Projektmanagement BMI FHD (Fach) / 00 - Einleitung (Lektion)

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• Nenne 5 typische Ursachen für das Scheitern von Projekten. (Folie 3) Fehlendes Gesamtkonzept Keine klare Aufgabenstellung Keine eindeutige Aufgaben- und Kompetenzabgrenzung Kein Phasenkonzept Zu frühzeitiges Codieren und Arbeiten am PC Schlechtes Projektmanagement und –controlling Keine methodische Vorgehensweise Unklare Verteilung von Verantwortung Keine bzw unzureichende Dokumentation Fehlende Kommunikation zwischen den Beteiligten
• Nenne 3 typische Größenordnungen von Projekten. (Folie 11) (In der Klausur möglicherweise auch: "Ordne folgende Beispielprojekte diesen Größenordnungen zu.") Kleine Projekte:< 6 Mitarbeiter< 0,5 Personenjahre< 50.000 € Mittelgroße Projekte:6 - 50 Mitarbeiter0,5 - 50 Personenjahre50.000 - 5 Mio. € Großprojekte:> 50 Mitarbeiter> 50 Personenjahre> 5 Mio. €
• Nenne 3 Ausprägungen von Auftraggeber und Projektinhalt/-gegenstand. (Folie 13) Arten von Auftraggebern: intern extern Arten von Projektinhalten: Organisationsprojekt Forschungs- und Entwicklungsprojekt (F & E) Investitionsprojekt Ausprägungen = beliebige Kombinationen daraus, z.B.: internes Organisationsprojekt: Firma beauftragt eigenen Mitarbeiter mit der Planung der Firmen-Weihnachtsfeier externes Organisationsprojekt: Firma beauftragt ein Eventmanagement-Unternehmen mit der Durchführung eines Festivals externes F&E-Projekt: Firma beauftragt Software-Unternehmen mit der Entwicklung einer neuen Software usw.
• Nenne die 3 zentralen, kritischen Erfolgsfaktoren des „magischen Dreiecks" des Projektmanagements. Wie beeinflussen sich die Faktoren gegenseitig? (Folie 14) (In der Klausur ggf. Dreieck skizzieren; siehe PDF.) Erfolgsfaktoren: Kosten Qualität Zeit Zusammenhang zwischen den Faktoren: Immer, wenn man an einer Ecke des Dreiecks "zieht", also versucht, einen Faktor zu verbessern, veschlechtern sich die beiden anderen. Beispiele: Man will das Projekt in möglichst kurzer Zeit beenden.→ Kosten steigen→ Qualität wird geringer Man will das Projekt möglichst billig durchführen.→ zeitliche Dauer wird länger→ Qualität wird geringer Man will die bestmögliche Qualität erzielen.→ Kosten steigen→ zeitliche Dauer wird länger Man muss also für jedes Projekt abwägen, in welcher Balance diese 3 Faktoren sich befinden sollen.
• Was sollte eine Projektdefinition beinhalten? (Folie 15) Allgemein: grundsätzliche Projektziele (Was soll überhaupt insgesamt erreicht werden?) klare Ziele und Vorgaben, denen sich die Beteiligten verpflichtet fühlen Projektstrukturierung: Projektstrukturpläne (Was ist im Projekt zu tun?) Ablaufpläne (In welcher Reihenfolge und wann ist etwas zu tun?) Phasenpläne (Was sind die wesentlichen Meilensteine?)→ Wann müssen die Meilensteine erreicht werden?→ Welche Kosten dürfen planmäßig anfallen?→ Welche Ergebnisse müssen zu den einzelnen Meilensteinen vorliegen?
• Warum ist eine Projektdefinition wichtig? (Folie 15) Eine schlechte/unzureichende/fehlerhafte Projektdefinition „rächt“ sich später in Form einer längeren Projektdauer sowie höheren Projektkosten (Fehlerkosten). Außerdem erzeugt es mehr "Commitment" (Selbstverpflichtung) unter den Beteiligten, wenn sie jederzeit die Ziele und Vorgaben klar im Blick haben.
• Wann sollte die Projektdefinition erstellt werden? (Folie 15) Ganz am Anfang, in der frühen Planungsphase (bevor es überhaupt "richtig" losgeht).
• Nenne 3 Dinge, die Transparenz über den aktuellen Stand des Projekts schaffen. (Folie 16) phasenorientierte Projektplanung (Einteilung der Arbeitspakete in Phasen) projektbegleitende Kosten-, Termin- und Qualitätskontrolle Berichtswesen und aussagekräftige Kennziffern als "Frühwarnsystem", um Abweichungen vom Plan möglichst schnell erkennen zu können
• Was bedeutet "personifizierte Verantwortung" (2 Stichpunkte)? (Folie 16) Kongruenz von Verantwortung und Kompetenz (d.h. die Beteiligten sind jeweils für die Gebiete verantwortlich, von denen sie auch tatsächlich Ahnung haben) Klare Zuordnung von Aufgaben innerhalb des Projektteams
• Nenne die 6 Aufgaben des Projektmanagements. (Folie 17) Ziele(Klare, erreichbare, anspruchsvolle, akzeptierte Ziele und Zwischenziele) Aufbauorganisation(Aufbau einer Projektorganisation mit personifizierten Verantwortungen) Ablauforganisation(Bestimmung des technisch und wirtschaftlich geeigneten Projektablaufs) Planung(Planung von realistischen und abgestimmten Leistungen, Kosten und Terminen) Führung(Kommunikation, Motivation, Konfliktbewältigung) Controlling(Laufende Überwachung und sofortige Gegensteuerung bei Abweichungen)
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• Was ist der Unterschied zwischen Aufbau- und Ablauforganisation? (Folie 17) Die Aufbauorganisation bestimmt, wie das Projekt aufgebaut ist und wer wofür zuständig ist (→ "personifizierte Verantwortungen"). Die Ablauforganisation bestimmt, wie das Projekt ablaufen soll und welche Mittel/Wege technisch und wirtschaftlich geeignet sind.
• Nenne die 5 "Soft Skills", die sowohl Projektleiter als auch Mitarbeiter besitzen sollten. (Folie 18) (In der Klausur ggf.: "Welcher davon erscheint Ihnen am wichtigsten?" + kurze persönliche Begründung) Teamfähigkeit Analytisches Potenzial (analysieren/strukturieren) Kreativität Frustrationspotenzial/Hartnäckigkeit Motivationsfähigkeit/Engagement
• Nenne 5 Ausprägungen (Anzeichen/Beispiele) von Teamfähigkeit. (Folie 19) (In Klausur ggf.: "Welche 3/5/x davon halten Sie für die wichtigsten?" + kurze persönliche Begründung) geht auf Menschen zu, baut schnell Kontakte auf bezieht andere in das Gespräch mit ein redet Partner mit dem Namen an fördert die Team-Bildung, das Wir-Gefühl wird schnell mit anderen vertraut steht hinter Gruppenentscheidungen geht auf andere ein denkt sich in Ideen anderer ein und entwickelt sie weiter nickt anderen aufmunternd zu nimmt die Gefühle bei sich und anderen wahr und spricht sie an hält Blickkontakt trägt seine/ihre Ansichten vor, ohne andere zu verärgern nimmt Meinungen anderer auf, stellt Nachfragen berücksichtigt die Gefühle der Partner bittet um Erklärungen, gibt Erklärungen seine/ihre Vorschläge werden aufgegriffen nimmt Schwierigkeiten anderer wahr und gibt Hilfen ihm/ihr wird zugehört er/sie wird um Meinung gefragt
• Nenne die 10 Wissensgebiete des Projektmanagements. (Folie 20) Umfangsmanagement Zeitmanagement Qualitätsmanagement Personalmanagement Kommunikationsmanagement Risikomanagement Integrationsmanagement Kostenmanagement Stakeholdermanagement Beschaffungsmanagement
• Nenne 6 der 10 Wissensgebiete des Projektmanagements mit ihren Teilaufgaben. (Folie 20 + Kapitelbeginn-Folien) Umfangsmanagement- sicherstellen, dass im Projekt genau die Aufgaben durchgeführt werden, die zum erfolgreichen Abschluss notwendig sind Zeitmanagement- fristgerechte Lieferung des Projektgegenstandes sicherstellen- zeitliche Abweichungen erkennbar machen und gegensteuern Qualitätsmanagement- Sicherstellen der notwendigen (minimalen) Qualität- Sicherstellen einer maximalen Qualität (die nicht überschritten werden braucht) Personalmanagement- Optimaler/effektivster Einsatz aller Projektbeteiligten und vom Projekt betroffenen (Stakeholder) Kommunikationsmanagement- sicherstellen, dass alle Projektbeteiligten und Stakeholder die für sie wichtige Informationen im und über das Projekt erhalten- Sicherstellen guter und effektiver Kommunikation Risikomanagement- Erkennen und Bewerten von Risiken des Projektes- Entwicklung und Durchführung entsprechender Maßnahmen Integrationsmanagement- optimale Integration der Projektteile, beispielsweise der          + zeitlichen Projektphasen          + Teilprojekte- Integration der beteiligten Personen- Integration der beteiligten Institutionen, Zulieferer, Subunternehmer- Entwurf, laufende Pflege und Verfolgung des eigentlichen Projektplans Kostenmanagement- Schätzung und Festlegung des notwendigen Budgets- Laufende Überwachung der Kostensituation des Projektes Stakeholdermanagement- Identifikation und aktive Betreuung der mit dem Projekt verbunden „Anspruchsgruppen“ (= Stakeholder), also der Personen, die ein Interesse/Anspruch am/ans Projekt haben Beschaffungsmanagement- Beschaffung von Ressourcen, außerhalb der direkten Projektumgebung (typischerweise Firma)- Personal, Rechner, Baumaterial, Leistungen von Unterauftragnehmern, ...
• Welcher Erfolgsfaktor des "magischen Dreiecks" ist Auftraggebern oft am wichtigsten? (Folie 56) Die Qualität. Häufig sind Kunden eher bereit, mehr zu zahlen oder länger zu warten als Qualitätseinbußen hinzunehmen.

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