise seiner Präsentation daran anzupassen? (Folie 76) Vorkenntnisse der Zuhörer Fachleute/Experten/Kollegen: Vergleiche, Beweise, Fakten, große Lernschritte Laien: viele Bilder, viele Beispiele, kleine Lernschritte Anzahl der Zuhörer wenige: Dialog, Fragen & Antworten viele: Vortrag, wenig Interaktion Einstellungen und Erwartungen der Zuhörer an das Thema an den Präsentator⇒ Inhalte aufnehmen, die ihnen besonders wichtig sind
  • In welchen 3 Stufen wird der Inhalt einer Präsentation üblicherweise aufbereitet? (Folie 77) Sammeln und Selektieren Auswählen der für die Präsentation in Frage kommenden Inhalte Komprimieren und Reduzieren Reduzieren der ausgewählten Inhalte auf das Wesentliche Visualisieren Darstellen der Inhalte für die Präsentation Allgemein gilt: auf die wichtigsten Schwerpunkte konzentrieren und diese "leicht verständlich" aufbereiten; Details in den Anhang packen
  • In welche 3 Kernphasen sollte eine Präsentation eingeteilt sein? Welchen Einfluss hat dabei der Aufmerksamkeitsverlauf und -grad der Zuhörer? (Folie 78) 3 Kernphasen: Eröffnung, Hauptteil, Schluss Aufmerksamkeit sinkt ab ca. 45 Minuten rapide ab→ wenn möglich auf 30-45 Minuten beschränken Aufmerksamkeit ist am Anfang und Ende hoch, dazwischen niedrig→ Hauptteil besonders spannend gestalten: "Muntermacher" wie Fragen, gezielte Ansprache, Zusammenfassungen, Visualisierung, Stimme, Mimik, Gestik usw. einsetzen
  • Nenne 4 Beispiele für Störungen während der Präsentation und wie man mit ihnen umgehen kann. (Folie 84) Sie versprechen sich: Setzen Sie Ihren Vortrag fort oder korrigieren Sie sich - entschuldigen Sie sich aber nicht! Teilnehmer kommen zu spät: Fahren Sie nach kurzer Unterbrechung fort. Teilnehmer führen Seitengespräch: Durch Blickkontakt versuchen, die Aufmerksamkeit zurückzugewinnen. Wenn das Gespräch Ihren Vortrag stört, sprechen Sie die Störung an und fragen Sie z.B.: „Ist Ihre Frage für alle interessant?“ oder „Sollten wir jetzt darüber sprechen?“ Mobiltelefon klingelt: Mit Vortrag aufhören und mit anderen Teilnehmern aufmerksam dem Telefongespräch zuhören. Killerphrasen und sonstige Provokationen: Nicht direkt darauf eingehen, da es sich nicht um sachliche Beiträge handelt; eine vielfach hilfreiche Antwort lautet: „Wir können gerne in der Pause oder in der Abschlussdiskussion darüber sprechen“. Technische Pannen: Nach Möglichkeit auf das Hilfsmittel verzichten, ansonsten um eine kurze Pause bitten.
  • Inwiefern ist die Körpersprache bei einer Präsentation bedeutsam? Was ist zu empfehlen in Bezug auf: 1.) Gestik, 2.) Körperhaltung und 3.) Stimme? (Folie 83) Die Körpersprache (Mimik, Gestik, Stimme) sollte zum Gesagten passen. Form und Inhalt können nicht getrennt werden, die Körpersprache hat also Einfluss darauf, was wie beim Zuhörer ankommt. Die Gestik sollte nicht bewusst eingeschränkt, sondern ggf. sogar intensiviert werden, wenn man Aufmerksamkeit gewinnen oder etwas betonen will.Sie sollte außerdem Offenheit und Freundlichkeit zum Ausdruck bringen. Die Körperhaltung sollte ebenfalls positive Signale senden. Sie wirkt auch auf das eigene Empfinden zurück, d.h. wenn man z.B. "locker" da steht, wird man auch innerlich lockerer.Außerdem sollte man sich immer den Teilnehmern zuwenden, nicht der Tafel / der Projektion / dem Flip Chart. Die Stimme lässt sich in Tempo, Lautstärke und Stimmlage verändern.Dies kann genutzt werden, um Wichtiges hervorzuheben, Zusammenhänge zu verdeutlichen oder die Aufmerksamkeit (wieder) zu wecken.

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