Fachwirt für Versicherung und Finanzen (Fach) / Projektmanagement (Lektion)

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• Was sind die Projektmerkmale nach DIN 69901? Projekte sind "kernig"! Wie lauten die Projektmerkmale danach? Projektmerkmale nach DIN 69901 sind: - Zielvorgabe - zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen - Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben - projektspezifische Organisation   Projektmerkmale "kernig" sind: - komplex = inhaltlich vielschichtig, hoher Schwierigkeitsgrad - erstmalig = keine Alltagsaufgabe, keine Vorerfahrung - risikobehaftet = Scheitern ist möglich - neuartig = gab es bisher so noch nicht - interdisziplinär = verschiedene Experten / Bereiche sind betroffen - gedeckelte Ressourcen = begrenzte Kapazität an Geld, Zeit, Personen
• Was ist nach DIN 69901 ein Projekt? Welche andere Definition von Projekt kennen Sie noch? Projekt (DIN 69901) = ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist. Projekt = ist ein großes Vorhaben, das auf Veränderung, Verbesserung und Innovation abzielt und oft auf Druck von außen gestartet werden.
• Was ist Projektmanagement (PM)? Unter Projektmanagement (PM) versteht man 1.) nach DIN 69901 = Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und Abschluss von Projekten 2.) nach Schelle = die Steuerung der verschiedenen Einzelaktivitäten in einem Projekt im Hinblick auf die Projektziele
• Der Projektauftrag ist von großer Bedeutung. Was ist ein Projektauftrag und welche Inhalte hat er? Projektauftrag = ist ein Dokument, dass die Existenz eines Projektes formell bestätigt; er ist formeller Startschuss für das Projekt. Inhalte des Projektauftrages sind: - Projektbezeichnung - Auftraggeber - Projektleiter - Projektbeginn und -ende - Kurzbeschreibung, Unternehmensbedarf, Ausgangssituation, Ziele - Projektergebnisse - Projektbudget - Nutzen, Chancen und Risiken - Annahmen und Beschränkungen - beteiligte Abteilungen, Mitarbeiter    
• Neben dem Projektauftrag sind auch die Projektziele von großer Bedeutung. Sie müssen präzise formuliert sein. Nach welchen Kriterien werden Projektziele formuliert? Erklären Sie anhand der SMART-Methode! Projektziele müssen nach der SMART-Methode - spezifisch - messbar - attraktiv oder aktionsorientiert - realistisch - terminiert formuliert sein.
• Wer ist nach DIN 66905 Projektbeteiligter? Welche andere Definition kennen Sie noch? Zählen Sie Beispiele für Projektbeteiligte auf! Projektbeteiligter ist 1.) nach DIN 66905 = eine Person oder Personengruppe, die am Projekt beteiligt, am Projektablauf interessiert oder von den Auswirkungen des Projekts betroffen ist (vgl. stakeholder). 2.) nach Projektmagazin = eine Person oder Organisationseinheit, die Einfluss auf den Projektablauf wahrnimmt oder wahrnehmen kann. Beispiele für Projektbeteiligte sind: Auftraggeber, -nehmer, Projektleiter, Projektmitarbeiter, Nutzer des Projektergebnisses, Promotoren, Anwohner, Interessengemeinschaften, Presse, Stadtverwaltung, Bank...
• Welche Formen der Projektorganisation kennen Sie? Erläutern Sie auch jeweilige Vor- und Nachteile! Formen der Projektorganisation sind: 1.) Linienprojektorganisation = Projekt wird in die vorhandene Aufbauorganisation integriert und nur in einer "Linie" durchgeführt 2.) reine Projektorganisation = eigenständige Organisationseinheit für das Projekt; Mitarbeiter arbeiten ausschließlich im Projekt; Projektleiter ist disziplinarisch und fachlich Vorgesetzter + hohe Identifikation mit dem Projekt + straffe Führung möglich + kurze Entscheidungswege - Bereitstellung der Ressourcen muss erkämpft werden - Wiedereingliederung in "Linie" oft schwierig - Gefahr, "Linie" zu wenig einzubinden 3.) Matrix-Projektorganisation = Mitarbeiter der "Linie" setzten Teil der Arbeitszeit für Projekt ein; bleiben in ihren Abteilungen; sind der "Linie" unterstellt; haben Projektleiter als weiteren Vorgesetzten + Projektleitung und Linienvorgesetzte fühle sich alleinverantwortlich + flexibler Personaleinsatz + Abteilungswissen wird erhalten und weiterentwickelt 4.) Einfluss-Projektorganisation = keine direkte Einflussmöglichkeit des Projektleiters auf Mitarbeiter, außer kraft seines persönlichen Einflusses; hat nur Informations- und Beratungsbefugnis; Teammitglieder bleiben in ihren Abteilungen; Entscheidungs- und Weisungsbefugnis liegen bei Abteilungsleitern + flexibler Personaleinsatz + keine eigene Organisation erforderlich + Sammlung und Austausch von Projekterfahrung einfach möglich - Gefahr, dass sich niemand wirklich verantwortlich fühlt - Konflikte haben keine Eskalationsebene - sehr schwache Stellung des Projektleiters - viel Politik erforderlich  
• Erläutern Sie mindestens vier Funktionen und Aufgaben eines Projektauftraggebers und Projektleiters (PL)! Die Funktionen und Aufgaben sind beim  a) Projektauftraggeber - initiiert Projekt und genehmigt es - stellt Budget bereit - schlägt PL vor - erteilt Projektauftrag per Unterschrift - stattet PL mit nötigen Befugnissen aus - erhält Zwischenbericht und entscheidet über Fortgang - nimmt Projektergebnisse ab - beurteilt Zielerreichungsgrad b) Projektleiter (PL) - richtet Projektorganisation ein - arbeitet an Projektdefinition mit - leitet Prozess der Zieldefinition - koordiniert Projektablauf - verfolgt Projektfortschritt - erkennt Planabweichungen und wirkt entgegen - regelt Kommunikationsfluss - betreibt Konfliktmanagement - koordiniert Berichterstattung - vertritt Projekt nach innen und außen - Teamentwicklung - Vertragsmanagement und Verhandlungen - Finanzmanagement - führt Mitarbeiter, fachlich und ggf. disziplinarisch - Risiko- und Chancenmanagement - Geschäftsentwicklung im laufenden Projekt - ist wichtigste Person im Projekt (Kapitän) - ist Dreh- und Angelpunkt des Projekts (Planung, Steuerung, Entscheidung) - ist Informationsmanager (im Netzwerk des Informationsflusses) - ist Führungskraft auf Zeit - hat Gesamtverantwortung für Projekt  
• Welche Eigenschaften sollte ein Projektleiter (PL) haben? Eigenschaften eines PL sind: - Fähigkeit, Visionen zu entwickeln und verfolgen - Berufs- und Lebenserfahrung - Zielstrebigkeit - Einsatzbereitschaft - selbständiges unternehmerisches Denken - Mut zum kalkuilierbaren Risiko - strategisches, vorausschauendes Denken und Handeln - Lernfähigkeit - Analysefähigkeit - (Selbst-)Kritikfähigkeit - Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und zu verfolgen - Teamfähigkeit - Führungsqualitäten - Machtbewusstsein - Kundenorientierung 
• Der Projektleiter (PL) verfügt über ausreichende Befugnisse, um auf welche Bereiche Einfluss nehmen zu können? Ein PL verfügt über ausreichende Befugnisse zur Beeinflussung von - Informationsprozesse - Kommunikationsprozesse - Planungsaktivitäten - Steuerungsaktivitäten - Konflikten - Zieländerungen - Ressourcen
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• Über welche Eigenschaften sollte ein Projektmitarbeiter (Teammitglied) verfügen? Ein Projektmitarbeiter (Teammitglied) sollte über die nachfolgenden Eigenschaften verfügen: - sehr gute fachliche Qualifikationen - ausgeprägte Teamfähigkeit - hohe Einsatzbereitschaft - Belastbarkeit - Flexibilität - Lernbereitschaft
• Was sind die wesentlichen Merkmale eines Projektteams? Ein Projektteam - sollte aus 3-7 Personen bestehen - führt alle operativen Projektarbeiten aus - verfügt über alle fachlichen Kompetenzen (Spezialisten) - besteht auf Zeit - ist in der Zusammensetzung problematisch (wen bekomme ich, wann und wie viel)
• Was sind Kompetenzen des Projektleiters (PL) und der Projektmitarbeiter? Geben Sie Beispiele für die jeweiligen Kompetenzen! Kompetenzen des PL oder der Projektmitarbeiter sind a) Fachkompetenz ("Kopf") = know what, Spezialwissen, projektbezogene Methodenkenntnisse b) Sozialkompetenz ("Herz") = Teamfähigkeit, Kommunikationsfähigkeit, Konfliktfähigkeit, Einfühlungsvermögen, Bereitschaft zum Rollenwechsel... c) Handlungskompetenz ("Hand") = know how - Methodenkompetenz = Informationen beschaffen, strukturieren, bearbeiten, darstellen..., Tools anwenden, Prozesse gestalten, Moderation, Gesprächs-, Verhandlungsführung...   - Organisationskompetenz = Projektorganisation, Beschaffung und Verträge, Normen und Richtlinien, Personalentwicklung, organisationales Lernen...
• Erläutern Sie anhand eines Schaubildes den Zusammenhang der im Projektmanagement zur Projektplanung eingesetzten Methoden! Schaubild: Zusammenhang der zur Projektplanung eingesetzten Methoden Auftrag ↓ Phaseneinteilung ↓  Terminplan ← Strukturplan → Kostenplan ↓ Terminplan → Ressourcenplan ← Kostenplan ↑ Terminplan ↔ Controlling ↔ Kostenplan ↑ Abschluss
• Wie sollte ein Projekt nach dem Projektphasenmodell zunächst grob eingeteilt werden, um eine grundlegende Struktur von der ersten Idee bis zum Projektende zu schaffen? Als erster Schritt sollte ein Projekt nach dem Projektphasenmodell in drei wichtige Phasen unterteilt werden: - Planungsphase = erste Studien, Konzeptionierung von Machbarkeit und Tauglichkeit, detaillierte Lösungsentwürfe - Durchführungsphase = Vergabe des Projektauftrages (Startschuss), Ausschreibung, Beschaffung, Verträge - Abschlussphase = Inbetriebnahme, Übergabe und Abnahme sowie Projektabschluss
• Um den Projektablauf genauer zu planen (Feinplanung), gibt es verschiedene Instrumente der Projektplanung. Welche sind das? Instrumente der Projektplanung sind: - Projektstrukturplan - Netzplantechnik  - Meilensteinmethode
• Erklären Sie die Funktionsweise eine Projektstrukturplanes! Beim Projektstrukturplan wird das Gesamtprojekt in Teilschritte unterteilt: 1.) Gesamtprojekt a) Teilprojekt 1 (TP1), Teilprojekt 2 (TP2) ... aa) Hauptarbeitspaket zu TP1 (HTP1), Hauptarbeitspaket zu TP2 ... aaa) Arbeitspaket zu HTP1, Arbeitspaket zu HTP2 ...  
• Erläutern Sie die Funktionsweise der Netzplantechnik! Bei der Netzplantechnik wird ein Netzplan erstellt, der eine zeitlich-logische Struktur in alle durchzuführenden Arbeiten bringt, d.h. - welche Arbeiten können bzw. müssen parallel und welche hintereinander erfolgen (Abhängigkeiten ermitteln) - er ist das Ablauf-Diagramm, zu dem Termine errechnet werden - jedes einzelne Arbeitspaket (AP) aus dem Projektstrukturplan wird wie folgt dargestellt: Name des AP FAZ  DAU  FEZ SAZ  GP     SEZ - Zeitpunkte in Betriebskalender übertragen (Legende: FAZ = frühester Anfangszeitpunkt; FEZ = frühester Endzeitpunkt; DAU = FAZ-FEZ; SAZ = spätester Anfangszeitpunkt; SEZ = spätester Endzeitpunkt; GP = Gesamtpuffer (FAZ-SAZ = GP oder FEZ-SEZ = GP Anm.: Bei GP = 0 ist AP ein kritischer Vorgang / "kritischer Pfad")  
• Erläutern Sie die Funktionsweise des Meilensteinmethode! Bei der Meilensteinmethode werden Meilensteine definiert, d.h. ein nach Inhalt und Termin prüfbares Ergebnis von besonderer Bedeutung für das Projekt. Sie sind damit markante Punkte für den Soll-Ist-Vergleich und oft auch Berichtszeitpunkte an den Auftraggeber.
• Was ist bei der Ressourcenplanung mit dem Balkendiagramm gemeint? Das Balkendiagramm (Ablauf- und Terminplanung) dient der Personaleinsatzplanung, setzt einen Projekstrukturplan, Netzplan bzw. Übertragung in den Betriebskalendar voraus und gibt eine Übersicht davon, wer, was, wann macht.
• Der Projektleiter sollte in der Planungsphase auch schon die Phasen der Teamentwicklung berücksichtigen. Welche sind das? Erklären Sie diese! Die vier Phasen der Teamentwicklung sind: 1. Forming = Orientierungsphase, d.h. Individuen beginnen sich als Gruppenmitglieder wahrzunehmen 2. Storming = Konfliktphase, d.h. Mitglieder bestimmen ihre Rolle und ihren Status in der Gruppe 3. Norming = Organisationsphase, d.h. die Beziehungen haben sich etabliert, eine Gruppenarbeit entsteht und ie Gruppe demonstriert Zusammengehörigkeit 4. Performing = Produktionsphase, d.h. das Team ist voll funktionsfähig und erbringt seine Leistung
• Welche Funktion hat der Projektauftakt ("Kick-Off")? Der Projektauftakt ("Kick-Off"): - erstes Treffen aller Projektmitarbeiter mit Projektleiter und Auftraggeber - Startschuss für das Projekt: Motivation, Vision erzeugen, Informationen geben - Akzeptanz für Projektplanung gewinnen - Zusammenarbeit regeln - durch Vereinbarung über Vorgehensweise und Kommunikation das Projektteam arbeitsfähig machen - wichtige Eckdaten werden mitgeteilt: Zeiten, Ziele, Inhalte, Struktur - gleicher Kenntnisstand erreichen, gutes Gefühl, Fragen klären
• Was sind die wichtigsten Aufgaben des Projektteams und des Projektleiters in der Phase der Projektdurchführung? Die wichtigsten Aufgaben in der Projektdurchführung sind beim 1. Projektteam - Bearbeitung der zugewiesenen operativen Aufgaben (Arbeitspakete) 2. Projektleitung - Kick-Off-Veranstaltung organisieren - Projektaktivitäten steuern - Abläufe kontrollieren - Controlling durchführen und ggf. Maßnahmen einleiten - Qualitätssicherung - Informations-, Berichts- und Dokumentationswesen
• Was bedeutet Projektcontrolling? Projektcontrolling bedeutet nicht Kontrolle, sondern umfasst den gesamten Planungs-, Entscheidungs- und Korrekturprozess. Mit Controlling ist gemeint, dass zunächst Ziele geplant, diese dann in bestimmten Abständen überprüft und Zahlen zur Verfügung gestellt werden, die eine Basis zur Entscheidung für Kurskorrekturen liefert. (Anm.: Die Projektsteuerung bzw. das -controlling ist die wichtigste Aufgabe des Projektleiters während der Projektdurchführung.)
• Was sind die Aufgaben bei der Projektsteuerung bzw. beim Projektcontrolling? Aufgaben bei der Projektsteuerung bzw. beim Projektcontrolling sind: - regelmäßig den Ist-Stand der wichtigsten Planungsgrößen durch festgelegte Rückmeldemechanismen überprüfen - bei kritischen Abweichungen Gegenmaßnahmen einleiten - ggf. Prognoserechnungen anstellen unter definierten Annahmen oder unter der Annahme "Es passiert nichts mehr" 
• Nach welchem Schema sollte der Projektleiter bei der Projektsteuerung bzw. beim Projektcontrolling vorgehen? Projektsteuerung bzw. Projektcontrolling erfolgt nach dem folgenden Regelkreis: 1.) Datenerfassung (Ist-Stand) ↓ Daten über den Arbeitsstand zum Prüftermin 2.) Plan-Ist-Vergleich ↓ z.B. mit Meilensteinplan- oder Balkendiagramm 3.) Abgleichsanalyse ↓ Ursachen suchen, analysieren ↓ Auswirkungen einschätzen ↓ Handlunsgbedarf prüfen ↓ Handlungsalternativen ermitteln ↓ Handlungsalternativen bewerten ↓ Entscheidung treffen 4.) Gegensteuerung zur Korrektur der Abweichung ↓ zurück zu 1.)
• Erläutern Sie das Prinzip des Ampel-Controllings! Das Ampel-Controlling unterscheidet analog zur Verkehrsampel drei Farbzustände: grün, gelb, rot. Dabei bedeutet 1.) Ampel grün = kein Handlungsbedarf, Zielerreichung mit gegebenen Ressourcen möglich 2.) Ampel gelb = leichte Verzögerung, kann aber aufgeholt werden, sollte aber bsonders beobachtet werden; das Projekt läuft Gefahr, die Ziele nicht zu erreichen, Ergebniss sind eigeschränkt verwendbar 3.) Ampel rot = akuter Handlungsbedarf, Maßnahmen ergreifen, Projekt läuft Gefahr, die Ziele nicht zu erreichen, Ergebnisse sind nicht verwendbar
• Erklären Sie anhand eines Schaubilds das magische Projekt-Dreieck! Schaubild: Magisches Projekt-Dreieck 1.) Qualität / Quantität (Inhalt) 2.) Zeit / Dauer 3.) Kapazität / Budget / Kosten (Anm.: In Projekten stehen die Größen Zeit, Qualität / Quantität, Budget in einem wechselseitigen Abhängigkeitsverhältnis.)
• Wo können die Ursachen von Planabweichungen liegen und welche Korrekturmaßnahmen sind möglich? Ursachen von Planabweichungen können sich ergeben aus: 1.) Zeit: Verzögerung, Unterbrechung, Terminverschiebung ... - Korrekturmaßnahmen: Zeitpuffer vorhanden? Andere AP verkürzen? Kapazitäten erhöhen? Endtermin verschieben? ... 2.) Personal: Mitarbeiter verlassen Projekt, Zusammenarbeit funktioniert nicht, Konflikte im Team, Krankenstand ... - Korrekturmaßnahmen: Mehrarbeit? Externe einkaufen? Zusätzliches eigenes Personal? Konflikte klären? ... 3.) Kosten: Preiserhöhungen ... - Korrekturmaßnahmen: Kostenpuffer nutzen? Nachbudgetierung? ... 4.) Inhalte: Neue Wünsche, geänderte Rahmenbedingungen ... - Korrekturmaßnahmen: Anpassungsbedarf klären? Veränderung von Qualität / Quantität
• Welche Projektrisiken sind zu unterscheiden? Als Projektrisiken sind zu unterscheiden: - Planungsfehler - Ausführungsfehler - Veränderungen der Rahmenbedingungen
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• Woraus können sich Planungsfehler ergeben? Nennen Sie jeweils mindestens ein Beispiel! Planungsfehler können bestehen hinsichtlich 1.) Arbeitsumfang, z.B. - Arbeitspakete vergessen - falsche Aufwandsschätzung - falsche Risikoeinschätzung 2.) Kapazitäten, z.B. - (Über-)Belastung der Mitarbeiter unterschätzt - Verfügbarkeiten nicht abgestimmt 3.) Team bzw. Mitarbeiter - know-how falsch eingeschätzt - Schulung bzw. Einarbeitung nicht berücksichtigt - Urlaub, Grundlasten, vorhersehbare Ausfälle nicht eingeplant
• Worin können Ausführungsfehler bestehen? Geben Sie jeweils mindestens ein Beispiel! Ausführungfehler können bestehen hinsichtlich 1.) Mitarbeiterführung, z.B. - falsche Auswahl von Mitarbeitern - Gruppenzusammensetzung - mangelnde Aufsicht 2.) Aufgabenbearbeitung, z.B. - Fehler im Entwurf, Konzept, Konstruktion ... - mangelnde Qualitätskontrolle - unsachgemäße Ausführung
• Nennen Sie als Projektrisiko mindestens zwei Beispiele für Veränderungen bei den Rahmenbedingungen! Beispiele für Veränderungen bei den Rahmenbedingungen können sein: - veränderte Prioritäten der Unternehmensleitung - Gesetzesänderungen - Änderungswünsche des Auftraggebers - Wetter, Streik, Kündigungen ...

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