Fachwirt - SuF (Fach) / Projekt (Lektion)

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• Definition Projekt - Einmaligkeit - eigene Projektorganisation - klare Zielvorgabe - zeitlichen, personellen und Budgetvorgaben - klare Abgrenzung zu anderen (täglichen) Tätigkeiten - besondere Wichtigkeit für das Unternehmen
• Definition Projektmanagement Projektmanagement ist die Steuerung der verschiedenen Einzelaktivitäten in einem Projekt im Hinblick auf die Projektziele Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projekts.
• Kriterien, die später zur Überprüfung der Ziele verwandt werden sollen SMART-Formel beachten
• Projektpersonen inkl. Rolle a)Auftraggeber(ist an verschiedenen Stellen eingebunden. Er gibt z. B. das Projekt in Auftrag, sorgt für die Bereitstellung finanzieller Mittel, beurteilt Ergebnisse, erhält Statusberichte) b) Projektleiter(zentrale Rolle z. B. bei der Planung, Koordinierung, Steuerung und Kontrolle) c) Projektteam(unterstützt den Projektleiter und führt anfallende Arbeiten aus) d) Weitere Beteiligte, andere Organisationseinheiten(Informationsgeber zum Projekt oder Betroffene von Projektentscheidungen –Mitarbeiter die das Ergebnis des Projektes umsetzen sollen = Fachbereich / Innendienst) e) Stakeholder(sind Personen oder Personengruppen, die am Projekt beteiligt sind, Interesse zeigen oder von Auswirkungen betroffen sind. Sie haben ein begründetes Interesse am Projekterfolg und am Nutzen: Auftraggeber, Auftragnehmer, Projektleiter, Projektmitarbeiter, Nutzer der Projektergebnisse, Außendienst)
• Aufgaben Projektleiter Projektorganisation einrichten•An der Projektdefinition mitarbeiten•Prozess der Zieldefinition leiten •Projektablauf koordinieren •Projektfortschritt (Termine, Kosten, Leistung) verfolgen•Änderungen prüfen, abstimmen und in Projektpläne einarbeiten•Kommunikationsfluss regeln•Konfliktmanagement betreiben •Berichterstattung koordinieren •Projekt nach innen und außen vertreten•Teamentwicklung •Vertragsmanagement und Verhandlungen•Einkauf und Logistik inklusive Lieferantenmanagement•Finanzmanagement
• persönliche und fachliche Eigenschaften Projektleiter Persönliche Eigenschaften:•Lebenserfahrung •Fähigkeit, Visionen zu entwickeln und zu verfolgen •Zielstrebigkeit•Einsatzbereitschaft•(Selbst-)Kritikfähigkeit•Mut zum kalkulierbaren Risiko •Lernfähigkeit Fachliche Eigenschaften:•Berufserfahrung (abteilungsübergreifende Kenntnisse)•Selbstständiges unternehmerisches Denken•Analysefähigkeit (komplexe Zusammenhänge im Kosten- / Finanzmittelbereich)•Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und zu verfolgen•Führungsqualitäten (delegieren, Entscheidungen treffen)•Strategisches Denken•Machtbewusstsein •Übergreifendes Denken (projekt- wie unternehmensübergreifend)•Kundenorientierung
• Befugnisse Projektleiter Informationsbefugnis (Bsp. er Projektleiter (PL) ist befugt, dem entsprechenden Stakeholder die für die jeweilige Person erforderlichen Informationen – ohne nochmalige Absprache mit dem Projektauftraggeber – weiterzugeben) Kommunikationsbefugnis Planungsbefugnis (Bsp. der PL ist befugt, eigenständig sämtliche Planungsaktivitäten zu lenken, zu delegieren und ggf. (bei drohenden Abweichungen – vor allem im Zeitmanagement = kritischer Pfad) eine Kurskorrektur vorzunehmen, um die Gefährdung des Projekts abzuwenden) Steuerungsbefugnis Konfliktmanagement (Bsp. die Projektmitglieder sind je nach Projektorganisation fachlich und evtl. auch disziplinarisch dem PL unterstellt. Auf jeden Fall muss der PL mit der Befugnis ausgestattet sein, beginnende oder bestehende Konflikte in seinem Team eigenständig lösen zu können. Bestehende Konflikte können das gesamte Projekt gefährden!) Ressourcenbefugnis
• Fähigkeiten Projektteammitglieder Ausgezeichnete fachliche Qualifikation Ausgeprägte Teamfähigkeit Hohe Einsatzbereitschaft Belastbarkeit Flexibilität Lernbereitschaft
• Kompetenzen Teammitglieder 1) Fachkompetenz (Fachwissen einbringen, Projektleiter unterstützen & mit Wissen versorgen) 2) Methodenkompetenz (Präsentationstechniken - um Wissen anschaulich darzustellen und die Information,die der PL der Geschäftsführung zukommen lassen muss, attraktiv aufzubereiten; Gesprächsführung, Kreativitätstechniken; Verhandlungsführung – bei hitzigen Teamdiskussionen kann ein MA den PL mit dieser Kompetenz tatkräftig unterstützen und bei ausufernden Diskussionen strukturierend eingreifen) 3) Organisationskompetenz (Normen und Richtlinien – Fachkenntnisse, die nicht erst zeitaufwändig angeeignet werden müssen, helfen der PL bei der Planung und Durchführung des Projekts; Geschäftsprozesse; Projektorganisation) 4) Sozialkompetenz (Teamarbeit, Führung, Kommunikation; Konflikte und Krisen, Einfühlungsvermögen – eine „gute Seele“ im Team hat schon oft erhitzte Gemüter besänftigt und zur Verständigung zwischen Personen mit unterschiedlichen Standpunkten beigetragen; Belastbarkeit; Flexibilität)
• Projekt von Anfang an in Unternehmen integrieren - an bestimmten Schnittpunkten in die bestehenden Arbeitsprozesse eingebungen werden - fördert die Akzeptanz der MA - hilft den MA sich mit dem Projekt auseinander zu setzen & sich später damit zu identifizieren  - sonst kann ganzes Projekt scheitern
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• 2 Kriterien, warum Informationsbedarf bei Projekt so hoch - Information zu Reduzierung von UnsicherheitMitarbeiter begeben sich bei einem neuen Projekt immer auf ein unbekanntes Gebiet.Dies löst Unsicherheit aus. Mitarbeiter brauchen an dieser Stelle umfangreicheInformationen und fachliche Weiterbildung, um mit den Projektzielen vertraut zuwerden. - Neue Situationen erfordern neue InformationenIm Verlauf des Projektes ergeben sich verschiedene Planungsmöglichkeiten. NeueInformationen müssen beschafft werden, damit aus den verschieden Alternativen diebeste Lösung ausgewählt werden kann.
• Beispiel für Unterscheidung primäre und sekundäre Informationserhebung Mitarbeiterbefragung zur Steigerung der MA-Zufriedenheit (neue Befragung oder alte Bögen, Statistiken des GDV)
• Begründung für internen Kommunikationsfluss - Projektergebnis hängt von der Gesamtarbeitsleistung des Teams ab -> Kommunikation zwischen Projektleiter, Teilprojektleiter und Teammitgliedern muss gut abgestimmt sein, um das bestmögliche Ziel zu erreichen und das Projekt nicht zu gefährden - Vernachlässigung: Unmut & Frust -> negativer Einfluss auf Projektarbeit, Balance zwsichen Informationsoverload und notwendigen Infos - Vereinbarungen sollen bereits vor Beginn getroffen werden - regelmäßige Meetings & persönlicher Kontakt unerlässlich
• Projektplanungsinstrumente 1) Projektphasenplan (Erste Studien → Überprüfung auf Machbarkeit und Tauglichkeit → detaillierte Lösungsentwürfe → Vergabe → Ausführung → Inbetriebnahme, Übergabe,Abnahme, Projektende; Überblick verschaffen & Projekt in Phasen einzuteilen, grundlegende Struktur schaffen; in der Praxis können Phasen überlappen) 2) Projektstrukturplan (dient dazu die Strukturen sichtbar zu machen & in einzelne Schritte aufzuteilen; Projekt -> Teilprojekt -> Hauptarbeitspakete -> Arbeitspakte (mit Veranwortlichen), Hauptverantwortung liegt dennoch bei PL) 3) Netzplantechnik (bringt feinere und detaillierte Struktur ins Projekt (nach 1) und 2)), mehr Infos; zeigt auf, welche Arbeiten hintereinander durchgeführt werden müssen und welche parallel laufen können; übereinander - parallel, hintereinander - nacheinander; Kästchen - Tätigkeit, Daten (FAZ, SAZ; FEZ, SEZ), Zuständigkeiten; Ermittlung des kritischen Pfads,  4) Meilensteinmethode (Ereignisse von besonderer Bedeutung, als Abschluss eines bestimmten Teils der Arbeit, müssen präzise formuliert sein; Zeitverzug lässt sich einfach und schnell ermitteln)
• Wichtigkeit Projektplanung mit entspr. Instrumenten - kein Planungsschritt (Detail) soll vergessen werden - Abläufe optimiert - der Outout ist nur so gut wie der Input, keine Kontrolle ohne Planung, je besser die Planung, desto besser das Ergebnis - Instrumente helfen Struktur reinzubekommen
• 3 Kriterien Unterscheidung Struktur- und Netzplan Projektstrukturplan                                    NetzplanUnterteilung in Teilprojekte,                       Unterteilung in einzelne SchritteHauptarbeitspakete undArbeitspakete Auflistung der erforderlichen                      Genaue Festlegung wer wann was nacheinander oder Arbeiten                                                  parallel zu tun hat (Aufzeigen der Abhängigkeiten) Verschaffung eines groben                         Wenig übersichtlich, dafür sehr genau – dient zur      Überblicks                                                 Erkennung des kritischen Pfades
• Der Ressourcenplanung kommt in der Projektarbeit eine besondere Bedeutung zu. Führen Sie je ein Beispiel für die Schlüsselgrößen Zeit, Personal und Kosten an. Zeit (Dauer, Beginn und Ende des Projekts, begrenzter Zeitrahmen). Stehen mirgenügend Ressourcen zur Verfügung, wenn das Projekt länger als erwartet dauert(Abhängigkeit von der Großen Zeit und Kosten)? Meist kann eine zeitlicheVerzögerung nur durch den erhöhten Einsatz anderer Ressourcen, z. B. Kosten oderPersonal, eingeholt werden, sodass sich hieraus Interdependenzen dieser dreiMerkmale ergeben.• Personal (Personalplanung): Wie lange kann ich das Projektteam von seinerursprünglichen Arbeit abziehen (Reine Projektorganisation) bzw. wie lange kann derZeitaufwand bei Doppelbelastung (Arbeitsanfall in der Abteilung und Projektarbeit =Matrixprojektorganisation und Einflussprojektorganisation) zugemutet werden.(Abhängigkeit von der Großen Zeit und Personal)? Wichtig: genügend Zeit für denFindungsprozess am Beginn einplanen!• Kosten: Welche Mittel müssen mir zur Planung, Durchführung und Umsetzung desProjekts zur Verfügung stehen? Was will ich investieren? Darüber muss sich derAuftraggeber im Klaren sein und dies im Projektauftrag fixieren.
• Kick-Off-Veranstaltung Startschuss für Projekt Projektmitarbeiter zusammenbringen Randbedingungen klären und gestalten Regeln für die Zusammenarbeit festlegen Projektorganisation klären und aufbauen Projektplanung anstellen Ausrüstung und Einrichtung sicherstellen Projektziele und -inhalte festlegen
• formale Anforderungen Projektberichte & Bedeutung für zukünftige Projekte - Die entsprechenden Projektmitarbeiter müssen die relevanten Dokumente jederzeit einsehen können. (Gewährleistung von Informationsbeschaffung, Nutzung von Erfahrungswerten der Vergangenheit und Nachvollziehung von Entscheidungen.) - Die Dokumente müssen den aktuellen gültigen Stand wiedergeben und lückenlos sein. (Rechtzeitige Aktualisierung von Informationen und Dokumenten. Fehler aus Vorgängerprojekten sollten vermieden werden: Was kann besser gemacht werden, was damals den Erfolg gebracht?) - Die Dokumente müssen leicht auffindbar sein (Dokumentationen sollten für das nächste Projektschnell aufgefunden und ausgewertet werden können.) - Die Dokumente müssen die Projektschritte und -ergebnisse nachvollziehbar wiedergeben undeinheitlich gestaltet sein. (Auch ein Projektmitglied, das in der „alten“ Projektgruppe nicht integriert war, sollte sich mit den Informationen zurechtfinden)
• neues Produkt - im Projektteam vertretene Unternehmensbereiche & Aufgaben - Vertrieb (Kundenwünsche, Wettbewerbsgestaltung, Provisionsregeln) - Fachabteilung (Festlegung der Leistungsspezifikationen) - Technik (DV-technische Verwaltung der Verträge) - Marketing (begleitende Werbemaßnahmen, Werbematerial, Antragsformular) - Recht (Bedingungen, Klauseltexte, Brieftexte) - Aus-/Weiterbildung (Schulungsunterlagen, Schulung v. Spezialisten & Vertrieb) - Mathematik /Aktuariat (Beitragskalkulation, Risikoanlayse, Business-Care) - IT (DV-technische Verwaltung der Verträge)
• Gründe für Projektstrukturplan - beitet Gesatmübersicht, keine wichtigen Aufgaben werden vergessen - alle Aufgaben enthalten -> Aufwändungen können geschätzt & addiert werden zur Ermittlung des Gesamtaufwandes/Projektkosten - Gute Ausgangsbasis für die Übertragung von Verantwortungen & Aufgabenverteilung - Gliederung für Projektdokumentation - erleichtert die Ablauf- und Terminplanungals Ausgangspunkt für logisch-zeitliche Planung (Netzplan) - dient ggf. als Hilfsmittel zur Erstellung eines Pflichtenhefts/Projektauftrages

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