Projektmanagement (Subject) / TOTAL (Lesson)

allgemeine Fragen

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• Definition Projekt nach DIN 69901 Einmaligkeit der Bedingungen Klare Zielvorgaben Zeitliche Befristung Begrenzungen (finanziell, personell) Abgrenzung gegenüber anderer Vorhaben Projektspezifische Organisation
• Ziele nach der SMART Regel S - schriftlich und situationsspezifisch M - messbar A - anspruchsvoll R - realistisch T - terminlich strukturierbar
• Definition Management erkennen, analysieren, lösen v. Problemen zielgerichtetes, systematisches Handeln Anwendung von Problemlösungsmethoden Führung durch bestimmte Institutionen und Personen
• Unternehmensziele erfüllen folgende Funktionen... Orientierungsfunktion Koordinationsfunktion Motivationsfunktion Selektionsfunktion Kontrollfunktion
• Scheiterungsgründe für Projekte (Reihenfolge wichtig!) Anforderungen /Ziele fehlende Ressourcen fehlendes Projektmanagement Politik unzureichende Planung fehlende Kommunikation Mangel an qualifizierten MA Methodik mangelhaftes Stakeholder Mgmt. Management
• typische Zielkonflikte im magischen Dreieck die 3 Bestimmungsgrößen beeinflussen sich gegenseitig
• Kommunikationsarten persönlich dokumentenbasiert (Email, Projektantrag)
• Nennen Sie unterschiedliche Besprechungsformen! Kick Off Meeting Projektsitzung /Statusbesprechung Routinebesprechung (Jour Fixe) Problembesprechung Präsenzbesprechung Telefonat /Konferenz Videokonferenz auf Dokumentenbasis
• Definition Führung Führung bedeutet einen MA: die Richtung auf ein Ziel zu geben in Bewegung auf dieses Ziel zu halten in die Lage zu versetzen, sich zum richtigen Zeitpunkt in der richtigen Aufgabe zu entfalten (leistungsoptimierung)
• Definition Motivation = Summe aller Antriebe eines MA ihn von sich aus zum Handeln zu bewegen Gegenteil von Motivation; ManipulationLösung: Vorgesetzter muss Bedürfnisse der einzelnen MA kennen
• Schwerpunkte innerhalb der Führung Führungsstile Motivation Konfliktmanagement
• Führungsstile nach Kurt Lewin autoritär laissser- faire kooperativ
• situativer FS Modell Hersey und Blanchard Reifegrade Reifegrad 1 - LENKEN - geringe Reife Reifegrad 2 - TRAINIEREN - mäßige geringe Reife - Motivation vorhanden, Fähigkeiten fehlen Reifegrad 3 - UNTERSTÜTZEN - mäßige hohe Reife: Fähigkeiten vorhanden, Motivation fehlt Reifegrad 4 - DELEGIEREN - hohe Reife: Fähigkeiten + Motivation vorhanden
• Führungstechniken Mgmt by Delegation Mgmt by Exception (Eingreifen im Ausnahmefall) Mgmt by Participation (Einbeziehung) Mgmt by Objectives Mgmt by Motivation Mgmt by Results Mgmt by systems
• Eigenschaften für erfolgreiches Führen Belastbarkeit emotionale Stabilität Gerechtigkeit Intelligenz Kreativität/Kontaktstärke Sensibilität 
• Bedingungen für erfolgreiches Führen soziales Dürfen Individuelles Wollen situative Ermöglichung Persönliches Können
• Handlungskompetenz Fachkompetenz - kognitiv (KOPF) Methodenkompetenz - Handeln im Prozess (HAND) Emotionale Kompetenz - kommunikatives/zwischenmenschliches Handeln (BAUCH) Persönliche Kompetenz - Regeln, Normen (HERZ)
• intrinsische Motivation Primärmotivation durch Grundbedürfnisse Hunger, Durst, Wärme, Kleidung geht vom Individuum aus und kann selbst gestillt werden
• extrinsische Motivation entwickeln sich aus dem Umfeld des Menschen und seinen Lebensumständen soziale Anerkennung, Sicherheit i.d.R. kann er nur von einem externen Faktor gestillt werden
• Pragmatische Regeln der Motivation Gegenseitige Wertschätzung Fairer Interessenausgleich Vereinbarung von Zielen Beteiligung an Entscheidungen anspruchsvolle Aufgabe angemessenes Verhalten bei Erfolgen/Misserfolgen Werte leben Vorbild sein
• Pragmatische Regeln zur Kontrolle Transparenz Häufigkeit Offenheit Konsequenzen Angst abbauen Respekt vor dem Menschen Angemessenes Verhalten bei Abweichungen Individuelles Zugehen in Einzelfällen Förderung der Selbstkontrolle Verantwortlichkeit
• Konfliktursachen Sachebene Zielkonflikt (Qualität vs Kosten) Beurteilungskonflikt (unterschiedliche Infos/Methoden) Verteilungskonflikt (Diskrepenz zw. Ansprüchen und Ressourcen) Psycho-soziale Ebene Werte-Konflikt Beziehungskonflikt
• Positive Auswirkungen von Konflikten Missstände werden deutlich reinigende Gewitter klären die Luft Ideen und Problemlösungen werden angestoßen Verbesserungen entwickelt/ausprobiert neue Kommunikationsformen werden gefunden
• Phasen eines Konfliktes leichte Verstimmung partnerschaftliche Aussprache Schweigen Suche nach Parteigängern Entwicklung von Planspielen Drohungen Gefühlsausbrüche Angriffe auf die Persönlichkeit Krieg um Sieg = Vernichtung
• Konfliktlösungsmöglichkeiten Flucht Kampf Delegation Kompromiss Konsens
• Beschreiben Sie das Vorgehen eines Vorgesetzen im Falle einer Konfliktlösung Vorbereitung Eröffnung Konfrontation Auswertung Verhandlung Realisierung
• Merkmal + Leitung REINE PO Merkmal: Eigenständige O-Einheit hierarchisch parallel zu anderen Abteilungen Leitung: PL direkt der GF unterstellt
• Merkmal + Leitung der Matrix-O Projektmitarbeiter bleiben in der Linienorga Leitung: doppelt Projekt- und Linienleiter sind weisungsbefugt
• Einfluss-PO Merkmale+ Leitung Projektorganisation durch Stabstelle  Linienleiter =weisungsbefugt, PL nicht
• Teilbereich PO Merkmal +Leitung in Abteilung wird ein zusätzliches, geschlossenes Team gebildet Linienleiter=Projektleiter
• in der Projektphase sollte stattfinden..: Start-Up Meeting Endkontrolle Planung des Teameinsatzes Aktualisierung Gesamtplan Phasenfreigabe Berichterstellung
• Vorgehensmodelle Sequentielle Vorgehensmodelle: zeitlichce Abfolge festgelegt Beispiel: Wasserfall/V-Modell Iterative Vorgehensmodelle Prozesse wiederholen sich in kurzen Abständen Projekte werden in Kleinprojekte unterteilt Beispiel: Spiralmodell Agile Vorgehensmodelle schnelle Reaktion auf Veränderungen ohne Softwarequalität zu vernachlässigen Beispiel:extreme Programming
• Spiralmodell Festlegung Ziele Risikoanalyse Entwicklung + Test Planung nächster Zyklus
• Arbeitspakete beinhalten.. vordefiniertes Ziel (Output) Ressourcen (Input) Einflussgrößen Tätigkeiten zum Erreichen des Ziels Verantworrtlichkeiten Vorgabewerte (Dauer..)
• Arbeitspakete sind.. kleineste Einheit im Projekt geschlossene Sammlung an Tätigkeiten mit definiertemZiel bilden als Summe den gesamten Leistungsumfang des Projekts
• PSP Varianten Funktionsorientiert (Ablauf) Objektorientiert (Aufbau) Mischform
• PSP Vorgehensweise deduktiv - TOP DOWN induktiv - BOTTOM UP -Zusammenfassung Teilaufgaben zu Gesamt
• 11 Schritte zum Projektstrukturplan Ziel klären Produktkomponenten sammeln Produktkomponenten gliedern Produktstruktur überprüfen Hilfsmittel sammeln Hilfsmittel gliedern Hilfsmittelstruktur überprüfen Arbeitspakete sammeln Arbeitspakete gliedern Übergeordnete Arbeitspakete ermitteln PSP überprüfen
• Zusammenhang 1. PSP 2, Vorgangsliste 3. Netzplan 11 Schritte Vorgangsliste: Arbeitspakete gliedern, Vorgänge nummerieren und in Vorgangsliste eintragenEintragung in Netzplan
• Erstellung einer Ressourcenplanung Festlegung von Arbeitskräften und Sachmittel Klärung der Bereitstellungzu welchen Zeitpunktenin welchen Zeiträumenin welchen Mengenan welchem Ort Ergebnis: Kapazitätsauslastungsdiagramme 
• Erstelllung einer Organisationsplanung Gesamtübersicht Bildung einer geeigneten Organisationsform Zuordnung der Aufgaben
• Was sind Projektkosten? zusammengefasste Kosten aller Projekttätigkeiten (Dienstleistungen) alle angefallenen Systemanschaffungen (Investitionen)
• Kostenzuordnung Je nach Arbeitpaket behandelt und nach der Kontenstruktur kumuliert Unterscheidung Aufwand und Liquidität
• Wirtschaftlichkeit eines Projektes =LANGFRISTIGE BEURTEILUNG des Projeterfolgs nicht immer in Zahlen ausdrückbar mittels qualitative Verfahren (Investitionsverfahren oder Scoringmodelle (z.B. Nutzwertanalyse)
• Kalendrierung Absolute Zeiten müssen in Kalendertermine umgerechnet werden
• Arten von Projektrisiken Strategische Risiken ->Analyse durch GF VOR BewilligungOperative Risiken -> Auseinandersetzung WÄHRENDKaufmännische RisikenTechnischeVertraglichePolitische...ÜBERSICHT DURCH PROJEKTRISIKOREGISTER!! "Eintrittswahrscheinl., Bedeutung, Maßnahmen, Verantw., Review"
• Vorgehensweise Risikoanalye Risiken identifizierenBewertenin Koordinatensystem einordnenje nach Position Maßnahmen ableitenRsiken steuern (Register)überwachen
• Verantwortlicher für die Projektkontrolle Projektleiter Projektmitarbeiter Lenunkgsausschuss Projektcontroller externe Prüfungsinstanzen
• Projektsteuerung GEGENMAßNAHMEN Änderung der ProduktionsfaktorenÜberstunden anordnenEinsatz weiterer MAExterme HilfenAusnutzung von Puffer Änderung der Planwerte Optimierung durch ParallelisierungErhöhung BudgetVerschiebung Abschlusstermin
• Gantt Diagramm = Balkenplan = PAP = Projektablaufplan zweidimensionales Koordinatensystemkleine/mittlere Projektey Ordinate zeigtSachmittel (BelegungsplanMA (Einsatzplan)Aufgaben (Tätigkeitsplan)x Abzisse:Zeitachse

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