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1.6 Personal (Fach) / Personal (Lektion)

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• Wirtschaftliche Ziele der Personalwirtschaft Bereitstellung der jetzigen und zukünftigen personellen Kapazitäten in quantitativer und qualitativer Hinsicht zum passenden Zeitpunkt am richtigen Ort.Ökonomisches Prinzip soll berücksichtigt werdenDie Arbeitsleistung der MA soll durch Fortbildung und Motivation gesteigert werdenDas Potential der MA soll durch kontinuierlichen Verbesserungsprozess genutzt werden
• Soziale Ziele in der Personalwirtschaft Die bestmögliche Gestaltung der Arbeitspaltzbedingungen für die MA. ArbeitsplatzgestaltungArbeitszeitregelungPersonalführungPersonalentwicklungMitbestimmungwirtschaftliche und soziale Ziele stehen in einem Spannungsfeld zwischen der Unternehmensleitung und dem Betriebsrat!
• Nenne die Funktionsbereiche der Personalwirtschaft Personelle Leistungsbereitstellung PersonalbedarfsplanungPersonalbeschaffungPersonaleinsatzPersonalentwicklungPersonalfreisetzungLeistungserhalt und -förderung PersonalführungPersonalentlohnungInformationssysteme der Personalwirtschaft PersonalbeurteilungPersonalverwaltung
• Erkläre die Personalbedarfsplanung Unter Berücksichtigung von Unternehmenszielen,sich verändernden gesetzlichen Rahmenbedingungen,technologischen Entwicklungen,gesellschaftlichen Veränderungen Rahmenbedingungen des Versicherungsmarkteswerden die zukünftigen personellen Kapazitäten (quantitativer Aspekt) des Unternehmens geschätzt und die an die Mitarbeiter zu stellenden Anforderungen (qualitativer Aspekt) definiert.
• Was ist eine Stelle? Als Stelle wird die kleinste organisatorische Einheit im Unternehmen bezeichnet.
• Was ist ein Stellenplan Alle Stellen werden in einem Stellenplan aufgelistet.
• Warum Personalbeschaffung GeschäftserweiterungFluktuationfehlender Nachwuchsbefristetes Ausscheidentechnologischer Fortschrittrechtliche Vorgaben
• Stellenbeschreibung Eine Stellenbeschreibung gibt über die organisatorische Einbindung der Stelle Auskunft und beschreibt die mit der Stelle verbundenen Hauptaufgaben und Kompetenzen In einer Stellenbeschreibung werden folgende Positionen aufgeführt Stellenbezeichnung und Stellennummerhierarchische Einordnung der StelleStellvertretungStellenbefugnissekonkrete Beschreibung der Hauptaufgaben
• Anforderungsprofil Im Anforderungspofil werden die Soll - Vorstellungen aufgeführt, d. h. die Voraussetzung/ Qualifikationen: formale Qualifikation gewünschte Berufsausbildunggewünschter Studienabschlussvorhandene Weiterbildungenfachliche Qualifikation SpartenkenntnisseFachkenntnissepersönliche Qualifikation ServiceorientierungBelastbarkeitFlexibilitätMobilitätVertriebsorientierung
• Stellenausschreibung Bei der Stellenausschreibung handelt es sich um eine interne Ausschreibung, damit alle Mitarbeiter im Unternehmen von einer freien Stelle Kenntnis erlangen und sich auf diese bewerben können. Die Stellenausschreibung ist heutzutage im firmeneigenen Intranet üblich. übliche Informationen einer Stellenausschreibung: Nennung der offenen StelleAngaben über die Aufgabenstellung hierarchische EinordnungAnforderungen an den BewerberBesetzungstermin und ggf. die tarifliche Einstufung
• Anzeige
• Stellenanzeige Mit einer Stellenanzeige werden Bewerber außerhalb des Unternehmens angesprochen. Zu finden im Internet, regionalen Presse, Fachpresse übliche Inhalte Angaben zum Unternehmen (Wir sind...)Angaben zur freien Position (Wir haben...) meist Übernahme aus StellenbeschreibungAussagen über das Anforderungsprofil (Wir suchen...)Leistung des Unternehmens (Wir bieten...)Angaben zur Art und zum Umfang der Bewerbung (Wir bitten...)
• Interne Personalbeschaffung StellenausschreibungVersetzungPersonalentwicklungMehrarbeitArbeitszeitgestaltungVorteile: Mitarbeiter können sich weiterentwickeln, dies wirkt positiv auf die Motivitation und damit auf das Betriebsklima. Unternehmen können ihre Mitarbeiter (Motivitation, Leistungsvermögen, Einsatzbereitschaft etc.)besser einschätzen dadurch ist eine Fehlbesetzung deutlich geringer. Einarbeitungszeit ist kürzer und damit günstiger, da die Strukturen des Unternehmens dem Mitarbeiter bekannt sind. Nachteile: bei Besetzung aus den eigenen Reihen, entsteht an einer anderen Stelle erneuter Personalbedarf. Die Gefahr der Betriebsblindheit ist gegeben, wenn Stellen immer nur mit interenen Personal gedeckt werden.
• Externe Personalbeschaffungswege StellenanzeigeAgentur für ArbeitPersonalberaterZeitarbeitJobbörsenduales StudiumVorteile: Neue Mitarbeiter, die von außen "eingekauft" werden, bringen neue Impulse mit und steigern so die Wettbewerbsfähigkeit. Außerdem gehen sie ohne Vorbelastung auf ihre Aufgaben ein. Wenn im eigenen Unternehmen keine geeigneten Mitarbeiter für eine Stelle vorhanden sind, geht es wesentlich schneller und günstiger externe Mitarbeiter einzustellen. Nachteile: Einarbeitungs- und Eingliederungsphase dauert erheblich länger als bei internen Mitarbeitern. Wenn zu viel "externe" eingestellt werden, kann das zur Unzufriedenheit der "internen" führen, da sie sich in ihrer Weiterentwicklung beschnitten fühlen können
• Instrumente der Personalauswahl Analyse und Bewertung der BewerbungsunterlagenBewerbungsgespräch bzw. -interviewTestvefahrenAssessment - Center (mehrere Bewerber werden über einen längeren Zeitraum von mehreren Beobachtern beurteilt - Nachteil: dieses Verfahren ist sehr teuer, wird aber allgemein besser akzeptiert als das Testverfahren)
• Arbeitszeitmodelle feste Arbeitszeitgleitende Arbeitszeitvariable Arbeitszeit/Jahresarbeitszeit/LebensarbeitszeitVertrauensarbeitszeitSchichtarbeitTeilzeitarbeit
• berufliche Handlungskompetenzen persönliche Wertekompetenz InnovationsbereitschaftSelbstlernfähigkeitEntscheidungsfreudeSelbständigkeit Fachkompetenz fachliches Wissen Methodenkompetenz Gesprächsführung, Moderation Sozialkompetenz TeamfähigkeitFührungsfähigkeit
• Gerechte Entgeltfindung (die drei Gerechtigkeiten) Anforderungsgerechtigkeit unterschiedliche Tätigkeiten sollten unterschiedlich entlohnt werden. Z. B. sollte eine Küchenkraft weniger verdienen als ein Abteilungleiter, da die Anforderungen an beide Mitarbeiter unterschiedlich hoch sind. Leistungsgerechtigkeit das Gehalt sollte sich auch an die individuelle Leistung eines MA orientieren. Jemand der mehr schafft (Qualität vorausgesetzt) als die Anderen, sollte davon profitieren Marktgerechtigkeit Lebensunterhaltungskosten sind in Deutschland unterschiedlich, dementsprechend sollten auch die Löhne unterschiedlich hoch sein
• Beurteilungskriterien bei einer Personalbeurteilung Qualität, QuantitätArbeitsverhaltenInitiative - aus eigenem Antrieb tätig werdenVerhalten gegenüber Kollegen, Vorgesetzten, Kunden
• Beurteilungsfehler Selektive Wahrnehmung: aufgrund eigener Interessen, Gefühlsstimmungen und persönlicher Disposition werden Informationen sehr selektiv aufgenommen Sympathie, Antipathie, Vorurteile Klebeefekt: Jede Beurteilung muss unabhängig von vorangegangenen Zeiträumen und nicht nach dem Schema "einmal gut - immer gut" oder umgekehrt bewertet werden. Halo-Effekt: hier dominiert ein einzelnes Kriterium um alle anderen Kriterien. Bsp. einem MA wird aufgrund seiner geringen Fehlerquote (Arbeitsqualtität) gleichzeitig auch eine hohe Auffassungsgabe bescheinigt, obwohl das evtl gar nicht der Fall ist. Nikolauseffekt: Ein MA steigert seine Leistung immer kurz vor den Beurteilungen, da er weiß, dass er beobachtet und beurteilt wird und deswegen sein Verhalten bewusst oder unbewusst verändert. Kinder sind kurz vor Weihnachten oder eben Nikolaus auch immer besonders artig! Es muss immer ein ganzer Zeitraum beurteilt werden und nicht evtl. die letzten 4 Wochen.
• Sozialleistungen gesetzliche Sozialleistungen: Lohnfortzahlung bei KrankheitUrlaubsanspruch tarifl. Sozialleistungen vermögenswirksame Leistungenzusätzlicher UrlaubsanspruchWeihnachtsgeld freiwillige Sozialleistungen GesundheitsvorsorgeBeitriebssportJubiläumsgeldKantine
• Gründe der Personalfreisetzung Unernehmensziele nicht erreichtUmstrukturierung / FusionRationalisierungVeränderte Geschäftsfelderpersonenbezogene Gründeder Erhalt des Unternehmens steht immer im Vordergrund
• Arten der Personalplanung Gegenstandsbezogene Personalplanung BestandBedarfEinsatzBeschaffungEntwicklungKostenplanungFreisetzungUmfangbezogene Personalplanung IndividualplanungKollektivplanungInaltsbezogene Personalplanung Quantitative PlanungQualitative Planung Fristbezogene Personalplanung Kurzfristige Personalplanung (ein Jahr)mittelfristige Personalplanung (drei - fünf Jahre)langfristige Personalplanung (über fünf Jahre)
• Gegenstandsbezogene Personalplanung P.beschaffungs.planung = interne Besetzung freier Stellen durch z. B. Beförderung z. B. Versetzung und Qualifizierung oder Verstärkung Erstausbildung P.bestands.planung = Ermittlung qualitativer & quantitativer Personalveränderung - Was kann ich ändern? Worauf kann ich reagieren? Qualitativ = Weiterbildung MA -> hochwertigerer Job. Quantitativ = Rente, Elternzeit, Krankenleistung P.bedarfs.planung = Zukünftige Kapazitäten des Unternehmens (quantitativer Aspekt) werden geschätzt und an die MA zu stellenden Anforderungen (qualitativer Askept) definiert -> Was ist für Zukunft geplant? Abschätzen wann was passiert P.einsatz.planung = Einsatz der MA nach Neigung und Qualifikation P.entwicklungs.planung = Heute planen -> morgen schulen. Zukunftsplanung & Gespräche P.freistellungs.planung = Sozialverträglicher Abbau und Personalüberhängen z. B. Angebot früher in Rente zu gehen oder Aufhebungsvertrag, Fluktuation
• Umfangsbezogene Personalplanung Individualplanung - Einzelne MA werden weiterentwickelt z. B. Wann kann/macht er gut? Kollektivplanung - Umfasst Gesamtheit aller MA z. B: IDD Schulung nicht direkt aufeinmal oder online -> Planung zum Ziel
• Inhaltsbezogene Personalplanung Quantitative Planung = Berücksichtigung MA und deren Arbeitskapazität (Vollzeit/Teilzeit), prüfen von Messung wieviele Arbeitsvorgänge pro Tag Qualitative Planung = Berücksichtigung Qualifikationen von MA
• Fristbezogene Personalplanung Kurzfristige PP = Aushilfe (Rückstände). Einflussfaktor -> Bestandsveränderung, Personalveränderung, techn. Fortschritt Mittelfristige PP = Azubi Planung -> 3-5 Jahre. Einflussfaktor -> Unternehmensziele (Vertriebs-/Serviceziele) Langfristige PP = > 5 Jahre z. B. Führungskräfteplanung und Alterstruktur
• Wie erfolgt die Ermittlung des Bedarfs? Verglkeich der Ergebnisse - Personalbestandsplanung vs. Personalbedarfsplanung Planung einer Personalreserve? Ausgleich Schwankungen in der Altersstruktur berücksichtigen -> Entscheidung: Es gibt kein richtig oder falsch -> Ergebnis: Unter- (Leute unzufrieden, zu viel Arbeit) oder Überdeckung (mehr MA als nötig -> Kosten)
• Definition Planung Gedankliche Vorwegnahme des zukünftigen Personalbedarfs im Unternehmen Personalplanung -> wird immer abweichen? Folgen? -> Voraussetzung zum Plan = So nah wie es geht
• Ziele und Bedeutung der Personalplanung Ziel: Unter Berücksichtigung der zu erwartenden Kosten die richtige Anzahl und Art von MA zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort einsetzen zu können Ergebnis: Bildet die Grundlage für vielfältige Maßnahmen des Personalbereiches ( z.B. Einstellungen, Karriereplanung, Personalentwicklug, Auswahlverfahren, Gehlatsstruktur, MAbeteiligung, Personalfreisetzung)
• Welche Einflussfaktoren sind zu beachten? (auf Personalbedarfsplanung) gesamtwirtschaftliche Entwicklung (VWL) - z. B: Aufschwung, Rezission (Dieselskandal), Buchhandlung -> eBook, Hausrat Ebike -> Diebstahl) Branchenstruktur - z. B. Änderung im Versmarkt (Fusion, Direktvertrieb => Dunkelverarbeitung) gesellschaftliche/demographische Entwicklungen - z. B. nachlassende Kundentreue, Ausbau private Altersvorsorge => Kunden denken kritisch Technologisierung z. B. kürzere Bearbeitungszeiten Veränderung der rechtl. Rahmenbedingungen  z. B. Elternzeit verstärkt von Vätern interne Faktoren z.B. neue Zielgruppen erschließen
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• Folgen fehlerhafter Personalplanung Engpässe bei der Leistungserstellung Störung des Betriebsklimas durch Frustraktion bzw. Demotivation der MA Entlassungen und Arbeitslosigkeit
• Ablauf der PP Ausgangspunkt = Stelle /Stellenplan/Stellenbesetzungsplan Ermittlung Personalbestand aktueller Personalbestand (IST-Stand)+ Zugänge (z.B. Übernahme Azubi, nach Elternzeit, Neueinstellung): Abgänge (z.B. KÜ AG/AN, Beginn Elternzeit, Versetzung, Tod = zukünftige Personalbestand
• Bedeutung + Definition Personalbeschaffung Teil der Personalwirtschaft befasst sích mit Deckung eines zuvor definierten Personalbedarfs
• Wann ist Personalbeschaffung notwendig? Umdeckung der Personaldecke Ersatzbedarf für ausscheidende MA Neubedarf bei erstmaliger einzurichtender Arbeitsstelle Aufgrund Bestandszuwächsen Außerplanmäßige Personalbeschaffungsmaßnahmen
• Instrumente der Personalbeschaffung - Bewerber richtig einzuschätzen zählt zu den schwierigsten Aufgaben im Personalbereich Folgende Instrumente sind für den Erfolg der Stellenbesetzung entscheidend: Stellenbeschreibung Anforderungsprofil Stellenausschreibung/ -anzeige
• Instrumnete für Erfolg der Stellenbesetzung - Stellenbeschreibung ist die verbindliche un in einheitlicheren Form abgefasste Festlegung der Eingliederung einer Stelle in din Organisationsaufbau beschreibt Aufgaben + Kompetenzen des MA
• Inhalte des Anforderungsprofils formale Qualifikation fachliche Qualifikation persönliche Qualifikation
• Instrumente zum Erfolg - Stellenausschreibung / -anzeige umfasst Anforderung an neu zu besetztende Stelle kann innerbetreiblich (intern) und außerbetrieblich (extern) erfolgen AG ist in Wahl der Beschaffungswege frei interne Stellen - §93 Betrb VG - Betriebsrat kann interne verlangen- Inhalte interne Ausschreibung z.B. Nennung offenen Stelle, Angaben Aufgabenstellung, Besetzungstermin, ggf. Tarifliche Einstufung externe Stellen- spricht externen Bewerber an- gleichzeitig Visitenkarte für zukünftigen AG - Stellenanzeige erfolgt in Printwareformaten + Interneformaten
• Gliederung Stellenanzeige Angaben zum Unternehmen Angaben zur freien Position Anforderungsprofil des Bewerbers Leistungen des Unternehmens Angaben zu Art + Umfang der Bewerbung
• Personalbeschaffungswege Interne Beschaffungswege: - Beschaffung Personal innerhalb des Unternehmens Methoden: - Stellenausschreibung - Versetzung- Personalentwicklung- Mehrarbeit- Arbeitszeitgestaltung Externe Beschaffungswege:- Beschaffung Personal außerhalb des UnternehmensMethoden: - Stellenanzeige- Jobbörse- Agentur für Arbeit- Zeitarbeit
• Bedeutung und Definition von Personalbeschaffung Teil der Personalwirtschaft - befasst sich mit Deckung eines zuvor definierten Personalbedarfs
• Wann ist eine Personalbeschaffung notwendig? Umdeckung der Personaldecke Ersatzbedarf für ausscheidende MA Neubedarf bei erstmaliger einzurichtender Arbeitsstelle Aufgrund Bestandszuwächse Außerplanmäßige Personalbeschaffungsmaßnahmen
• Bedeutung der Personalentwicklung aus Sicht der MA und der Proxi = umfasst alle Maßnahmen der Entwicklung und Qualifikationen von MA Für MA ist PE (Schulung, Weiterbildung) sehr wichtig -> sichert und optimiert Arbeitsplatz und Aufstiegschancen - Versetzt MA Aufgaben mit höhrer Verantwortung zu übernehmen Für Proxi ist gut ausgebildetes Personal wichtige Voraussetzung für Unternehmenserfolg. MA braucht gute Handlungskompetenz :- Sozialkompetenz (Toleranz, Teamfähigkeit,...) - Methodenkompetenz (analysieren, planen, koordinieren)- Fachkompetenz (EDV nutzen, Kosten verrechnen)- persönliche Wertkompetenz (Selbstlernfähigkeit, Zuverlässigkeit)PE bildet MA zu Erfüllung der Aufgaben aus
• 4 rechtliche Aspekte, die bei der Gestaltung des Personalseinsatzes zu berücksichtigen sind Arbeitsvertrag: - rechtliche Beziehungen und Arbeitseinsatz des MA werden festgelegt - Kann formlos geschlossen werden- MA muss vor Dienstantritt Anstellungsbestätigung ausgehändigt werden- Bei unbefristet bedarf Schriftform Berufsbildungsvertrag:- bedarf Schriftform Arbeitszeitgesetzt: - dient zur Sicherheit und Gesundheitsschutz der MA- Regelung von Arbeitszeiten täglich 8 Std. (max 10 Std. pro Tag) + Regelung Ruhepause und zeiten, Nacharbeit und Sonn- und Feiertagsarbeit Mitbestimmung BR: Regelung von Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeiten + Pausen und Verteilung der Arbeitszeit auf einzelne Wochentag
• Mit welchen Maßnahmen können berufliche Handlungskompetenz der MA erhalten bzw.. gefördert werden? MA sollen selbstständig und eigenverantwortlich denken, planen, organisieren und entscheiden können-> Ma mit hohem Bildungsgrad erhalten Möglichkeit zur Mitgestaltung die Übertragung von Verantwortung und autonomes Arbeiten in Teilbereichen Folgende Aufgabenerweiterungen sind möglich gegen Arbeitsunzufriedenheit: - Job-Rotation: planmäßiger AP-Wechsel - Job-Enlargement: Aufgabenerweiterung: MA erhält zusätzliche Aufgaben auf gleichem Niveau- Job-Enrichment: Qualitative Erweiterung der Aufgaben. MA erhält zusätzlich schwierige und anspruchsvollere Aufgaben. MA qualifiziert sich hierachischen Aufstieg
• Bedeutung des Personaleinsatzes für Proxi = Zuordungung des MA zu den verfügbaren Stellen im Unternehmen (jederzeit der richtige MA am richtigen Ort) optimale Besetzung einer Stelle entsprechende den Qualifikationen eines MA auf die Anforderung einer Stelle Planstelle sollte möglichst deckungsgleich mit Anforderungsprofil des MA sein genaue Vereinbarung und die Grundlagen für den Arbeitseinsatz sind im Arbeitsvertrag des MA zutreffen
• Erörtere rechtliche Aspekte der Personalbeschaffung BR kann interene Stellenausschreibung verlangen Einsatz von Fragebögen, mit denen MA oder Bewerber konfrotiert werden, bedarf es einer Zustimmung des BR es gilt das allgemeine Gleichbehandlungsgesetz Bewerbungsunterlagen sond sorgfältig und sicher aufzubewahren-> Dürfen nur von Personal-MA gesichert werden VU darf nach Bundesdatenschutzgesetz die persönlichen Daten des Bewerbers nicht speichern oder kopieren
• Erörtere die rechtlichen Aspekte der Personalplanung AG MUSS BR über anstehende Personalplanung rechtzeitig informieren BR hat Beratungs- und Vorschlagsrecht (indirektes Mitwirkungsrecht) AG muss BR auch über gegenwärtigen und künftigen Personalbedarf und -planung von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen, sowie über vorgesehene Maßnahmen, die Auswirkung auf AN haben, informieren
• Erläutern Sie die Bedeutung der Personalplanung im Zusammenhang der betrieblichdn Leistungserstellung. Die Personalplanung ist eine der wichtigsten Aufgaben der Personalwirtschaft. Die Per-sonalplanung ist die gedankliche Vorwegnahme von zukünftigem Personalbedarf im Un-ternehmen. Es ist jederzeit sicherzustellen, dass zur richtigen Zeit die benötigte Anzahl an entsprechend qualifiziertem Arbeitspersonal (am richtigen Ort = Standort und Abtei-lung) zur Verfügung steht. Die Bereitstellung zu vieler Arbeitskräfte erhöht die Personal- bzw. Verwaltungskosten und führt zu einer Verminderung des Gewinns eines Unterneh-mens bzw. zur Erhöhung der Versicherungsbeiträge, die letztlich der Versicherungsneh-mer zu zahlen hat, und zu einem schlechteren Ranking des Unternehmens. Dies führt zu weniger Abschlüssen bzw. zu Kündigungen von Verträgen.
• Beschreiben Sie den Prozess (Vorgang) der Personalbestandsplanung. Ausgangspunkt ist der aktuelle Personalbestand. Es werden zunächst qualitative und quantitative Personalveränderungen ermittelt. Auf dieser Basis wird dann der voraus-sichtliche Personalbedarf bis zu einem bestimmten in der Zukunft liegenden Zeitpunkt (die Personalplanung bezieht sich i. d. R. auf ein Jahr) berechnet.

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