IPMA Basislevel (Fach) / Prüfungsvorbereitung (Lektion)

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• Ziele Nennen sie die 5 Zielbeziehungen/verträglichkeiten und ihre Wirkungsweise. Antinome Ziele = 2 Ziele schließen sich aus Konkurrierende Ziele = Die Erfüllung eines Zieles beeinträchtigt die Erfüllung eines anderen Zieles Komplementäre Ziele = Ergänzende Beziehungenzwischen zwei Zielen. Neutrale Ziele = Zwei Ziele sind völlig unabhängig Identische Ziele = Zwei Ziele sind deckungsgleich.
• Allgemein Was ist ein Projekt? Komplex Neuartig Teamarbeit ist notwendig Vorhaben, welches im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist.
• Wodurch ist ein Projekt gekennzeichnet? (7 Kriterien) Einzigartigkeit Komplexität Neuartig Interdiziplinär Anfang und Ende Ziele  begerenzte Mittel
• Allgemein Projektzyklus Projektsteckbrief Ziele Umfeld-und Stakeholderanalyse Risikoanalyse Projektorganisation Phasenplan (Grobplanung endet ab hier) Strukturplan (Detailplanung beginnt ab hier) Ablaufplan  Terminplan  Einsatzmittelplan Kostenplan Überwachung und Steuerung (Controlling)
• Ziele 3 Bestandteile der Leistungsumfangsbeschreibung. Projektsteckbrief (wichtige Eckpunkte) Lastenheft (Anforderungen des Auftraggebers) Pflichtenheft (Auftragnehmer erklärt, wie die Anforderungen erfüllt oder nicht werden)
• Projektsteckbrief Was beinhaltet ein Projektsteckbrief ? Wichtige Eckpunkte des Projektes. Nummer Auftraggeber Auftragnehmer Termine (Start und Ende) Meilensteine (Phasen: Initialisierung, Konzept, .....) Ziele (primär : Smart) Inhalt des Projektes Risiken Unterschrift (AG/AN)
• Ziele Was beinhaltet ein Lastenheft? Anfordungen des Auftraggebers
• Ziele Was beinhaltet ein Pflichtenheft? Auftraggeber erklärt, wie er die Anforderungen erfüllt oder nicht erfüllt.
• Ziele Magisches Dreieck Leistung (Ergebnisziele) Kosten (Vorgehensziele) Zeit (Vorgehensziele)
• Phasenplan Wie heißen die 5 Projektmanagementphasen ? I   - Initialisieren                         - Auftrag, Vertrag, Steckbrief (grob) D - Definieren                            - Ziele, Machbarkeit, Steckbrief (fein) P - Planen                                  - Projektpläne S - Steuerern&Durchführen       - Team, Controlling, Maßnahmen, Reporting A - Abschluss                             - Abnahme, Entlastung
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• Risikoanalyse Welche 2 möglichen Charaktere können Risiken haben? Eintrittswahrscheinlichkeit Schadenshöhe / Tragweite
• Ablaufplan Nennen sie 4 Anordnungsbeziehungen. Normalfolge Anfangsfolge Endfolge Sprungfolge
• Umfeld- und Stakeholder Nennen sie 5 Schritte des Stakeholdermanagements in ihrer sachliche-logischen Reihenfolge. Identfikation der SH Identifizierung der Interessen Analysieren und Bewerten Maßnahmen planen und umsetzen Controlling / Beobachten der Maßnahmen
• Organisation Nennen sie mögliche Führungsstile. Autoritär - Zwang Patriarchisch - Manipulation Kooperativ - Vorschläge Partizativ - vereinbarter Rahmen Demokratisch - Vorgesetzter ist Korrdinator Informierend - Überzeugen Beratend - Meinungen werden gehört
• Umfeld- und Stakeholder Achsen vom Stakeholder-Portfolio Einstellung und Betroffenheit /Konfliktpotenzial  - positiv-negtiv Macht und Einfluss - gering-hoch
• Risikoanalyse Achsen vom Risiko-Portfolio? Schadenshöhe / Tragweite - niedrig-hoch Eintrittswahrscheinlichkeit - gering-hoch
• Projektorganisation Nenne die 3 Projektorganisationsformen, skizziere und gib Beispiele für ihre Anwendung. Reine /Autonome Projektorganisation - stategisch wichtig und zeitlich dringend (spezielle Projektteams) Matrix Organisation - Mitarbeiter haben mehrere Vorgesetzte (diziplinarischer und Projektleiter) Einfluss/Stabs Organisation -  kleine Vorhaben (Projektleiter unter GF hat direkten Einfluss auf Mitarbeiter)
• Ziele Wie macht man Projektziele messbar? Ziele müssen so defniniert werden, dass sie am Ende des Projektes messbar sind Kosten und Terminziele werden mit Kennzahlen versehen Leistungsziele können auch oft mit Kennzahlen versehen werde
• Allgemein Nennen sie 3 Projektarten. Forschungs&Entwicklungsprojekte Innovationsprojekte Organisationsprojekte
• Allgemein Was versteht man unter Projektmanagement? Projektmanagment ist die Gesamtheit von Führungs- aufgaben                   organsiation                   techniken                   mitteln zur Durchführung eines Projektes
• Ziele Wie definiert sich der Leistungsumfang? Leistungsumfang: Eigenschaften und Funktionen der Arbeit, die erbracht werden müssen. (Projektsteckbrief, Lastenheft, Pflichtenheft)
• Wie definieren sich Lieferobjekte? Lieferobjekte: Materielle oder immaterielle Ergebnisse, die dem Kunden übergeben werden müssen.
• Ziele Zielprozess: Chronologisch Identifizieren Klassifizieren Priorisieren Operationalisieren (messbar) Überwachen
• Ziele Wie sollten Ziele formuliert sein? S pezifisch M essbar - z.B. Kennzahlen, Standards, Referenzen A kzeptierbar  - erreichbar (achievaeble) R ealistisch T erminiert
• Ziele Nennen sie 3 Zielarten in ihrer chronologischen Reihenfolge. Vorgehensziele   I    Ergebnissziele  I  Nutzenziele -------------------------------------------------------------------------------- I Projektstart                                    I Projektende
• Ziele Nennen sie mögliche Bestandteile des Zielbaumes Vorgehensziele    - Termine, Kosten, Prozesse, ..... Ergebnisziele       -  Leistung, Sozialziele, ökologische...... Nutzenziele          - Strategie Nichtziele
• Umfeld- und Stakeholder Wie werden die Faktoren in der Umfeldanalyse unterschieden? Sachliche Faktoren - (interne /externe) = Risiken Soziale Faktoren - (interene / externe) = Stakeholder
• Umfeld- und Stakeholder Welche 3 Strategien stehen zur erfolgreichen Beeinflussungen der Stakeholder zu Verfügung? P Partizipativ (SH zu Partnern machen, beteiligen) -Betroffene zu Beteiligten machen D Diskursiv (faire und sachliche Auseinandersetzung der Parteien) R Repressiv/Restrictiv (direkte Weisung von Ceo oder selektive Informationsweitergabe)
• Risikoanalyse Welche strategischen Maßnahmen stehen im Risikomanagement zur Verfügung? Maßnahmenart    I               Strategie                    I            Beispiel P - Präventiv       Vermeidung / Verminderung  unerprobte Technik ni.einsetzen/ Experten K - Korrektiv        Begrenzen / Verlagern           Überflüssiges streichen / externe Dienste A - Akzeptieren    Selbsttragend                        Das Risiko wird vom Management getragen
• Risikoanalyse Wie kann das Risiko vor Eintritt quantifiziert werden? Risikowert [€] vor Eintritt = Eintrittswahrscheinlichkeit [%] x Schadenhöhe [€]
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• Risikoanalyse Wie kann das Risiko Nach Maßnahme quantifiziert werden? Risikowert [€] nach Maßnahme < Risikowert [€] vor Maßnahme + Kosten der Maßnahme [€]
• Strukturplan Erläutern sie den formellen Aufbau eine Projektstrukturplanes sowie dessen Gliederungsmöglichkeiten. Systematische Erfassung der Einzelaufgaben über das Projekt in seiner Gesamtheit. Unterteilung in:  Projekt Teilobjekte (Phasenorientiert) Teilaufgaben (Objekt- oder Aktivitätenorientiert) Arbeitspakete 3-4 Gliederungsebenen - Ansonsten Teilprojekt
• Strukturplan Nennen sie 4 Gliederungsprinzipien. O     - Objektorientiert P      - Phasen- oder Ablauforientiert F       - Funktions- oder Aktivitätsorientiert G      - Gemischtorientiert
• Ablauf- und Terminplan Nennen Sie den Unterschied zwischen einem Netz - und einem Balkenplan. Netzplan berücksichtigt: Vorgänge, Aufgaben, Ereignisse (Milestones) mit ihrer zeitlichen Abfolge, deren Anordnungsbeziegungen und dem möglichen Puffererzeiten Balkenplan berücksichtigt: Vorgänge, Aufgaben, Ereignisse (Milestones) mit ihrer zeitlichen Abfolge 
• Einsatzmittelplan Diagrammachsen der Einsatzmittelplanung Vorgang zu Zeit Übertragung in Mitarbeiter zu Zeit
• Phasenplan: Was ist ein Meilenstein und wofür verwendet man Meilensteine in der Projektsteuerung? Wo werden Meilensteine häufig verwendet? Meilensteine sind Ereignisse, haben keine Dauer und werden so viel wie notwendig, aber mindestens einmal am Ende der Projektphase eingesetzt. Sie dienen zur Kontrolle von Zwischenergebnissen  zur Ermittlung eines Fertigstellungswertes Entscheidung für nächste Phasenschritte im Projektphasenplan und in der Meilenstein-Trendanalyse
• Controlling Was ist ein Meilensteintrendanalyse und welche Bestandteile enthält sie? Ist eine statistische Momentaufnahme für das Projekt oder die Projektphase. Terminabweichung werden aufgezeigt.
• Umfeld- und Stakeholderanalyse Wie kann ich mit Konflikten umgehen? Konfliktebenen: Sachebene Beziehungsebene Methoden mit Konflikten umzugehen:- Anpassung- Einigung- Kompromiss- Streit- Delegation- Machteinsatz- Verdrängung- Vermeidung
• Projektabschluss: Was gehört zum Projektabschlussbericht und an wen richtet er sich? Erfahrungssicherung Abweichungsanalyse Wirtschaftlichkeitsanalyse Abschlußbericht richtet sich an: Auftraggeber Stakeholder Lenkungsausschuss, Projektteam
• Erläutern Sie die Begriffe Fertigstellungsgrad und -wert Fertigstellungsgrad: [%] Verhältnis der IST-Fertigstellung bisher erbrachte Leistung zur SOLL-Fertigstellung in % Fertigstellungwert: [€] Sind die dem Fertigstellungsgrad entsprechenden Kosten
• Einsatzmittelplan: Nennen Sie wesentliche Mittel der Einsatzmittelplanung und schildern sie die Möglichkeiten der Optimierung Basis für die Einsatzmittelplanung ist der Netzplan Ressourcenplan Bedarfsplanung Balkendiagramm Optimierungsmöglichkeiten: verschieben von Arbeitspaketenausnutzen der PufferResourcen erhöhenverlängernverkürzen
• Wie erkennen Sie den Projekterfolg? Projekterfolg: die Leistungsziele wurden erfüllt und eingehalten das Projektbudget wurde eingehaltet (Kostenziele) die Terminziele wurden eingehalten Das magische Dreieck wurde eingehalten (Leistung, Kosten, Termine) alle Stakeholder sind zufrieden
• Allgemein: Welche Anforderungen soll ein PL erfüllen? Welche Fähigkeiten sollte er zur Ausübung seiner Tätigkeit mitbringen? Anforderungen: Fachkompetenz Methodenkompetenz Führungskompetenz Sozialkompetenz Fähigkeiten: MA motivieren können Visionen entwickeln Konflikte erkennen und lösen unternehmerisches Denken zielstrebig Einsatzbereitschaft Lernfähigkeit vorrausschauendes Denke und Handeln .....
• Risikoanalyse: Welche Projektrisiken gibt es und wie kann man damit umgehen? Risiken: technische Risiken kaufmannische Risiken Terminrisiken politische Risiken Umweltrisiken Umgang: vermeiden / vermindern (präventiv) begrenzen / verlagern (korrektiv) akzeptieren (selbstragend)
• Allgemein: Nenne sie 3 Vertragsarten. Kaufvertrag (Bezahlung gegen Ware) Dienstvertrag (Leistung wird geschuldet, kein Erfolg) Werkvertrag (Herstellung (Erfolg) für ein Werk wird geschuldet)
• Steuerung: Wie kann der Projektfortschritt gemessen werden? Leistung - Meilensteinanalyse - Termine Termine - Kostentrendanalyse - Kosten Kosten - Earned-Value Analyse - Leistung Der Fortschritt kann objektiv und subjektiv (schätzen) gemessen werden.
• Allgemein: Bedürfnisspyramide nach Maslow. Physiologische Bedürfnisse: - Atmung, Schlaf, Nahrung, Wärme, Gesundheit, Wohnraum, Kleidung, Bewegung Sicherheitsbedürfnisse: - Recht und Ordnung, Schutz vor Gefahren, festes Einkommen, Absicherung, Unterkunft soziale Bedürfnisse: -Familie, Freundeskreis, Partnerschaft, Liebe, Kommunikation Achtung - Bedürfnisse: - Höhere Wertschätzung, Respekt, private und berufliche Erfolge, mentale und körperliche Stärke Selbstverwirklichung: - Individualität, Talententfaltung, Perfektion; Erleuchtung, Selbstverbesserung
• Strukturplan: Was ist ein Projektstrukturplan? Ein Projektstrukturplan ist ein: zentrales Planungsinstrument in grafischer oder tabellarischer Form.
• Umfeld- und Stakeholdermanagement: Kommunikationsmatrix Wer? Wann? Wie oft? an wen? frühzeitig, regelmäßig, ehrlich, proaktiv, intensiv
• Risikomanagement Was ist ein Risiko und welche Arten gibt es? Mögliches, ungeplantes Ereignis, das negative (Risiken) und positive (Chancen) Auswirkung auf das Projekt hat. kaufmännisch technisch Ressorcen Termin Politik

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