PM 1 (Fach) / 5 - Projektvorbereitung 2 (Lektion)

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• PM-Standards - Gründe und Eingliederung (unternehmensübergreifende/unternehmensspezifische Standards) Warum? - einheitliche Vorgehensweise, Risikoreduzierung, Transparenz und Effizienz durch PM-Standards Unternehmensübergeordnete Standards: - PMI, PMBOK - ICB4 - Prince 2 U-spezifische Strandsards: PM-HB
• Definition Lastenheft, Pflichtenheft, Leistungsverzeichnis, Projektauftrag, Projektvertrag Lastenheft: die erste Vorstellung des AG, beschreibt was zu erbringen ist Pflichtenheft: machbare Ziele + Leistungselemente+Detaillierung + Interpretation des Bieters (pot. AN), die sich aus den Anforderungen des Lastenheftes ergeben. Leistungsverzeichnis: detaillierte Beschreibung der geforderten Inhalte des Projekts Projektauftrag: offizielle, schriftliche Aufforderung an den AN, das Projekt durchzuführen, i.d.R bei internen Projekten Projektvertrag: rechtlich verbindliche Niederschrift des Projektauftrages bei externen Projekten
• Aufgabenstellung: Anforderungen, Inhalte und Ziel es muss alles beschrieben sein, was der AG im Rahmen des Projektes erarbeitet, bearbeit, gelöst haben will inkl. aller Rahmenbed., Leistungen Dritter und des AG pot. AN muss in der Lage sein auf Basis der Ast das Projekt erfolgreich kalkulieren bzw. bearbeiten zu können.
• konkrete Inhalte der Ast Inhalte - Anforderungen des AG - Projektziele - Randbedingungen - AG Unterlagen - (Zwischen)-Termine Dient als Grundlage für die Bearbeitungszeit, Projektkosten, Projektvertrag, Soll-Ist-Abgleich des Projektfortschritts.
• Prozess vom Lastenheft zum Pflichtenheft AG definiert Lastenheft, AN prüft LH. Wenn LH nicht umsetzbar, unterbreitet AN Vorschläge zur Modifizierung bzw. erstellt LH als Vorprojekt falls AG nicht in der Lage ist das LH selbst zu erstellen. Daraufhin Prüfung durch AG, Prüfung durch AN Wenn LH umsetzbar erstellt AN das PH bzw. es beginnen direkte Verhandlungen. AN erstellt daraufhin ein Angebot. Evtl. Verhandlungen, dann Auftragsvergabe (PH = Bestandteil des Vertrages)
• Was bei der Aufgabenstellung zu überprüfen? AG - Kompatibilität, Widersprüchlichkeit einzelner Elemente - inhaltl. vollständig? - grds. machbar? - Risikoanalyse - Unterlagen vollständig? AN intern: - liegen alle Voraussetzungen vor? - Kostenrahmen realisierbar? - erforderliche Ressourcen vorhanden? - Änderungsvorschläge an den AG?
• Mögliche Konsequenzen aus schlechter / unvollständiger Ast - viele Änderungen - schwer planbare Kosten (Kostenexplosion) - instabiler, schwer planbarer Fertigstellungstermin
• Änderungen der Ast Änderunge stören den geplanten Projektablauf - deshalb (pot.) Änderungen minimieren Zu Beginn des Projekts hat die Aufgabenstellung den höchsten Einfluss auf das Projektergebnis. Folge: Verbundener Aufwand bei Änderungen der Ast steigt mit steigender Projektlaufzeit (degressiv) an. Deshalb: - kein Projektstart ohne klares Ziel und vollständiger Aufgabenstellung - Ziele und Aufgabenstellung schriftlich fixieren - Änderungen bzgl Konsequenzen auf Kosten, Zeit und Qualität prüfen - systematisches Vorgehen bei Änderungen (-> Änderungsmanagement)

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