Prüfungsvorbereitungsfragen (Fach) / 1.06 (Lektion)

1.06

Diese Lektion wurde von hannemac erstellt.

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• Anhand welcher Merkmale lassen sich Projektgesellschaften von Arbeitsgemeinschaften unterscheiden? Arbeitsgemeinschaften sind ein Zusammenschluss mehrerer Unternehmen, während dieProjektgesellschaft ein Unternehmen darstellt. Die Zusammenarbeit in einer Arbeitsgemeinschaftmuss vertraglich zwischen den beteiligten Unternehmen geregelt werden.Das Konsortium als eine Ausprägung der Arbeitsgemeinschaft verfügt im Ggs. zu Projektgesellschaftenüber kein eigenes Gesellschaftsvermögen und eigene Ressourcen.
• Grenzen Sie Programmmanager vom Multiprojektleiter ab? ProgammmanagerWenn mehrere Projekte zusammenhängen, spricht man von Programm. Der Programmmanagerkoordiniert die Projektleitungen der einzelnen Projekte. Er ist für dieeinheitliche Führung der Projekte innerhalb des Programms verantwortlich.MultiprojektleiterBeim Multiprojektleiter handelt es sich im Ggs. zum Projektleiter und Programmmanagernicht um eine Führungsaufgabe. Der Multiprojektleiter tritt als Koordinator im Rahmender Planung der Steuerung der Projektlandschaft auf. Hierzu zählen der Aufbau und dieOptimierung der Infrastruktur für die Durchführung der Projekte. Darüber hinaus ist erverantwortlich für die Besetzung des PL-Pools.
• Inwiefern haben die Befugnisse und Verantwortlichkeiten Einfluss auf den Projekterfolg? Zur Erreichung des Projekterfolgs ist Teamarbeit notwendig um, um Aufgaben innerhalbdes Projektes zu erledigen. Hier muss jedem Projektmitarbeiter seine Verantwortlichkeitklar sein. Mittels der Rollenzuordnung zum Projektmitarbeiter wird im zugewiesen, welcheTätigkeiten und Aufgaben in seinem Verantwortungsbereich liegen.Um diese Aufgaben auch durchführen zu können, muss der Rolleninhaber auch überBefugnisse verfügen. So z.B. muss der Projektleiter z.B. ein Mitwirkungsrecht bei derBesetzung des Projektteams haben und auch eine fachliche Weisungsbefugnis, umfunktionale Projektziele erreichen zu können.
• Aus welchen Gründen kann die Projektrahmenorganisation im Projektlebensweg verändert werden? Ein Grund kann die Größe und / oder Dauer des Projektes sein. Bei einem großen Projektkann es sinnvoll sein, die Projektrahmenorganisation je nach Phase anders vorzunehmen,z.B.- Projektvorbereitung: Einflussorganisation- Projektstart, -planung: Matrixorganisation- Projektdurchführung: Autonome Projektorganisation- Projektabschluss: EinflussorganisationBeim Projektstart bzw. bei den Vorbereitungen ist noch nicht klar, ob das Projekt überhauptdurchgeführt wird. Deshalb ist es empfehlenswert, große Umorganisationen zudiesem Zeitpunkt zu vermeiden. Außerdem sind am Beginn und während der Planungsphasenoch nicht die volle Anzahl an Projektmitgliedern erforderlich wie dann bei derUmsetzung. Daher auch die Matrixorganisation während der Planungsphase.Die autonome Projektorganisation hat dann ihre Stärken bei der Umsetzung. Alle Projektmitarbeiterkönnen sich dann voll auf ihre Aufgaben konzetrieren und es besteheneindeutige Entscheidungs- und Weisungsbefugnisse.In der Abschlussphase werden nicht mehr alle Projektmitarbeiter benötigt, so dass hierwieder die Einflussorganisation angewendet werden kann.
• Was muss beachtet werden, wenn ein Projektleiter ein Team in einer Matrixorganisation zusammenstellen soll? - Verbindliche Zusage der entsprechenden Fachbereichsleiter, dass die Mitarbeiter fürden vereinbarten Zeitraum im vereinbarten Umfang zur Verfügung stehen.
• In welcher Situation ist welche Organisationsform zu empfehlen? Einflussorganisation- Kleine und nicht kritische Projekte- Strategische abteilungsübergreifende Projekte- Hohe Betroffenheit vieler Organisationseinheiten- Wenn Geschäftsleitung das Projekt eindeutig unterstützt- Projektleiter verfügt über persönliche Autorität und EinflussAutonome Projektorganisation- Große und terminkritische Projekte- Geringe organisatorische Anknüpfungspunkte zu anderen StellenMatrixorganisation- Mittlere und große Projekte- Wichtige und terminkritische ProjekteProjektorientiertes Unternehmen- Unternehmen führt ausschließlich oder überwiegend Projekte durch
• Was ist unter Projektbeteiligte zu verstehen? Projektbeteiligte sind entweder direkt am Projekt beteiligt, sie arbeiten also mit oder siesind an der Projektdurchführung oder Projekterfolg interessiert und können es beeinflussen.Sie werden auch als Stakeholder oder interessierte Parteien genannt.Direkte Projektbeteiligte:- Auftraggeber- Auftragnehmer- Projektleiter- Lenkungsausschuss- ProjektmitarbeiterMittelbare Projektbeteiligte:- Projektcontroller- Projektkaufmann- PM-Büro- Projektbüro- Fachbereich (Leiter, Mitarbeiter, Koordinatoren)- Externe Berater- Bürgerinitiativen
• Was sind projektorientierte Teilebereiche und wie unterscheiden sie sich vom projektorientierten Unternehmen? Wird nicht ein ganzes Unternehmen einer Projektorientierung unterzogen, sondern nureinzelne, spricht man von projektorientierten Teilbereichen. In diesen Teilbereichenwerden die Projekte abgewickelt und sind dementsprechend wie die autonome Projektorientierungorganisiert. Es gibt für jeden Teilbereich eine Projektleitung und es werdenentweder ein größeres oder mehrere gleichgeartete Projekte abgewickelt.Diese Art der Organisation findet sich bei größeren Unternehmen, die schwerpunktmäßigInnovationsprojekte durchführen, aber auch bei Beratungsunternehmen.
• Welche Arten der Matrix-Projektorganisation gibt es und wie unterscheiden sie sich? Starke MatrixorganisationDiese orientiert sich eher an der autonomen (reinen) Projektorganisation. Hier verfügtder Projektleiter über die vollständige Projektverantwortung. Allerdings ist der PL ebenfallsin die Linie eingebunden und seinem Linienvorgesetzten verantwortlich.Schwache MatrixorganisationDiese orientiert sich eher an der Einflussorganisation. Hier verfügt der PL nur über koordinierendeFunktionen.
• Welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten haben der Auftraggeber und Auftragnehmer? Auftraggeber- Erstellung Projektauftrag und -ziele (gemeinsam mit Projektleiter)- Bereitstellung des Budgets- Steuerung des Projektes (zusammen mit Projektleiter)- Projektergebnis abnehmen- Projektleiter entlasten- Freigabe des Abschlusses der jeweiligen PM-Phase- Abstimmung mit den Unternehmenszielen- Eskalation bei ProblemenAuftragnehmer- Verantwortliche Durchführung des Projektes.- Ggf. Bestimmung des Projektleiters
• Welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten haben der Projektleiter und das Projektteam? Projektleiter- Abstimmung des Projektauftrags und der Projektziele mit dem Lenkungsausschuss.- Beschaffung geeigneter Ressourcen.- Koordination, Führung und Motivation des Projektteams- Planung, Steuerung und Überwachung der Termine, Kosten, Qualität und Zielerreichung- Repräsentation des Projekts nach außen- Durchführung des ProjektabschlussesProjektteam- Durchführung der an sie delegierten Aufgaben- Dokumenation der von ihnen erbrachten Arbeitsleistungen- Unterstützung des Projektleiters- Kontrolle des Fortschritts der eigenen Aufgaben- Rückmeldung der Arbeitsergebnisse und des damit verbundenen Aufwands
• Welche Bedeutung hat die Vergabe von Befugnissen für die verschiedenen Projektrollen? Eine Befugnis ist die Berechtigung zu rechtswirksamen Handlungen im Namen und imRahmen von Projekten. Jeder formalen Rolle im Projekt werden neben Verantwortlichkeiten,Berechtigungen auch entsprechende Befugnisse zugewiesen.Die Zuweisung ist explizit notwendig, damit der Rolleninhaber diese auch wahrnehmenkann. Die Zuweisung kann nur von einem Rollenträger erfolgen, der seinerseits die Befugnishat, diese anderweitige Befugnis zu erteilen.Der Rollenträger, dem die Befugnis erteilt wird, muss über die entsprechende Kompetenzverfügen, um die Befugnis ausfüllen zu können.
• Welche Bedeutung hat eine Verantwortlichkeitsmatrix? Welche Notationen gibt es? Eine Verantwortlichkeitsmatrix ist ein Arbeitsmittel, in der Projektaufgaben den sie erfüllendenStellen oder Rollen zuordnet und damit verbindlich an sie überträgt. Sie ist einezweidimensionale Matrix, welche die Organisationsstruktur des Projekts mit Projektstrukturplanin Beziehung setzt.Mögliche Notationen:- VGB (RAC): Verantwortlich für die Durchführung, Genehmigung, Aufgabe abschließen- VGBI (RACI): zusätzlich welche Rolle über den Fortschritt und das Ergebnis informiertwerden soll.- VGMBI (RASCI): zusätzlich, welche Rollen die Aufgabe durch zusätzliche Ressourcenunterstützen sollen.- VGBI-KM (RACI-VS): zusätzlich, welche Rollen das Ergebnis nach fesgelegten Kriterienüberprüfen sollen.
• Welche Formen der Projektorganisationen gibt es? Welche Vor- und Nachteile sind mit ihnen verknüpft? EinflussorganisationHier verbleiben die Mitarbeiter in den Organisationseinheiten der Linie. D.h. die Linieverfügt über die alleinige Weisungsbefugnis über die Mitarbeiter. Der Projektleiter kannhier also nur koordinierend agieren. Vorteile und Nachteile sind:(+) Keine organisatorische Veränderung notwendig(+) Hohe Flexibilität bei der Bereitstellung der Mitarbeiter(+) Optimierte Auslastung er Mitarbeiter möglich(-) Aufwändige Abstimmung und Koordination(-) Projektleiter hat kaum Möglichkeiten, Maßnahmen durchzusetzen(-) Linie wird stark belastet(-) Es ist möglich, dass keine Identifikation mit dem Projekt stattfindetReine Projektorganisation Hier verfügt die Projektleitung über die disziplinarische und fachliche Weisungsbefugnis.Die PL ist auf der gleichen Ebene angesiedelt wie Fachbereichsleitung. Mehrere Projektekönnen in mehreren Projektorganisationen angesiedelt sein. Die Projektmitarbeiterwerden für die Projektlaufzeit vollständig der Projektorganisation zur Verfügung gestellt.D.h. der Projektmitarbeiter ist vollständig dem PL unterstellt. Vorteile und Nachteile sind:(+) Eindeutige Befugnisse und Verantwortlichkeiten(+) Kaum Konfliktpotenzial durch unterschiedliche Aufgabenzuteilungen(+) Identifikation mit dem Projekt(+) Einfache Kommunikationswege(-) Auslastungsprobleme durch Zuordnung der Ressourcen nur zu einem Projekt(-) Know-How Abfluss nach Beendigung des Projektes(-) Mögliche Probleme bei Wiedereingliederung nach Projektende in die Linie(-) Erhöhte Umstellungskosten bei Aus- und WiedereingliederungMatrixorganisationHier wird die Projektorganisation horizontal in die Linien- / Stammorganisation integriert.Die Entscheidungs- und Weisungsbefugnis wird hierbei zwischen Linie und Projektleitungaufgeteilt. Die PL erhält die Entscheidungs- und Weisungsbefugnis für die Projektbelange.Die Mitarbeiter verbleiben disziplinarisch in der Linie. Der Linienvorgesetzte hatdie Entscheidungs- & Weisungsbefugnisse für Angelegenheiten außerhalb des Projektes.Mitarbeiter erhalten Weisungen sowohl vom Linienvorgesetzten als auch vom PL.(+) Optimierte Auslastung der Mitarbeiter (Projekt- und Linienaufgaben)(+) Flexibler Einsatz der Mitarbeiter(+) Kein Herauslösen aus der Linienorganisation erforderlich(+) Abteilungsübergreifende Projekte werden in der Koordination und Abstimmung vereinfacht(-) Konfliktpotenzial durch konkurrierende Projekt- und Abteilungsziele(-) Gefahr der Überlastung der Mitarbeiter durch Projekt- und Linienaufgaben(-) Erhöhter organisatorischer Aufwand(-) Gefahr, dass das Projektgeschäft durch das Tagesgeschäft vernachlässigt wirdProjektorientierte UnternehmenGPM/IPMA Zertifizierung – ICB 3.0Fragen zur Prüfungsvorbereitung (PM3, Auflage 1) Kapitel 1.0610Extreme Ausprägung der reinen Projektorganisation. Ein Unternehmen führt nur Projektedurch. Es gibt daher nur projektbezogene und keine produktbezogenen Abteilungen.Aufgabenbezogene Abteilungen wie IT, Marketing, Einkauf, Personalwesen u.ä. sinddort auch vorhanden. Vor- und Nachteile:(+) Eindeutige Befugnisse und Verantwortlichkeiten(+) Identifikation mit dem Projekt(+) Einfache Kommunikationswege innerhalb des Projektes(-) Auslastungsprobleme bei Zuordnung von Ressourcen zu nur einem Projekt(-) Erhöhter Kommunikations- und Informationsaufwand bei projektübergreifender Koordination  
• Welche Kompetenzarten kennen Sie? FachkompetenzFähigkeiten, Kenntnisse und Wissen zur Ausübung der beruflichen Tätigkeit.MethodenkompetenzKognitive Fähigkeiten, sich selbstständig neues Wissen und neue Arbeitsmethoden anzueignenund zielorientiert auf Ergebnisse hinzuarbeiten.SozialkompetenzFähigkeit, konstruktive und langfristige Arbeitsbeziehungen herzustellen und respektvollmiteinander umzugehen.Personale KompetenzFähigkeit zur Reflexion und Einschätzung der eigenen Stärken und Schwächen.
• Welche Kriterien sind bei der Auswahl der geeigneten Projektorganisationsform zu beachten? Projektgröße- Projektdauer- Erfahrung mit dem Projektmanagement- Komplexität des Projektes- Projektstandort- Unternehmensorganisation- Verfügbare Ressourcen- Philosophie der Unternehmensleitung- Art des Projektes- Bedeutung des Projektes- Vielfalt der Produktlinien- Größe des Unternehmens- Änderungshäufigkeiten bei den Produktlinien- Unabhängigkeit zwischen den Untereinheiten
• Welche kulturellen Einflüsse auf Projekte kann es geben? - Verhalten zu Macht: PL muss starke Autorität sein.- Streben nach Leistung: Spannungsfeld "leistungsbezogen" zu "Wert der zwischenmenschlichenBeziehungen"- Zeitliche Orientierung: "Tüchtigkeit, Ausdauer und Sparsamkeit" vs. "weniger Traditionund Stabilität"- Beziehungsorientierung: "Reine Arbeit" vs. "Beziehungen und Kommunikation zu Arbeitskollegen"- Grad der Bedeutung von Regeln: Feste Regeln vs. "Laissez-faire-Prinzip".- Grad der Zeitorientierung: Pünktlichkeit vs. flexiblere Handhabung der Zeit.
• Welche Möglichkeiten gibt es, um die Projektorganisation während des Projektlebenswegs zu optimieren? - Projektleiter austauschen- Unterstützung für Projektleiter einsetzen- Projektrahmenorganisation ändern
• Welche Organisationseinheiten können Ressourcen für ein Projekt bereitstellen? - Linienorganisation- Bei projektorientierten Unternehmen werden die Mitarbeiter direkt im Unternehmen(Personalabteilung) dem Projekt zugeordnet.
• Wie grenzt sich die virtuelle Projektorganisation ggü. einer Arbeitsgemeinschaft ab? Die echte Arbeitsgemeinschaft verfügt über ein eigenes Gesellschaftsvermögen und eigenenRessourcen, die virtuelle Projektorganisation nicht. Bei der virtuellen Projektorganisationsind die Mitarbeiter oft räumlich und zeitlich voneinander getrennt. Bei der Arbeitsgemeinschaftgibt es oft ein führendes Unternehmen.
• Wie kann ein Projektorganigramm aufgebaut sein? Sie können einerseits als Matrixdiagramm aufgebaut werden, indem horizontal die Zugehörigkeitzu den Projekten dargestellt wird. D.h. eine Zeile entspricht der Zuordnungzu einer Projektleitung. Vertikal wird die Linienzugehörigkeit der Projektmitarbeiter abgebildet.Es gibt aber auch die Möglichkeit der Darstellung als Systeme. Der Projektleitung unterstelltist das Projektteam im System Projekt. Die Abteilungen der Projektmitarbeiter werdenals Umsysteme mit ihren Mitarbeitern incl. Verknüpfungen dargestellt.
• Welche unternehmensübergreifenden Organisationsformen gibt es und welche Vor- und Nachteile haben sie? Arbeitsgemeinschaften (ARGE)Entweder echte Arbeitsgemeinschaften mit gemeinsamem Geschäftsvermögen oderKonsortien.Vorteile:- Identifikation des gesamten Unternehmens mit Projektziel- Erhöhter Einsatz von Ressourcen möglich- Vermehrtes Wissen durch ZusammenschlussNachteile:- Mitarbeiter müssen nach Projektende wieder in ihre ursprüngliche Organisation eingegliedertwerden.- Meinungsverschiedenheiten während des Projekts führen zu Problemen.Virtuelle ProjektorganisationenSpontaner Zusammenschluss mit lockeren und informellen Bindungen.Vorteile:- Erhöhter Einsatz von Ressourcen möglich- Vermehrtes Wissen durch Zusammenschluss- Mitarbeiter verbleiben in ihrer StammorganisationNachteile:- Meinungsverschiedenheiten während des Projekts führen zu Problemen.- Unterschiedliche Unternehmenskulturen können zu Problemen führen.
• Wie kann sich ein Mangel an Führung auf den Projekterfolg auswirken? - Fehlende Motivation des Teams -> Zeitverzug, Fehler in der Ausführung- Anforderungen nicht vollständig oder korrekt erkannt -> Zeitverzug, zu hohe Kosten- Unzufriedene Stakeholder
• Wie unterscheiden sich Projektcontroller und Projektkaufmann hinsichtlich der Aufgaben? ProjektcontrollerEr macht den Status des Projekts für alle Projektbeteiligten jederzeit transparent. Er unterstütztden Projektleiter im operativen PM und mahnt ggf. auch Steuerungsaktionenan. Der Projektcontroller verfügt aber über keine Befugnisse.ProjektkaufmannEr ist zuständig für die Sicherstellung und Durchführung einer wirtschaftlichen, termingemäßenund vertragsgerechten Abwicklung der projektbezogenen kfm. Angelegenheiten.

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