IT-Management (Fach) / 09_3_Archivierung (Lektion)
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09_3_Archivierung
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- Was sind die 10 Merksätze des VOI zur revisionssicheren elektronischen Archivierung (2009 / 2019)? 1. Jedes Dokument muss nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden 2. Die Aufbewahrung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen 3. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren 4. Jedes Dokument muss mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden 5. Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden 6. Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können 7. Das unberechtigte und/oder nicht nachvollziehbare Löschen von Dokumenten ist technisch und organisatorisch auszuschließen und so zu organisieren, dass sowohl Aufbewahrungsfristen eingehalten als auch gesetzliche Löscherfordernisse erfüllt werden können 8. Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden 9. Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden 10. Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein