Fachwirt - SuF (Fach) / Aufbau- und Ablauforganisation (Lektion)

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• Organisation System von Regelungen, durch das der Aufbau und alle Abläufe (Prozesse) im Unternehmen bestimmt sind - viele Gesichtspunkte zu berücksichtigen (Art der zu erledigenden Aufgabe, vorhanden Ressourcen ,etc)
• interne und externe Einflüsse auf die Organisation intern: Art der zu erfüllenden Teilaufgabe, Grad der Arbeitseinteilung (Zerlegung der Aufgaben in mehrere Arbeitsschritte), Betriebsgröße (Zahl der Beschägtigten o. Zahl der Arbeitsvorgänge), Ausstattung mit Hilfsmitteln (IT, Informationstechnologie), Kostenentwicklung (Verhältnis von Gemeinkosten und direkten Kosten), Geschichte des Unternehmens extern: Marktsituation (Änderung der Nachfrage infolge technologischer Entwicklung oder veränderter Risikoeinstellung, Änderung der Konkurrenzsituation afugrund von Rechtsvorschriften (Monopolen)), Gesetzes- / Verordnungsänderungen (Einführung bes. Risikomanagement, Beratungs- und Informationspflicht)
• Anforderungen an Organisation/Organisationsziele aus Sicht des Kunden, des VU und der MA; Kernaufgabe Organisation Kunde: Geschwindigkeit (Termintreue), Fehlerfreiheit, Verfügbarkeit von qualifizierten Ansprechpartnern, Flexibilität bei besonderen Wünschen VU: zweckmäßige Arbeitsteilung (trennscharfe Zerlegung, anschließende Zuordnung von Arbeitsergebnissen zur Bildung von entspr. Organisationseinheiten), optimale Koordination aller Teilaufgaben (zwischen beteiligten Stellen - zeitlich & im Hinblick auf Räume, Austattung, etc.), Anpassungsfähigkeit, Kontrollierbarkeit, Transparenz MA: Minimierung von Konflikten, Arbeitszufriedenheit (abwechslungsreich, zeitgemäß, klare & individuell steuerbare Arbeitszeiten), Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung, Erhalt des Arbeitsplatzes Kernaufgabe: Bildung von Stellen, Gruppen, Bereichen; Festlegung des Unternehmensaufbaus; Gestaltung von Kommunikationswegen; Ausstattung der Aufgabenträger mit Kompetenzen und Verwantwortungen; Erarbeitung von zweckentsprechenden Prozessen; Einführung und Dokumentation neuer Systeme; zur Konkretisierung folgen Organisationsziele (aus Unternehmenszielen abgeleitet)
• Aufgabensynthese & Aufgabenanalyse Aufgabensynthese als zweckbestimmte Zurodnung von Teilaufgaben zu Aufgabenträgern und Hilfsmitteln (=Stellenbildung) setzt Aufgabenanalyse voraus (Definition von Teilaufgaben nach Zerlegen von Gesamtaufgaben nach versch. Kriterien) Bei Aufgabensynthese wird entschieden, ob die Teilaufgabe in wenigen definierten Stellen oder einer Stelle (Zentralisation) oder in mehreren Stellen bzw. vielen getrennten Abteilungen (Dezentralisation) durchgeführt wird
• Zentralisation oder Dezentralisation Orientiertung an: der sachlichen (technischen) Struktur von Aufgaben,• notwendigen Kompetenzen (Leitungsbefugnissen) der Stellen,• der Leitungsspanne der mit Entscheidungsbefugnissen ausgestatteten Stellen (=Instanzen),• der zeitlichen Verknüpfung der Abläufe in den Stellen sowie• räumlichen Merkmalen der Abteilungen.  Bsp. Gleichförmige Aufgaben - zentral zusammengefasst; Leitungskompetenz - entscheidend für Größe der Abteilung, mehrere Unterabteilungen und damit dezentrale Anordnung; technisch, zeitlich oder räumlich verknüpft)
• Maßnahmen zur Verbesserung der Leistungs- und Servicequalität Maßnahmen zur Prozessoptmierung, zumeist ausgelöst durch Feststellen von Schwachstellen, etc.: - Zentralisierung bestimmer vom Kundenkontakt unabhängiger Aufgaben an einem Standort - Dezentralisierung von Datenerfassungs- und Dokumentationsaufgaben, wie b.z. Verlagerung der Eingabe/Prüfung von Kundendaten zur Antragsausfertigung auf den Vertriebler - Verlagerung von bisher selbst erbrachten Leistungen auf spezialisierte und kostengünstige Fremdfirmen (Outsourcing), z.B. ReWe, Telefonservice, Leistungsabrechnung
• Unterscheiden Sie Aufbau- und Ablauforganisation - Aufbauorganisation -> Hierachien (Stelle, Abteilungen, hierarchische Einordnung), Strukturen, eher statisch, Organigramm - Ablauforganisation -> ordnet Prozesse/Abläufe, logische Abfolge von Arbeitsschritten, räumlich, sachlich, zeitlich -> zwischen Aufbau- und Ablauforga bestehen Interpendenzen
• Organisationsprinzip - VU soll dauerhaft strukturiert werden, Zusammenarbeit soll so gerechelt werden, dass eine Ordnung entsteht - Prinzip der Wirtschaftlichkeit, der Zweckmäßigkeit und der Gleichgewichtigkeit soll eingehalten werden - Stabilität und langfristige Organisation soll geschaffen werden, die gleichzeitig flexibel ist -> stabile Elemente und kurzzeitig geltende, berfristige, fallbezogene Maßnahmen müssen vorhanden sein (auch Projektorganisation)
• Organisationsentwicklung / Change-Management geplante Veränderung von bestehenden Organisationen -> neue Konzepte lassen die traditionellen Organisationen in den Hintergrund treten - Ansätze: stärke Prozess-, Kunden-, Kompetenzorientierung
• Organisationsprinzipien - produktbezogene Ausrichtung (Wurzeln nicht nur in Spartentrennung sondern auch aus vielen ursprünglichen Ein-Sparten-Anbietern) - Innen- und Außendienstorganisation: traditionell unternehmenseigener /-naher Vertrieb -> welche Aufgabe gehört wohin? zentral oder dezentral? - auch Kundengruppen/Geschäftsfelder, Frimen- und Privatkundengeschäft, Vertriebswege
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• Primär- und Sekundärorganisation - ursprüngliche Organisation (Primärorganisation) wird angereicht, ausdifferenziert und von zeitliche befristeten oder auf Aufgabenbereiche begrenzte Regelungen (Sekundär) überlager - Schlagworte: Geschäftsfeldübergreifende Bereiche, Spezial- oder Querschnittsfunktion, Outsourcing, Übertragung von Geschäften auf eine Holding

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