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Projektmanagment (OP) (Fach) / 05_01_Stakeholder (Lektion)

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• Was sind Stakeholder? Begriffsdefinition „Stakeholder“ nach DIN 69901:2009• Projektbeteiligte (engl. stakeholder): Gesamtheit aller Projektteilnehmer, -betroffenen und -interessierten, deren Interessen durch den Verlauf oder das Ergebnis des Projekts direkt oder indirekt berührt sind.
• Was ist Stakeholdermanagement? Stakeholdermanagement dient dazu, die Bedürfnisse der wichtigsten Interessensgruppen zu ermitteln und bei der Projektplanung und –durchführung zu berücksichtigen, um Gefahren vom Projekt abzuwenden. Der Projekterfolg wird nicht nur von inhaltlichen Fragen, Terminen und Budgets beeinflusst, sondern auch unmittelbar vom Einfluss der beteiligten oder betroffenen Personen bzw. Personengruppen. Mittels Stakeholdermanagement sollen positive Einflüsse verstärkt und negative minimiert werden. Es wird während der gesamten Projektlaufzeit in einem kontinuierlichen Zyklus von Identifikation, Analyse, Steuerung und Überwachung durchgeführt.
• Welchen wesentlichen Effekt soll das Stakeholdermanagement auf die Stakeholder haben? Die jeweiligen Stakeholder haben Erwartungen/Befürchtungen und Ziele, die sie erreichen möchten. Diese müssen nicht unmittelbar mit den Zielen des Projekts übereinstimmen. Eine wesentliche Aufgabe des Stakeholdermanagements besteht nun darin, die Ziele des Projekts mit den Zielen der Stakeholder in Übereinstimmung zu bringen. Nicht angeglichene oder abgestimmte Ziele können zu Konflikten führen. Durch erfolgreiches Stakeholdermanagement nähern sich Projekt- und Stakeholderziele einander an.
• Welche 2 Arten von Stakeholdern gibt es und ich welche 2 Kategorien können diese unterteilt werden?  Interne Stakeholdero in dem Unternehmen arbeitenden  Externe Stakeholdero außerhalb des Unternehmens agierenden Kategorien: - Sozial (Intern: Projektmitarbeiter, Extern: Dienstleister) - Sachlich (Intern: Handbücher, Extern: Gesetzte)
• Wie läuft der Stakeholder-Management-Prozess ab? 1. Planung Stakeholdermanagement 2. Stakeholder indentifizieren ->SH Register 3. SH analysieren und bewerten -> SH-Analyse, Kraftfeldanalyse 4. SH-Behandlung -> Kommunikationsplan 5. SH-Steuer/Überwachen
• Prozess SHA 01: Wie werden SH-Indentifiziert?  Brainstorming:– Man ermittelt und überprüft die möglichen Stakeholder durch Brainstorming (mit einer Expertengruppe)  Organigramme:– Diese können durchgeschaut werden, um so komplette Organisationseinheiten zu überprüfen  Prozessdarstellungen (oder Prozesse allgemein):– Über die visualisierten Prozesse, die von dem Projekt beeinflusst werden, können die Prozess- Beteiligten ermitteltet werden; diese sind häufig auch Stakeholder des Projekts  Fragen zum Erkennen von potentiellen Stakeholdern– Wer fördert die Projektarbeit?– Wer hat Interesse an der Erreichung der Projektziele?– Wer hat zusätzliches Wissen, das die Projektarbeit fördern könnte?– Wer muss Meilensteinen, Projektschritten zustimmen?– Wer muss Ergebnisse des Projekts abnehmen?– Wer könnte die Projektarbeit behindern / bremsen?– Wer ist am Projekt interessiert?– Für wen ändert sich etwas durch die Projektarbeit?– Für wen ändert sich etwas durch die geplanten Projektergebnisse?– Wer wird gebraucht zur Mitarbeit?– Wer kann „Stimmung“ für bzw. gegen das Projekt machen?– Wer hat Erwartungen an die Projektarbeit?– Wer hat Erwartungen an die Projektergebnisse? Anschließend werden die SH in einem SH-Register festgehalten.
• Prozess SHA 02: Wie werden SH-analysiert und bewertet? Die Stakeholderanalyse umfasst die Untersuchung sowie Bewertung der möglichen Einflüsse der Stakeholder auf das Projekt. Zweck der Stakeholderanalyse ist es, die Stakeholder hinsichtlich der Tragweite ihres Einflusses auf das Projekt zu priorisieren und die Grundlage für die Maßnahmenplanung des Stakeholdermanagements zu liefern. Bei der Stakeholderanalyse werden die Stakeholder hinsichtlich ihrer Einstellung zum Projekt und ihres Einflusses auf das Projekt bewertet. Diese Bewertung geschieht auf Basis der Stakeholderliste und den darin erfassten Erwartungen. Durchgeführt wird die Stakeholderanalyse am besten durch das Projektteam, welches jeweils Einschätzungen abgibt, die in der Stakeholderliste erfasst werden. Tabelle SH-Bewertung: Stakeholder Erwartungen\Befürchtungen Wie ist die Einstellung zum Projekt?(+123,0,-123) Wie stark ist der Einfluss auf das projekt? (+123,0,-123) Welche Konsequenzen ergeben sich für das Projekt? Maßnahmen
• Prozess SHA 02.5: Wie wird die SH-Kraftfeldanalyse durchgeführt? Kraftfeldanalyse (Portfolio-Darstellung -> Grafik mit x und y Achse) Eine mögliche grafische Darstellung auf Basis von „Einstellung“ und „Einfluss“ ist die Kraftfeldanalyse. Sie liefert einen guten und schnellen Überblick der Stakeholder-Einstellung und des Stakeholder- Einflusses im Projekt.
• Prozess SHA 03: Maßnahmen definieren In diesem Schritt gilt es, geeignete Maßnahmen zu definieren, um die positive Einstellung der Stakeholder zu verstärken und Einflüsse durch negativ eingestellte und machtvolle Stakeholder zu verringern. Besonders für die Gruppe der wichtigen Stakeholder darf dies nicht unterschätzt werden Die Kernfrage lautet:  Wer muss wie und wann über was informiert werden, um die Stakeholdereinflüsse im Sinne des Projekts zu steuern?  Partizipative Strategien (Stakeholder als Partner) -> Viel Macht/ positive einstellung  Diskursive Strategien (Ausgleich der verschiedenen Interessen mit Methoden der Verhandlung) -> viel Macht, negative/neutrale Einstellung  Informative Strategien (regelmäßige Informationen) -> wenig Einfluss / positive einstellung  Repressive / restriktive Strategien (z.B. durch Machtpromotoren / bewusst reduzierte Informationsabgab) -> geringer Einfluss / Geringes Interesse
• Prozess SHA 04: SH steuern Stakeholdermanagement ist keine einmalig durchzuführende Methode, sondern ein fortlaufender Prozess während des gesamten Projekts. Basierend auf der inititalen Stakeholderanalyse sollten Sie folgende Fragen regelmäßig stellen:  Ist die Liste der Stakeholder noch aktuell, oder sind weitere Stakeholder zu beachten? Sind die Bewertungen der Stakeholder noch korrekt? Reagieren die Stakeholder wie geplant auf die definierten Maßnahmen oder sollten diese angepasst werden? Wenn Sie diesen Schritt vernachlässigen, verliert das Stakeholdermanagement einen großen Teil seiner Wirksamkeit.Insbesondere bei Änderungen von Einfluss und Macht muss die Stakeholder-Bewertung aktualisiert werden
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• Zu welchen 4 Aspekten des Projektmanagements hat das Stakeholder-Management Schnittstellen? Risiko-Management Kommunikationsplan Zielermittlung RE-Engeneering

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