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Prozessmanagement (Fach) / Kapitel 1 (Lektion)

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• Was ist ein Prozess? Was ist ein Geschäftsprozess 1: Ein Prozess ist die inhaltlich abgeschlossene, zeitlich und sachlogische Folge von Aktivitäten die zur Bearbeitung eines bwl relevanten Objektes notwendig sind.2: Ein spezieller Prozess, der der Erfüllung der obersten Ziele der Unternehmung dient, wesentliche Merkmale sind Schnittstellen des Prozesses zu Marktpartnern des Unternehmens wie Kunden und Lieferanten
• Was sind primäre und sekundäre Geschäftsprozesse? Primäre Geschäftsprozesse: Erzeugen Leistungen (Produkte/Dienstleistungen) für externe Kunden um deren Bedarf zu befriedigen. (Unmittelbarer Kundennutzen)Sekundäre Geschäftsprozesse: Für einen effektiven und effizienten Ablauf der primären Geschäftsprozesse werden strategische Vorgaben sowie Ressourcen wie Personal, Finanzen, Technik benötigt. Diese werden durch die sekundären Geschäftsprozesse bereitgestellt. (Interne Kunden)
• Was ist eine Organisation? Welche Typen gibt es ? Organisation: System von Regelungen zur Lenkung von HandlungenAufbauorganisation: Betrachtet die Organisation unter dem Aspekt des Aufbaus/Struktur, strukturierende Gestaltung von Bestandsphänomenen (auf Dauer angelegt), Abteilungs- und StellengliederungAblauforganisation: Betrachtung der Organisation unter dem Aspekt des Ablaufs/Prozess, strukturierende Gestaltung von Ablaufphänomenen (auf Dauer angelegt), raumzeitliche Strukturierung der Arbeitsprozesse
• Beschreiben sie die Funktion und die Aufgaben der Aufbauorganisation! ordnet Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungsinhalte im Unternehmenglieder die Aufgaben, bildet die Organisationseinheitenregelt Weisungs und Informationsbeziehungenkann durch Organigramm visaulisiert werden
• Beschreiben sie die Funktion und die Aufgaben der Ablauforganisation! strukturiert die Tätigkeiten im Unternehmen sachlich und zeitlichstimmt Teilaufgaben aufeinander ab, die zeitlich nacheinander, simultan oder parallel ablaufenIm Mittelpunkt stehen: Tätigkeiten, Reihenfolgen, benötigte Zeiten, sowie Material und Informationsfluss und ausgestaltung von ArbeitsplätzenKann durch EPK / BPMN visaulisiert werden
• Wie hängen Aufbau und Ablauforganisation zusammen? Ergänzen sich, Ablauforganisation verbindet die Einheiten der Aufbauorganisation, dessen Kompetenzen werden für die Auftragsabwicklung (Ablauforga) benötigt.→ Ablauforga folgt Aufbauorga (kritisch)
• Erläutern Sie Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese, gehen Sie dabei auf die Begriffe Verrichtungsprinzip, Objektprinzip und Phasenprinzip ein. Aufgabenanalyse zerlegt Aufgaben primär nach dem Verrichtungsprinzip und Objektprinzip.Verrichtungsprinzip: Arbeitsinhalte gleicher Verrichtungsart (zb. Fakturieren, Buchen, Prüfen) absondern.Objektprinzip: Verrichtung am gleichen Arbeitsobjekt (zb. Produkte, Aufträge) abgrenzen. Die Aufgabensynthese vereinigt die analytisch ermittelten Teilaufgaben zu arbeitsteiligen Einheiten (Stellen, Abteilungen, Bereiche) = AufbauorganisationDie Aufgaben können jedoch auch in Prozesse (=Ablauforganisation) zergliedert und zusammengefasst werden. Prozesse lassen sich hier nach dem Phasenprinzip in folgende Phasen einteilen (Planung, Durchführung, Kontrolle) → Arbeitsanalyse und Arbeitsprinzip.
• Probleme der Kosiolschen Gestaltungslehre? Analyse der Teilaufgaben (Aufgabenanalyse) setzt bereits die Vorstellung über bestehende Abläufe und Prozesse der Unternehmung voraus → Prozesse und Struktur somit nicht logisch trennbar, Ablauforganisation folgt nicht unbeding der Aufbauorganisation.
• Nennen und beschreiben sie die 4 Varianten der Aufbauorganisation. Funktionale Aufbauorganisation:Der Klassiker, Bildung von Teilbereichen die für eine homogene Gruppe von Handlungen die notwendigen Kompetenzen auf sich vereinen - Gliederung nach Verrichtungsprinzip. "Ich mache nur das was ich kann, mit denen die das selbe können wie ich"  - Vorteile: fachliche Spezialisierung, Economies of Scale - Nachteile: Silodenken, keine Gesamtverantwortungen für Prozesse, Häufige Probleme an SchnittstellenProzessorientierte AufbauorganisationDie Innovation, organisatorische Einheiten sind nach Inhaltlich abgeschlossenen Erfüllungsvorgängen gegliedert. Idealfall: eine OE erledigt alle zu einem Prozess gehörigen Aktivitäten. Vorteile: Synergien durch Verbund: Alle für ein Produkt notwendigen Prozesse liegen beim Process Owner, Minimierung der Schnittstellen, erhöhte Mitarbeiter Motivation. Nachteile: geringer Spezialisierungsgrad, hohe Verdichtung von KompetenzenProzessorientierte Aufbauórganisation mit funktionalen EinheitenMischform, Organisationsstruktur durch Prozesssstruktur, Ausnahme Unternehmensbereiche in denen funktionale Spezialisierungsvorteile liegen, diese werden wie interne Dienstleister verankert. + Spezialisierungvorteile bleiben, Bündelung schafft Voraussetzung - Bestimmte Prozesse dürfen aus Riskmngmtsicht nicht in einem Bereich ausgeführt werden.Prozess-Matrixorganisationparallele Organisation nach Funktion und Prozessen, Funktionsverantwortliche (Bereichsmanager) und Prozessverantwortliche (Prozessmanager), Mehrfachverantwortung+ Bereichsbezog. Interessen zugunsten der Prozessdimension relativiert, unterschiedliche Sichtweisen für Orga, realistische Weiterentwicklung einer bestehenden funkt. Aufbauorga- Ungleiche Kompetenzverteilung von BM und PM, hohe Konfliktfähigkeit erforderlich
• Beschreiben Sie den Zusammenhang von Prozessen und Informationssystemen. Informationssystem kann Enabler sein:State of the art Informationstechnologie ist Teil jeder Reengineering Bemühung, ein essentieller enabler, da es Unternehmen erlaubt die Unternehmensprozesse zu restrukturieren. (Bsp: verkürzerte Prozesse durch IS)Wettbewerbsvorteil:Kann einen Wettbewerbsvorteil erbringen. (Bsp. E-Business)Anforderung:Hilft bei der Modellierung der Prozesse die optmiert oder rekonstruiert oder abgebildet werden sollen.Integration:
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• Beschreiben Sie den Zusammenhang von Prozessen und Informationssystemen. Informationssystem kann Enabler sein:State of the art Informationstechnologie ist Teil jeder Reengineering Bemühung, ein essentieller enabler, da es Unternehmen erlaubt die Unternehmensprozesse zu restrukturieren. (Bsp: verkürzerte Prozesse durch IS)Wettbewerbsvorteil:Kann einen Wettbewerbsvorteil erbringen. (Bsp. E-Business)Anforderung:Hilft bei der Modellierung der Prozesse die optmiert oder rekonstruiert oder abgebildet werden sollen.Integration:Integrieren und verbinden Geschäftsprozesse
• Was versteht man unter BPR? Business Process Reengineering ist fundamentales Überdenken und radikales Redesign von Unternehmen oder wesentlichen Unternehmensprozessen. Daraus resultieren messbare Verbesserungen in Leistungsgrößen in den Bereichen Kosten, Qualität, Zeit und Service.
• Was besagt die Wertekette nach Porter? Es gliedert das Unternehmen in strategisch relevante Aufgabenbereiche / Aktivitäten- die aufbauorganisatorisch durch Funktionsbereiche verkörpert werden- die Kosten verursachen, aber auch Differenzierungsmöglichkeiten bietenbildet Stufen der Wertschöpfung und Wertschöpfungsunterstützung überblicksartig ab
• Primäre Aktivitäten nach Porter? sind wertschöpfend also Bezug zu produktion und Vertrieb der Produkte, messbarer Beitrag zum wirtschaftlichen Ergebnis des Unt.
• Sekundäre Aktivitäten nach Porter? indirekt wertschöpfend, notwendig um primär Aktivitäten durchzuführen, versorgungs und steuerungsleistungen, kein direkter Beitrag zum wirtschaftlichen Ergebnis.
• Was sind die 2 Normstrategien nach Porter? Kostenführerschaft: Minimierung der Stückkosten durch hohe Marktanteile; hohe Marktanteile führen zu Erfahrungskurveneffekt (Economies of Scale); Erlangung einer strategisch relevanten Kostenposition, Merkmale: JIT Konzepte, starke Kontrollintensität, geringe Lagerhaltung, breite Marktabdeckung, schwacher ServiceQualitätsführerschaft: Angebot eines einzigartigen Produkts mit einem hohen Kundennutzen; Einzigartigkeit kann z.B. Vorteilen in Design, Marke, Technologie, Werbung und Service beruhenMerkmale: Hochwertiges Material, hochwertige Fertigung, flexible Lagerhaltung, Markenbildung, hohe Vertriebsinvestitionen, Kundenbindung
• Zusammenhang zwischen Normstrategien und der Prozessorientierung Kostenführerschaft zu funktionale Aufbauorganisation → Voraussetzung sind Economies of Scale, setzen Spezialisierung voraus, kostengünstiger für Vertrieb und Service, hohe Kontrollintensität in der Organisation notwendigQualitätsführerschaft zu prozessorientierte Aufbauorganisation → Voraussetzung idr. Verknüpfung und Koordination von Forschung und Entwicklung, Produktion und Marketing
• Zusammenhang zwischen Normstrategien und der Prozessorientierung Kostenführerschaft zu funktionale Aufbauorganisation → Voraussetzung sind Economies of Scale, setzen Spezialisierung voraus, kostengünstiger für Vertrieb und Service, hohe Kontrollintensität in der Organisation notwendigQualitätsführerschaft zu prozessorientierte Aufbauorganisation → Voraussetzung idr. Verknüpfung und Koordination von Forschung und Entwicklung, Produktion und Marketing
• Zusammenhang der Wertekette mit Prozessen/ Geschäftsprozessen? Wertekette liefert einen Ansatzpunkt zur Ableitung der Geschäftsprozesse eines Unternehmens- Durch funktionale Zerlegung der Wertekette werden betriebliche Funktionen abgeleitet- Zerlegung bis hin zu Funktionen, die elementar sind, also keine weitere Zerlegung zulassen
• Drei unterschiedliche Ansätze des Prozessmanagements Technisch: Pm als technische Lösung zur Automatisierung von Prozessen. Komplette Integration zwischen Prozessen und Anwendungssystemen. Systemorientiert: Pm als objektbezogenes Subsystem der Führung. Spezifische Führungsaufgaben zur Planung, Steuerung und Kontrolle von Prozessen Fokus auf aufbauorganisatorischen Gestaltung des Pm. Handlungsorientiert: Pm als methodisch normative Handlungsanweisung zur Beherrschung von Prozessen. Konstruktion von Vorgehensmodellen zum Pm. Fokus liegt auf der ablauforganisatorischen Gestaltung des Pm.
• Was ist unter vertikale Verfeinerung sowie horizontaler Segmentierung zu verstehen? EPK: VV:Das zweite Modell befindet sich in einer tieferen inhaltlichen Ebene (Lupenprinzip)HS: Das zweite Modell befindet sich auf der selben inhaltlichen Ebene (Kettenprinzip)
• Was ist eine Prozessschwachstelle? Eine im Rahmen der Prozessanalyse ermittelte Einflussgröße des betrachteten Prozesses, die eine wesentliche negative Zielabweichung verursacht
• Was ist unter dem Dilemma der Ablaufplanung zu verstehen? Konfliktäre Beziehungen von Effektivität und Effizienz von Prozessen. Bsp: Qualität - Kosten, Qualität-Zeit, Kosten - Zeit
• Vorgehensweise bei der Prozessoptimierung Problem auswählen (identifizieren, gewichten, wählen)Problem analysieren (Ursache lokalisieren und analysieren, Ziel setzen)Lösung suchen und umsetzenWirkung Prüfen (Zielerreichung überprüfen)Standardisieren (Lösung als Standard einführen)
• Welche Ansätze gibt es unter den Prozessoptimierungsmethoden? strategische Ansätze: haben grundlegende Auswirkungen auf Produkte, Organisation, Standorteoperative Ansätze: zielen auf Verbesserungen im Rahmen der bestehenden Organisation, des bestehenden Leistungsangebots
• Was ist unter Lean Management zu verstehen? Umfassende Philosophie der Unternehmensführung.Grundprinzip: Verschwendung (Muda) vermeiden bzw. reduzieren.Kosten der Verschwendung abbauen und Anteil wertschöpfender Prozesse erhöhenVariabilität im Sinne von Abweichungen von Standards und Inflexibilität(Muri) verringern.Prinzipien sind die Säulen des Toyota Produktionssystems, kurz TPS.
• Was sind die sieben Arten der Verschwendung (Muda - Schwachstellen laut Lean-Philosophie) ÜberproduktionWartezeit - Zeit in der keine Wertschöpfende Tätigkeit stattfindetProzessüberfüllung - Tätigkeiten die weder vom Kunden verlangt werden, noch zur Wertschöpfung beitragenTransport - Überflüssige MaterialbewegungNacharbeit - Wiederholung/ korrektur eines ProzessesBestand - zu viel LagerungBewegung - Überflüssige Bewegung von Arbeitern oder Material innerhalb eines Prozesses
• Aus welchem Grund werden Modelle in der WI auch als Konstruktionen bezeichnet? Modell als Konstruktionsergebnis eines Modellierers, das in einer bestimmten Sprache formuliert ist und für Modellnutzer eine zweckmäßige Repräsentation eines Originals darstellt
• ARIS Sichten und Funktionen Organisationssicht: Alle Ressourcen, Mensch und Maschine (Organigramm)Datensicht: Alle Ereignisse die Daten betreffen (ERM)Funktionssicht: Fokus auf Funktionen bzw. TätigkeitenSteuerungssicht: Fokus auf zeitlichen und logischen AblaufplanLeitungssicht: Alle Dienst, Sachlichen und finanzliellen Leistungen

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