Erfolgsorientiertes Controlling 2 (Fach) / Lektion 8: Budgetierung adäquate Mittelverteilung (Lektion)

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• Budgetierung (adäquate Mittelverteilung) - Ablauf des PPBS Planning: langfristige Zielplanung und -analyse unter Berücksichtigung strategischer Zielsetzungen  Programming: Erstellung mittelfristiger Aktionsprogramme zur Konkretisierung der Zielvorgaben; Abstimmung der Ressourcenplanung; Zusammenfassung im Programmplan Budgeting: Umsetzung der Aktionsprogramme in kurzfristigen Budgets; Abstimmung mehrperiodiger Finanzplanungen
• Budgetierung (adäquate Mittelverteilung) - Administrative Wertanalyse Verbesserung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses des Untersuchungsobjekts Zielsetzung einer Effizienzverbesserung im administrativen Bereich
• Budgetierung (adäquate Mittelverteilung) - Gemeinkostenwertanalyse: 4 Schritte der Analysephase 1) Ist-Analyse: Erfassung aller Leistungen und angefallenen Kosten innerhalb eines Bereiches - Erstellung eines nach Kostenstellen differenzierten Leistungs- und Kostenkatalogs; Ziel: transparentere Kostenstruktur 2) Gegenüberstellung von Kosten und Nutzen zur Entwicklung von Einsparideen 3) Bewertung und Prüfung der Realisierbarkeit der entwickelten Lösungsalternativen  4) Erarbeitung und Spezifikation konkreter Aktionsprogramme; einzelne Maßnahme und deren Durchführungstermin sind detailliert festzulegen
• Budgetierung (adäquate Mittelverteilung) - Gemeinkostenwertanalyse: Beurteilung + Lösungsalternativen werden durch die direkt betroffenen Kostenstellenverantwortlichen entwickelt - geringe Akzeptanz durch strenge Kosteneinsparungsvorgaben - durch unternehmenseinheitliche Kostensenkungsvorgaben werden Kostenstellen, die bereits effizienz arbeiten und über ein geringes Einsparpotenzial verfügen benachteiligt - der langfristig ausgerichtete, strategischadäquate Mitteleinsatz steht zu wenig im Fokus - kein Verfahren mit permanenter Anwendung da sehr aufwendig
• Budgetierung (adäquate Mittelverteilung) - Gemeinkostenwertanalyse: Phasen - Vorbereitungsphase: dient der Projektplanung, der Schaffung einer Projektorganisation, sowie der Information der MA; zu analysierende Gemeinkostenbereiche werden festgelegt - Analysephase: Überprüfung der Leistungen auf ihre Notwendigkeit & Ermittlung des Kosteneinsparungspotentials --> 4 Schritte  - Realisationsphase: Umsetzung der beschlossenen Aktionsprogramme; Dauer für Realisation i.d.R. 1-3 Jahre; Gemeinkosteneinsparungen häufig nicht ohne Personalabbau
• Budgetierung (adäquate Mittelverteilung) - Gemeinkostenwertanalyse: vorrangiges Ziel Kosteneinsparung ohne Reduktion des Nutzens abteilungsbezogenes Vorgehen insbesondere das Wissen der mittleren Führungsebene wird genutzt aperiodisch/inputorientiert
• Budgetierung (adäquate Mittelverteilung) - Planning-Programming-Budgeting (PPBS) outputorientiert & periodisch Unterteilt in 3 Planungsebenen: - Planning: langfristige Planung unter Berücksichtigung der strategischen Zielsetzungen - Programming: mittelfristige Aktionsprogramme zur Konkretisierung von Zielvorgaben - Budgeting: kurzfristige (i.d.R. einperiodige) Budgetierung zur Umsetzung der Aktionsprogramme in Finanzmittelanforderungen (anschließend Kontrolle und Abweichungsanalyse)
• Budgetierung (adäquate Mittelverteilung) - Unterschied zw. Administrativer Wertanalyse und GWA Unterscheiden sich im Umfang der in der Analyse einbezogenen Leistungen, der Bedeutung der Kostenreduktion und bezüglich der Fragen der Produktorganisation
• Budgetierung (adäquate Mittelverteilung) - Vor- und Nachteile PPBS + periodische Anwendbarkeit --> geeignet für kurzfristige, jährliche Budgetierung + simultane Orientierung an lang-, mittel- und kurzfristigen Plänen - hoher Aufwand, da versucht wird einen sinnvollen Zusammenhang zwischen Leistungserstellung und Mittelverteilung herzustellen - Kostenstellenverantwortliche sind nicht in den Ablauf miteingebunden - qualitative Aspekte der Leistungserstellung werden nur wenig berücksichtigt
• Budgetierung (adäquate Mittelverteilung) - ZBB: 1. Phase (Schritte 1-3) Analyse und Grobplanung - Bestimmung der UN-Ziele und ZBB-Bereiche  - Aufteilung in Entscheidungseinheiten (Gruppe von Aktivitäten, die im Rahmen der ZBB analysiert werden sollen - Bsp. Bereiche, Abteilungen, Kostenstellen, Projekte); Entwicklung von Teilzielen für einzelne Einheiten - Bestimmung des Leistungsniveaus (Umfang und Qualität der Leistungserstellung); für jede Einheit werden in der Regel 3 Niveau bestimmt:  Mittel = Ist-Leistung Niedrig = Minimalleistung Hoch = wünschenswerte Leistung --> Untersuchung, welche Leistungen in welchem Umfang tatsächlich benötigt werden
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• Budgetierung (adäquate Mittelverteilung) - ZBB: 1. Phase (Schritte 4-7) 4) Bestimmung der Entscheidungspakete: beinhalten Informationen über Nutzen und Kosten des Leistungsniveaus einer Entscheidungseinheit und stellen damit die Grundlage der Entscheidungsfindung dar; beinhaltet u.a. Aufgabe und Zweck der Leistung, benötigte Ressourcen, denkbare Alternativen und erforderliche Aktivitäten 5) Abteilungsweise Rangordnung der Entscheidungspakete 6) Abteilungsübergreifende Rangordnung 7) Verteilung der verfügbaren Mittel auf Entscheidungspakete  
• Budgetierung (adäquate Mittelverteilung) - ZBB: 2. & 3.Phase 2. Phase: Maßnahmenplanung --> Festlegung der konkreten Maßnahmen 3. Phase: Überwachung & Abweichungsermittlung
• Budgetierung (adäquate Mittelverteilung) - Zentrale Elemente des PPBS Zielanalyse & Einsatz systemanalytischer Verfahren zur Entwicklung und Bewertung mittelfristiger Aktionsprogramme Entscheidung für oder gegen Aktionsprogramme auf Kosten/Nutzen-Basis begründet Erhöhung der Effizienz der Leistungserstellung durch explizite Anwendung des Wirtschaftlichkeitsprinzips
• Budgetierung (adäquate Mittelverteilung) - Zero Base Budgeting: Grundlagen und Zielsetzung aperiodisch & outputorientiert Ziel: Senkung der Gemeinkosten & optimale Ressourcenverteilung entsprechend der operativen und strategischen Zielsetzungen jede Planung beginnt auf der Basis Null, um dem Fortschreibungsdenken entgegenzuwirken Kostenstellenleiter sind an Budgetierung beteiligt
• Gründe, warum die einfache Fortschreibungsbudgetierung für eine effiziente Steuerung ungeeignet ist - die Struktur des Gütereinsatzes und Abweichungen von Budgetvorgaben werden nicht ausreichend untersucht - Ineffizienzen werden nicht aufgedeckt - Veränderungen (z.B. ein modifiziertes Leistungsprogramm) werden nicht berücksichtigt
• Unterteilung verschiedener Budgetierungsverfahren 1) nach der Ausgangsbasis: - Daten aus früheren Perioden, die fortgeschrieben und angepasst werden - völlige Neubestimmung der Parameter 2) nach dem Leistungsbezug: - inputorientiert - outputorientiert 3) nach dem Anwendungsrhythmus: - periodisch - aperiodisch
• wertanalytische Verfahren inputorientierte Budgetierungssysteme = Umfang und Qualität der Leistungserstellung werden weitestgehend als gegeben ansehen im Vordergrund steht das Ziel einer Effizienzverbesserung  kritische Prüfung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses  bekannteste Verfahren: administrative Wertanalyse & Gemeinkostenwertanalyse

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