Management komplexer Projekte

Ein Projekt hat hauptsächlich ein Ziel, in einem zeitlichen Rahmen, eine komplexe Bedeutung, Fachbereichsübergreifend und dient i.d.R zur Verbesserung. Um einen Zustand  A----->B höherwertiger Zustand zu bringen. Verbesserung bzw. Neueinrichtung von Arbeitsabläufen/ Abgrenzung der Aufgabe vom Tagesgeschäft 

Es gibt 3 Quellen für die Projektinitiierung: Quelle 1: externer/interner Einfluss -> Gesetzesänderung oder Leitbildänderung Quelle 2: Der "Entscheider" erkennt einen Anpassungsbedarf  ->Führungsperson hat den Überblick und kennt die übergeordneten strategischen Ziele Quelle 3: Linienmitarbeiter hat Ideen und kann den Entscheider davon überzeugen ·         1.Projektvorbereitungsphase: Projektleiter (PL) bekommt vom Geschäftsführer groben                und mündlichen Projektauftrag, Projektskizze erstellen, Teilnehmer werden festgelegt, evtl. Hidden Agenda (evtl. weitere nicht ausgesprochene Ziele durch Auftraggeber)·         2.Startschuss: Kick-off-Treffen, Ausformulierung der Projektdefinition durch das Team,             Erstellung Projektstruktur- und Projektphasenplan·         3.Kaskadenförmige Planung: Teilprojekt-Planungstreffen (Ausarbeitung Teilprojektdefinition analog zur Projektdefinition), Gründung evtl. zusätzlicher Arbeitskreise ·         4.Projektfortschritt messen: Review-Treffen-> Sichtung/Diskussion/Abgleichung der Arbeitsergebnisse mit dem Ziel·         5.Zieleinlauf: Z.B. Entscheidungsgrundlage für GF·         PL stellt Ergebnisse der GF vor + leitet Diskussion mit GF·         6.Projektfazit:·         Z.B: Nach Projektabschluss wurde der Roll-out-Plan vollständig umgesetzt  

Gehört zu Projektdefinition und ist wichtigster Bestandteil dieser->Warum machen wird dieses Projekt, welchem übergeordneten Ziel dient dieses Projekt?“ • Projektzweck wird beschrieben, um Projekt in den übergeordneten Sinnzusammenhang einzubetten• Beschreibung des Zwecks sorgt dafür, dass: -der wahre Anlass für das Projekt beschrieben ist, -das Projekt im Unternehmenskontext eingebunden ist,-die Beteiligten die Motive des Projekts verstehen und eigene Motivation daraus ableiten können• Projektzweck sollte zwischen Projektauftraggeber und Projektleiter erarbeitet werden

·         Projektziele werden aufgeschrieben, um: -eine Transparenz des Zielkorridors zu schaffen,-Messbarkeit des Projekterfolgs gewährleisten,-eine Verbindlichkeit in der Projektarbeit zu verankern

Projektziele sind gut beschrieben, wenn: - Aufgabenstellung mit klaren, terminierten und messbaren Zielen,-die Ziele den Lösungsweg nicht vorwegnehmen,Zielerreichung anspruchsvoll und realistisch ist,- Ziele durch Handeln des Teams erreichbar sind- Das Ziel sollte 100% definiert sein- Datum sollte genau festgelegt werden- Von Zustand A in Zustand B kommen- Sprache drückt die Wichtigkeit(Priorität) der Ziele aus- Immer klare und nicht interpretierbare Formulierungen (z.B. Ist anstatt sollte usw.)

Beschreibung des höherwertigen Zustands der erreicht werden sollGemeinsame Vorstellung über das Ziel. → Gemeinsame Vorstellung (Team) z.B. erstesPaket ist durch die Paket Strecke durch.Dient der/dem:→ Motivation/Ehrgeiz→ soll die Gefühlsebene  ansprechen.→ Vergleich (Ist/Plan usw. = Abweichungsanalyse)

• Ein großes Projekt kostet ab 100 Millionen Dollar oder mehr• Ein großes Programm kostet 1 Mrd. Dollar oder mehrCharakteristika :• Langer Planungshorizont• Komplexität der Schnittstellen• Viele Akteure beteiligt und Interessenskonflikte• Technologie und das Vorgehen ist nicht standardisiert• Sehr starke Bindung mit dem Projekt (Alternativen werden außer Acht gelassen)• Principal-Agent Theory (Asymmetrische Informationsverteilung)• Der Projektumfang und die Motivation verändern sich im Laufe des Projektes• Unvorhergesehene Geschehnisse/Komplexität

Was ist die Definition/Übersetzung für „root Cause“?• Root cause = Grundursache/Wurzel/Fundament• Fehler-Ursachen-Analyse• Die Causes (Standartprobleme) werden in der Regel von den Root causesverursacht. Die Root Causes werden häufig ausgeblendet:◦ Am Häufigsten sind die Grundursachen die Optimism Bias (Bias =Voreingenommenheit, Verzerrung) und strategic misinterpretation.Zusätzlich wird oft Bad Luck zusätzlich als Grund angegeben. (Aber inUntersuchungen widerlegt. Was ist die Kernthese zu „bad luck“?• Bad luck = Pech/Unglück• Ein typischer Grund für das Scheitern im Projekt (wird von derVerantwortlichen gerne genannt)• Statistisch kaum nachweisbar• Bad luck ist immer Fehlplanung  Was ist ein „black swan“?• Black swan = Extreme Ereignisse mit geringer Wahrscheinlichkeit undhohem Ausmaß (hohe Impact auf Ergebnis)• Forecast oder Risikoanalysen berücksichtigen• „Black swan“ ist der GAU für das Projekt (anderer Begriff = Unknown Unknown,outside the Box denken)◦ Beispiel: 11. September 2011 wäre ein „black swan“  Was ist die Kernthese zu „optimism bias“?Optimism bias = Unbewusste Unterschätzung des Projektaufwandes oder/unddie unbewusste Überschätzung des Projektnutzens als Folge des fehlendenBenchmarking  Was ist die Kernthese zu „strategis misrepresentations“?Strategie misrepresentation = Vorsätzliche Beschönigung des Projektnutzensoder/und der Kosten vor dem Hintergrund politischen Drucks mit dem Ziel denProjektauftrag zu bekommen  Welches ist der Zusammenhang zwischen „optimism bias“ und „strategicmisrepresentation“? (Zusammenhänge zwischen. 6&7)• Gegenseitiges ErgänzenPolitischer Druck ↑ = „Lügen“Politischer Druck ↓ = Optimismus  Welche 2 gegenstätzlichen Ausgangssituationen gibt es, wenn wir über dieVeränderungen von „optimism bias“ nachdenken?Zwei gegesätzliche Ausgangssituationen „Optimism Bias“1. Realistische Einschätzung des Projektmanagers2. optimistische Einschätzung des Projektmanagers um das Projekt zustarten/durchzusetzten→ Zielkonflikt möglich/ Wahrscheinlich! Welche 2 Methoden/Ansätze werden vorgeschlagen• better forecasting methods (bessere Forecasts/ Plannung)• improved incentire structures (verbesserte Belohnungsysteme)  Was sind die Kernthesen bzgl. der „ better forecasting methods“?„reference class forecasting“drei Schritte führt der Autor an:1. Vergleichsgruppe zusammenstellen2. Wahrscheinlichkeitsverteilung aus der Referenzgruppe3. Einordnen in die Wahrscheinlichkeitsrechnung und schauen wie hoch dieAbweichung ist• externe Sichtweise (bessere Ergebnisse als subjektive interne Sicht)• Nutzung ähnlicher Projekterfahrungen (Erfahrungen mit einbeziehen, dieirgendwo auf der Welt mal gemacht worden sind)• Bildung statistischer Gruppen (Kategorien)• Bessere Ergebnisse als der subjektiver Forecast

• Manager ignorieren oder verheimlichen Ereignisse die sie entdeckt habenoder sogar selber initiiert haben• Bei Auftreten des Problems wird versucht das Problem rational im Nachhineinzu erklären• Entscheidungsträger sind kurzsichtig für Probleme

• 1.471 Projekte sind Datenquellen für die Auswertungo davon 142 Projekte aus 20 Unternehmeno 149 öffentliche Projekte aus dem UKo 1180 öffentliche Projekte aus den USA4) Was sind die wesentlichen Erkenntnisse der Zusammenfassung?• 1 von 6 Projekten geraten in einen black swan• IT Projekte sind komplexe Projekte• IT-Projekte haben ein großes Risiko (+zusätzliche Kosten)• Exponentielles Risikowachstum (etwa Potenz von 2,1), Gefährdung steigtexponentiell an◦ Wenn bei der ½ der Zeit die Kostenüberschreitung 20% beträgt, ist beiAbschluss im Durchschnitt mit einer Kostensteigerung von 540% zurechnen.