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Personalfachkauffrau (Fach) / 1.4 Projekte planen und durchführen (Lektion)

Gehört zur Personalarbeit organisieren und durchführen

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  • Was ist ein Projekt? Ein Projekt ist einmalig, zeitlich befristetes Vorhaben mit einem vorher vereinbartem spezifischen Ziel. Dabei wirken sachliche, zeitliche, finanzielle und personelle Resourcen mit.
  • Erläutere Sie kurz und knapp, was unter dem Begriff Projektmanagement zu verstehen ist Projekte müssen geplant, koordiniert, gesteuert und überwacht werden. Diese Aufgabenwerden vom Projektmanager übernommen. Durch das Projektmanagement sollen Prozesseoptimiert werden. Es wird versucht, in kürzester Zeit, zu minimalen Kosten einehohe Qualität zu erreichen.
  • Nenne drei Ziele, die im Rahmen eines Projekts verfolgt werden können • Erfolgreiches Abschließen eines Projektes durch Erreichung der geforderten qualitativen  Ziele.• Einhaltung der vorgegebenen Mittel (aus dem Finanzplan/ Budget).• Abschluss des Projektes innerhalb der Zeitvorgabe (des Zeitplans).
  • Nennen Sie fünf wesentliche Merkmale eines Projektes. • klare Zielvorgabe.• immer einmalig.• zeitlich begrenzt.• immer kostenbegrenzt durch ein bestimmtes Budget. • Projektteilnehmer werden freigestellt und nach Abschluss kehren sie zu ihrer gewohnten Arbeit zurück.
  • Projekte können auch scheitern. Welche Ursachen kann es dafür geben? Nennen Sie mindestens 5 Ursachen. - ungenügend definierte Ziele, - nicht ausreichende Projektplanung / fehlender Maßnahmenplan - inkompetenter Projektleiter, ungenaue Aufgabenbeschreibung und Zielstellung, - streitigkeiten unter den Beiteiligten zum Thema Kompetenz, - fehlende Kommunikation untereinander  - nicht ausreichend Personal bedacht bei der Projektplanung - unvollständige technische Ausstattung
  • Nenne die vier verschiedenen Teilaufgaben des Projektmanagement - Projektdefinition (Zieldefinition, Ausgangsanalyse, Grobplanung, Projektorganisation, Kick-Off) - Projektdurchführung (Feinplanung, Auftragsvergabe, Teamentwicklung, Teamsteuerung)- Projektcontrolling (Erfolgskontrolle, Dokumentation, Qualitätsmanagement)- Projektabschluss (Endabnahme, Entlastung der Beteiligten, Berichte)
  • Welche Position müssen Sie in einem Projekt zwingend besetzten? Projektleiter und Projektmitarbeiter. Bei mehreren gleichzeitig laufenden Projekten muss eine Steuerungsgruppe oder ein Lenkungsausschuss gebildet werden.
  • Zu Beginn eines Projektes gibt es immer eine Besprechung mit allen Projektbeteiligten. Wie wird diese Besprechung bezeichnet und warum findet sie statt? Die Besprechung wird als Kick-off-Meeting bezeichnet. Das Kick-Off-Meeting findet nach erfolgter Projektplanung und vor dem Start der eigentlichen Durchführung statt. An einer Kick-Off-Veranstaltung nehmen mindestens alle Mitglieder des Projektteams teil. Darüber hinaus können Auftraggeber und weitere relevante Stakeholder einbezogen werden. Alle Projektbeteiligten werden über die Ziele, Bedingungen und Spielregeln sowie den vorgesehenen Ablauf des Projektes informiert.
  • Nennen Sie 5 wichtige Bestandteile eines Kick-Off-Meetings - Begrüßung durch die Projektleiterin/den Projektleiter- Vorstellungsrunde- Darstellung der Projektziele- Erläuterung des Projektnutzens- Erläuterung des Projektplans- Rollen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten besprechen- Methodenwahl klären- Kommunikationsregeln im Projektverlauf- Feedbackrunde: Zweifel, Bedenken, Anregungen
  • Projekte werden in verschiedene Phasen aufgeteilt. Nenne diese Phasen und erläutere diese kurz Phase                                                  InhalteDefinition                                             Probleme erkennen, analysieren und dokumentiert;                                                                   Projektvertragsabschluss; Kick-off-Meeting Planung                                                Erstellung von Ablauf- und Kostenplänen sowie der                                                           Arbeitspakete Durchführung                                        Ausführung der geplanten Aufgaben Abschluss                                             Abschlussbesprechung, Abschlussdokumentation                                                                   (Bericht) und Abschlusspräsentation
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  • In der Projektphase Definition werden Projektstrukturpläne und Projektablaufpläne erstellt. Erläutere den Inhalte beider Pläne. Projektstrukturplan (PSP): Bildet die Basis für den Projektablaufplan und wird oft als Mindmap dargestellt. Es werden Zusammenhänge gezeigt und Aufgaben zusammengetragen. Das Projekt wird übersichtlich dargestellt. Projektablaufplan (PAP): stellt die klare zeitliche Abfolge des Projektes darund zeigt die Aufgabenverteilung sowie die Abläufe der einzelnen Aufgaben. 

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